POLITIQUES ET PROCÉDURES FINANCIÈRES ADMINISTRATION PAROISSIALE

AGENDA Raisons Procédures impliquées - conseil des affaires économiques - administration des chèques - administration des quêtes - comptage des quêtes - dépôts bancaires Résistances aux changements Lutter contre les résistances

RAISONS Réduire la fréquence des demandes d’indemnités et de leur ampleur Protection de nos employés et de nos bénévoles Promouvoir un esprit de confiance, de responsabilité et de transparence face aux fidèles Promouvoir une bonne intendance Accroître la confiance parmi les paroissiens L’Église n’est pas à l’abri d’incidents financiers regrettables

CONSEIL DES AFFAIRES ÉCONOMIQUES – Les membres Minimum de trois paroissien(ne)s enregistré(e)s Ne peut être un employé Président doit être une personne autre que le curé

CONSEIL DES AFFAIRES ÉCONOMIQUES Devoirs et responsabilités Préparer et approuver le budget annuel Analyse des résultats à tous les trois mois Examiner le rapport financier annuel soumis au diocèse Préparer le rapport financier annuel pour présentation aux paroissiens avant la fin mai chaque année Encourager des levées de fonds lorsque requises pour rencontrer les objectifs Mise en pratique de contrôles internes provenant du diocèse Approbation des dépenses importantes Évaluation annuelle des bâtiments ainsi que le contenu

ADMINISTRATION DES CHÈQUES Deux signatures requises depuis avril 2011 Signature du curé toujours requise Comptable ne doit pas être un signataire Les signataires doivent être filtrés (rapport policier) Aucun chèque ne doit être signé au préalable L’usage des signatures avec tampon est interdit La réconciliation bancaire doit se faire mensuellement Un membre du conseil des affaires économiques devrait revoir les réconciliations bancaires à l’occasion

ADMINISTRATION DES QUÊTES Le comptage de la quête après chaque messe est l’idéal Une équipe de compteurs doit être établie Les compteurs doivent être filtrés d’après la politique diocésaine (rapport policier) Si l’équipe de compteurs ne consiste que de deux personnes, aucun lien de parenté ne doit exister entre elles Les sacs inviolables doivent être utilisés à chaque messe Chaque sac contient un numéro d’identité L’utilisation d’une feuille de contrôle des sacs est requise Les sacs doivent être marqués d’une heure de messe et les numéros notés sur la feuille de contrôle

SACS INVIOLABLES - FEUILLE DE CONTRÔLE

SACS INVIOLABLES Caisse Populaire fournit des sacs sans frais - 9 x 12 Le diocèse maintiendra une provision de sacs disponibles aux paroisses 1) 9 x 0,22¢ + taxes 2) 12 x 0,39¢ + taxes

ADMINISTRATION DES QUÊTES Une personne désignée inscrira sur la feuille de contrôle le numéro de série, la date et l’heure de la messe pour chacun des sacs qui seront utilisés en fin de semaine Le placeur responsable choisit le sac identifié pour la messe et signe la feuille de contrôle Après la quête, les paniers sont vidés dans le sac inviolable par au moins deux placiers sans liens de parenté devant les autres placiers, s’il y a lieu Le sac est scellé et un placier signe la feuille de contrôle Le sac est soit apporté dans le sanctuaire ou placé dans le coffre-fort

PROCÉDURES POUR LE COMPTAGE Avant d’ouvrir le sac, il faut s’assurer que le numéro de série correspond au numéro sur la feuille de contrôle N’ouvrir le sac qu’en présence de deux compteurs sans liens de parenté Un compteur signe la feuille de contrôle après avoir vérifé le numéro Les sacs sont conservés pendant un an pour fins de vérification La feuille de comptage doit être utilisée Les compteurs signent la feuille de comptage ainsi que le ou les sacs inviolables contenant la quête Le montant de la quête est inscrit sur le sac inviolable La feuille de dépôt est signée par deux compteurs sans liens de parenté

FEUILLE DE COMPTAGE FEUILLE DE COMPTAGEDATE: (jj) ________ (mm) _________ 20___ Sac inviolable n o : ______________ compté par : ____________________ et ____________________ A. Veuillez trier et compter TOUT l’argent de la quête en suivant la séquence énumérée ci-dessous (commencez à la ligne 1). (L’argent désigné pour une autre paroisse ou en devises étrangères doit être noté en marge, mais ne pas inclure ces montants dans les totaux) Note : Le montant que contient une enveloppe devrait être noté sur l’enveloppe. QUÊTE LIBRE ____ X1,00 $ = _______,___$ ____ X2,00 $ = _______,___$ ____ X5,00 $ = _______,___$ ____ X10,00 $ = _______,___$ ____ X20,00 $ = _______,___$ ____ X cents = _______,___$ TOTAL - ligne 1 : _______,___$ 1. Quête libre__________,_____$ 2. Enveloppes ordinaires__________,_____$ 3. Enveloppes – quêtes spéciales__________,_____$ 4. Argent pour fonds de construction__________,_____$ 5. Autre_______________________,_____$ 6. Autre ______________________,_____$ 7. Autre (spécifer)…………………__________,_____$ 8.GRAND TOTAL(additionner lignes 1 à 7)__________,______$ B. Maintenant reprendre l’argent et le séparer par dénomination comme suit: (compter les chèques en dernier). 9. Billets de cinq#_____ (x5=)__________,_____$

DÉPÔTS BANCAIRES Le dépôt bancaire doit être transporté à la banque le jour même lorsque possible Les prêtres ne doivent pas transporter les dépôts bancaires Deux bénévoles doivent transporter le dépôt à la banque et feraient bien d’alterner leur route Des bénévoles ayant des problèmes de santé connus (e.g. maladie de cœur) ne devraient pas transporter les dépôts à la banque L’argent comptant et les chèques reçus à la paroisse devraient être déposés aussitôt que convenable

LES GENS RÉSISTENT LES CHANGEMENTS Ils n’en voient pas les avantages Les avantages n’en valent pas la peine Les changements vont leur faire mal Ils ne croient pas que les avantages seront réalisés Ils comprennent mal comment les changements fonctionneront Ils sont craintifs Ils ne savent pas ce dont on s’attend d’eux Ils font confiance à personne Ils ne se sentent pas valorisés Ils n’en voient pas la priorité devant être accordée

LUTTER CONTRE LA RÉSISTANCE Placer l’emphase sur les raisons motivant les changements: L’Église n’est pas à l’abri d’incidents financiers regrettables Protection de nos employés et de nos bénévoles Réduire la fréquence des demandes d’indemnités et de leur ampleur Promouvoir un esprit de confiance, de responsabilité et de transparence face aux fidèles Promouvoir une bonne intendance Accroître la confiance parmi les paroissiens