Pour un Meilleur Partenariat (Un Guide au Nouveau Protocole d’Entente pour les Succursales)

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales INTRODUCTION En 2005, le MDN a proposé aux trois Ligues un nouveau Protocole d’Entente (PE) concernant les rôles et les responsabilités à assumer par chacun des participants au programme des Cadets au Canada. La Ligue Navale du Canada a adopté en principe le nouveau PE mais a insisté sur une période d’un an pour la mettre en œuvre dans les divisions et succursales avant de signer l’entente. Cette présentation a pour but d’éclairer les membres des succursales sur la portée du nouveau PE et de conseiller les approches à prendre pour la mettre en pratique

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales INTRODUCTION Partenariat veut dire compréhension mutuelle entre partenaires et négociation dans les situations difficiles. Après tout, nous partageons tous les mêmes buts: le développement des cadets et le succès du corps.

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales Le PE et la matrice de responsabilités définissent clairement les champs de responsabilités et les engagements du partenariat. Approche proactive et positive Les Cadets d’abord! INTRODUCTION

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales POINTS DE DÉPART Créer un poste de vice-président responsable de la liaison avec le Corps de cadets de la Marine (CM) et définir son rôle en termes clairs et précis. Permettre au Cmdt de faire des démarches auprès de la Succursale Permettre au Cmdt ou à son représentant d’assister aux réunions de la Succursale lorsque le programme des cadets est à l’agenda.

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales CADRE DES INSTRUCTEURS DE CADETS Attraction and Retention (Matrice: 2.1.1, and 2.1.6) Faire du recrutement des officiers un sujet de discussion lors de vos rencontres régulières. Le recrutement et la rétention des officiers et des ICs doivent être l’une des responsabilités de votre VP CM Au début de chaque année d’entraînement, adopter une stratégie de recrutement et la partager avec les officiers du Corps afin qu’ils puissent y participer

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales CADRE DES INSTRUCTEURS DE CADETS Instruction (Matrice 2.1.3) Des leaders motivés et bien entraînés sont une des clefs du succès Appuyer les efforts du Cmdt à former ses officiers Aviser la Division de tout manque d’effectifs critique

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales CADRE DES INSTRUCTEURS DE CADETS Nominations importantes (Matrice: 2.1.4) Essayez de tomber d’accord sur la nomination Si l’accord n’est pas possible, faites vos recommandations à l’URCS et à la Division Planifier la succession avec le Cmdt sortant

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales INSTRUCTEURS CIVILS Les instructeurs civils sont recrutés pour des tâches spécifiques Ils sont liés par contrat au MDN Les succursales doivent consacrer autant d’effort à leur recrutement et à leur rétention qu’à ceux des officiers.

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales BÉNÉVOLES Tous les bénévoles qui participent aux activités des cadets doivent être vérifiés et filtrés Un catalogue national des bénévoles doit être maintenu La vérification et le filtrage des bénévoles sont la responsabilité de la LNC

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales Identifier et recruter les bénévoles potentiels Commencer le processus de vérification immédiatement Une fois approuvés par la Ligue, les mettre à la disposition du Corps de cadets Suivre leur progrès BÉNÉVOLES DE SUCCURSALE Le procédé à suivre est le suivant:

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales CADETS DE LA MARINE Attraction and Rétention (Matrice: 4.1 and 4.2) Établir des objectifs de recrutement Organiser des campagnes visant à attirer de futurs cadets Participer aux séances d’information Élaborer des stratégies de rétention Garder le contact avec les parents

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales CADETS DE LA MARINE Administration et politique (Matrice :4.3 et 4.4) Le Corps de cadets en assume la responsabilité Faire part de vos préoccupations au Cmdt du Corps Le Corps fournit à la succursale l’information nécessaire pour contacter les parents En cas de difficultés, en référer à la Division.

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales CADETS DE LA MARINE Attribution des grades (Matrice 4.5) Esprit de coopération Critères de sélection clairs et précis Participation de la Succursale à la sélection

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales CENTRES D’INSTRUCTION D’ÉTÉ ET ÉCHANGES Sélection (Matrice: 5.1 et 5.3) Esprit de coopération En coopération avec le Cmdt, faire la promotion parmi les cadets des échanges et des cours d’été Promouvoir l’ emploi des cadets supérieurs et des officiers CIC dans les camps d’été Participer à la sélection des candidats aux divers cours selon les critères déterminés

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales CENTRES D’INSTRUCTION D’ÉTÉ ET ÉCHANGES Instruction (Matrice 5.4) Une Responsabilité du MDN Faire part de vos préoccupations au Cmdt du Corps ou à la Division

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales CENTRES D’INSTRUCTION D’ÉTÉ ET ÉCHANGES Cérémonies (Matrice 5.5) Assister autant que possible aux parades et aux cérémonies auxquelles participent les cadets. Ne manquer aucune occasion d’encourager nos cadets.

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales CENTRES D’INSTRUCTION D’ÉTÉ ET ÉCHANGES Qualité de vie, Matériel et Services de soutien (Matrice 5.6, 5.7 et 5.8) Une Responsabilité du MDN Faire part de vos préoccupations au Cmdt du Corps ou à la Division

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales OPÉRATIONS À L’UNITÉ Programmes d’instruction (points 6.1, 6.2 et 6.3 de la matrice) La Succursale doit: Avoir une réunion avec le Cmdt pour discuter du programme annuel d’instruction Demander au Cmdt de préparer un budget S’entendre avec le Corps sur le programme Allouer des fonds aux différentes activités Informer le Cmdt des dispositions du Budget pour qu’il puisse planifier en conséquence.

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales OPÉRATIONS À L’UNITÉ Administration (Matrice: 6.4) Être bien organisée Être administrée selon les règlements administratifs de la LNC Maintenir une liaison effective avec le Corps L’administration des Cadets est la responsabilité du Corps. Toutefois, la succursale doit:

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales OPÉRATIONS À L’UNITÉ Hébergement et lieux d’entraînement Jongler avec ce qui est nécessaire et ce qui est disponible Maintenir une liaison étroite avec le Cmdt Maintenir les locaux en bon état Maintenir un environnement sécuritaire Assurer adéquatement les locaux Établir des règles raisonnables pour l’utilisation sécuritaire et ordonnée des locaux Une responsabilité de la succursale qui doit:

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales OPÉRATIONS À L’UNITÉ Matériel pour les activités d’instruction (matrice: 6.8 et 6.9) Demander au Cmdt d’identifier clairement les besoins Accepter toute demande raisonnable de nouvel équipement Tenir un inventaire précis du matériel qu’elle possède La Succursale doit: “Le corps doit comprendre qu’il est responsable des biens prêtés par la succursale et qu’il doit veiller à son entretien.”

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales OPÉRATIONS À L’UNITÉ Formation, probation et dissolution du corps (Matrice: 6.10 à 6.12) Être au courant des procédures existantes Recevoir de l’aide de la Division et de l’URSC Coopérer avec le Corps pour régler les problèmes Demander un médiateur pour régler les litiges locaux Veiller au bien-être des cadets et à la viabilité du Corps La Succursale doit:

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales FINANCEMENT Tenue des comptes Établir un compte bancaire, contrôlé et administré par la succursale Établir une petite caisse pour le Cmdt Suivre rigoureusement le processus budgétaire et tenir les comptes selon les procédures en cours. Fournir au Corps des états financiers périodiques S’assurer que le Corps demande au MDN toutes les subventions auxquelles il a droit Le financement provient de deux sources: - Fonds Publics (MDN) et fonds Non Publics (LNC)

La Succursale doit organiser des levées de fonds Le planning de ces activités devrait se faire en même temps que les négociations budgétaires Le Corps se doit d’aider la Succursale dans les activités de Levée de fonds La portée de l’aide doit être raisonnable Elle ne devrait pas nuire à l’instruction des cadets Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales FINANCEMENT Activités de levée de fonds

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales RÉSOLUTION DES CONFLITS Suivre le processus national de résolution des conflits Essayer de résoudre les problèmes au niveau le plus bas Rester calme, faire preuve de compréhension et de bon sens Demander l’aide de la Division si nécessaire

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales ASSURANCES La couverture d’assurances est obligatoire Les accidents doivent être rapportés au bureau National DQP Le Cmdt du Corps doit s’assurer que toutes les activités sont autorisées Obligatoires: par l’URSC Optionnelles: par la Succursale Le Corps doit rapporter tout accident/incident à la Succursale DQP

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales COMMUNICATIONS ET RELATIONS PUBLIQUES Comités conjoints de relations publiques à tous les niveaux Étroite collaboration nécessaire Porte-parole identifié à l’avance

Améliorer notre partenariat Un Guide au nouveau PE pour les succursales CONCLUSION “Un bon partenariat se fonde sur le respect mutuel et la compréhension. Il implique aussi une attitude positive et la volonté sincère de tous les intervenants de régler les problèmes et de résoudre les conflits personnels.”