Registres

Les registres doivent être tenus d’une manière ponctuelle, complète, lisible avec des stylos à bille à encre noire, indélébile et inaltérable. En cas de modification sur les actes originaux, il faut apposer ses initiales dans la marge en ajoutant le nombre de mots ajoutés ou rayés.

Pour chaque clocher, il doit y avoir dans le classeur, classé selon l’ordre suivant : 1- Une feuille que nous appelons « page de garde » et qui correspond au sommaire 2- Une feuille « Table alphabétique des Baptêmes » 3 - Une feuille « Liste des enfants baptisés hors de la paroisse » 4 - Une feuille « Table alphabétique de la Première Communion » 5 - Une feuille « Table alphabétique de la Profession de Foi » 6 - Une feuille « Table alphabétique de la Confirmation » 7 - Une feuille « Table alphabétique des Mariages » 8 - Une feuille « Actes de Baptêmes » 9 - Une feuille « Actes de Mariages » 10 - Une feuille « Sépultures » Ce qui fait un minimum de 10 feuilles dans chaque classeur, dans cet ordre de rangement, pour chaque clocher, même si aucun événement n’a eu lieu dans ce clocher.

Feuilles de registres

Quelques définitions : Mariage ordinaire : mariage entre deux personnes baptisées Disparité de culte : mariage entre un baptisé et un non baptisé Mariage mixte : Mariage entre deux personnes baptisées, dont l’une a été baptisée dans l’église catholique et l’autre inscrite à une église ou une communauté ecclésiale n’ayant pas la pleine communion avec l’église catholique. Le mariage mixte célébré à l’église catholique sera régulièrement inscrit sur les registres paroissiaux.

Important : Dès que le baptême a eu lieu, remplir très rapidement l’avis de baptême et l’envoyer dûment complété à la paroisse du domicile des parents qui vous a donné l’autorisation de baptiser. Sur cet avis de baptême doit être inscrit le nom de l’enfant, ses prénoms, date de naissance, date et lieu (clocher) de baptême, numéro d’acte de baptême, nom et prénom des parents. Il est important que cet avis parvienne rapidement à la paroisse du domicile des parents car il doit être comptabilisé dans les statistiques de début d’année.

Elles sont à faire sur le registre du lieu où s’est déroulée la cérémonie, en complétant bien les listes avec la date et le lieu du baptême. Ne pas oublier de demander les listes des enfants venant des écoles afin de les inscrire au lieu de la cérémonie.

Recueillir toutes les signatures requises, ainsi que celle du prêtre Recueillir toutes les signatures requises, ainsi que celle du prêtre. Si vous constatez qu’un personne a signé dans la case « père » ou dans la « case « parrain », alors qu’il n’y a pas de père ou de parrain, le préciser dans la marge. Petit rappel Can. 873 du Directoire Canonique et Pastoral : « Un seul parrain ou une seul marraine, ou bien aussi un parrain et une marraine seront admis ». Il ne peut donc y avoir deux parrains ou deux marraines. Can 874 « Il faut que la personne ait seize ans accomplis » « Un baptisé qui appartient à une communauté ecclésiale non catholique ne sera admis qu’avec un parrain catholique, et alors seulement comme témoin du baptême ».

Quand il y a une disparité de culte, bien indiquer la dispense avec la date et le numéro.

Quelques conseils Eviter de faire du collage ou du blanc correcteur Quelques conseils Eviter de faire du collage ou du blanc correcteur. Ne pas faire de surcharge ni de rature dans les listes et les actes. Eviter de mettre le cachet sur les dates. Ne pas écrire trop près de la bordure (cause reliure). Ne pas faire de photocopies, s’il manque des feuilles, en faire la demande à l’Archevêché. Les registres doivent être préparés avant la célébration du baptême ou du mariage, de sorte qu’il n’y ait plus qu’à signer ensuite. Ne pas faire signer un acte en blanc. . Ne pas rendre les classeurs avec des dossiers de mariage ni autres documents. Gain de temps : Faire faire dans une librairie un tampon encreur avec le nom de votre paroisse, afin d’éviter de l’écrire sur toutes les pages de registres. Les registres de l’année écoulée doivent rentrer aux archives diocésaines au plus tard le 31 janvier.

Fiche statistique

En fin d’année, nous vous faisons parvenir des fiches statistiques, récapitulant le nombre de Baptêmes, Baptêmes hors de la paroisse, Premières Communions, Professions de Foi, Confirmations,  Mariages (mariages ordinaires, mariages mixtes, disparités de culte), Sépultures. Il est important que ces chiffres parviennent à l’Archevêché avant le 31 janvier, car nous sommes tenus de les remettre à Monseigneur GARNIER qui doit les transmettre au Vatican. En 2014, nous lui avons remis les chiffres de l’année 2013 le 7 février. Nous comptons donc sur vous pour nous les remettre le 31 janvier au plus tard et faire en sorte que les chiffres soient le plus justes possibles.

Extrait de baptême

L’extrait de baptême doit être remis à l’intéressé, sur sa demande L’extrait de baptême doit être remis à l’intéressé, sur sa demande. Si une maman vient chercher un extrait de baptême pour sa fille majeure qui va être marraine, nous acceptons malgré tout de préparer l’extrait de baptême, mais demandons l’adresse de l’intéressée ; en aucun cas, nous remettons le document à la maman. Pour un enfant, nous ne remettons l’extrait de baptême qu’aux parents, pas même aux grands-parents, pour un couple nous remettons l’extrait à l’intéressé et non au conjoint. Ceci pour des questions de confidentialité.

Copie d’acte de baptême pour mariage

Ce document doit être envoyé à la paroisse ou au célébrant Ce document doit être envoyé à la paroisse ou au célébrant. En aucun cas, on ne remet ce document à l’intéressé. Les copies d’actes de baptême pour mariage doivent être demandées par le prêtre ou le célébrant et non par les personnes concernées ; si ce sont les intéressés qui font malgré tout la demande, leur demander de joindre une enveloppe timbrée à l’adresse du prêtre qui célèbre le mariage ou à la paroisse du mariage.

Notification de mariage

Après la célébration du mariage, le curé du lieu de la célébration du mariage remplit la notification et l’envoie à la chancellerie de l’évêché qui la transmet au curé du lieu du baptême. (cf. Directoire Canonique et Pastoral p 200). Les notifications doivent nous parvenir tous les trimestres. Il est à noter que cette année au 30 septembre 2014, nous n’avions reçu qu’une centaine de notifications de mariage sur les 1500 mariages qui ont lieu dans notre diocèse. Dans le cadre, bien inscrire le diocèse, la paroisse et le lieu du baptême. Ne pas oublier de mettre la signature et le cachet du lieu du mariage sur la feuille de l’époux et de l’épouse en évitant de cacher ce qui est écrit. S’il y a eu une dispense, veuillez indiquez la disparité de culte avec le numéro et la date.

Pour les diocèses étrangers, joindre à la notification de mariage, la photocopie de l’extrait d’acte de baptême. Les notifications de mariage peuvent être inscrites sur les formulaires M23 ou dans le cadre prévu au bas de la copie d’acte de baptême pour mariage. Dans tous les cas, les recommandations que nous venons de vous faire sont à appliquer. Si vous inscrivez le mariage sur la copie d’acte de baptême pour mariage, ne pas oublier de nous remettre la copie de l’époux et celle de l’épouse, et s’il y a eu disparité de culte, de le préciser. Après avoir inscrit les mariages sur les actes de baptêmes, il faut nous rendre les notifications sauf celles dont les mariages ont eu lieu dans votre paroisse.

Statistiques des baptêmes et mariages de 2005 à 2013

Nous contacter : Archevêché - Service des Registres de Catholicité Tél : 03 27 81 34 96 e-mail : registres@cathocambrai.com

Dossier de mariage

Dispenses