Comptabilités Gestion de trésorerie Détails et explicitations dans les commentaires du document

Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Recettes Domaines Modules de formation associés Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré Légende : Transverse Présentation du processus standard de la recette Budget Dépenses Elaboration, allocation et mise à disposition du budget La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Comprendre les processus de la dépense Carte d’achat et dématérialisation Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Demande de paiement sur EJ Mise en paiement Demande de paiement hors EJ xxx module considéré La démarche de contrôle Comptabilités Cas particuliers Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Éléments de comptabilité Les référentiels Gestion de la trésorerie Opérations pour compte de tiers Articulation entre les comptabilités 45’

Sommaire Concepts clés de la gestion de trésorerie Introduction Les mécanismes d’une bonne gestion de trésorerie Concepts clés de la gestion de trésorerie Objectifs Processus Illustration Le plan de trésorerie : planifier les besoins et ressources Le plan de trésorerie : suivre les opérations en continu et mettre à jour le plan de trésorerie Processus Illustration Mécanismes Illustration Le plan de trésorerie : pilotage de la trésorerie Quiz Quiz

Concepts clés de la gestion de trésorerie

Concepts clés de la gestion de trésorerie Introduction (1/3) La trésorerie de l'organisme est principalement constituée de ses comptes de disponibilités, que seul l'agent comptable est habilité à manier. Celui-ci mouvemente la trésorerie soit sur ordre de l'ordonnateur, soit de sa propre initiative. Les mouvements de trésorerie correspondent aux : Opérations de dépenses (paiement à un fournisseur) ; Opérations de recettes (règlement d'un client) ; Opérations non budgétaires (opérations pour compte de tiers, etc.). Aide à l’animateur Les opérations de trésorerie sont définies comme « les mouvements de numéraire, de valeurs mobilisables, de comptes de dépôts et de comptes courants, ainsi que les opérations intéressant les comptes de créances et de dettes afférents à la trésorerie » (art. 43 décret GBCP).

Concepts clés de la gestion de trésorerie Introduction (2/3) La trésorerie de l'organisme répond au principe d'unité de caisse : les disponibilités de l'organisme sont mouvementées pour enregistrer toutes les opérations d'encaissement et de décaissement, que celles-ci soient budgétaires ou non budgétaires. Les disponibilités issues d'un encaissement lié à une opération non budgétaire (opération pour le compte de tiers) peuvent par exemple être employées pour un décaissement lié à une opération budgétaire (règlement d'un fournisseur). Illustration : un encaissement de 50 k€ a été constaté le 01.03.2016 (versement par l’État à l'organisme de fonds dans le cadre d'un dispositif d'intervention). Un autre encaissement, lié à un règlement client a été constaté le 02.03.2016 à hauteur de 60 k€. L'organisme décide d'employer la trésorerie disponible suite à ce versement au règlement d'un fournisseur pour 90 k€ le 05.03.2016. Opération non budgétaires Trésorerie Encaissements 50 k€ - 01.01.2016 Opération budgétaires Opération budgétaires Dépense 90 k€ - 05.03.2016 Encaissements 60 k€ - 02.03.2016

Concepts clés de la gestion de trésorerie Introduction (3/3) L’objectif est d’optimiser la gestion de la trésorerie de l’organisme. Solde = Encaissements-Décaissements Une trésorerie excédentaire signifie qu’il y a une sous-utilisation éventuelle des liquidités qui pourraient être mobilisées sur d’autres projets. >0 Seuil de sécurité Un manque de trésorerie va bloquer la gestion et générer des coûts financiers. Aide à l’animateur La gestion de la trésorerie, et tous les processus, outils, modalités etc. qui vont suivre ont un objectif : améliorer la performance financière d’un organisme. En effet, il est important de maintenir à tout moment un niveau optimal de trésorerie : un seuil de sécurité Il correspond à la marge de sécurité financière, propre à chaque organisme en fonction de ses activités, lui permettant de faire face à ses échéances et en deçà duquel il ne doit pas descendre ; Il ne doit pas être trop excédentaire, car il y a des coûts (réels ou d’opportunité) associés à une trésorerie trop positive. En outre, le solde quotidien de trésorerie de l’organisme ne doit jamais être négatif. Les systèmes d’information peuvent, le cas échéant, être configurés de façon à alerter l’ordonnateur et l’agent comptable que la trésorerie de l’organisme risque de tomber, au vu des échéances de paiement et des prévisions de décaissements, en-deçà du seuil de sécurité financière. Point d’attention : Un seuil excédentaire de trésorerie est à remettre dans le contexte de chaque établissement. L’établissement peut par exemple avoir enregistré une recette importante mais avoir une échéance de dépense élevée dans les jours qui suivent cet encaissement. L’optimisation de la gestion de la trésorerie de l’organisme participe de la bonne gestion des deniers publics et notamment de la trésorerie de l’Etat (qui verse les subventions publiques).

Les mécanismes d’une bonne gestion de trésorerie Le plan de trésorerie 1 2 3 Planifier les besoins et ressources Suivre les opérations en continu Mettre à jour le plan de trésorerie Piloter la trésorerie Le plan de trésorerie est un outil partagé entre l’ordonnateur et le comptable qui concourt à l’amélioration de la performance financière

Le plan de trésorerie : planifier les besoins et ressources

Planifier les besoins et ressources Objectifs Le plan de trésorerie permet de donner une situation de la trésorerie mois par mois, à l’intérieur d’un cadre pluriannuel. Il est construit lors de la préparation du budget initial, révisé en début d’exercice et ajusté régulièrement. Il permet d’identifier l’ensemble des opérations en cours ou à venir ayant un impact sur les encaissements et les décaissements de l’organisme. Il traduit le plus exactement possible en flux financiers quantifiés et datés les événements de gestion de l’année qui vont donner lieu à : des opérations budgétaires (dépenses et recettes). des opérations non budgétaires ayant un impact en trésorerie (notamment les opérations pour compte de tiers, et les opérations liées aux prêts et emprunts hors intérêt). Il facilite la construction des états budgétaires (exemple : tableau d’équilibre financier). Aide à l’animateur Le plan de trésorerie permet d’évaluer le montant mensuel (voire hebdomadaire ou journalier) des encaissements et décaissements prévisionnels et le solde de trésorerie en fin de mois. Il s’inscrit dans un cadre pluriannuel : les prévisions s’étalent sur plusieurs années en fonction de l’horizon de l’’activité de l’organisme. Le plan est construit lors de la préparation du budget initial et révisé puis ajusté régulièrement. Il traduit l’ensemble des opérations en cours ou à venir, qu’elles soient budgétaires ou non budgétaires mais avec impact en trésorerie (cas des opérations pour compte de tiers). Les informations qui figurent dans le plan de trésorerie découlent et alimentent notamment les autres documents budgétaires (tableau des autorisations de dépense, des prévisions de recettes et du solde budgétaire, tableau d’équilibre financier, tableau des opérations liées aux recettes fléchées et tableau des opérations pour compte de tiers). 2. Informations complémentaires Les opérations de trésorerie sont portées, le cas échéant, par des demandes de versement. Les opérations de trésorerie sans impact budgétaire font, sauf exception, jouer un ou plusieurs comptes de tiers ou comptes financiers. Aucune demande de paiement ou aucun titre de recette n’est émis à cette occasion. Le plan de trésorerie distingue la trésorerie fléchée, qui fait l’objet d’un suivi spécifique, de la trésorerie non fléchée.

Planifier les besoins et ressources Processus Automne N-1 Décembre N-1 Elaboration d’un plan de trésorerie pour l’année N Avis du ministère de tutelle Figure en annexe obligatoire du budget initial Prévisions d’encaissements Prévisions de décaissements Prévisions de recettes budgétaires Besoins de CP Autres opérations Aide à l’animateur : Le plan de trésorerie fait partie des annexes obligatoires devant accompagner le budget. Le plan de trésorerie, couvrant la totalité de l’année N, doit donc être préparé en avance afin d’être prêt pour être présenté à l’organe délibérant pour le vote du budget dans les délais (au plus tard, le 30 novembre de l’année N-1). Le plan de trésorerie doit de plus être communiqué pour avis au ministère de tutelle. Lors de l’élaboration, il est alimenté par : des prévisions d’encaissements ; des prévisions de décaissements. Les prévisions de trésorerie issues des opérations budgétaires sont notamment issues des échéanciers de CP. La tenue à jour de ces derniers est donc particulièrement sensible, et leurs mises à jour en cours d’année doivent être retranscrites le plus tôt possible dans les prévisions de trésorerie. Coordination entre l’ordonnateur et le comptable

Planifier les besoins et ressources Illustration Illustration : un organisme élabore son plan de trésorerie prévisionnel à l'automne 2015. L'organisme prévoit un niveau mensuel de trésorerie stable en raison d'encaissements et de décaissements budgétaires équivalents. Seul le solde de trésorerie du mois de mai est au dessus du seuil, en raison de l'encaissement de fonds liés à une opération pour compte de tiers qui trouvera son dénouement en juin (reversement des fonds au bénéficiaire final). Janv. Fév. Mars Avr. Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Dec. Solde initial (début de mois) 10 10 10 10 10 50 10 10 10 10 10 10 Encaissements Encaissements budgétaires 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 Encaissements pour compte de tiers 40 Décaissements Décaissements budgétaires -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 Décaissements pour compte de tiers -40 Solde (fin de mois) 10 10 10 10 50 10 10 10 10 10 10 10

Le plan de trésorerie : suivre les opérations en continu et mettre à jour le plan de trésorerie

Suivre les opérations en continu et mettre à jour le plan de trésorerie Processus Les prévisions de trésorerie doivent être mises à jour en fonction de l'exécution des opérations de trésorerie (suivi des encaissements/décaissements, rapprochements bancaires, traitement des excédents, etc.). Cette mise à jour du plan de trésorerie s'effectue selon un rythme défini par l'organisme, sur la base d'une gestion conjointe entre l'ordonnateur et l'agent comptable. Pour les opérations de dépenses, la mise à jour du plan de trésorerie peut s'appuyer sur le suivi et la mise à jour des échéanciers de CP. Pour les opérations de recettes, la mise à jour du plan de trésorerie peut s'appuyer sur le suivi et la mise à jour des prévisions de recettes. Pour les opérations non budgétaires, la mise à jour du plan de trésorerie peut s'appuyer sur le suivi et la mise à jour des encaissements / décaissements sur les opérations non budgétaires. Mise à jour des échéanciers de CP lors des différentes étapes du processus de la dépense Allocation des AE de l'année en cours Aide à l’animateur Le comptable et l’ordonnateur suivent de manière mensuelle ou infra-mensuelle les opérations de trésorerie. Ils doivent mettre à jour le plan de trésorerie, à un rythme défini par l’organisme. Ils suivent : les encaissements/décaissements, les rapprochements bancaires, le traitement des excédents de versement… Un des outils clés utilisés pour mettre à jour le plan de trésorerie est l’échéancier de CP, qui doit être mis à jour très régulièrement pour permettre l'actualisation du plan de trésorerie. Engagement juridique Service fait certifié Facture mise en paiement Paiement M.a.j. des échéanciers de CP liés aux AE de l'année non engagées M.a.j des échéanciers de CP liés aux engagements sans service fait certifié M.a.j. des échéanciers de CP liés aux engagements avec service fait certifié en attente de facture M.a.j. des échéanciers de CP liés aux engagements avec factures mises en paiement non encore payées

Suivre les opérations en continu et mettre à jour le plan de trésorerie Illustrations Automne 2015 : un organisme élabore son plan de trésorerie prévisionnel pour 2016. Ce plan tient notamment compte d'une importante opération d'investissement (construction d'un bâtiment en 2016, pour 500 k€). L'organisme prévoit la livraison du bâtiment en juillet et le paiement du fournisseur en septembre (consommation de CP et impact sur la trésorerie au 15 sept.). Allocation des AE de l'année en cours Engagement juridique Service fait certifié Facture mise en paiement Paiement 1er janv. 2016 1er fév. 2016 1er juillet 2016 1er sept. 2016 15 sept. 2016 Consommation de CP pour 500 k€ 1ier février 2015 : l'organisme ne s'est pas encore engagé juridiquement en raison d'un retard pris dans la procédure de sélection des candidats dans le cadre du marché public. L'engagement juridique est repoussé d'un mois. En conséquence, l'échéancier de CP est révisé (consommation de CP au 15 oct.) et le plan de trésorerie est mis à jour. Allocation des AE de l'année en cours Engagement juridique Service fait certifié Facture mise en paiement Paiement 1er janv. 2016 1er mars 2016 1er août 2016 1er oct. 2016 15 oct. 2016 Consommation de CP pour 500 k€ 1ier août 2016 : le service fait n'est pas encore certifié en raison d'un retard pris dans la réalisation des travaux. La réception du bâtiment est repoussée à septembre. En conséquence, l'échéancier de CP est révisé (consommation de CP au 15 nov.) et le plan de trésorerie est mis à jour. Aide à l’animateur L'évolution de la réalisation du projet, bien en amont de son dénouement, a un impact sur les prévisions de trésorerie de l'organisme. Il est donc indispensable de tenir compte de cette évolution afin d'en anticiper les conséquences sur la trésorerie. Ainsi, l'ordonnateur et l'agent comptable devront s'assurer à chaque étape de la mise à jour des échéanciers de CP que le niveau prévisionnel de trésorerie est suffisant pour couvrir la prévision de dépense : - au 1er fév. 2016, ils doivent s'assurer que les prévisions de trésorerie au 15 oct. 2016 permettront de couvrir 500 k€ de dépenses ; - au 1er août 2016, ils doivent s'assurer que les prévisions de trésorerie au 15 nov. 2016 permettront de couvrir 500 k€ de dépenses. Allocation des AE de l'année en cours Engagement juridique Service fait certifié Facture mise en paiement Paiement 1er janv. 2016 1er mars 2016 1er sept. 2016 1er nov. 2016 15 nov. 2016 Consommation de CP pour 500 k€

Le plan de trésorerie : Pilotage de la trésorerie

Pilotage de la trésorerie Mécanismes La trésorerie doit être pilotée au quotidien afin d'optimiser son niveau. Ainsi : Lorsque les prévisions de trésorerie révèlent que celle-ci risque d'être trop excédentaire, il est nécessaire de prendre des mesures pour la diminuer. Lorsque les prévisions de trésorerie révèlent que celle-ci risque d'être déficitaire, il est nécessaire de prendre des mesures pour l'augmenter. Utiliser la trésorerie excédentaire Paiement des fournisseurs dans des délais réduits (gains potentiels liés à l’escompte) ; Remboursement des lignes de trésorerie, voire désendettement pour les organismes pouvant avoir recours à l’emprunt ; Examen de l’affectation de la trésorerie à de nouvelles dépenses qui donneront lieu à un budget rectificatif. Faire remonter le niveau de trésorerie en assurant un recouvrement optimal des créances Émission des titres par l’ordonnateur dans des conditions favorisant l’efficacité de leur recouvrement (émission rapide, informations complètes, liquidation fiable) ; Recouvrement rapide par le comptable ; Dialogue de gestion avec les tutelles (versement anticipé des subventions) ; Incitations au paiement anticipé (escompte client) ; Étalement de certaines dépenses. Aide à l’animateur Lorsqu’on constate un niveau de trésorerie trop excédentaire, ce niveau de trésorerie peut être utiliser pour : payer des fournisseurs dans des délais réduits, après analyse comparative des bénéfices et des coûts liés à un paiement anticipé ou à juste date de ses factures ; rembourser des lignes de trésorerie, voire utiliser l’excédent pour désendetter les organismes pouvant avoir recours à l’emprunt, après analyse des lignes à privilégier (celles ayant un taux élevé et/ou sans pénalités de remboursement anticipé pour les emprunts, etc.) ; placer l’excédent auprès du Trésor, si une dérogation a été accordée par les ministres chargés du budget et de l'économie. Lorsque le niveau de trésorerie est trop bas, plusieurs solutions sont envisageables : opérer avec diligence les recouvrements (encaissement, rapprochement des encaissements avec les titres, etc.) ; émettre tous les titres dès leur fait générateur ; avoir recours aux lignes de trésorerie – crédits de court terme – d’une durée inférieure à douze mois ; avoir recours à l’emprunt pour une durée supérieure à douze mois pour les organismes autorisés. Ce recours doit être le plus tardif possible, de façon à réduire autant que possible les charges d’intérêt, et, le cas échéant, en déconnectant celui-ci de l’opération d’investissement concernée et en retardant la souscription des contrats de prêts.

Pilotage de la trésorerie Illustration (1/2) Automne 2015 : un organisme élabore son plan de trésorerie prévisionnel. Il prévoit un niveau mensuel de trésorerie stable en raison d'encaissements et de décaissements budgétaires équivalents. Seul le solde de trésorerie du mois de mai est excédentaire, en raison de l'encaissement de fonds liés à une opération pour compte de tiers qui trouvera son dénouement en juin (reversement des fonds au bénéficiaire final). Janv. Fév. Mars Avr. Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Dec. Solde initial (début de mois) 10 10 10 10 10 50 10 10 10 10 10 10 Encaissements Encaissements budgétaires 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 Encaissements pour compte de tiers 40 Décaissements Décaissements budgétaires -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 Décaissements pour compte de tiers -40 Solde (fin de mois) 10 10 10 10 50 10 10 10 10 10 10 10

Pilotage de la trésorerie Illustration (2/2) Avril 2016 : l'encaissement des 40 k€ prévus en mai liés à l'opération pour compte de tiers est décalée au mois d'août. L'organisme doit néanmoins prévoir un décaissement équivalent (reversement des fonds au bénéficiaire final) en juin. Afin d'éviter le risque d'une trésorerie déficitaire fin juin, il augmente son niveau d'encaissement budgétaire sur mai et juin en accélérant l'émission de titres de recette coté ordonnateur et leur prise en charge ainsi que leur recouvrement coté comptable . Janv. Fév. Mars Avr. Mai Juin Juil. Août Sept. Oct. Nov. Dec. Solde initial (début de mois) 10 10 10 10 10 30 10 30 10 10 10 10 Encaissements Encaissements budgétaires 20 20 20 20 40 40 20 20 20 20 20 20 Encaissements pour compte de tiers 40 40 Décaissements Décaissements budgétaires -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 -20 Décaissements pour compte de tiers -40 Solde (fin de mois) 10 10 10 10 30 10 30 10 10 10 10 10

Quiz

Quiz Question 1 Quels sont les éléments concourants à la construction du Plan de Trésorerie ? Réponse : Les prévisions d’encaissement et de décaissement (budgétaires ou non budgétaires).

Quiz Question 2 Quels sont les acteurs qui doivent piloter la trésorerie? 1.Le comptable 2.L'ordonnateur 3.Le contrôleur budgétaire 4.La tutelle Réponse : Réponses 1 et 2

Quiz Question 3 Quel est le niveau optimal de trésorerie ? Réponse : Le seuil de sécurité