Chloé CATHERINE Diane CAVALLI Julie PITAUD Réalisation et Management Le budget prévisionnel Chloé CATHERINE Diane CAVALLI Julie PITAUD

PLAN A quoi sert le budget prévisionnel Bâtir un budget   Comment élaborer un budget prévisionnel

A quoi sert le budget prévisionnel Au-delà de son aspect "obligatoire" dans les relations extérieures de l'association, le budget prévisionnel doit avant tout constituer la base d'appui annuelle du fonctionnement de chaque association ou entreprise. Pourquoi ? Tout simplement parce qu'il représente l'élément essentiel du déroulement de la vie de la structure.  

Prendre le bon chemin Etablir son budget prévisionnel requiert une attention extrême car son bon déroulement conditionne deux éléments clés de la santé financière de l'association : sa structure financière et ses fonds propres, et sa situation de trésorerie. En effet, l'incidence du résultat, qu'il s'agisse d'un excédent ou d'un déficit, revêt une importance particulière pour l'autonomie financière de l'association.

Un outil indispensable à la décision  Cet outil s'avère en effet essentiel pour la prise de décision. Les charges doivent être soigneusement quantifiées poste par poste, en anticipant le mieux possible sur la réalité de la formation des coûts, qui ne seront engagés qu'ultérieurement. Le déroulement de l'exercice à venir doit avoir été entièrement décrypté. Les produits doivent également bénéficier de la plus grande attention car l'optimisme dans ce domaine se traduit souvent par des déconvenues.

Un outil de suivi et de contrôle A un rythme régulier, mensuel si possible, le contrôle budgétaire doit s'exercer entre les prévisions et les réalisations. Toute différence sensible doit être étudiée et avoir son explication :                 · décalage dans le temps               · dépenses (ou recettes) imprévues                 · mésestimation d'un coût... Les causes doivent en être recherchées et le budget doit être modifié en conséquence :                 · si le même résultat est visé, le décalage doit être compensé                · à défaut, le résultat prévisionnel doit être modifié.

Comment bâtir un budget Exemple de budget     janv. Fev. Mars etc. Produits d'exploitation - ventes - prestations de services - subventions (à définir) - cotisations, adhésions - produits financiers - divers Total des produits - achats - autres achats et charges externes - impôts et taxes - salaires et traitements - charges sociales - dotation aux amortissements - dotation aux provisions - charges exceptionnelles Total des charges Résultat de l'exercice Capacité d'autofinancement (résultat + dotations)

Les charges et produits Les charges fixes · les locaux (amortissements, loyers, charges, entretien, etc.) · les charges externes (énergie, eau, assurances, etc.) · le personnel (salaires, charges, etc.)  · les impôts et taxes (taxes sur les salaires, participation à la formation professionnelle, etc.)   · les frais financiers (emprunts à moyen et long termes,   découvert bancaire prévisible, etc.) Les charges variables · les achats, souvent liés à certaines activités · les autres achats et charges externes · les provisions pour risques · les charges exceptionnelles. ·

-cotisations ou adhésions Les produits recettes certaines (selon la nature des activités de l'association) :  -cotisations ou adhésions -subventions, une fois reçue leur notification officielle -ventes d'actifs (si elles sont décidées et que le prix en est connu) - produits financiers (s'il s'agit de placements stables dont la rémunération peut être estimée). · recettes aléatoires : - ventes commerciales (lorsque c'est le cas) ; - prestations de service - recettes diverses (dons, reprises de provisions, divers) - produits financiers (s'il s'agit de placements prévus sur de courtes périodes) - produits exceptionnels.

Construire son budget prévisionnel Le budget prévisionnel pour « garder les pieds sur terre »  Bien évidemment, construire un budget prévisionnel nécessite au préalable de s’être mis au clair sur le projet de votre association et sur les moyens à mettre en œuvre pour le réaliser.  C’est donc un outil qui est subordonné aux différentes discussions préalables qui vont préciser les moyens que vous souhaitez vous donner.

Quel type de document ? Le document de base qui vous servira pour monter votre budget prévisionnel est le même que celui qui vous servira ensuite à suivre votre activité. Le fait de présenter votre budget prévisionnel, sous la même forme et avec les mêmes subdivisions que votre  compte de résultat, vous permettra par la suite, en cours d’exécution de l’action, de suivre de manière très précise la progression de vos dépenses et de vos recettes et de vous assurer que vous êtes bien dans le cadre des prévisions que vous aviez construites. Chaque chiffre porté dans votre tableau va en fait correspondre à un certain nombre de résultats que vous aurez additionnés.

La vérité des prix    Que ce soit pour le budget prévisionnel global de votre association ou pour un budget particulier ne concernant qu’une action ponctuelle, le principe de base sera toujours le même. Commencer, après avoir défini le plus précisément possible vos objectifs, par chiffrer poste par poste les dépenses (les charges) que cela va induire en analysant pour chacune les différentes dépenses que l’action va induire, aussi bien en matière première ou en matériel, qu’en assurance et en frais personnels.

Le réalisme des recettes Au regard des dépenses induites par votre activité, vous allez ensuite mettre en place les recettes que vous escomptez recevoir pour financer ces activités. Là encore, l’expérience d’autres associations agissant dans le même secteur ou ayant construit la même activité vous sera précieuse. Si vous devez comptez sur des recettes d’activités soyez réalistes, ne préjugez pas d’un succès inespéré mais basez vous sur des fréquentations et des recettes prudentes. Si vous envisagez des financements publiques, essayer d’obtenir de la part de vos interlocuteurs un engagement le plus précis possible (et si possible écrit) comme des promesses d’engagement ou de financement.