LA RESIDENCE + « nom de la résidence » ASSEMBLEE GENERALE DU Date à ajouter

La copropriété : un univers bien encadré Toute copropriété, quelle que soit sa taille, est encadrée par : Un règlement de copropriété qui détermine les droits et obligations de chaque copropriétaire, fixe les règles de fonctionnement de la copropriété, énonce la répartition des charges, distingue les parties privatives et communes de l’immeuble. Des textes de loi, décrets et arrêtés que tous les acteurs de la copropriété doivent respecter : Loi n°65-557 de 1965 (Décret n°67-223 du 17 mars 1967) : fixe le statut des copropriétés en immeubles bâtis. Loi HOGUET (Décret n°72-678 du 20 juillet 1972) : encadre les activités d'achat et de vente en immobilier, réglemente les professions et intermédiaires du secteur de la transaction immobilière. Loi SRU relative à la Solidarité et au Renouvellement Urbain. L’arrêté Novelli du 19 mars 2010 : fixe la liste minimale des prestations courantes devant être incluses dans le contrat de syndic à titre d'honoraires de base. CS122 - V1 - Octobre 2012

Qu’est qu’une copropriété ? Définition des termes utilisés pour expliquer ce qu’est une copropriété : La copropriété : Le régime de copropriété intervient lorsque la propriété d’un immeuble bâti est répartie par lots entre plusieurs personnes qui sont donc les copropriétaires de l’immeuble. Les parties communes : Les parties communes d’une copropriété regroupent les éléments de structure de la copropriété (toiture, façade, halls,…) et les équipements communs utilisés par tous les copropriétaires ou plusieurs d’entre eux (escaliers, corridors, ascenseurs, chauffage central, interphone, vide-ordures,…). Les parties privatives : Les parties privatives regroupent tous les éléments de l’immeuble réservés à l’usage exclusif d’un copropriétaire : revêtement de sol, hotte, robinetterie, etc. CS122 - V1 - Octobre 2012

Qu’est qu’une copropriété? CS122 - V1 - Octobre 2012

Les principaux acteurs de votre copropriété Le syndicat : Regroupe tous les copropriétaires d’un même immeuble sans exception. Se réunit au moins une fois par an, en assemblée générale, pour que chaque copropriétaire puisse voter les décisions liées à la gestion de sa copropriété. Le conseil syndical : Assiste et contrôle le syndic professionnel dans sa gestion. Ses membres sont élus lors de l’assemblée générale. Représente le syndicat des copropriétaires. Se réunit au moins une fois par an pour préparer la prochaine assemblée générale. Tout copropriétaire peut en faire partie dans les limites de représentation fixées par le règlement de copropriété. Est amené à rencontrer le syndic pour prendre des décisions pour la copropriété. Le syndic : Est le représentant et le mandataire du syndicat des copropriétaires. Assure la gestion de l’immeuble au nom des copropriétaires. CS122 - V1 - Octobre 2012

Le contrat de syndic Le contrat de syndic SERGIC : Détermine la durée pendant laquelle le syndic assure la gestion de votre résidence. Est validé en assemblée générale à la majorité du syndicat des copropriétaires. Prévoit le montant des honoraires de base du syndic. Reprend le détail des prestations facturées en annexes. Détaille les missions du syndic. Présente clairement les prestations intégrées dans les honoraires de base, et celles faisant l'objet de prestations particulières facturables soit au syndicat de copropriété, soit au copropriétaire bénéficiaire de la prestation ou à l'origine de l'intervention. Personnalisation des prestations dans les conditions particulières, selon la configuration et les spécificités de l'immeuble, ou selon le rôle que souhaite jouer le Conseil Syndical. Adaptation des honoraires du syndic à la réalité de la gestion de l’immeuble. CS122 - V1 - Octobre 2012

Le contrat de syndic SERGIC : conditions générales 1/4 CS122 - V1 - Octobre 2012

Le contrat de syndic SERGIC : conditions générales 2/4 Prestations courantes rémunérées par les honoraires de base CS122 - V1 - Octobre 2012

Le contrat de syndic SERGIC : conditions générales 3/4 Prestations particulières à la charge du syndicat des copropriétaires Prestations particulières à la charge d’un ou plusieurs copropriétaires Liste des différents frais et débours Durée du contrat de syndic CS122 - V1 - Octobre 2012

Le contrat de syndic SERGIC : conditions générales 4/4 Prestations forfaitaire relevant de la gestion courante à la charge de la copropriété Prestations variables particulières à la charge de la copropriété Prestations particulières à la charge du copropriétaire CS122 - V1 - Octobre 2012

Le contrat de syndic SERGIC : conditions particulières Ajouter les conditions particulières de la résidence concernée CS122 - V1 - Octobre 2012

L’accès à e-copro évolution : le site internet de votre résidence e-copro évolution® vous permet de GERER votre compte et vos données personnelles en ligne. Pas de déplacements en agence, pas d’appels, pour une gestion de votre compte plus rapide. e-copro évolution® vous permet d’ETRE INFORME(E) en temps réel, grâce aux alertes mails, de tout évènement survenu dans votre résidence (pannes, incidents,…). Une meilleure diffusion de l’information, même auprès des copropriétaires bailleurs. e-copro évolution® vous permet de SIGNALER à votre syndic, en quelques clics, tout évènement survenu dans votre résidence pour «alerter» ensuite tous les copropriétaires. Une circulation rapide de l’information entre tous les acteurs de la résidence pour une gestion réactive et efficace des évènements. Si possible, et si le temps le permet, ne pas hésiter à vous connecter à e-copro en direct. Ne pas hésiter non plus à distribuer la plaquette e-copro à ce moment là. CS122 - V1 - Octobre 2012

L’accès à e-copro évolution : le site internet de votre résidence e-copro évolution® vous permet, en tant que membre de Conseil Syndical, d’ECHANGER avec les autres membres de CS et votre syndic sur la gestion de votre copropriété, dans un forum de discussion. Des échanges simplifiés et réguliers pour une meilleure gestion au quotidien. e-copro évolution® vous permet de CONSULTER les documents de votre résidence : règlement, contrats, notes d’informations, plans, convocations et procès-verbaux d’assemblée générale, etc. Un accès en ligne aux documents de la résidence pour une transparence d’information de la part de votre syndic. e-copro évolution® vous permet de DECOUVRIR l’univers de la copropriété : informations pratiques, législation, actualités, etc. Un partage de savoir-faire de la part de votre syndic pour répondre à vos questions sur la copropriété. CS122 - V1 - Octobre 2012

L’accès à e-copro évolution : le site internet de votre résidence Votre nom et prénom Photo + adresse de la résidence Informations personnelles Fil d’actualités de la résidence en temps réel Evènements de la résidence Insister sur le fait de pouvoir être prévenu des évènements en temps réel grâce aux alertes mails. Parler également de la liste déroulante permettant de consulter tous ses comptes en ne se connectant qu’une seule fois. Biens à vendre / à louer dans la résidence Documents de la résidence Infos pratiques sur la copropriété CS122 - V1 - Octobre 2012

L’accès à e-bailleur : compte personnel en ligne pour les copropriétaires bailleurs CS122 - V1 - Octobre 2012

Les principales missions de votre syndic lors de la 1ère année LA LIVRAISON DES PARTIES COMMUNES DE L’IMMEUBLE CS122 - V1 - Octobre 2012

Les principales missions de votre syndic lors de la 1ère année Lors de la 1ère année de « vie » d’une nouvelle résidence, les missions du syndic sont multiples : Livraison des parties communes de l’immeuble : Prise de possession effective des parties communes de l’immeuble par le syndicat des copropriétaires. Vérification du parfait achèvement des ouvrages et garanties : Au cours de la 1ère année, des imperfections peuvent être détectées, impliquant une présence accrue du syndic sur le terrain (passage une fois par mois programmé avec le conseil syndical) en relation systématique avec le constructeur. La réception des parties communes sera également le point de départ des garanties biennales et décennales. Mise en place des contrats de maintenance : Constituent une grande partie des charges de la résidence. Gestion des garanties, gratuités éventuelles, démarrage des vérifications obligatoires sur les ascenseurs, VMC, portes automatiques, extincteurs, blocs de secours. CS122 - V1 - Octobre 2012

Les principales missions de votre syndic lors de la 1ère année Mise en place du gardien : Recrutement du gardien et vérification de la bonne exécution des missions qui lui ont été confiées. Mise en place du budget : Au cours de la 1ère année, seule l’expérience du syndic est à même de garantir le budget de fonctionnement de la résidence. Ce budget, voté en assemblée générale, conditionnera les charges locatives appelées mensuellement aux locataires. Mise en place du suivi administratif : Visites mensuelles sur le terrain. Réunions plénières semestrielles avec le conseil syndical sur les dossiers les plus importants. Une réunion annuelle de préparation de l’assemblée générale ordinaire. La mise en ligne quotidienne des actions menées sur la résidence sur e-copro évolution. CS122 - V1 - Octobre 2012

Les principales missions de votre syndic LA GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE DE VOTRE IMMEUBLE CS122 - V1 - Octobre 2012

La gestion comptable et financière de votre immeuble La gestion comptable et financière de votre copropriété par SERGIC passe par des services comptabilité et recouvrement au siège dédiés à la copropriété qui gèrent : Les appels de charges : Envoyés à tous les copropriétaires en début de chaque trimestre. Permettent au syndic de régler les charges courantes (électricité, eau…) et les charges exceptionnelles (travaux, entretien de la résidence…..). Les charges courantes et exceptionnelles sont votées à l’assemblée générale. La régularisation de charges : Nécessaire, car les charges sont calculées sur un budget prévisionnel voté en AG. Effectuée en fin d’année lors de la clôture des comptes : Elle consiste dans le remboursement, ou l’appel complémentaire de l’écart entre les dépenses réelles de l’exercice et le budget sur la base duquel ont été appelées les provisions. La gestion des impayés : Gestion des relances. Gestion des contentieux. CS122 - V1 - Octobre 2012

Les principales missions de votre syndic LA MAINTENANCE, L’ENTRETIEN DES PARTIES COMMUNES DE VOTRE IMMEUBLE CS122 - V1 - Octobre 2012

L’entretien des parties communes de votre immeuble L’entretien des parties communes de votre immeuble passe par : Les visites techniques : Nombre de visites techniques défini dans le contrat de syndic. Etat des lieux des parties communes. Rédaction d’un rapport de visite pour prévoir des interventions si nécessaire. Les contrats cadres : Négociation de tarifs préférentiels avec des acteurs locaux et nationaux. Dépannages et interventions par des prestataires de confiance. Une mise en concurrence régulière. Un compte-rendu d’intervention régulier. Des contrats de maintenance clairs et uniformes établis selon un cahier des charges commun. Contrats cadres SERGIC : entretien portes automatiques, entretien toitures terrasses, désinfection des colonnes VO, entretien VMC, entretien ascenseurs, etc. Ne pas hésiter à citer quelques exemples de contrats cadres SERGIC CS122 - V1 - Octobre 2012

L’entretien des parties communes de votre immeuble La gestion des sinistres : Souscription à une assurance de l’immeuble pour les parties communes (prise en charge des dégâts pouvant affecter l’immeuble tels que les incendies, dégâts des eaux, etc. Rédaction et envoi de la déclaration de sinistre. Suivi des expertises. Vérification de la bonne exécution des travaux. Vérification du règlement du sinistre par l’assureur. Les travaux : Les appels travaux : Travaux hors budget votés en assemblée générale et qui font l’objet d’un ou plusieurs appels travaux spéciaux dont le montant et la date d’exigibilité sont établis sur le PV d’AG. Les gros travaux : En concertation avec le conseil syndical, réalisation d’un diagnostic technique de l’immeuble pour définir la nature des travaux qu’il est nécessaire de réaliser et leur planification. Présence possible d’un expert ou architecte. Les avances travaux : Doivent faire l’objet d’un vote lors de l’AG au moins 1 fois tous les 3 ans. CS122 - V1 - Octobre 2012

Les principales missions de votre syndic L’ORGANISATION ET L’ANIMATION DE L’ASSEMBLEE GENERALE CS122 - V1 - Octobre 2012

Déroulement d’une assemblée générale La convocation et l’ordre du jour : Convocation à l’assemblée envoyée par lettre recommandée au minimum 21 jours francs avant la date effective de l’assemblée. Informations fournies avant l’AG : Ordre du jour détaillé : Document préparé par le syndic, en lien avec le conseil syndical, listant toutes les questions et sujets devant être discutés et votés lors de l’assemblée.  Budget et dépenses. Projets de résolutions. Règle de vote pour chaque décision. Contrat de syndic. Devis nécessaires à la prise de décision. Le procès-verbal : Toutes les décisions prises au cours de l’assemblée générale sont consignées dans un procès-verbal envoyé à tous les copropriétaires. CS122 - V1 - Octobre 2012

Déroulement d’une assemblée générale Les règles de vote : En fonction de leur nature, les décisions sont prises en assemblée générale à une majorité différente. Majorité Définition Exemples de résolution Majorité simple Article 24 Plus de 50% des voix (tantièmes) des copropriétaires présents ou représentés. Nettoyage des parties communes, des espaces verts, budget. Majorité absolue Article 25 Plus de 50% des voix (tantièmes) de tous les copropriétaires. Nomination du syndic, pose d’une antenne, élection du conseil syndical. Double majorité Article 26 Plus de 50% des voix des copropriétaires en nombre représentant au moins 2/3 des voix (tantièmes) de l’ensemble des copropriétaires. Travaux d’amélioration. Unanimité 100% des voix (tantièmes) de l’ensemble des copropriétaires. Certaines modifications du règlement de copropriété. (Ex : répartition des charges) CS122 - V1 - Octobre 2012

Les principaux acteurs de l’assemblée générale Le président de séance : Dirige et veille à la régularité des débats. Vérifie la feuille de présence et le décompte des votes. Ratifie conjointement avec le scrutateur et le secrétaire le procès-verbal de l’assemblée générale et le contrat de syndic. Le scrutateur : Ratifie conjointement avec le président de séance et le secrétaire le procès-verbal d’assemblée générale. Le secrétaire : Rédige le procès-verbal. Ratifie conjointement avec le président de séance et le(s) scrutateur(s) le procès-verbal d’assemblée générale. CS122 - V1 - Octobre 2012

Les principaux acteurs de l’assemblée générale En tant que copropriétaire, votre voix est importante : Nous vous recommandons vivement de participer aux assemblées générales de copropriétaires. CS122 - V1 - Octobre 2012

Les étapes préalables à la 1ère AG Ajouter les actions marquantes menées avant la 1ère AG AG 1 an avant 1ère AG 6 mois avant 1ère AG 1 mois avant 1ère AG CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°1 : ELECTION DU PRESIDENT DE SEANCE CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°2 : ELECTION DU / DES SCRUTATEURS CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°3 : NOMINATION DU SECRETAIRE CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°4 : ELECTION DU CONSEIL SYNDICAL CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°6 : APPROBATION DU BUDGET 2012/2013 ET 2013/2014 CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale Insertion du budget prévisionnel de la résidence concernée CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°7 : DESIGNATION DU SYNDIC CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale Nom des membres de l’équipe + coordonnées téléphoniques + mail CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°8 : INFORMATION SUR LA MENSUALISATION DES CHARGES CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°9 : DECISION D’OPTER POUR LA GESTION PAR UN COMPTE BANCAIRE INDIVIDUALISE CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°10 : MODALITES DE CONSULTATION DES PIECES JUSTIFICATIVES DES DEPENSES DE COPROPRIETE CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°11 : FIXATION DU MONTANT DES MARCHES, COMMANDES OU CONTRATS A PARTIR DUQUEL LA CONSULTATION DU CONSEIL SYNDICAL EST OBLIGATOIRE CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°12 : FIXATION DU MONTANT DES MARCHES, COMMANDES OU CONTRATS A PARTIR DUQUEL LA MISE EN CONCURRENCE EST OBLIGATOIRE CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°13 : AUTORISATION PERMANENTE ACCORDEE A LA POLICE ET A LA GENDARMERIE NATIONALE DE PENETRER DANS LES PARTIES COMMUNES DE L’IMMEUBLE CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°14/15 : SOUSCRIPTION DU CONTRAT ASSURANCE CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale Détailler le nombre de consultations qui ont été faites et les prix proposés par les sociétés sollicitées. Exemple : Une consultation a été faite auprès de 3 compagnies : Nom de la société XXXX € TTC CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°16/17 : LE CONTRAT D’ENTRETIEN DES PARTIES COMMUNES CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale Détailler le nombre de consultations qui ont été faites et les prix proposés par les sociétés sollicitées. Exemple : Une consultation a été faite auprès de x entreprises pour la gestion des ordures ménagères : Nom de la société XXXX € TTC CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°18/19 : CONTRAT D’ENTRETIEN DE LA PORTE AUTOMATIQUE CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale Détailler le nombre de consultations qui ont été faites et les prix proposés par les sociétés sollicitées. Exemple : Une consultation a été faite auprès de x entreprises pour l’entretien de la porte automatique : Nom de la société XXXX € TTC CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°20/21 : CONTRAT D’ENTRETIEN DES TOITURES / TERRASSES CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale Détailler le nombre de consultations qui ont été faites et les prix proposés par les sociétés sollicitées. Exemple : Une consultation a été faite auprès de x entreprises pour l’entretien des toitures / terrasses : Nom de la société XXXX € TTC CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°22/23 : CONTRAT D’ENTRETIEN DES VMC CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale Détailler le nombre de consultations qui ont été faites et les prix proposés par les sociétés sollicitées. Exemple : Une consultation a été faite auprès de x entreprises pour l’entretien des VMC : Nom de la société XXXX € TTC CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°24/25/26 : POSE DES EXTINCTEURS ET ENTRETIEN DES ORGANES DE SECURITE INCENDIE CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale Détailler le nombre de consultations qui ont été faites et les prix proposés par les sociétés sollicitées. Exemple : Une consultation a été faite auprès de x entreprises pour la pose des extincteurs : Nom de la société XXXX € TTC Une consultation a été faite auprès de x entreprises pour l’entretien des organes de sécurité incendie : Nom de la société XXXX € TTC CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°27/28 : CONTRAT D’ENTRETIEN DES ASCENCEURS CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale Détailler le nombre de consultations qui ont été faites et les prix proposé par les sociétés sollicitées. Exemple : Une consultation a été faite auprès de x entreprises pour la pose des extincteurs : Nom de la société XXXX € TTC CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°29: INTERDICTION DE POSER DES PARABOLES CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale RESOLUTION N°30 : LOGEMENT DU CONCIERGE CS122 - V1 - Octobre 2012

Ordre du jour de l’assemblée générale Merci pour votre attention RESOLUTION N°31: AVANCES POUR TRAVAUX D’ENTRETIEN ET DE CONSERVATION DE L’IMMEUBLE