Budget Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Détails et explicitations dans les commentaires du document

Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Budget Transverse La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget 45’ Dépenses Comprendre les processus de la dépense Les référentiels Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire Notions clés Budget initial Budgets rectificatifs Processus Présentation du budget initial Modifications du budget initial Fongibilité totale à l’intérieur d’une enveloppe Fongibilité asymétrique Cas de recours à des budget rectificatifs Présentation Budgets rectificatifs Processus Organisation Allocation et mise à disposition des crédits Quiz Quiz

Notions clés

Notions clés 1 Pour rappel, le budget est « l’acte par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses. (…) » (art 7 du décret GBCP). Le budget initial (BI) : Est préparé par l’ordonnateur en lien avec le comptable. Est adopté par l’organe délibérant dans des délais permettant qu’il soit exécutoire au 1er janvier de l’exercice auquel il se rapporte. Est présenté par enveloppes et par destinations. Est approuvé par les tutelles. Les budgets rectificatifs (BR) : Permettent d’enregistrer les modifications des autorisations de dépenses et des prévisions de recettes afin d’ajuster le BI. Sont préparés, votés et approuvés dans les mêmes conditions et les mêmes formes que le budget initial. Les budgets rectificatifs d’urgence (BRU) : Permettent, en cas d’urgence et dans le cas où l’organe délibérant ne peut être réuni, d’enregistrer les modifications des autorisations de dépenses et des prévisions de recettes afin d’ajuster le BI sans décision préalable de l’organe délibérant ; Sont autorisés par le contrôleur budgétaire et après consultation des tutelles ou en l’absence du contrôleur budgétaire par ces autorités ; Sont entérinés lors de la plus proche réunion de l’organe délibérant. Aide à l’animateur Le budget initial, premier acte obligatoire du cycle budgétaire annuel doit être exécutoire au 1er janvier de l’année auquel il se rapporte. Les crédits alloués par budget initial peuvent être modifiés, dans la limite de la fongibilité asymétrique (dans la limite d’un plafond défini pour chaque exercice, l’organe délibérant peut autoriser l’ordonnateur à utiliser en cours d’exercice les crédits non utilisés de de l’enveloppe des dépenses de personnel pour abonder les autres enveloppes de dépenses). Les budgets rectificatifs permettent de modifier le budget initial (modification des enveloppes votées). Ils sont préparés, votés et approuvés dans les mêmes conditions que le budget initial.

Budget initial

1 Budget initial Processus Elaboration et approbation du budget Budget voté Budget exécutoire Programmation des dépenses et recettes Elaboration du budget initial Elaboration de budgets rectificatifs Budget approuvé Premier acte obligatoire du cycle budgétaire Préparé par l’ordonnateur en lien avec l’agent comptable Adopté par l'organe délibérant dans des délais permettant qu'il soit exécutoire au 1er janvier. Approuvé par l’autorité de tutelle Le budget est un acte prévisionnel qui peut être modifié ou complété en cours d’exécution Aide à l’animateur Le budget de l’année N est préparé/élaboré tout au cours de l’année N-1. La programmation des dépenses comme des recettes est un outil d’aide à l’élaboration du budget. Une fois élaboré, le budget doit être voté par l’organe délibérant de l’organisme dans un délai permettant qu’il soit exécutoire au 1er janvier de l’année suivante. Il doit également être approuvé par les tutelles, qui disposent d’un délai d’approbation d’un mois (à la suite duquel l’approbation est tacite en l’absence d’opposition écrite). Ce délai peut être ramené à quinze jours si le texte institutif de l’organisme le prévoit. Une fois voté puis approuvé (explicitement ou tacitement), le budget est exécutoire.   2. Informations complémentaires La procédure s’applique à tous les organismes, à l’exception des GIP. En effet, ni les ministères dont dépend l’activité du GIP, ni les services de l’État membres du GIP n’approuvent les décisions financières, sauf lorsque la convention constitutive le prévoit. Les autres décisions à caractère financier, comme les décisions d’emprunt ou d’acquisition d’immeubles, qui sont parfois soumises à l’approbation des tutelles par les textes réglementaires propres à certains organismes, ne sont pas concernées par la procédure d’approbation tacite. Dans ce cas, la procédure d’approbation prévue par le texte institutif de l’organisme s’applique.

Budget initial 1 Construction du budget initial Le budget initial de N+1 est alimenté par : L’élaboration du budget en AE et CP peut être effectuée sur la base : des dépenses récurrentes passées (dépenses de fonctionnement notamment) auxquelles est appliqué un facteur statistique pertinent ; et des opérations plus ponctuelles d’une certaine importance donnant lieu à dépenses. Les engagements juridiques qui sont prévus pour N+1 Les éventuels compléments d’engagement juridique en N+1 sur les EJ passés antérieurement Les prévisions de décaissement sur les EJ ou compléments d’EJ prévus pour N+1 Les paiements prévus pour N+1 au titre des EJ antérieurs à N+1 (restes à payer sur N+1) Les prévisions d’encaissement sur les titres comptabilisés sur les exercices antérieurs à N+1 Les prévisions d’encaissement sur les titres à venir (sur la base des contrats en cours ou à venir, des subventions prévues, etc.) Pour les AE Pour les CP Pour les recettes Aide à l’animateur Les prévisions sont également réalisées sur la base des dépenses qui ne donneront pas lieu à engagement (consommation d’AE) préalable. L’évaluation peut alors reposer sur les informations contractuelles correspondantes ou sur les éléments d’exécution des années antérieures, voire sur des estimations statistiques.

2 Budget initial Présentation du budget initial Dossier de présentation du budget initial La note de présentation de l’ordonnateur : Les tableaux budgétaires : Eclaire les membres de l’organe délibérant sur la nature et les enjeux des décisions soumises à leur approbation. Explicite les choix budgétaires au regard du contexte, des missions, de la stratégie de l’organisme. Analyse les équilibres généraux. Retrace les évolutions les plus significatives. Tableaux soumis au vote de l’organe délibérant tableau des autorisations d’emplois ; tableau des autorisations budgétaires ; tableau d’équilibre financier ; tableaux relatifs à la situation patrimoniale. Tableaux présentés pour information tableau des dépenses par destination ; tableau des opérations au nom et pour le compte de tiers ; tableau de passage entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale ; plan de trésorerie ; tableau des opérations sur recettes fléchées ; tableau des opérations pluriannuelles par nature. Aide à l’animateur : La forme et le contenu de la note de présentation de l’ordonnateur sont adaptés à la taille de l’organisme et aux enjeux du budget présenté. Cette note commente également les différents tableaux présentés à l’organe délibérant, explicite le cas échéant les écarts entre le solde budgétaire et le résultat patrimonial, présente les déterminants de la dépense et les hypothèses de recettes selon des critères objectifs et justifie la soutenabilité du projet de budget soumis à son vote. Elle replace enfin le projet de budget dans une perspective pluriannuelle.

1 Budget initial Modifications du budget initial L’enveloppe constitue le niveau de l’autorisation budgétaire votée par l’organe délibérant, auquel s’apprécie le caractère limitatif des crédits. A l’intérieur de l’enveloppe, les crédits sont fongibles. Compétence de l’ordonnateur A l’intérieur d’une enveloppe Fongibilité totale Vote par l’organe délibérant Modification du budget Entre enveloppes hors dépense de personnel Limitativité Budget rectificatif Aide à l’animateur Lors du vote du budget, l’enveloppe constitue le niveau de l’autorisation budgétaire. A l’intérieur de l’enveloppe, l’ordonnateur est libre d’allouer les crédits (fongibilité des crédits). Cette fongibilité est totale à l’intérieur d’une enveloppe. La réallocation des crédits au sein d’une enveloppe doit être associée à une reprogrammation des crédits. La fongibilité est également possible entre enveloppes. Il faut dans ce cas procéder à un budget rectificatif. 2. Fongibilité asymétrique Dans la limite d’un plafond défini préalablement pour chaque exercice, l’organe délibérant peut autoriser l’ordonnateur à utiliser les crédits de l’enveloppe de personnel pour abonder les autres enveloppes de dépenses. Ces mouvements de crédits, à l’initiative de l’ordonnateur, sont soumis à l’avis du contrôleur budgétaire. La fongibilité asymétrique autorise le redéploiement de crédits budgétaires de l’enveloppe de personnel vers les enveloppes de fonctionnement, d’intervention et d’investissement. Au-delà de ce plafond, il est nécessaire de recourir à un budget rectificatif. Le mouvement intervenu fait l’objet d’un budget rectificatif présenté lors de la plus prochaine réunion de l’organe délibérant. Vote d’un plafond par l'organe délibérant De l’enveloppe de personnel vers les autres enveloppes Fongibilité asymétrique Fongibilité dans la limite du plafond après avis du contrôleur budgétaire

Fongibilité intra-enveloppes Fongibilité asymétrique Budget initial Fongibilité asymétrique 2 Fongibilité asymétrique de l’enveloppe de personnel vers les autres enveloppes Illustrations Un plafond de mouvement de crédit peut être fixé par l’organe délibérant. Le mouvement de crédits est ensuite soumis au contrôleur budgétaire qui donne son avis à l’ordonnateur. À la suite de cet avis, les crédits de l’enveloppe de personnel sont utilisés pour abonder les autres enveloppes de dépense (l’inverse n’est pas possible). Les modifications doivent être présentées pour information à l’organe délibérant. Fongibilité intra-enveloppes Fonctionnement Sous enveloppe A Sous enveloppe B Aide à l’animateur  Afin de ne pas se mettre en difficulté sur l’enveloppe de personnel en cours d’année, il est recommandé de procéder aux opérations de fongibilité asymétrique lorsque la visibilité est meilleure tant sur les dépenses de personnel que sur les besoins de crédits hors personnels, c’est-à-dire en fin d’année. Fongibilité asymétrique Fonctionnement Personnel Intervention Investissement

Budgets rectificatifs

1 Budgets rectificatifs Processus Un organisme doit avoir recours à un budget rectificatif pour toute modification (augmentation ou diminution) du niveau de crédits d’une enveloppe, à l’exception des cas d’exercice de la fongibilité asymétrique. Un organisme doit avoir recours à un budget rectificatif dans les cas suivants pour les recettes : Variation à la baisse des recettes prévues, si elle a un impact sur la capacité de l’organisme à payer, nécessitant une révision des dépenses initialement autorisées. Variation à la hausse des recettes, dans le cas où l’organisme souhaite utiliser ces recettes supplémentaires en autorisant de nouvelles dépenses sur l’exercice. Les budgets rectificatifs sont préparés, votés et approuvés dans les mêmes conditions et formes que le budget initial.

Budgets rectificatifs Cas de recours à des budgets rectificatifs 2 Illustrations Un organisme peut notamment avoir recours à un budget rectificatif dans les cas suivants : Programmation N+1 entrante Programmation N+1 sortante Personnel Fonctionnement Année N Année N+1 Modification des dépenses 1 2 AE/CP non consommés Investissement Intervention Reprogrammation de N+1 à N+1 Reprogrammation de N à N+1 Aide à l’animateur Les cas de recours à un budget rectificatif Le montant des enveloppes (ou sous-enveloppes), tel qu’il a été approuvé dans le budget initial, ne peut être modifié que par un vote préalable de l’organe délibérant (excepté dans les conditions d’exercice de la fongibilité asymétrique), portant sur un budget rectificatif en dépenses et/ ou en recettes présenté dans les mêmes formes que le budget initial. Les premiers budgets rectificatifs de l’année peuvent intégrer les crédits relatifs à des activités non réalisées sur l’année passée et n’ayant pas fait l’objet d’une reprogrammation dans le cadre du budget initial. La possibilité de report doit être limitée aux autorisations d’engagement et aux crédits de paiement qui n’ont pas pu être consommés à temps. En effet, lorsque les responsables budgétaires ou l’ordonnateur savent au moment de l’élaboration du budget N+1 que les AE et/ou les CP ne pourront être consommés avant la fin de l’exercice, il leur appartient de les reprogrammer au budget initial de l’année suivante. La programmation étant pluriannuelle, la reprogrammation d’AE et de CP au budget N+1 correspond à une déprogrammation sur N. Une bonne pratique consiste donc à intégrer à un budget rectificatif de fin d’année N les conséquences de cette reprogrammation, pour annuler sur N les AE et les CP reprogrammés de N sur N+1. S’agissant des ressources de l’organisme, un budget rectificatif est nécessaire dans les cas suivants : variation à la baisse des ressources prévues, dans la mesure où elle a un impact sur la capacité de l’organisme à payer et peut ainsi nécessiter une révision du niveau initial des autorisations de dépenses afin de maintenir l’équilibre financier tel que voté dans le tableau d’équilibre financier ; variation à la hausse des ressources dans le cas où l’organisme souhaite utiliser ces ressources supplémentaires en autorisant de nouvelles dépenses sur l’exercice (cette hausse de ressources sera alors intégrée au tableau d’équilibre financier dans le cadre du budget rectificatif rendu nécessaire par la volonté d’augmenter les crédits budgétaires en dépenses). Impact sur la capacité à payer Recettes Recettes Modification des recettes 1 2 Utilisées pour autoriser de nouvelles dépenses

2 Budget rectificatif Présentation du budget rectificatif Les principes généraux de la présentation d’un budget rectificatif sont les mêmes que ceux qui s’appliquent au budget initial, à l’exception des aménagements destinés à mettre en évidence les évolutions apportées : La note de présentation de l’ordonnateur Les tableaux budgétaires Explicite les écarts avec le budget initial (ou le budget rectificatif précédent). Détaille les différents mouvements de crédits qui affectent le budget en cours de gestion (dépenses ou recettes nouvelles, économies, redéploiements de crédits et leur incidence sur les équilibres généraux…). Présente le mode de financement des dépenses supplémentaires (économies ou recettes nouvelles) ou les ajustements de crédits liés à une diminution des prévisions de recettes. Les tableaux pour vote sont présentés modifiés. Ils contiennent notamment une colonne « budget rectificatif » (BR) et une colonne présentant les écarts entre le BR et l’initial. Les tableaux pour information de l’organe délibérant sont obligatoirement présentés dès lors qu’ils sont affectés par le BR et sont modifiés en conséquence. Aide à l’animateur Les aménagements doivent être faits afin de mettre en avant les nouveautés induites par le BR ainsi que les écarts avec le budget initial ou le dernier BR voté.

Allocation et mise à disposition des crédits

Allocation et mise à disposition des crédits Processus 1 Ouverture des crédits Budget voté et exécutoire Allocation initiale des prévisions de recettes Allocation initiale des AE et CP Réallocations Ventilation des prévisions de recettes selon les structures en charge de l’émission des titres. Ouverture et mise à disposition des crédits en AE et CP au croisement des axes budgétaires pertinents choisis par l’organisme. Mise à disposition totale des crédits aux différentes structures. La mise à disposition permet aux structures d’engager et de payer. Libres à l’intérieur d’une enveloppe. Possibles dans le cadre de la fongibilité asymétrique. Via le budget rectificatif dans tous les autres cas. Aide à l’animateur L’allocation s’effectue lorsque le budget est voté et exécutoire (voir ci-dessous dans le cas contraire). Les prévisions de recettes peuvent être ventilées au sein de la structure dans le but de fixer des objectifs de recettes aux services opérationnels. Les dépenses (AE/CP) sont allouées au niveau des centres de responsabilité budgétaire (dernier échelon répartissant et mettant à disposition les crédits alloués - niveau ordonnateur secondaire, voire délégué) sur la base des prévisions et du budget voté. Au cours de l’exercice, des réallocations sont possibles, soit à l’initiative directe de l’ordonnateur (fongibilité), soit suite à l’approbation d’un budget rectificatif. 2. Informations complémentaires Lorsque le budget n’est pas adopté par l’organe délibérant ou n’a pas été approuvé par les autorités de tutelle à la date de l’ouverture de l’exercice, l’ordonnateur peut être autorisé par ces autorités à exécuter temporairement les opérations de recettes et de dépenses strictement nécessaires à la continuité des activités, dans la limite du budget initial de l’exercice précédent (article 176 du décret GBCP).   Les autorisations sont ouvertes à titre provisoire et sont soumises à la ratification dans une délibération présentée à l’occasion de la plus proche réunion de l’organe délibérant. Pilotage continu sur l’exercice en cours via : La comparaison entre les dépenses / recettes réalisées et celles qui étaient planifiées. Le réajustement des crédits en conséquence.

2 Allocation et mise à disposition des crédits Organisation Exemple d’organisation Ordonnateur principal Mise à disposition des crédits Déclinaison du budget mis à disposition sur les différents axes budgétaires Ordonnateur secondaire Déclinaison du budget mis à disposition sur les différents axes budgétaires Aide à l’animateur Dans le cadre d’une démarche de programmation, les services opérationnels n’ont pas de crédits mis à disposition. Les contrôles limitatifs ne s’exercent pas à leur niveau, mais uniquement aux niveaux de pilotage budgétaire. En revanche, la programmation permet de définir le budget des services opérationnels à une maille détaillée, support au pilotage de l’exécution. Le dialogue de gestion entre les responsables budgétaires et les services opérationnels permet d’établir la programmation et de piloter la gestion au plus près des activités de l’organisme. L’allocation initiale des AE/CP consiste à : ouvrir les crédits budgétaires (AE et CP) au niveau de l’organisme ; mettre à disposition le budget voté aux différentes structures composant l’organisme de manière partielle ou totale (au niveau pertinent) pour la gestion N. La mise à disposition est l’acte permettant aux structures bénéficiaires d’une allocation de moyens budgétaires d’engager et de payer de façon effective. Dans une logique de pilotage par les AE, la totalité des crédits (AE et CP) doit donc être mise à disposition afin de favoriser au maximum l’autonomie de gestion et la fongibilité des crédits Il est particulièrement conseillé de lire le paragraphe « 4.4.1.2 Allocation initiale des AE/CP » du fascicule Budget avant de présenter cette planche. Service opérationnel Service opérationnel Service opérationnel Programmation et suivi des crédits Programmation et suivi des crédits Programmation et suivi des crédits

Points particuliers

2 = - Points particuliers Intégration des restes et charges à payer Les restes à payer correspondent en comptabilité budgétaire à la différence entre les engagements souscrits sur l’exercice et les exercices passés (c’est-à-dire les AE consommées sur celui-ci ou les exercices antérieurs) et les paiements (c’est-à-dire les CP consommés) effectués sur ces engagements (AE consommées – CP consommés). Cette notion est à distinguer de la notion de charges à payer. Les charges à payer en comptabilité générale sont les dépenses qui n’ont pas été réglées aux fournisseurs soient : les services faits certifiés, mais non payés ; les services faits constatés mais non certifiés ; les réceptions réalisées mais non encore constatées dans le système d’information. Restes à payer AE déjà engagées jusqu’au 31/12/N CP consommés jusqu’au 31/12/N = - Aide à l’animateur Il convient de bien distinguer les deux notions que sont : Les restes à payer, concept budgétaire ; Les charges à payer, concept de comptabilité générale. Les restes à payer représentent les engagements contractés et ayant consommé des AE sans avoir donné lieu à consommation de CP ; ils devront donc être couverts par des CP à ouvrir sur les budgets futurs. Le périmètre des restes à payer englobe à la fois la part relative aux dépenses engagées ayant donné lieu à service fait et non décaissées (charges à payer) et la part relative aux dépenses engagées pour lesquelles le service fait n’est pas intervenu.

2 100 € 75 € 60 € Points particuliers Intégration des restes et charges à payer 2 Illustration sur un EJ Engagement de l’EJ en date du 15/10/N (consommation d’AE) Service fait en date du 15/02/N+1 Paiement au 15/03/N+1 (consommation de CP) 100 € 75 € 60 € Au 31/12/N : Montant des restes à payer : 100 € A ne pas confondre avec les charges à payer : 0 Au 31/12/N+1 : Montant des restes à payer : 100 – 60 = 40 € Charges à payer : 75 – 60 = 15 €

Quiz

Quiz 1 Question 1 Quelles sont les deux étapes qui permettent de rendre le budget exécutoire ? Réponse : Le budget doit être voté par l’organe délibérant, puis approuvé par les tutelles.

Quiz 1 Question 2 Après le vote du budget par l’organe délibérant, l’organisme est-il tenu d’avoir une approbation écrite de la part des autorités de tutelle ? Réponse : Non, il existe un délai d’approbation tacite d’un mois sauf dérogation. Au-delà de ce délai, en l’absence d’un retour écrit des tutelles, le budget est considéré comme étant tacitement approuvé.

1 Quiz Question 3 La fongibilité asymétrique consiste-t-elle à : fusionner les dépenses et les recettes ? abonder les crédits de personnel à partir des crédits d’investissement ou de fonctionnement ? abonder les crédits d’investissement ou de fonctionnement à partir des crédits de personnel ? Réponse : 3. La fongibilité asymétrique consiste à abonder les crédits d’investissement ou de fonctionnement à partir des crédits de personnel, alors que l’inverse n’est pas possible. Ces mouvements se font à l’initiative de l’ordonnateur et après avis du contrôleur budgétaire, dans la limite d’un plafond voté par l’organe délibérant.

Quiz 2 Question 4 L’organisme encaisse beaucoup plus de recettes que prévu mais ne prévoit pas de dépenses supplémentaires. Doit-il procéder à un budget rectificatif ? Réponse : Non pas obligatoirement. Il devrait le faire s’il prévoyait de nouvelles dépenses non prévues. Il en sera de toute manière rendu compte lors de l’établissement du compte financier.