Dépense Comprendre les processus de la dépense Détails et explicitations dans les commentaires du document

Comprendre les processus de la dépense Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Budget Transverse La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Comprendre les processus de la dépense Les référentiels 60’ Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire Processus de la dépense Impacts comptables du processus Les étapes clés Concepts clés Description du processus Articulation entre EJ, SF et DP : illustration Processus de la dépense Variantes du processus standard de la dépense Processus standard Première variante Deuxième variante Troisième variante Quatrième variante Impacts comptables du processus Référentiels budgétaires de la dépense Concepts clés Nature et destination Opération et organisation budgétaire Impacts organisationnels Organisation en mode hors Service Facturier Organisation en mode SFACT Quiz Quiz

Description du processus de la dépense

Description du processus de la dépense Les étapes clés 1 Décider une dépense Exprimer un besoin 2 Engager la dépense associée 3 Vérifier que la prestation ou la livraison est conforme à l’engagement 4 Payer Réaliser une dépense Aide à l’animateur : Dans le cas général, l’exécution des dépenses, se décompose en deux processus majeurs : Décider une dépense : ce processus recouvre les phases qui vont de l’expression de besoins à la notification d’un engagement. Réaliser une dépense : ce processus, décrit ci-après, recouvre les phases depuis la réception jusqu’au paiement effectif de la dépense. Ces processus se déclinent de manière différente en fonction du type de dépenses (comme par exemple, une commande ou le versement d’une subvention). Contrôles Impacts

Processus de la dépense Concepts clés 1 Le processus standard de la dépense repose sur 4 actions majeures : Engagement Acte juridique par lequel une personne morale crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense. Engagement juridique (EJ) Service fait Procédure en une ou deux étapes (constatation puis certification) permettant d’attester la conformité à l’engagement de la livraison ou de la prestation. Service fait (SF) Ordonnancement Ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer une dépense. Il se matérialise par des DP transmises au fil de l'eau (Suppression du bordereau de transmission et du mandat). En mode service facturier, l’ordre de payer est porté par la certification du service fait. Demande de paiement (DP) Aide à l’animateur : À gauche de la page : sont présentées les notions du décret Au milieu de la page : sont présentées les définitions À droite de la page : sont présentés les objets de gestion (développés dans le Dossier des Prescriptions Générales) Les différentes étapes : Ces différentes actions correspondent aux étapes énoncées dans la planche précédente, dans des termes plus techniques : l’engagement juridique permet d’engager une dépense. Il ne donne lieu en aucun cas à impact sur les CP (consommation, réservation, blocage…). Le service fait permet de constater que la prestation ou livraison réalisée est conforme à la commande. Le constat de service fait n'est pas obligatoire, le certificateur (qui a la qualité d’ordonnateur) peut directement certifier le service fait. La DP permet au comptable de payer la dépense Le paiement clôture le processus. Ces quatre actions constituent la structure du processus de la dépense. Mise en Paiement Acte par lequel une personne morale se libère de sa dette. Paiement

Responsable de la trésorerie Description du processus de la dépense 1 Expression de besoin Engagement juridique Service fait Demande de paiement Paiement Service métier Expression de besoin Acheteur Gestionnaire des EJ Formalisation Création Description Responsable des EJ Gestionnaire du SF Contrôle et validation Constatation Certificateur du SF Gestionnaire des DP Contrôle et certification Création Responsable des DP Comptable de la PEC Responsable de la trésorerie 1. Aide à l’animateur : Le processus décrit le déroulement complet d’une dépense. A chaque étape (expression du besoin, EJ, SF, DP) interviennent des rôles spécifiques. Dans la représentation des processus, les différents intervenants sont modélisés par des rôles élémentaires, réalisant chacun une activité qui contribue au déroulement du processus. Pour un organisme particulier, les acteurs opérationnels se voient attribuer un ou plusieurs rôles en fonction du choix d’organisation retenu pour cet organisme. Les impacts sont matérialisés dans la partie basse : ils font apparaître l’autonomie des deux comptabilités. impacts en comptabilité budgétaire (lors de l’engagement et du paiement) impacts en comptabilité générale (SF, DP et paiement). 2. Informations complémentaires Impacts en comptabilité budgétaire : L’engagement juridique validé par le responsable des EJ est le fait générateur de la consommation d’AE en comptabilité budgétaire. Le paiement est le fait générateur de la consommation des CP en comptabilité budgétaire. Impacts en comptabilité générale : Le service fait certifié est le fait générateur de l’inscription de la charge ou immobilisation en comptabilité générale. La DP validée par l’agent comptable est le fait générateur de la comptabilisation en comptabilité auxiliaire fournisseur. Le paiement donne lieu à une écriture de trésorerie en comptabilité générale. Contrôle et validation Prise en charge Mise en paiement Impact budgétaire AE CP Impact comptable

1 Description du processus de la dépense Articulation entre EJ, SF et DP : illustration 1 EJ SF DP EJ = 100 SF = 100 DP = 100 OU OU SF1 = 60 SF2 = 40 DP1 = 60 DP2 = 40 OU DP1A = 20 DP1B = 40 DP2A = 20 DP2B = 20 Aide à l’animateur : Le système d’information doit permettre d’effectuer un rapprochement entre les trois éléments suivants : EJ / SF / DP. Dans les cas courants, le rapprochement consiste à s’assurer que : la facture correspond à un engagement juridique pour lequel un service fait a été certifié ; le montant de la facture est inférieur ou égal au service fait non payé. L’EJ, le SF et la DP se suivent dans le processus de la dépense et sont liés. L’engagement juridique constitue la limite supérieure des paiements pouvant être réalisés. Plusieurs SF peuvent y être rattachés, mais leur somme ne pourra pas dépasser son montant. De la même manière, une DP se rattache à un EJ et à un SF. Un SF peut donner lieu à plusieurs DP, mais leur somme ne pourra pas dépasser le montant du SF. L’engagement juridique constitue la limite supérieure des paiements pouvant être réalisés. Le service fait correspondant peut être total ou partiel, sans dépasser au total le montant engagé. Le total des demandes de paiement ne peut être supérieur au service fait.

Impacts comptables du processus

Les variantes du processus standard Impacts comptables du processus Variantes du processus standard de la dépense 1 Les variantes du processus standard Processus standard. EX : subventions avec conditions de réalisation. EJ SF DP Paiement Le SF est concomitant à l’engagement juridique. EX : subventions sans condition de réalisation. 1 EJ SF DP Paiement Le SF est concomitant à la demande de paiement. EX : baux avec préavis. 2 EJ SF DP Paiement 3 Dépense sans engagement préalable. La consommation des AE et le SF sont concomitants à la DP. EX : fluides. Aide à l’animateur : En complément du processus standard (présenté sur la 1ère ligne), quatre variantes du processus de la dépense sont possibles : 1ère variante : un SF concomitant à l’EJ. Le fait générateur de la comptabilisation de la charge en comptabilité générale est la validation de l’EJ. 2ème variante : un SF concomitant à la DP – la DP porte le SF. La comptabilisation de la charge en comptabilité générale se fait à la prise en charge de la DP 3ème variante : pas d’EJ préalable et service fait concomitant à la DP ; la consommation des AE se fait à la validation de la DP. 4ème variante : le paiement est réalisé avant l’ordonnancement. Dans un deuxième temps, la DP est créée (comptabilisation de la charge et consommation des AE) et rapprochée du paiement (consommation des CP). EJ SF DP Paiement 4 Paiement réalisé avant l’ordonnancement. EX : prélèvements. Paiement DP

Impacts comptables du processus Processus standard 1 Zoom sur la consommation des AE et des CP Processus standard EX. : une subvention avec condition de réalisation EJ SF DP Paiement Consommation des AE Consommation des CP 1. Aide à l’animateur Dans le processus standard, les AE sont consommées lors de la validation de l’EJ, les CP lors du paiement. 2. Pour les comptables Il y a trois impacts en comptabilité générale : Premier impact : au moment de la certification du service fait avec la génération d’une écriture au débit d’un compte de charge 6* (ou d’immobilisation 2*) et au crédit du compte Facture Non Parvenue 408. Second impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte Facture Non Parvenue 408 et au crédit du compte Fournisseur 401. Troisième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Impact comptable Impact comptable Impact comptable Débit 6 / 2 Crédit 408 Débit 408 Crédit 401 Débit 401 Crédit 5

Impacts comptables du processus Première variante 1 Zoom sur la consommation des AE et des CP 1 Le SF est concomitant à l’engagement juridique. Ex. : une subvention sans condition de réalisation EJ SF DP Paiement Consommation des AE Consommation des CP Impact comptable Impact comptable Impact comptable 1. Aide à l’animateur Dans la 1ère variante, les AE sont consommées lors de la validation de l’EJ, les CP lors du paiement. Le fait générateur de la comptabilisation de la charge en comptabilité générale est la validation de l’EJ. 2. Pour les comptables Il y a trois impacts en comptabilité générale : Premier impact : au moment de la certification du service fait (concomitante à l’EJ) avec la génération d’une écriture au débit d’un compte de charge 6* (ou d’immobilisation 2*) et au crédit du compte Facture Non Parvenue 408. Second impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte Facture Non Parvenue 408 et au crédit du compte Fournisseur 401. Troisième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Débit 6 / 2 Crédit 408 Débit 408 Crédit 401 Débit 401 Crédit 5 Le système d’information peut offrir la possibilité de certifier le service fait dès l’engagement juridique, sans avoir besoin de procéder à sa saisie distincte et à sa validation par les acteurs habilités.

1 Impacts comptables du processus Deuxième variante EJ SF DP Paiement Zoom sur la consommation des AE et des CP 2 Le SF est concomitant à la demande de paiement. Ex. : baux avec préavis. EJ SF DP Paiement Consommation des AE Consommation des CP Impact comptable Impact comptable 1. Aide à l’animateur : Dans la 2ème variante, les AE sont consommées lors de la validation de l’EJ, les CP lors du paiement. L’objet de gestion SF n’existe pas dans ce cas là. C’est l’objet DP qui porte la comptabilisation de la charge en comptabilité générale. La comptabilisation de la charge en comptabilité générale se fait donc à la prise en charge de la DP 2. Pour les comptables Il y a deux impacts en comptabilité générale : Premier impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte de charge ou d’immobilisation et au crédit du compte Fournisseur 401. Deuxième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Débit 6 / 2 Crédit 401 Débit 401 Crédit 5 Le système d’information doit permettre de comptabiliser directement la charge ou l’immobilisation en comptabilité générale lors de la prise en charge de la DP par le comptable.

1 Impacts comptables du processus Troisième variante EJ SF DP Paiement Zoom sur la consommation des AE et des CP 3 Dépense sans engagement préalable. La consommation des AE et le SF sont concomitants à la DP. Ex. : les fluides EJ SF DP Paiement Consommation des AE Consommation des CP Impact comptable Impact comptable 1. Aide à l’animateur : Dans la 3ème variante, les AE sont consommées lors de la validation de la DP, les CP lors du paiement. 2. Pour les comptables Il y a deux impacts en comptabilité générale : Premier impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte de charge ou d’immobilisation et au crédit du compte Fournisseur 401. Deuxième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Débit 6 / 2 Crédit 401 Débit 401 Crédit 5 Le système d’information doit permettre de procéder à la consommation des AE lors de la validation de la DP par l’ordonnateur et d’enregistrer directement la charge en comptabilité générale, lors de la prise en charge par le comptable.

1 Impacts comptables du processus Quatrième variante Paiement DP Zoom sur la consommation des AE et des CP 4 Paiement réalisé avant l’ordonnancement. Ex. : prélèvements Paiement DP Consommation des AE Consommation des CP Impact comptable Impact comptable 1. Aide à l’animateur : Dans la 4ème variante, le paiement n’entraîne aucune comptabilisation en comptabilité budgétaire. Il doit être rapproché d’une DP. La DP est saisie dans le système postérieurement au décaissement. Une fois la DP saisie, l’écriture de règlement est rapprochée de la DP. Les AE sont consommées à la validation de la DP et la comptabilisation de la charge en comptabilité générale a également lieu à la validation de la DP. Les CP sont consommés lors du rapprochement de la DP avec le paiement. Exemple : paiement par prélèvement. 2. Informations complémentaires Il y a deux impacts en comptabilité générale : Au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte de classe 6 ou 2 et au crédit du compte Fournisseur 401. Débit 401 Crédit 5 Débit 6 / 2 Crédit 401 Le système d’information doit permettre de traiter le rapprochement d’un décaissement avec une DP ultérieure.

Référentiels budgétaires de la dépense

1 Référentiels budgétaires de la dépense Concepts clés Les objets de gestion (EJ, SF, DP) doivent porter les informations permettant d’assurer la génération des écritures comptables et des consommations d'AE et de CP. Il existe au minimum quatre référentiels pour les dépenses. Certains sont obligatoires (nature et destination), d’autres facultatifs ou recommandés (opérations et organisation). Aide à l’animateur : Les référentiels permettent d’imputer correctement les différents objets de gestion, de leur donner les informations nécessaires à leur bonne comptabilisation. Pour plus d’informations : voir le support de formation Transverse - Les référentiels.

1 Référentiels budgétaires de la dépense Nature et destination Axe « Nature » Obligatoire Objectif Exprime la spécialité des crédits et porte le niveau de limitativité. Permet d’imputer les dépenses et les recettes selon leur nature : enveloppe pour les dépenses et agrégat pour les recettes. Obligatoire Axe « Destination » Objectif Aide à l’animateur Pour la nomenclature par nature : les enveloppes se substituent aux anciens chapitres. L’enveloppe budgétaire constitue le niveau de spécialité des crédits et donc celui d’appréciation de leur limitativité ; elle représente le niveau de l’autorisation annuelle votée par l’organe délibérant. La budgétisation des dépenses et le suivi budgétaire sont effectués pour chaque enveloppe par nature. La nomenclature par destination permet de connaître la finalité d’une dépense. Le suivi des dépenses sous cet angle permet de mesurer et améliorer la stratégie de l’organisme. La définition des destinations est propre à l’organisme et décidée en accord avec les tutelles. Elle tient compte, le cas échéant, de la structuration du programme budgétaire dont l’organisme relève. L’axe « Destination » peut être défini suivant une hiérarchie de destinations, les niveaux supérieurs étant relatifs aux orientations stratégiques et les niveaux détaillés à leur déclinaison opérationnelle. La définition des destinations doit ainsi permettre la budgétisation et la programmation mais également le suivi de l’exécution des dépenses, c’est-à- dire qu’elle doit permettre de qualifier clairement les dépenses. Ainsi les gestionnaires doivent-ils pouvoir imputer leurs opérations de gestion de façon non ambiguës sur les destinations. La présentation du budget par destination est obligatoire. En pratique, la budgétisation porte d'abord sur la destination, elle est ensuite déclinée par nature. Permet de connaître la finalité de la dépense (qu’il s’agisse d’une activité, d’une finalité politique, d’une finalité stratégique...).

Axe « Organisation budgétaire » 1 Référentiels budgétaires de la dépense Opération et organisation budgétaire Axe « Opération » Recommandé Objectif Permet de modéliser des activités ou projets qui constituent des ensembles cohérents qui doivent être financés et suivis distinctement Axe « Organisation budgétaire » Facultatif Objectif Permet de décrire la hiérarchie des entités budgétaires de l’organisme impliquées dans la gestion et le pilotage budgétaire Aide à l’animateur Nomenclature par opération : Dans certains organismes, des opérations sont définies pour modéliser des activités ou projets qui constituent des ensembles cohérents qui doivent être financés et suivis distinctement. Le budget est alors élaboré sur des triplets (opération / destination / nature). La budgétisation sur l’axe « Opération » permet d’effectuer la planification et le suivi pluriannuel et infra-annuel des opérations en mettant en regard les dépenses et les recettes qui leur sont respectivement imputées. Les crédits rattachés à chaque opération sont détaillés et présentés au moins selon les axes « nature » et « destination », et éventuellement de l’organisation budgétaire. Au sein des opérations, des contrôles par enveloppe (ou sous-enveloppe) doivent ainsi pouvoir être définis. De même, le cumul pluriannuel des financements peut être rapproché du cumul pluriannuel des engagements et paiements relatifs à une opération. Toutefois, ce type de contrôle ou de rapprochement ne doit pas forcément être bloquant, afin de ne pas trop rigidifier l'exécution budgétaire. Il convient de noter que l’opération est le seul axe sur lequel la budgétisation et la programmation ne sont pas exhaustives, c’est-à-dire que tous les crédits et toutes les recettes de l’organisme ne sont pas nécessairement définis par opération. Nomenclature par organisation : L’organisation budgétaire décrit la hiérarchie des entités budgétaires de l’organisme impliquées dans la gestion et le pilotage budgétaire. Les niveaux les plus hauts de la hiérarchie correspondent aux centres de responsabilité budgétaire (CRB) qui modélisent les ordonnateurs ; les autres niveaux représentent généralement les services opérationnels.

Impacts organisationnels

1 Impacts organisationnels Organisation en mode hors service facturier (SFACT) – 1/2 1 Choix organisationnels Séparation ordonnateur / comptable au moment de la DP Factures envoyées aux services ordonnateurs avec centralisation possible Ordonnateur EJ Constatation du SF Certification du SF Saisie des DP Contrôle et validation des DP Ordre de payer Fournisseur Factures Aide à l’animateur Un choix organisationnel qui peut amener la centralisation des factures dans un service ordonnateur unique. La séparation ordonnateur / comptable reste strictement appliquée. Le contrôle de la DP est réalisé à deux moments : d’une part par l’ordonnateur lors de la validation d’autre part par le comptable lors de la prise en charge Contrôle et prise et charge des DP Mise en paiement Fournisseur Comptable

Impacts organisationnels Rôles et attributions en mode hors service facturier – 2/2 1 Gestionnaire du service fait Constatation Gestionnaire des demandes de paiement Gestionnaire des EJ Comptable de la prise en charge Gestion des aspects administratifs liés aux engagements juridiques Saisit des EJ Assure de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ. Contrôle la réalisation physique des opérations. Contrôle la conformité des opérations grâce au rapprochement avec l’engagement juridique. Renseigne la date d’effet du service fait. Est chargé de la création de la DP. Est chargé de la saisie de l’ensemble des informations de la liquidation, si besoin, par collecte auprès des acteurs détenteurs des informations nécessaires. Prend en charge les DP. Procède à leur mise en paiement. Peut également procéder au rejet de certaines DP et doit motiver son rejet. Gestionnaire du service fait Certification Responsable des demandes de paiement Responsable de la trésorerie Responsable des EJ Valide l’EJ (au sens budgétaire, consommation des AE) Responsable de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ A la qualité d’ordonnateur Arrête et certifie le montant de la livraison/prestation conformément aux clauses du contrat. Contrôle les informations saisies précédemment et précise les éléments d’imputation qui n’auraient pu être définis lors de l’engagement. Arrête le montant de la charge ou de l’immobilisation, qui peut être différent de la dette du fournisseur. Contrôle les DP transmises par le gestionnaire des DP. Peut modifier les DP le cas échéant. Procède à la validation des DP. Peut également rejeter les DP en les retournant au gestionnaire des demandes de paiement ou en les supprimant. A la qualité d’ordonnateur. Est chargé du paiement des dépenses. Est chargé de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant à l’organisme, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, du suivi des prévisions de trésorerie, de l’intégration des opérations relatives aux régies. Aide à l’animateur : Les rôles présentés sur cette planche interviennent tout au long du processus de la dépense Information sur le mode hors service facturier : Les rôles de gestionnaire des EJ, responsable des EJ, gestionnaire de DP, de responsable de DP, sont rattachés aux services ordonnateurs. : Sphère ordonnateur : Sphère comptable

Choix organisationnels Impacts organisationnels Organisation en mode service facturier (SFACT) – 1/2 1 Choix organisationnels Constituer un centre de traitement et de paiement des factures placé sous l’autorité du comptable. Décharger les services opérationnels de la gestion des factures. Centraliser les factures au niveau du SFACT. Objectifs du SFACT Réduction significative des délais de paiement. Suppression de la redondance d’une partie des contrôles. Rationalisation du circuit des pièces. Amélioration de la qualité comptable. Lissage de l’activité dans le temps. Ordonnateur SFACT 1. Aide à l’animateur Le choix de l’organisation en mode SFACT est optionnel. Il dépend de la taille de l’organisme et de la volumétrie des actes traités par celui-ci. En fonction des natures de dépense, une solution mixte peut être mise en place. Un SFACT est un centre de réception, de traitement et de paiement des factures placé sous la responsabilité du comptable. Il permet de centraliser l’ensemble des opérations liées à la gestion des factures, et ainsi de décharger les services opérationnels. Dans le cadre d’un SFACT, c’est la certification du SF par l’ordonnateur qui vaut ordre de payer. Objectifs : réduction significative des délais de paiement, et par conséquent du risque pesant sur le paiement d’intérêts moratoires suppression de la redondance d’une partie des contrôles entre les différents acteurs de la chaîne : les contrôles réalisés pour le traitement de factures sont réalisés en une seule fois ; rationalisation du circuit des pièces : les factures ne circulent plus entre les différents services puisqu’elles sont réceptionnées de manière centralisée par le service facturier ; amélioration de la qualité comptable en offrant une connaissance exhaustive du stock des factures et des certifications de service fait non rapprochées d’une facture (ces informations facilitent les opérations de fin d’exercice, notamment en permettant la priorisation des paiements avec un objectif de consommation optimale des CP de l’année) ; lissage de l’activité des services dans le temps et de maintenir le stock de factures en instance à un niveau satisfaisant ; 2. Informations complémentaires Objectifs supplémentaires : renforcer à la fois la fonction comptable et la fonction de gestion financière : renforcer, notamment par des échanges de compétences, les responsabilités et l’expérience des agents qui interviennent à chaque étape de la chaîne de dépense, faisant émerger une fonction comptable partagée et modernisée. alléger la charge de travail des services sur la chaîne aval d’exécution de la dépense et le redéploiement des ressources vers l’application des nouveaux impératifs comptables (enregistrement de la certification du service fait qui déclenche l’ordre de payer, contrôle interne avec notamment un renforcement des structures autour de la réception) ; A la différence d’une organisation classique, en service facturier : le service fait, certifié par un acteur disposant d’une délégation d’ordonnateur, vaut ordre de payer : comme dans le cas d’une organisation sans service facturier, la certification du service fait ne se fait pas au vu de la facture ; le service fait doit être valorisé en montant ou en quantité, en s’appuyant sur les éléments présents dans la commande (prix unitaire dans le cas d’une réception en quantités) ; la facture est reçue directement par le service facturier, au sein duquel le comptable procède aux contrôles puis au paiement après rapprochement : des pièces justificatives de l’engagement, de la certification du service fait, de la facture.  L’organisation en SFACT permet de respecter la séparation fonctionnelle entre l’ordonnateur et le comptable : un service facturier préserve le contrôle mutuel entre les services ordonnateurs et l’agent comptable. Elle maintient les prérogatives des services ordonnateurs qui décident, engagent et donnent l’ordre de payer par la certification du service fait.  Plus précisément, les ordonnateurs : conservent une complète visibilité sur les informations relatives aux factures et aux paiements ; restent maîtres de la résolution des anomalies qui leur sont signalées par le service facturier ; conservent leurs prérogatives en matière de priorisation des mises en paiement. EJ Constatation du SF Certification du SF Ordre de payer Saisie des DP Contrôle des DP Mise en paiement Fournisseur Factures Comptable Fournisseur

Impacts organisationnels Rôles et attributions en mode service facturier – 2/2 1 Gestionnaire du service fait Constatation Gestionnaire des demandes de paiement Gestionnaire des EJ Comptable de la prise en charge Gestion des aspects administratifs liés aux engagements juridiques Saisit des EJ Assure de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ. Contrôle la réalisation physique des opérations. Contrôle la conformité des opérations grâce au rapprochement avec l’engagement juridique. Renseigne la date d’effet du service fait. Est chargé de la création de la DP. Est chargé de la saisie de l’ensemble des informations de la liquidation, si besoin, par collecte auprès des acteurs détenteurs des informations nécessaires. Prend en charge les DP. Procède à leur mise en paiement. Peut également procéder au rejet de certaines DP et doit motiver son rejet. Gestionnaire du service fait Certification Responsable des demandes de paiement Responsable de la trésorerie Responsable des EJ Valide l’EJ (au sens budgétaire, consommation des AE) Responsable de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ A la qualité d’ordonnateur Arrête et certifie le montant de la livraison/prestation conformément aux clauses du contrat. Contrôle les informations saisies précédemment et précise les éléments d’imputation qui n’auraient pu être définis lors de l’engagement. Arrête le montant de la charge ou de l’immobilisation, qui peut être différent de la dette du fournisseur. Contrôle les DP transmises par le gestionnaire des DP. Peut modifier les DP le cas échéant. Procède à la validation des DP. Peut également rejeter les DP en les retournant au gestionnaire des demandes de paiement ou en les supprimant. A la qualité d’ordonnateur. Est chargé du paiement des dépenses. Est chargé de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant à l’organisme, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, du suivi des prévisions de trésorerie, de l’intégration des opérations relatives aux régies. Aide à l’animateur : Les rôles présentés sur cette planche interviennent Soit en amont de la création de la demande de paiement. Soit lors d’une étape du cycle de vie des demandes de paiement. Information sur le mode service facturier : Les rôles de gestionnaire de DP, de responsable de DP, de comptable de la prise en charge et de responsable de la trésorerie sont rattachés à l’agent comptable. : Sphère ordonnateur : Sphère comptable

Quiz

Quiz 1 Question 1 Quelles sont les quatre étapes majeures du processus de la dépense ? Réponse : L’engagement juridique, le service fait, l’ordonnancement, le paiement.

Quiz 1 Question 2 A quelle étape du processus standard de la dépense s'effectue la consommation des AE? A quelle étape du processus standard de la dépense s'effectue la consommation des CP? Réponse : Validation de l’EJ Paiement

1 Quiz Question 3 L'étape du service fait donne lieu : 1- à une écriture en comptabilité budgétaire, 2- à une écriture en comptabilité générale, 3- aux deux Réponse : Réponse 2 : l’étape du service fait donne lieu à une écriture en comptabilité générale.

Quiz 1 Question 4 Certaines natures de dépense dérogent au processus standard de la dépense et donnent lieu à des variantes. Quelle est la particularité des paiements réalisés par la voie de prélèvements ? Réponse : Le paiement est réalisé avant l’ordonnancement.

Quiz 1 Question 5 Quels sont les quatre référentiels budgétaires relatifs au domaine de la dépense ? Réponse : La nature, la destination, l’opération et l’organisation budgétaires.

Quiz 1 Question 6 Sous l’autorité de qui est placé le service facturier (SFACT) ? Quelles sont les principales fonctions d’un service facturier? Réponse : Le SFACT est placé sous l’autorité du comptable. Un service facturier a pour fonction de centraliser les factures, leur traitement et leur paiement.