S4.2 - Assemblée générale L’Assemblée générale (AG)

S4.2 - Assemblée générale Quelques rappels sur l’AG 1.Qu’est-ce qu’une AG ? 2.À quoi sert une AG ?

S4.2 - Assemblée générale Qu’est-ce qu’une AG ? Une assemblée générale (annuelle ou extraordinaire), est une rencontre des membres d’un organisme qui a pour objectif de favoriser la démocratie

S4.2 - Assemblée générale À quoi sert une AG ? C’est le lieu où les membres sont informés des réalisations et activités de l’année écoulée ainsi que de l’état des finances de l’organisme C’est le lieu où les orientations et projets pour l’année suivante sont présentés C’est le lieu où les membres donnent leur avis sur des points concrets (approbation de modification aux règlements, rapport d’activités, élections des membres du CA,etc)

S4.2 - Assemblée générale L’AG, un formalisme à respecter L’assemblée générale est une rencontre des membres obligatoire qui doit s’organiser au minimum une fois par année. Elle doit s’organiser selon un certain formalisme qu’il faut respecter. Contrairement aux idées reçues, l’assemblée générale n’est pas souveraine (autrement dit, en bout de ligne, ce sont toujours les administrateurs qui sont tenus responsables des décisions prises).

S4.2 - Assemblée générale Comment se prépare une AG ? C’est le Conseil d’administration (CA) qui détermine la date et le lieu de l’Assemblée générale (l’AG doit se tenir dans un délai de 4 mois suivant la fin de l’exercice financier) Un avis de convocation doit être envoyé à tous les membres de l’organisme (délais suffisants)

S4.2 - Assemblée générale Animation de l’AG Une personne est désignée pour animer l’assemblée Cette personne peut-être: – Externe à l’organisme (payée ou pas pour animer) – Interne à l’organisme (membre ou pas du CA)

S4.2 - Assemblée générale Animer avec distance La personne qui anime doit, dans tous les cas, se sentir peu impliquée par rapport à l’ordre du jour de la réunion qu’elle anime. Il est, en effet, très difficile d’animer (donner la parole, reformuler, synthétiser) tout en participant aux échanges sur le contenu. On parle de Présidence d’assemblée pour désigner le rôle de celui qui anime. Attention: à ne pas confondre avec le Président du CA.

S4.2 - Assemblée générale Documents indispensables au déroulement de l’AG Ordre du jour Procès-verbal de l’AG de l’année précédente Rapport annuel d’activités Rapport financier de l’exercice écoulé Prévisions budgétaires Tout document jugé pertinent au regard de l’ordre du jour

S4.2 - Assemblée générale L’AG, déroulement (1) Désignation de la personne qui anime Ouverture de la séance par le Président d’AG Lecture de l’ordre du jour Appel à compléter les points si souhait des membres Adoption de l’ordre du jour (proposée par… et appuyée par…)

S4.2 - Assemblée générale L’AG, déroulement (2) Lecture du procès-verbal (PV) de l’assemblée précédente Appel à modification Proposée par… et appuyée par… (si pas de modification) Si modifications: –seulement la version corrigée peut-être adoptée –seules les personnes présentes à l’assemblée dont traite le PV peuvent l’adopter

S4.2 - Assemblée générale L’AG, déroulement (3) Présentation du rapport annuel d’activités – Par la Direction par exemple Appel à questions et commentaires Présentation du rapport financier – Souvent par le trésorier ou le comptable Appel à questions et commentaires

S4.2 - Assemblée générale L’AG, déroulement (4) Adoption du rapport financier Présentation des prévisions pour l’année à venir Désignation d’un vérificateur pour les comptes Cette personne doit être : –Un comptable agréé

S4.2 - Assemblée générale L’AG, déroulement (5) Élections des administrateurs – Si des postes sont mis au vote, présentation des candidats – Élection des candidats par vote de l’assemblée (à main libre) Clôture de l’assemblée – Remerciements