Analyse comparative Institut de la gestion financière du Canada Ottawa, Ontario Le 25 septembre 2014 Mike Lionais Directeur exécutif par intérim, Centre d’expertise en établissement des coûts Bureau du contrôleur général Kiran Hanspal Directrice exécutive, Division de la gestion axée sur les résultats Secteur de la gestion des dépenses

Table des matières Analyse comparative Défis qui se posent dans le secteur public Services internes d’analyse comparative Efforts continus en analyse comparative Annexe A – Définition des services internes Annexe B – Cadre de mesure du rendement pour les services internes 2

Analyse comparative Le fait de recenser, de comparer, de comprendre et d’adapter les pratiques exemplaires mises en œuvre à l’intérieur ou à l’extérieur d’une organisation. L'analyse comparative est fondée principalement sur des mesures communes et la comparaison de résultats obtenus à l'interne et à l'externe. La comparaison des résultats d’une organisation contre ceux des pratiques exemplaires lui permettront de savoir où elle se situe en matière de rendement et les mesures à prendre pour l’amélioration de sa performance.* 3 * Source : Pour soutenir des évaluations efficaces : Guide d’élaboration de stratégies de mesure du rendement Une analyse comparative bien faite peut faire progresser le rendement!

Défis qui se posent dans le secteur public Dans le secteur privé, l’analyse comparative est facile à réaliser : But commun de réalisation de profits; Services comparables offerts par les différents concurrents. Dans le secteur public, l’analyse comparative présente des défis particuliers: Le concept d’optimisation des ressources est axé sur le bien public, l’efficacité et l’efficience plutôt que sur la génération de profits; Les ministères et organismes sont souvent des fournisseurs uniques de biens et de services (p. ex. délivrance de passeports); La diversité des mandats de ces organisations a conduit à des incohérences dans les mesures et l’interprétation. 4

5 Services internes d’analyse comparative Le gouvernement du Canada s’est efforcé de préparer la voie à l’introduction de l’analyse comparative dans les services internes. Souvent appelées services ministériels et administratifs (SMA), ces fonctions d’appui aux activités et aux programmes ministériels occasionnent des coûts. Et ces coûts sont généralement acquittés à l’extérieur des domaines de programmes, ce qui est très profitable pour l’ensemble d’un ministère (annexe A). Proposition d’un cadre de mesure de rendement pour les services internes (annexe B). Notre gouvernement rend compte des services internes en tant qu’activité de programme courante depuis 2009: Les récents examens des dépenses ont jeté plus de lumière sur l’utilisation des services internes dans les opérations de programmes.

Efforts continus en analyse comparative Pour s’assurer d’obtenir des données historiques et comparables sur les services internes, le gouvernement du Canada a pris les mesures suivantes: Élaboration d’une ébauche de mesures normalisées du rendement pour 7 des 10 catégories de services internes; Simplification de la présentation des services internes; Rédaction du Guide sur les dépenses dans les services internes: comptabilisation, établissement de rapports et attribution; Publication du Guide d’établissement des coûts pour garantir l’application cohérente des principes et des concepts fondamentaux de l’établissement des coûts à la prise de décision, la comparaison du rendement et la gestion des ressources. 6

Contacts Secteur de la gestion des dépenses (SGD) mrrs- Bureau du contrôleur général (BCG) 7

Annexe A Définition des services internes 8 *Source : Guide sur les dépenses dans les services internes : comptabilisation, établissement de rapports et attribution Structure révisée à compter du 1 er avril 2015  Sous-programmes  Gestion et surveillance  Communications  Services juridiques  Gestion des ressources humaines  Gestion financière  Gestion de l’information  Technologie de l’information  Biens immobiliers  Matériel  Acquisitions

Programmes – Lien avec les services internes  Le coût doit être lié aux résultats  Coûts des extrants des programmes = coûts directs + total des coûts de soutien (inhérents au programme ou en services internes) 9 Coûts de soutien directs des programmes Services internes Extrants des programmes Coûts directs des programmes  Efficacité des programmes  Efficience des programmes  Efficacité des services internes  Efficience des services internes  Éléments mesurés :

10 Annexe B Cadre de mesure du rendement proposé pour les services internes Mesures des résultats Mesures de toute incidence d’un service qui touche l’ensemble d’un ministère Il devrait y avoir concordance avec les objectifs du CT en matière de politiques, au-delà de la simple conformité aux politiques Il y aurait lieu de rédiger des énoncés de résultats, p. ex., le ministère évalue l’état de tous les biens principaux et affecte les ressources en fonction des résultats Les mesures seraient exprimées en pourcentage des biens ministériels évalués; pourcentage des biens ministériels en mauvais état; preuve d’affectation des ressources en fonction de l’état des biens. Mesures des services Mesures types pour tout service Établissement de normes de service et surveillance de la conformité à ces normes Mesure de la satisfaction des clients Mesures du rapport coût-efficacité (optimisation des ressources) Coût relatif du service, p. ex., coût du service en pourcentage des dépenses du ministère Efficience du service : correspond habituellement au coût par unité d’extrant. P. ex., coût par intervention des RH. Des substituts peuvent aussi être utilisés pour mesurer l’efficience, p. ex., le coût par ETP ministériel, où l’ETP est une autre façon de mesurer le nombre d’extrants.

Exemple de mesures proposées : gestion financière 11 GESTION FINANCIÈRE Mesure des résultatsLe ministère s'est doté de systèmes et de contrôles financiers qui assurent l’intégrité de la gestion des ressources et permettent de produire l’information nécessaire à la prise de décisions par le ministère et les organismes centraux. Pourcentage des coûts des services internes recueillis au niveau le plus bas de la structure de l'AAP. Pourcentage de collecte des coûts des programmes au niveau le plus bas de la structure de l'AAP. Pourcentage de collecte des coûts des services internes alloués aux programmes au niveau le plus bas de la structure de l'AAP. Mesure du service Pourcentage de paiements aux fournisseurs effectués à temps Pourcentage des intérêts exigibles pour paiements en retard qui est payé conformément à la Directive sur les demandes de paiements et le contrôle des chèques Pourcentage du budget ministériel alloué aux gestionnaires de centres de responsabilité exerçant des pouvoirs financiers à la fin du premier trimestre de l'exercice Mesure coûts- efficacité Coût du traitement des factures pour le ministère Pourcentage de péremption de fonds en fin d'exercice en rapport avec le financement du Budget supplémentaire des dépenses (C) approuvé en cours d'exercice