Retour d’expérience CIC dans les processus de dépenses « hors-Titre 2 » Académie de Versailles Intervention de : Mme Déborah BÉ, Secrétaire Générale Adjointe Académique Mme Frédérique MICHAUX, chef de la Division des Affaires Financières du Rectorat Séminaire annuel du CIC 11 octobre 2013

Sommaire Les enjeux de la démarche au sein de l’Académie Organisation et gouvernance du CIC Photographie de la démarche CIC académique Etat des lieux et perspectives 2

Les enjeux de la démarche CIC au sein de l’académie de Versailles Une démarche d’organisation et de management induite par le déploiement de CHORUS et la mise en place des organisations associées Moderniser la fonction financière en «re»-positionnant chacun dans son métier Développer une démarche qualité au regard des risques identifiés : Calendrier de gestion Organisation des processus Mise en place de comités techniques de suivi budgétaire Développer les compétences en matière de règles financières et comptables : gestion AE et CP par exemple Articuler la gestion en année scolaire et en année civile Optimiser les crédits Rationaliser les achats Actualité générale

Organisation et gouvernance du CIC Historique 2009 Démarche CIC informelle à partir des Référentiels ministériels existants Pilotage / animation Désignation de référents CIC au sein de chaque division Ajout de processus au vu des enjeux de l’académie : congés bonifiés, baux et frais de déplacements liés à la formation, aide matérielle aux enfants handicapés Identification de 13 processus HT2 avec une priorisation sur les achats, processus transversal qui mobilise un ensemble d’acteurs Déploiement outils CIC 2009 2010-2011 2012-2013 2014-2015 2016 1ère étape de la modernisation de la fonction financière Centralisation des 10 services financiers au sein de la plate-forme Chorus au Rectorat de Versailles et création d’une CAA Mise en place de la plate-forme Chorus (CSP): professionnalisation et fidélisation des agents pour élever le niveau de qualification et capitaliser les compétences, recrutement du responsable de la plate-forme ciblé sur des compétences en management et en organisation Gestion rationnalisée des clés, sécurisation des accès (nombre des habilitations, compatibilité et dissociation des rôles…) Mutualisation des gestions administratives et financières des dépenses gérées dans les AMM : FD, MP et AT, examens et concours, action sociale Adaptation de l’organisation à la séparation des rôles de gestionnaire et de responsable Actualité générale Plateforme CHORUS

Organisation et gouvernance du CIC Historique 2010-2011 Formalisation de la démarche Réunion de mise en place de la démarche le 5 mai 2010 avec les services métiers : objectifs et intérêt du CIC, l’importance du fait générateur, élaboration des organigrammes fonctionnels Recrutement d’un chargé de mission CIC Réunion trimestrielle avec le Secrétaire Général Académique, les référents techniques et le chargé de mission CIC Organisation d’un séminaire CIC le 30 novembre 2010 pour exposer les enjeux et créer des groupes de travail thématiques (FD, achats…) sur la détection des risques (budgétaire, organisationnel, comptable, juridique, d’image pour le service) Demandes informelles de soutien de la part des services métiers Adhésion progressive à la démarche et aux enjeux et à la nécessité du changement Rencontres bilatérales avec les services pour définir les organigrammes fonctionnels et le recensement des risques à partir des référentiels ministériels et de la connaissance des équipes Mise en place d’une échelle de maturité de la gestion des risques pour le processus achats Pilotage / animation Déploiement outils CIC 2009 20102011 2012-2013 2014-2015 2016 Appropriation d’une gestion commune des dépenses Actualité générale Meilleure connaissance des dépenses académiques et de la gestion des budgets (exemple du processus baux) Montée en compétence des gestionnaires et des valideurs de la plate-forme Fixation d’un calendrier de gestion commun Mise en place de comités techniques de suivi budgétaire avec les services prescripteurs de la dépense Organisation de travail avec la cellule académique des achats/risque budgétaire Plateforme CHORUS

Organisation et gouvernance du CIC 2012-2013 Approfondissement de la démarche Mise en place d’un comité académique de pilotage rattaché au Secrétaire Général académique Actualisation des organigrammes fonctionnels, création de plans d’action et définition d’actions de maîtrise de risques Diffusion des procédures et des référentiels mis à jour Ajout des processus sur initiative académique : baux, indemnités spéciales d’éloignement, frais de justice et contentieux, Cotisations Ircantec Ajout de processus sur initiative ministérielle : fonctions support Chorus, opérations de clôture d’exercice, bourses de l’enseignement supérieur Organisation de groupes de travail thématiques par risques identifiés (accidents du travail, aides aux personnes…) Tableaux de suivi des actions Mise en place d’une échelle de maturité de la gestion des risques pour le processus bourses Pilotage / animation Déploiement outils CIC 2010-2011 2012-2013 2014-2015 2009 2016 Responsabilisation accrue des acteurs de la chaine de la dépense Actualité générale Réorganisation de la plate-forme Chorus par BOP : un chef de service responsable d’un BOPA Suivi des processus grâce à des indicateurs de maîtrise des risques budgétaires: délai global de paiement, nombre de rejets, montant de retrait d’AE années antérieures, taux de consommation Partage de ces indicateurs lors de réunions techniques avec les services métiers Mise en place d’un protocole de gestion des accès Chorus Plateforme CHORUS

Mise en place d’un CIC de 5ième palier Organisation et gouvernance du CIC Programmation 2014-2015 / projection 2016 Mise en place d’un CIC de 5ième palier Définition d’objectifs et d’actions à mener pour le comité académique de pilotage du CIC Organisation de réunions thématiques avec services métiers pour reprendre les actions déjà menées et mettre à jour les plans d’actions Intégration du CIC dans les objectifs des pôles et des divisions Formation approfondie de l’encadrement au CIC Multiplier les points de contrôle pour les risques les plus importants Organisation de la traçabilité des contrôles retenus de 1er et 2ème niveaux Evaluer les résultats de la mise en œuvre des AMR et en faire l’analyse pour remontée au comité de pilotage Pilotage / animation Déploiement outils CIC 2009 2010-2011 2012-2013 2014-2015 2016 Montée en puissance de la synergie entre les sphères « juridique », « budgétaire » et « gestion » Actualité générale Exploitation approfondie du Système d’Information Financière Ministériel (Chorus et autres AMM) Montée en compétences des gestionnaires de la plate-forme sur le contrôle de gestion Synergie entre la plate-forme et la cellule académique des achats pour maîtriser l’adéquation entre besoins exprimés, prévision budgétaire et réalité de la ressource; pour déterminer des marges de manœuvre d’économie et fiabiliser juridiquement et budgétairement nos marchés Plateforme CHORUS

Photographie de la démarche CIC académique Les acteurs du déploiement du CIC au sein de l’académie Gouvernance de 2010 à 2012 Secrétaire général d’académie, Secrétaire générale adjointe du pôle organisations, performances et parcours des élèves, HT2 T2 Coordinatrice Académique de Paye Chef de la Division des Affaires Financières Chargé de mission du CIC Contrôleur de gestion académique Référents CIC services métier et DSDEN (16) Actualité générale Référents CIC services gestionnaire et DSDEN (15)

Photographie de la démarche CIC académique Les acteurs du déploiement du CIC au sein de l’académie Gouvernance à partir de 2013 Secrétaire général d’académie, Président du comité de Pilotage du CIC Référent promoteur: Secrétaire générale adjointe du pôle organisations, performances et parcours des élèves, Secrétaire général adjoint pôle suivi des personnels et ressources humaines Secrétaire générale adjointe pôle conseil et accompagnement des établissements et des services Secrétaires généraux des DSDEN des Yvelines, de l’Essonne, des Hauts-de-Seine et du Val d’Oise HT2 T2 Référent technique, Chef de la Division des Affaires Financières Chargé de mission du CIC Référent technique, Coordinatrice Académique de Paye Contrôleur de gestion académique Actualité générale Référents CIC services gestionnaire et DSDEN (15)

Etat des lieux et perspectives Degré de maturité du pilotage : son amélioration reste un objectif prioritaire avec l’adoption en 2013 d’une circulaire portant création d’un comité académique de pilotage du CIC. Organigrammes fonctionnels : entre 2010 et 2013, les objectifs de déploiement sont atteints (20/20) mais des plans d’action doivent encore être créés pour 8 processus même si 10 en ont été dotés depuis 2012. Suivi des Actions de Maîtrise de Risques (AMR) : il doit se développer dans le futur ainsi que le déploiement des échelles de maturité de la gestion des risques (objectifs de 10 en 2014). Des efforts seront portés en 2014 sur l’exploitation des résultats de la mise en œuvre des AMR et de leur évaluation périodique. L’organisation, quant à elle, devra être consolidée sur les processus qui ont été mis à jour en 2013 (*le résultat du volet organisation de l’EMR 2010-2011 ne portait que sur un processus contre 5 en 2012-2013). Actualité générale

Actualité générale