L’importance du certificat AEO Administration générale des Douanes & Accises

Critères et types de certificats Procédure d’audit Sommaire Origine de l’AEO Critères et types de certificats Procédure d’audit Avantages (cinq niveaux) Mise en application SBA: vision AG D&A Dia 2: Inhoud Hier ziet u een overzicht van de onderwerpen die ik vandaag ga behandelen. Ik start met een kort historisch overzicht over het ontstaan van het AEO-concept en het doel van het statuut, gevolgd door een uitleg over de criteria waaraan men moet voldoen om AEO te worden, hetgeen gelinkt is aan de verschillende soorten certificaten die er zijn. Dan ga ik verder met een belangrijk stuk over de voordelen van het AEO-stauut, opgedeeld in vijf categorieën, gevolgd door informatie over het auditproces, onze handhavingsvisie en onze visie op system based approach. 2

AEO Douane du AS IS vers le TO BE Changement continu Nouveaux buts, nouvelles menaces Besoin de nouvelles méthodes et de plus d’efficience Focus sur la sécurité Attentat du 11/9 à New York => C-TPAT Organisation mondiale des Douanes => SAFE normes Communauté Européenne => AEO Premier certificat: mars 2008 A l’heure actuelle: plus de 12000 certificats dans la CE 310 en Belgique Dia 3: ontstaan en doelen van het AEO-concept De laatste decennia zien we een grotere vraag naar veiligheid en beveiliging binnen de internationale toeleveringsketen. Deze ontwikkeling heeft de douaneautoriteiten ertoe gedwongen om hun focus meer en meer te verleggen naar veiligheid van de toeleveringsketen, en dit zonder het al te zeer vertragen van de handel. Hiervoor zijn er nieuwe en efficiënte methodes nodig. De terroristische aanslagen in New York op 9/11 betekenden een keerpunt. Overheden en internationale organisaties werden bewust van het feit dat de wereldhandel niet enkel eenvoudiger diende te worden, maar beter beveiligd moest worden. In reactie op deze terroristische aanslagen heeft de CBP, het Amerikaanse Bureau of Customs and Border Protection, het C-TPAT-programma in het leven geroepen. C-TPAT staat voor Customs-Trade Partnership Against Terrorism en heeft als doel het verminderen van de terroristische dreiging. Ook de Wereld Douane Organisatie (WDO) tracht via hun SAFE framework, dat ontwikkeld werd in 2005, regels en standaarden op te leggen voor de internationale handel, zonder dat deze een oponthoud vormen. Binnen deze context heeft ook de Europese Gemeenschap haar eigen veiligheidsprogramma ontwikkeld, namelijk de CSP - Customs Security Program -. Het is hierin dat AEO ontstaan is, en sinds de start van het AEO-programma in 2008 kent het een groot succes. Intussen zijn er al meer dan 12.000 certificaten afgeleverd in de hele EU. 3

Critères AEO Antécédents satisfaisants pour les formalités douanières. Système efficace de gestion des écritures commerciales et de transport=> contrôles douaniers appropriés Solvabilité Financière Normes de sécurité et sûreté => Dépendant du type de certificat (AEOC, AEOS, AEOF) Dia 4: AEO-criteria en soorten certificaten Een marktdeelnemer die in de Europese Gemeenschap gevestigd is en zich bezighoudt met douanegerelateerde activiteiten kan een AEO-aanvraag indienen. Tijdens het aanvraagproces gaan onze mensen controleren of deze marktdeelnemer aan drie of vier criteria voldoet, afhankelijk van het soort certificaat. Ik overloop ze deze criteria even kort: - de marktdeelnemer moet een passende staat van dienst op het gebied van de naleving van de douanevereisten bezitten, dit betekent dat het bedrijf zelf, alsook een aantal belangrijke personen binnen het bedrijf geen ernstige of herhaaldelijke overtredingen van de douanewetgeving begaan mogen hebben in de drie jaar voorafgaand aan de aanvraag; - de aanvrager moet een efficiënt systeem voor het beheer van de handelsadministratie en in voorkomend geval van de vervoersadministratie bezitten. Hierbij worden ondermeer regels opgesteld voor het boekhoudsysteem, de toegang tot de douane-administratie, het logistiek systeem en interne controle; - het derde criterium vraagt dat de marktdeelnemer in een gezonde financiële situatie zit, die volstaat om aan zijn verplichtingen en verbintenissen te kunnen voldoen; - als laatste moet de aanvrager voor een AEOS- en AEOF-certificaat passende veiligheidsnormen bezitten, er worden onder andere veiligheidseisen gesteld met betrekking tot gebouwen, ladingen, toegangsystemen, personeel en handelspartners. 4

Procédure d’audit Préparer l'évaluation des risques en utilisant une image client Audit avec un design effectiveness et un operational testing Evaluation et solution des risques résiduels: Opérateur: améliorer les procédures de travail, la sécurité physique Douane: contrôles basés sur les transactions vers les contrôles basés sur le system based approach + audits de suivi Dia 5: Auditproces Om een bedrijf te certificeren, hebben we een goed beeld nodig van de bedrijfsprocessen en de maatregelen die het bedrijf genomen heeft om fiscale en niet-fiscale risico’s binnen de toeleveringsketen te verminderen. Dit beeld is gebaseerd op de informatie die beschikbaar is in douane- en fiscale databanken en op de informatie die de operator heeft doorgegeven in het self-assessment, dat bij de AEO- aanvraag gevoegd werd. De AEO-audit zal altijd rekening houden met de kwaliteit van de geschreven instructies, interne controleprocedures en veiligheidsbeleid van de aanvrager. Voor belangrijke risico’s die niet afgedekt worden door controleactiviteiten moeten er controlemaatregelen worden opgesteld. Het is het doel van de Algemene Administratie van Douane en Accijnzen om te evolueren van transactiegebaseerde controles naar system based controls. Hierover vertel ik zo meteen meer. Wanneer een operator een AEO-certificaat behaald heeft, zal zijn AEO-status en zijn compliance regelmatig geëvalueerd worden, aangezien het certificaat onbeperkt geldig is. Dit gebeurt onder meer door het uitvoeren van opvolgingsaudits. 5

Avantages (cinq niveaux) Commercial International Accords de reconnaissance mutuelle (Mutual Recognition Agreement - MRA) Japon, USA, Andorre, Norvège, Suisse Européen Entry into the Records Centralized Clearance Self Assessment Participation à la Secured Trade Lane (STL) Dia 6: voordelen (vijf niveaus) Dan komen we bij de voordelen van het AEO-statuut. Deze zijn in te delen in vijf categorieën: er zijn voordelen op commercieel, internationaal, Europees en nationaal niveau, samen met enkele indirecte voordelen. Commercieel gezien biedt het AEO-certificaat een interessante meerwaarde. Sommige AEO-gecertificeerde operatoren willen enkel samenwerken met andere AEO’s. Het statuut wordt steeds meer een must-have en is nodig om een gezond, rendabel en groeiend bedrijf te blijven. We kunnen het AEO-statuut steeds meer vergelijken met een gevestigde waarde als de ISO-normen. Als tweede hebben we internationale voordelen te bieden, aangezien het statuut geldig is in alle 28 lidstaten van de Europese Unie. Bovendien sloot de EU reeds akkoorden met derde landen, waarbij het AEO-programma erkend wordt in deze landen. Er zijn reeds akkoorden met Japan, de VS, Andorra, Noorwegen en Zwitserland. Ook in deze landen kan er dus van de voordelen van het AEO-statuut geprofiteerd worden. Het derde niveau is Europees. Verschillende AEO-voordelen zijn wettelijk geregeld in de Europese Douanewetboeken, en deze zullen in de toekomst nog uitgebreid worden. Zo zitten volgende voordelen in de pijplijn: - “entry into the records”: dit betekent dat een eenvoudige inschrijving in de administratie van de operator kan leiden tot een automatisch gegenereerde kennisgeving voor de douane en een automatisch aanzuiveringsbericht (met beperkte dataset); - dan hebben we ook nog “centralized clearance”: het zal mogelijk zijn voor de handel om alle douaneformaliteiten voor de hele EU op een bepaalde plaats in Europa te voldoen; - als derde voordeel is er nog het “self assessment” waarbij de douaneautoriteiten sterk steunen op de financiële administratie en bedrijfsadministratie van de operator. De operator gaat zelf de douanerechten berekenen en enkel nog periodieke aangiften inreiken; - ook is er nog “STL, Secured Trade Lane”, dit betekent dat als alle schakels binnen een toeleveringsketen gecertificeerd zijn, er grote tijdswinst geboekt kan worden, omdat de volledige keten als betrouwbaar wordt beschouwd. 6

Avantages (cinq niveaux) National Diminution des données pour les déclarations sommaires Traitement prioritaire des contrôles Meilleures relations avec D&A = VIP-statut Diminution ou exemption de garantie Vision AEO: coopération avec le commerce Distinction entre les prestataires et les non-prestataires de service Liste des clients connus -> PME Dia 7: voordelen (vijf niveaus) Het vierde niveau van voordelen bevindt zich op nationaal gebied. Zo kunnen AEO’s gebruik maken van een verminderde dataset voor summiere in- en uitvoeraangiftes, een voorrangsbehandeling bij controles en een betere verstandhouding met de douane. Dit laatste onder andere door hen in de nabije toekomst een klantencoördinator aan te wijzen die voor hen als een soort SPOC kan optreden. In België bieden we ook een vermindering of in sommige gevallen een vrijstelling van zekerheidstelling voor wat betreft de rechten bij invoer. Hiernaast bestaat er in België een AEO-visienota met daarin alle voordelen die in België verleend kunnen worden. Hierin wordt een opsplitsing gemaakt tussen dienstverleners en niet-dienstverleners, aangezien het grootste deel van onze AEO’s dienstverleners zijn. We maken het door deze visienota mogelijk om ook hen voordelen te verlenen, door gebruik te maken van gekende klantenlijsten. 7

Avantages (cinq niveaux) Avantages indirects Sécurité de la chaîne logistique accrue Meilleure transparence et visibilité Meilleure gestion des stocks et service à la clientèle Augmentation des livraisons à temps Moins de vol et de perte Moins d’incidents de sécurité Dia 8: voordelen (vijf niveaus) Afgezien van de directe voordelen waarin de wetgeving of nationale instructies voorzien, kan het AEO-statuut ook voordelen opleveren die niet rechtstreeks verband houden met de douanegerelateerde activiteiten van de operator. De ondernemingen die erin geslaagd zijn hun logistieke keten veilig te stellen, blijven op duurzame wijze investeren in de bescherming van gebouwen en goederen, veiligheidssystemen, geïntegreerde systemen, opleidingen, veiligheidsprocedures, en zo verder. Dat resulteert in een verhoogde veiligheid van de logistieke keten, en verbetert de transparantie en visibiliteit van de goederenstromen. Het biedt ook aanzienlijke meerwaarde op het gebied van voorraadbeheer en klantenservice, en leidt tot een efficiëntietoename inzake lead-time, evenals kortere transporttijden met een grotere voorspelbaarheid. Dit betekent dat er meer leveringen on-time gebeuren, gecombineerd met minder diefstal, verlies en incidenten. 8

Mise en application Contrôles basés sur la vision holistique des risques Approche de contrôles multi-couches Basée sur 4 sources d’informations différentes -> déclarations, connaissance des marchandises, connaissance des opérateurs, connaissance de la supply chain: Opérateurs inconnus Opérateurs de confiance (AEO) Trusted trade lanes Mix des mécanismes de contrôles: Vérifications physiques (scanning, chiens drogue, …), contrôle documentaire, contrôle a posteriori transactionnel , system based contrôles, échange d’information de la “supply chain security” Mede op basis van de ervaringen opgedaan tijdens de eerste jaren van AEO werkt de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen aan een nieuwe handhavingsvisie. Dit is geen louter Belgisch gegeven maar wordt ook ontwikkeld op EU-niveau. Naast facilitatie wat via de voorgaande dia’s reeds aan bod kwam zijn de kernpunten van deze handhavingsvisie: Risicobeheersing via een holistische visie op risico’s. Dit betekent een geïntegreerde aanpak met betrekking tot risicomanagement met gelijktijdig een open blik naar onze relevante omgeving. Tot op dit ogenblik is risicomanagement vaak gefragmenteerd in functie van een bepaalde douaneregeling of procedure en wordt vaak geen onderscheid gemaakt tussen transactiegebaseerd en systeemgebaseerd. Een meerlagige controleaanpak die gebaseerd is op 4 mogelijke informatiebronnen nl. aangiften, goederenkennis, kennis van de economische operator en tenslotte kennis over de totale supply chain. Via het al dan niet aanwezig zijn van deze 4 informatiebronnen onderscheiden we 3 lagen: Onbekende operatoren: enkel kennis van de aangiften en de goederen. Betrouwbare operatoren (o.a. AEO): kennis van de aangiften, de goederen en de operator. Trusted trade lanes: kennis van alle voorgaande + de totale goederenstroom (supply chain). Het gebruik van een mix aan controlemechanismen die we kunnen verdelen onder volgende onderdelen of groepen: Fysieke verificaties waaronder begrepen het gebruik van scanners, snuffelhonden, motards, enz. Documentaire controles met andere woorden de klassieke verificaties op documenten. A posteriori controles waarbij men aangiften gaat controleren, vaak documentair en/of gerelateerd aan een boekhouding of administratie maar nadat de zending reeds is vrijgegeven. Opmerking: alle 3 deze vormen van controle zijn transactiegebaseerd. Systeemgebaseerde controles. Hierbij vormen niet de transacties zelf de uitgangsbasis maar wel de systemen van de operator. Dit is nog gedeeltelijk in ontwikkeling maar meer uitleg hierover geef ik jullie via de dia’s rond SBA (system based approach). Informatieuitwisseling rond “supply chain security”. Dit laatste is eveneens nog in ontwikkeling. Ik denk hierbij bvb. aan de projecten rond secured trade lanes of green lanes en de ontwikkelingen van de controleaanpak hierbij waarbij gegevensuitwisseling tussen de douane-autoriteiten onderling een essentiëel gegeven zal worden. Via de tekening op de volgende dia kan ik dit nog beter toelichten. 9

De korf op de linkerzijde geeft visueel weer over welke informatiebronnen we beschikken per laag (onbekende operatoren, bekende operatoren en trusted trade lanes). Zo zie je dat we naast de kennis over de aangifte bij de onbekende operatoren enkle nog beschikken over de goederenkennis. Bij de betrouwbare operatoren komt daar de kennis over de operator bij en tenslotte bij de trusted trade lanes beschikken we supplementair ook over de kennis van de totale goederenstroom. Met betrekking tot de controlemechanismen per laag wordt dit visueel weergegeven via de cirkels met taartdiagrammen. Ieder stuk van de taart verwijst naar een andere groep controlemechanismen waarbij de verhoudingen van deze stukken verwijzen naar de mate waarin een bepaalde controlegroep zal toegepast worden. Zo zie je dat we voor onbekende operatoren gebruik zullen maken van de controlemechanismen fysieke controles, documentaire controles en a posteriori controles en dat de nadruk hier ligt op de fysieke controles. Bij de betrouwbare operatoren komt hier een controlemechanisme bij nl. system based controles die dan ook de voornaamste controlevorm zullen worden zonder echter de andere 3 vomen volledig uit te sluiten. Nogmaals: meer uitleg hierover via de volgende dia’s. Bij de trusted trade lanes tenslotte komt er ook nog de gegevensuitwisseling bij als controlemechanisme. Wat deze laatste laag betreft is alles nog volop in ontwikkeling en zijn de verhoudingen tussen de controlemechanismen momenteel nog niet bepaald. 10

SBA: vision AG D&A SBA (system based approach) ? Compliance, contrôle et détermination des risques sont concentrés dans le système interne de l’opérateur visant à la maitrise de sa supply chain Contrôle transactionnel effectué par l’opérateur à la place de la Douane Compliance → pre-assessment Contrôle → “business” Contrôle des risques → vision holistique Wat is system based approach (SBA)? SBA kan omschreven worden als een aanpak door zowel douane als de economische operator in de richting van douaneformaliteiten waarbij compliance, controle en risicobeheersing geconcentreerd zijn op de interne systemen van de economische operator, die hij gebruikt om zijn supply chain te controleren/beheersen. Hierbij is het de bedoeling dat de klassieke transactionele controle eerder door de economische operator wordt uitgevoerd dan door de douane. Wat compliance betreft kan SBA begrepen worden als een gezamelijke aanpak waarbij de compliancegraad vooraf bepaald wordt door een vooronderzoek (pre-assessment) in plaats van een herhaalde beoordeling per transactie. Wat controle betreft kan SBA beter verstaan worden uit het oogpunt van het benadrukken van controle van de “business” in plaats van controle van transacties en met de nadruk op informatie en controle vooraf (via een voorafgaande audit). Met betrekking tot risicobeheersing betekent SBA een holistische visie op risico’s (het geheel bekijken) met daarbij de nadruk op de economische operator en zijn supply chain. Dit omvat een breder scala aan informatiebronnen voor risicobeheersing inclusief diepgaande informatie over de economische operator.

SBA: vision AG D&A Conditions: Application en Belgique: Critères AEO-C + système de contrôle interne ET Comptabilité douanière intégrée Relation prestataire de service- client : SLA’s Application en Belgique: Degré de compliance via pre-assessment (risques couverts?) Degré SBA = degré de compliance Risques résiduels via TBA (physique, documentaire, a posteriori) Remarque: AEO => en principe déjà inclus De voorwaarden om in aanmerking te komen voor SBA zijn het voldoen aan de voorwaarden voor AEO-C inclusief een intern controlesysteem en het houden van een geïntegreerde douaneadministratie. Dit wil zeggen dat alle nodige gegevens voor een douaneaangifte in de administratie aanwezig moeten zijn. Bovendien moet het een geïntegreerd systeem zijn en zijn aparte losstaande modules of systemen niet toegelaten tenzij ze verbonden zijn met een interface die automatische “filling” mogelijk maakt. De douane moet wel steeds alle gegevens kunnen inzien (en controleren) vanuit één controleplaats. Eigenaarschap over de goederen is zelf geen verplichting maar men moet wel beschikken over een zeer goede kennis van de goederen. Indien men geen eigenaar van de goederen is moet de economische operator wel een “langdurige relatie” hebben met de eigenaar en moet hij beschikken over een administratie die het mogelijk maakt om de logistieke stroom van de goederen te volgen. Onder een “langdurige relatie” verstaan we het bestaan van een SLA (service level agreement) tussen de dienstverlener en de eigenaar van de goederen waarbij o.a. is opgenomen dat de dienstverlener moet voldoen aan de voorwaarden voor AEO-C. Hoe denken we nu SBA toe te passen in België? Via een vooronderzoek (pre-assessment) wordt de compliancegraad van de economische operator bepaald. Dit gebeurd door de final risk-assessment, die ook gebeurt in kader van AEO, te bespreken met de economische operator. Tijdens dit gesprek wordt afgetoetst welke restrisico’s hij zelf kan afdekken (bvb. door het invoeren van bepaalde interne controlemaatregelen). De overblijvende risico’s bepalen dan zijn compliancegraad. Deze is dus omgekeerd evenredig met de openstaande restrisico’s die hij zelf niet kan afdekken (bvb. restrisico’s = 10% dan is compliancegraad = 90%). Deze compliancegraad bepaald de mate van toepassing SBA. Hiermee bedoel ik de verhouding van het aandeel system based controle in het totale pakket van controlemechanismen. Hoe hoger de compliancegraad, hoe hoger het aandeel van system based controle zal zijn. In een extreem geval zou dit zelfs 100% kunnen zijn doch transactionele controles op “random” basis zullen wel steeds mogelijk blijven. Opmerking: voor een AEO-bedrijf is het vooronderzoek uiteraard reeds uitgevoerd en moet voor de invoering van SBA enkel worden nagegaan of voldaan is aan de voorwaarde van geïntegreerde administratie.

Attentes du commerce Réduire les contrôles de première ligne Aussi bien physique que documentaire (win-win Douane – commerce) Raccourcir les délais de dédouanement Avantage supplémentaire pour les AEO Les firmes veulent que les prestataires de services puissent aussi bénéficier du SBA Nouveau rôle logistique des prestataires de services Les principes sont étendus à d’autres projets (Centralised Clearance /SASP+) Naast logische verwachtingen zoals een verdere vermindering van eerstelijnscontroles en een aanzienlijke verkorting van de doorlooptijd wat betreft de douaneafhandeling wenst de handel dat het principe van SBA ook mogelijk moet zijn in hoofde van dienstverleners die als indirecte vertegenwoordiger douane-aangiften opstellen en indienen in opdracht van hun klanten. Indien de dienstverlener niet beschikt over een AEO certificaat (AEO-C of AEO-F) zal hij minstens moeten voldoen aan de voorwaarden voor AEO-C , moeten beschikken over een intern controlesysteem en een geïntegreerde douaneadministratie moeten houden. De wijze waarop een dienstverlener met zijn opdrachtgever geïntegreerd is dient geval per geval te worden bekeken. In bepaalde gevallen zal de dienstverlener over elektronische gegevens van zijn opdrachtgever kunnen beschikken die hij zonder manuele tussenkomst kan opladen in zijn eigen douanesoftwaresysteem om op die manier de elektronische douaneaangifte of het EIR bericht in PLDA in te sturen.

Attentes du commerce Approche concrète : Tester les conditions et le processus de contrôle du développement basé sur le projet pilote (débute au 4ème trimestre 2013) L’importance du degré de compliance de l’opérateur Contrôle interne AEO statut Critères administration intégrée (annexe circulaires EiR en PLDA) Lien entre les systèmes des prestataires de service et les donneurs d’ordre. De analyse aan welke voorwaarden de uitwisseling van gegevens tussen opdrachtgever en dienstverlener moet voldoen om als geïntegreerd te kunnen beschouwen zal het voorwerp uitmaken van een pilootproject dat in de loop van het laatste kwartaal van 2013 zal worden opgestart. Dit project zal worden uitgevoerd in samenwerking met Alfaport-Antwerpen en een viertal dienstverleners hebben zich kandidaat gesteld om hieraan mee te werken. Tijdens een eerste bespreking tussen D&A en Alfaport begin september zijn de doelstellingen van dit project bepaald: Invulling geven van de voorwaarden waaraan dienstverleners moeten voldoen inzake de geïntegreerde (douane)boekhouding; Nagaan op welke wijze de “verdeelsleutel” TBA/SBA en het controlepercentage dient te worden bepaald bij 2 vooraf bepaalde situaties; Opstellen van een leidraad met als doelstelling meerdere dienstverleners warm te maken voor dit project waarbij de toekomstige rol van de douane-expediteur in de supply chain zal worden meegenomen (met name het bewaken van compliancy inzake douane in hoofde van de opdrachtgever). De goederenstromen die voldoen aan de gestelde voorwaarden zullen system based gecontroleerd kunnen worden. De overige goederenstromen kunnen enkel transactioneel gecontroleerd worden waarbij eveneens rekening dient te worden gehouden met het AEO statuut van zowel de dienstverlener als de opdrachtgever die hij vertegenwoordigt om zodoende rekening te kunnen houden met het verminderde controlepercentage (momenteel 50%) zoals voorzien in de AEO visienota.

Info aeo.general@minfin.fed.be http://fiscus.fgov.be/interfdanl/fr/oeafr/index.htm nicolas.laurent@minfin.fed.be Hartelijk dank voor uw aandacht. Indien u in de toekomst meer informatie over AEO wenst, kan u contact opnemen met mijn medewerkers op dit e-mailadres, en documenten raadplegen via onze website. 15