PROFILS DE MÉTADONNÉES GOUVERNEMENTAUX, VERSION 1.0 Nicole Lemay

PRÉSENTATION GÉNÉRALE

DÉFINITIONS Métadonnées Métadonnées Données pour nommer, identifier, décrire et classifier une ressource documentaire au moment de son enregistrement institutionnel comme, par exemple, le titre d’un document, son auteur, sa date de création, etc. Utilisées depuis très longtemps : description de la collection d’une bibliothèque dans des catalogues, description des dossiers dans une liste de classement ou un logiciel de gestion documentaire.

Profils de métadonnées gouvernementaux Ensemble de métadonnées. Enregistrement institutionnel Transfert de responsabilité d’un document ou dossier de l’individu vers le registraire du service de gestion documentaire en vue d’un enregistrement dans un espace documentaire institutionnel.

Document institutionnel Document devant être soumis à la gestion documentaire, pour que celle-ci puisse réaliser ses objectifs. Le document ainsi que ses métadonnées constituent le document institutionnel.

OBJECTIFS DES MÉTADONNÉES Contribuer à assurer l’intégrité, l’authenticité et la fiabilité d’un document ou dossier tout au long de son cycle de vie, c’est-à-dire permettre de conserver la preuve de ce que signifiait le document au moment de son utilisation. Permettre l’application du calendrier de conservation : - Classification (Sujet) – Processus/Activité. - Règle de conservation. - Date – Date de fermeture. - Statut- Statut d’exemplaire. - Détenteur principal.

Améliorer l’interopérabilité. Faciliter le partage de l’information. Optimiser la navigation et la recherche de l’information. Permettre la compréhension de la nature, du contexte et de l’utilité des documents.

Profil de métadonnées pour les documents de référence Un document de référence permet d’acquérir une information générale pertinente à la réalisation d’un processus de travail. - Études. - Volumes. - Publications. - Informations publicitaires. - Communiqués. - Catalogues. - Répertoires. TROIS PROFILS EN UN SEUL DOCUMENT

Profil de métadonnées pour les documents de transaction Un document de transaction établit des informations relatives à un échange entre deux parties et liant par signature une responsabilité de portée juridique ou financière. - Déclaration de revenus*. - Demande de renouvellement de permis de conduire*. * Papier ou service en ligne

Profil de métadonnées pour les dossiers Un dossier regroupe un ensemble de documents portant sur un sujet ou un thème donné. Notion de dossier maintenue afin de permettre, notamment, l’application du calendrier de conservation des documents.

CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES DES PROFILS Métadonnées Dublin Core et d’autres métadonnées pour répondre aux besoins administratifs, de transactions, de tenue de dossier et de valeur probante. Métadonnées obligatoires, conditionnelles, facultatives. Métadonnées pouvant se générer automatiquement, être choisies dans une liste déroulante ou être inscrites directement par l’utilisateur. Métadonnées internes ou externes au document.

Portée internationale (norme internationale ISO 15836). Simple. Indépendant vis-à-vis de n’importe quel système. Utilisation d’une sémantique comprise et supportée universellement. Ensemble de métadonnées générales pouvant être élargies ou définies selon les besoins. LE DUBLIN CORE

Éléments de métadonnées classés selon l’ordre alphabétique du libellé français. Plusieurs précisions pour chacun des éléments de métadonnées dont, entre autres, la classe d’objet visée, une définition, le degré d’obligation, des conseils pour la saisie ou l’interprétation, des notes et des exemples. PRÉSENTATION DES ÉLÉMENTS DE MÉTADONNÉES

Viser le plus d’automatismes possibles (applications informatiques). Entrée de métadonnées de base par les créateurs et récepteurs de documents. Contrôle de la qualité par les responsables des postes de classement ou les membres de l’équipe responsable de la gestion documentaire dans un organisme public (ajout possible de nouvelles métadonnées). INSCRIPTION DES MÉTADONNÉES

Conservation des métadonnées attribuées à un dossier ou à un document aussi longtemps que les dossiers et documents eux-mêmes. CONSERVATION DES MÉTADONNÉES

APPLICATION DES MÉTADONNÉES POUR LES FINS DE GESTION DOCUMENTAIRE MÉTADONNÉES OBLIGATOIRES ET CONDITIONNELLES

Les métadonnées gouvernementales peuvent être utilisées à plusieurs fins : Gestion documentaire. Centre de documentation. Bibliothèque. Dépôt légal de publications à la BNQ. D’autres encore inconnues. UTILISATION DES MÉTADONNÉES

Maintien de la notion de dossier afin, notamment, de permettre l’application du calendrier de conservation. Lors de l’enregistrement institutionnel d’un document, l’entrée de métadonnées obligatoires et conditionnelles devra être effectuée. Une fiche de métadonnées, présentée sous forme de formulaire électronique, permettra de saisir ou de transférer automatiquement les métadonnées. Les métadonnées propres au dossier devront d’abord être inscrites suivies de celles spécifiques au document. PRINCIPES GÉNÉRAUX

Réception aux ANQ-DCAR d’une demande d’aide financière soumise par l’École Multidanse. La responsable de ce dossier dans l’unité administrative crée un premier document dans Word. Il s’agit de l’accusé de réception de la demande d’aide financière. Le document est enregistré sur Cédérom. [Remise aux participants du formulaire de saisie complété en annexe 1] EXEMPLE D’APPLICATION

Classification (Type) - Type de regroupement Pour enregistrer un dossier, l’utilisateur doit sélectionner le type de regroupement Dossier. Ce choix permet à l’utilisateur de jouir d’une interface de saisie plus vite ajustée à ses besoins et d’avoir accès à un formulaire de saisie comprenant les métadonnées correspondant à sa demande. ENREGISTREMENT DES MÉTADONNÉES - DOSSIER

Exemple

Titre Attribut qui contient ou représente le nom donné à une ressource. Dans ce cas-ci, il s’agit d’un dossier. Exemple

Classification (Sujet) - Domaine/Objet Schème de classification équivalant au sujet ou au thème général d’une ressource documentaire. Correspond aux différents secteurs d’intervention gouvernementale : - Gouvernance, politique et administration publique. - Ressources naturelles, agriculture et environnement. - Économie, finances et industrie. - Loi, justice et droit. - Santé et services sociaux, etc.

Exemple

Classification (Sujet) - Processus/Activité Schème de classification correspondant au sujet ou au thème spécifique d’une ressource documentaire. Afin de pouvoir appliquer le calendrier de conservation, il est nécessaire de donner accès à l’outil combinant à la fois les éléments du plan de classification et du calendrier de conservation. Ainsi, par la sélection du Processus/Activité adéquat, le numéro de délai de conservation s’inscrira automatiquement à l’élément de métadonnée Règle de conservation.

Exemple L’outil d’application du calendrier de conservation permet d’effectuer la concordance entre les Processus/Activité du plan de classification et les numéros de délai de conservation du calendrier de conservation. Dans le prochain exemple, le numéro de délai est rattaché au Processus/Activité Gestion des demandes d’aide financière. Ainsi, lors du choix de ce Processus/Activité par l’utilisateur, le numéro de délai de conservation s’inscrira automatiquement à la métadonnée Règle de conservation.

Règle de conservation Indication du numéro de délai de conservation correspondant à la règle de conservation d’une série extraite du calendrier de conservation d’un organisme. Exemple Dans le prochain exemple, le numéro correspond au numéro de délai rattaché au Processus/Activité sélectionné précédemment. Il permet d’aller chercher le détenteur principal (ANQ-DCAR) ainsi que la règle de conservation des exemplaires principal (2-5-T*, *Verser les études produites) et secondaire (2-0-D) de la série inscrite au calendrier de conservation de l’organisme.

Détenteur principal Entité(s) administrative(s) responsable(s) de l’enregistrement institutionnel et du contrôle de l’information la plus complète sur un sujet ou un thème donné. Inscription automatique du(des) détenteur(s) principal(aux) identifié(s) au numéro de délai de conservation ramené à l’élément de métadonnée Règle de conservation.

Cet élément de métadonnée est généré d’une manière automatique. Il permet d’identifier clairement la règle de conservation qui doit s’appliquer, c’est-à-dire, celle correspondant à l’exemplaire principal ou celle correspondant à l’exemplaire secondaire du dossier. Exemple Dans l’exemple qui suit, l’unité administrative identifiée comme détentrice principale du délai au calendrier de conservation de l’organisme est générée automatiquement. Ce numéro de délai était rattaché au Processus/Activité Gestion des demandes d’aide financière.

Statut - Statut d’exemplaire Indication permettant de préciser si un dossier correspond à un exemplaire principal ou secondaire. Cet élément permet d’identifier si l’on doit appliquer la règle de conservation inscrite à l’exemplaire principal ou à l’exemplaire secondaire du numéro de délai de conservation ramené lors de la sélection précédente du Processus/Activité adéquat.

Exemple Afin de déterminer si un usager enregistre un dossier principal ou secondaire, un lien devra être établi entre le nom de l’unité administrative dont relève le créateur et la métadonnée Détenteur principal. Si ces deux éléments sont semblables, la règle de conservation de l’exemplaire principal s’appliquera et, s’ils sont distincts, ce sera celle de l’exemplaire secondaire*. *Unité administrative du créateur = Détenteur = Règle de conservation de l’exemplaire principal Unité administrative du créateur  Détenteur = Règle de conservation de l’exemplaire secondaire

Date - Date d’ouverture Date correspondant à l’enregistrement institutionnel d’un dossier. Date du premier dépôt d’un document dans un dossier.

Exemple

Date - Date de fermeture (conditionnelle) Date correspondant à la fermeture d’un dossier. Cette date peut être annuelle, correspondre à l’ajout d’un dernier document dans un dossier ou correspondre à la fin d’un cycle d ’affaire. Cette date permet l’application du calendrier de conservation. Elle sert à déterminer l’année de transfert d’un dossier et de ses documents dans un entrepôt ou sur autre serveur ainsi que l’année de disposition (destruction ou versement).

Le calcul de l’année de transfert d’un dossier et de ses documents s’effectue en ajoutant la période d’utilisation active à cette date*. Le calcul de l’année de disposition d’un dossier et de ses documents s’effectue en ajoutant les périodes d’utilisation active et semi-active à cette date**. * Date de fermeture + Période d’utilisation active = Année de transfert. **Date de fermeture + Périodes d’utilisation active + Semi-active = Année de disposition.

Exemple

Statut - Statut archivistique Correspond aux phases actives, semi-actives ou inactives d’un dossier. Cette valeur changera automatiquement : - lors du transfert d’un dossier ou document dans un entrepôt ou un autre serveur; -lors de la disposition d’un dossier ou document.

Exemple

Statut - Statut d’autorité d’enregistrement Cet élément permet de préciser l’autorité sous laquelle on enregistre un document soit institutionnelle, de groupe ou personnelle. Cet élément pourra être généré automatiquement une fois que l’utilisateur aura procédé à l’enregistrement de ses documents et dossiers dans l’espace requis soit, institutionnel, de groupe ou personnel.

Exemple

Identifiant - Identifiant du dossier Chaîne de caractères permettant d’identifier et de distinguer de façon unique un dossier en tant qu’instance d’un objet. Peut concerner une ressource tangible ou non tangible. Lors de l’enregistrement institutionnel d’un dossier, un identifiant lui est attribué automatiquement.

Exemple

Relation - A pour partie Obligatoire uniquement lors de l ’enregistrement institutionnel d’un dossier. Cet élément permet de reconstituer un dossier en lui reliant tous les documents y étant associés. Lors de l’enregistrement institutionnel des documents rattachés à un dossier, les identifiants générés pour chacun de ces documents s’ajouteront automatiquement à cette relation.

Exemple CUV200 correspond à l’identifiant de l’accusé de réception de la demande d’aide financière du dossier École de danse Multidanse - Demande d’aide financière Il viendra s’ajouter automatiquement à cette relation lors de l’enregistrement institutionnel du document. ZRD23C (identifiant du dossier École de danse Multidanse...) A pour partie : CUV200 (identifiant de l’accusé de réception)

Pour plus de convivialité, l’interface de saisie de l’utilisateur affichera plutôt le titre du document et non le numéro généré automatiquement.

Titre Attribut qui contient ou représente le nom donné à la ressource. Dans ce cas-ci, il s’agit du titre du document. Un changement de numéro de version suffit pour qu’un titre diffère d’un autre. Il se peut qu’on doive créer un titre. Il doit alors être le plus précis possible et révélateur du contenu du document. ENREGISTREMENT DES MÉTADONNÉES - DOCUMENT

Créateur Entité principalement responsable du contenu d’un document. Obligatoire uniquement dans le cas des documents de référence. L’unité administrative d’où relève le créateur devra être ajoutée. Ceci permettra de comparer cette donnée avec le détenteur principal afin d’identifier si l’exemplaire qu’on a en main est principal ou secondaire.

En ce qui concerne les documents de transaction, c’est normalement le signataire qui permet d’identifier le créateur. En son absence, le créateur pourra être inscrit. Exemple

Date - Date de création Date à laquelle un document est créé. Obligatoire : Dans le cas des documents de référence, il doit y avoir au moins l’une des 2 dates suivantes : date de création ou date de publication. Obligatoire : Dans le cas des documents de transaction, il doit y avoir au moins l’une des 4 dates suivantes : date de création, date d’expédition, date de réception ou date de signature.

Exemple

Caractéristiques du support – Format Représentation logique d’un document en indiquant le format des données dans un fichier de type MIME dans lequel il est disponible. Obligatoire uniquement pour les documents électroniques.

Exemple

Caractéristiques du support – Support Toute représentation tangible d’un document. Exemple

Langue Langue du document. Exemple

Limites d’accès Cette métadonnée est conditionnelle. Indique la disponibilité et l’accessibilité du document pour des groupes spécifiques. Les limites d’accès suggérées sont public, protégé, confidentiel et ultra-confidentiel.

Exemple

Classification (Type) - Type de document Association créée entre un document et un item placé dans le schème de classification Type de document. C’est ce schème de classification qui nous permet de préciser si l’on traite un document de référence ou un document de transaction. Parmi les autres types de documents que l’on retrouve dans ce schème de classification, notons les suivantes : loi, formulaire, rapport, étude, etc.

Exemple

Identifiant - Identifiant du document Chaîne de caractères permettant d’identifier et de distinguer de façon unique un document en tant qu’instance d’un objet. Peut concerner une ressource tangible ou non tangible. Lors de l’enregistrement institutionnel d’un document, un identifiant lui est attribué automatiquement.

Exemple

Relation - Est partie de Cet élément permet de faire le rattachement de documents à un dossier afin de le reconstituer. Obligatoire uniquement lors de l’enregistrement institutionnel d’un dossier. Cet élément permet de reconstituer un dossier en lui reliant tous les documents y étant associés.

Lors de l’enregistrement institutionnel d’un document, l’identifiant du dossier auquel il est rattaché s’ajoutera automatiquement à cette relation. Exemple ZRD23C correspond à l’identifiant du dossier École de danse Multidanse - Demande d’aide financière CUV200 (identifiant de l’accusé de réception) Est partie de :ZRD23C (identifiant du dossier École de danse Multidanse …)

Pour plus de convivialité, l’interface de saisie de l’utilisateur affichera plutôt le titre du dossier et non le numéro généré automatiquement.

AUTRES MÉTADONNÉES OBLIGATOIRES OU CONDITIONNELLES

Obligatoire - Localisation - Signataire Conditionnelle - Classification (Sujet) - Programme (Service) - Collaborateur - Date de versement - Destinataire - Tierce partie.

MÉTADONNÉES FACULTATIVES

- Auditoire - Niveau de scolarité - Auditoire - Public cible - Caractéristiques du support - Taille - Classification (Sujet) - Mot clé - Couverture - Couverture géographique - Couverture - Couverture temporelle - Couverture - Juridiction - Date - Date de prochaine révision - Description - Résumé - Description - Table des matières - Droits d’utilisation

- Éditeur - Relation - A pour partie - Relation - A pour version - Relation - Est partie de - Relation - Est référencé par - Relation - Est remplacé par - Relation - Est requis par - Relation - Est version de - Relation - Réfère à - Relation - Remplace - Relation - Requiert

- Relation - Se conforme à - Statut - Statut de dossier - Statut - Statut de version - Statut - Statut essentiel - Titre - Autre titre

MÉTADONNÉES ADMINISTRATIVES DE LA FICHE

Ces métadonnées sont toutes générées automatiquement. - Création horodatée de la fiche. - Nom du créateur de la fiche. - Modification horodatée de la fiche jusqu’à l’ajout de métadonnées d ’archivage. - Nom du modificateur de la fiche. - Identifiant séquentiel de la fiche. - Métadonnées du cycle de vie de la fiche (entrée). - Métadonnées s’appliquant à l’administration de l’ensemble logique des métadonnées consignées avec le document ou le dossier.

Les métadonnées gouvernementales : Permettent de décrire les ressources de tous les formats et de tous les supports. Permettent l’enregistrement de dossiers et de documents. Permettent l’application du calendrier de conservation. Peuvent être générées automatiquement dans la plupart des cas. EN CONCLUSION

Doivent être sélectionnées à partir d’une liste déroulante dans certains cas. Doivent être inscrites par l’utilisateur dans quelques cas. Comprennent plusieurs métadonnées administratives de la fiche générées automatiquement. Peuvent être obligatoires, conditionnelles ou facultatives. Pourront être personnalisées ou développées afin de répondre à certains besoins spécifiques d’un organisme public.

S’inscrivent actuellement dans un processus officiel de normalisation auprès du Conseil du trésor afin de se conformer au Standard du gouvernement du Québec sur les ressources informationnelles (SGQRI).

ANNEXE 1. FORMULAIRE DE SAISIE DE MÉTADONNÉES

MERCI !