Transactions de stock Contenu : Entrées et sorties de marchandises Transferts de stock Inventaire physique Reporting magasin

Opérations de gestion des stocks : objectifs du chapitre À la fin de ce chapitre, vous serez en mesure : d'enregistrer divers mouvements de stock ; de transférer des articles d'un magasin à un autre ; de réaliser un inventaire physique à l'aide de SAP Business One ; de décrire les avantages offerts par les états de magasin et d'expliquer les différences entre ces états.

Transactions de stock : synoptique Notions de base de SAP Business One Données de base Achats – CF Ventes – CC Transactions de stock CRM Planif. des besoins Ressources humaines Production Service Gestion des documents Inter-fonctionnalités

Entrées et sorties de marchandises : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'enregistrer des entrées de marchandises sans référence à une commande d'achat ; d'effectuer une saisie initiale des stocks ; de saisir des sorties de marchandises qui ne font pas référence à une livraison client spécifique ; d'expliquer l'évaluation des mouvements de stock et la détermination des comptes.

Vue d'ensemble des mouvements de stock EM (cde d'achat)/ retours à partir des fonctions achats Livraison/ retours à partir des fonctions ventes Entrée de marchandises Sorties de marchandises Magasin Quantités initiales Transfert de stock entre magasins Cette présentation répertorie les différents mouvements de stock possibles. Lorsque vous achetez ou vendez un article, le système réduit ou augmente automatiquement le stock magasin à partir de l'instant où vous exécutez les transactions d'achat ou de vente correspondantes. Si vous créez par exemple un bon de livraison sur la base d'une commande client, le système soustrait la quantité à livrer de la quantité en stock au moment où vous enregistrez le bon de livraison. Lors de la saisie d'une facture fournisseur dans les achats, le stock magasin s'accroît de la quantité livrée dès lors que vous créez le document. Toutefois, l'achat ou la vente d'un article ne représentent pas les seules transactions provoquant l'entrée ou la sortie de marchandises. Un dégât des eaux peut endommager par exemple 5 pièces d'un article dans le magasin, les rendant inutilisables ; les pièces concernées sont alors retirées du magasin. Vous ne pouvez pas vendre ces articles devenus inutilisables. Dans ce cas, vous devez utilisez la fonction décrite dans cette présentation pour enregistrer une sortie de marchandises distincte. Autre exemple : si vous constatez, après avoir effectué un inventaire, que vous avez omis d'inclure une partie de la quantité stockée, vous pouvez avoir besoin de créer une entrée de marchandises. Cette dernière vous permet d'ajouter la quantité oubliée dans le système. Ce chapitre vous explique également comment enregistrer des mouvements de stock dans le système sans faire référence à un document spécifique. Prélèvement de composants pour la production Entrées de marchandises du produit fini

Entrées / sorties de marchandises Sortie de marchandises Entrée de marchandises Numéro 22 Primaire Liste de prix Dernier prix d'achat Infos générales 1 N° art. Quantité Prix Total Rapproch. stock A1000 10 10 EUR 100 EUR 3972 Fenêtre de table Remarques Remarque au journal Entrée de marchandises Infos générales 2 Les entrées de marchandises permettent d'enregistrer des quantités sans faire référence à une commande d'achat spécifique. Les sorties de marchandises permettent d'enregistrer des quantités sans faire référence à une commande client spécifique. Informations générales 1 : Liste de prix : le système affiche par défaut la liste Dernier prix d'achat. Vous pouvez sélectionner une autre liste de prix, si nécessaire. Fenêtre de table : Prix : le prix de l'article est repris automatiquement par le système à partir de la liste de prix sélectionnée dans la partie supérieure de la fenêtre. Vous pouvez modifier manuellement le prix dans cette zone. Total : le système calcule le montant total par article et le total du document d'après les prix spécifiés et les quantités de marchandises reçues. Le total du document est affiché dans la colonne en dessous même si toutes les lignes de l'entrée de marchandises ne sont pas visibles en raison de la taille réduite de la fenêtre. Rapprochement des stocks – Augmentation / Diminution : le système détermine le compte de produits approprié pour une entrée de marchandises et le compte de charges approprié pour une sortie de marchandises : Administration -> Définitions -> Comptabilité financière -> Liens comptables (onglet Stock magasin). Informations générales 2 : Remarques : permet de saisir du texte pour décrire l'entrée de marchandises. Remarque au journal : saisissez un texte pour décrire l'entrée de marchandises ; ce texte est copié lors de l'enregistrement de l'entrée de marchandises dans la comptabilité.

Enregistrement de mouvement de marchandises sur compte de stock Article géré en stock Article de vente Article de vente Article d'achat Actif immobilisé Actif immobilisé Entrée de marchandises Rapprochement stocks - Augmentation Compte stock Magasin 100 100 Sortie de marchandises Rapprochement stocks - Diminution Compte stock Magasin Pour les entrées et les sorties de marchandises qui ne font référence à aucune commande client ou commande d'achat spécifique, vous devez indiquer le magasin de départ ou d'arrivée du mouvement de marchandises à enregistrer. Si vous omettez cette indication, le système utilise toujours le magasin par défaut provenant de la fiche article. Pour enregistrer une entrée de marchandises, choisissez Stock -> Transactions de stock -> Entrée de marchandises. Pour enregistrer une sortie de marchandises, choisissez Stock -> Transactions de stock -> Sortie de marchandises. Vous pouvez saisir le compte Rapprochement des stocks - Augmentation (pour les entrées de marchandises) ou Rapprochement des stocks - Diminution (pour les sorties) directement dans le document. Le système utilise par défaut le compte spécifié dans la fiche article. Une entrée de marchandises crée une écriture au journal qui impute la valeur des marchandises reçues au débit du compte de stock et au crédit du compte Rapprochement de stock - Augmentation. Une sortie de marchandises crée une écriture au journal qui impute la valeur des marchandises prélevées au débit du compte Rapprochement de stock - Diminution et au crédit du compte de stock. Les comptes de stock sont déterminés d'après la zone Compte de stock, dans l'onglet Stock de la fiche article. 100 100

Transferts physiques : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'enregistrer des transferts physiques dans SAP Business One ; de décrire les documents comptables qui en résultent ; de gérer des scénarios impliquant un stock en consignation chez un client.

Transfert de stock / stock en consignation chez le client Facultatif ; concerne la consignation client Transfert. Client Nom Magasin cédant pour l'ensemble du document de transfert Destinat. Contact Du magasin 01 N° article Description article Au magasin Quantité Prix Total Magasin prenant pour chaque article Liste de prix La fonction Transfert de stock permet de transférer des articles d'un magasin à un autre. Le transfert de stock s'applique également à une consignation chez un client. Les articles sont alors stockés dans le magasin du client et vendus à partir de ce même magasin. Pour saisir un transfert de stock dans le système, choisissez Stock magasin -> Transactions de stock -> Transfert de stock. Indiquez un client pour les transferts de stock concernant la consignation d'articles chez un client. Ne saisissez pas cette information dans le document si le transfert ne se rapporte pas à un client. Le système utilise le prix coûtant de façon à calculer les prix pour l'écriture au journal. OK Annuler

Transferts de stock Magasin 01 Transfert de stock Compte de stock Article géré en stock Magasin 01 Article de vente Article d'achat Actif immobilisé Transfert de stock Compte de stock (Magasin 01) Compte de stock (Magasin 02) 100 100 Lorsque vous enregistrez un transfert de stock du magasin 02 au magasin 01, le système crée un document de transfert et une écriture au journal. L'écriture au journal impute la valeur des marchandises transférées au débit du compte de stock du magasin 01 et au crédit du compte de stock du magasin 02. Les comptes de stock sont déterminés d'après le contenu des zones Compte de stock dans l'onglet Stock de la fiche article. Pour enregistrer un transfert de stock, choisissez Stock -> Transactions de stock -> Transfert. Magasin 02

Stock en consignation chez le client Facture 2c. Facture 2a. Prélèvement 1. Livraison Production Société S/L Client 2b. Confirmation SYSTÈME 1. 2a,b,c. Facture Magasin 01 Magasin 03 Transfert de stock Le stock en consignation est un stock livré au client par votre société mais qui, d'un point de vue comptable, demeure la propriété de votre société tant qu'il n'est pas consommé. 1. Si vous livrez des articles à votre client sous la forme d'une consignation, vous pouvez créer dans le système le transfert de votre magasin aux magasins d'articles en consignation. 2a. Le client prélève les articles dans le magasin d'articles en consignation de son site (par exemple pour la production). 2b. Il confirme (par exemple par téléphone) les quantités qui ont été prélevées du magasin. 2c. Votre société facture ensuite le client en conséquence. Cette étape inclut la sortie de marchandises du magasin d'articles en consignation. Vous modélisez le processus de consignation chez le client dans SAP Business One au moyen de magasins supplémentaires. Dans ce scénario, le système recherche la liste de prix et le prix associé définis dans la fiche client. La valeur attribuée au stock transféré est déterminée selon le prix moyen pondéré. Le système n'impute pas les dettes (= prix * quantité) tant que la facture n'est pas créée. Vous devez créer un emplacement propre à la consignation pour pouvoir gérer le stock d'articles en consignation séparément des autres stocks. Si vous gérez un stock en consignation pour plusieurs de vos clients, il est recommandé de créer un magasin d'articles en consignation pour chacun d'eux de manière à faciliter le suivi des stocks par client. Pour consulter les stocks d'articles en consignation, utilisez les analyses de gestion des stocks. Sortie march. du magasin 03 Client Société S/L

Inventaire : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : de procéder aux préparations nécessaires à la réalisation d'un inventaire dans le système ; d'effectuer un inventaire ; d'enregistrer les écarts d'inventaire et vérifier que le système retrouve les comptes de charges et de produits appropriés et impute les valeurs requises.

Inventaire physique 1. Impress. docs d'inventaire 2. Comptage Suivi des stocks Suivi des stocks Enreg. sur stock 1. Impress. docs d'inventaire 2. Comptage 3. Enreg. résultats inventaire 4. Enreg. écarts d'inventaire Masquer qté en stock Statut : Non compté Ne pas autoriser enregistrements Enregistrer les quantités comptées dans le magasin Corriger les quantités en stock Statut : Compté Le suivi des stocks se déroule en quatre étapes : Sélectionnez Stock magasin -> Transactions de stock -> Quantités initiales, inventaires et enregistrements inventaires 1. Vous utilisez le système pour imprimer les documents d'inventaire. 2. Vous effectuez le comptage réel. 3. Vous enregistrez les résultats du comptage dans le système. 4. Vous enregistrez les écarts d'inventaire. Dès que l'inventaire commence (c'est-à-dire dès le début du comptage), vous devez empêcher les enregistrements dans le système. Sinon, le résultat sera incorrect. Pour ce faire, désactivez la fonction de numérotation des documents en sélectionnant Administration -> Initialisation système -> Numérotation de documents, ou activez le code Bloqué pour chaque article/magasin dans les données de base article. Aucune modification en quantité ou valeur Perte ou profit résultant des écarts d'inventaire Liste d'articles par magasin Consigner les résultats

Écarts d'inventaire Par liste de prix Dernier prix de revalorisation Mettre les options à jour après inventaire Rappr.stk Aug. 3972 Par liste de prix Dernier prix de revalorisation Postes non soldés Rappr.stk Dim. 3971 Date N° article Description article En mag. Compté Écart Prix A1005 Football Standard 100 102 2 12 € Enregistrement sur stock Saisie init. stock Inventaire Enreg. sur stock Articles – critères de sélection Code Du Au Fourniss. Du Au Magasin Vous devez enregistrer les écarts d'inventaire pour mettre à jour le stock magasin et les valeurs en comptabilité. Sélectionnez Stock magasin -> Transactions de stock -> Quantités initiales, inventaires et enregistrement inventaires, puis cliquez sur la page à onglet Enregistrement sur stock. La valeur peut être basée sur un prix provenant d'une liste de prix sélectionnée, sur le dernier prix de revalorisation ou sur un prix coûtant. Si vous utilisez l'option prix coûtant, recalculez les coûts actuels avant d'enregistrer les écarts d'inventaire. Vous pouvez utiliser pour cela l'état de valorisation des stocks magasin. Sélectionnez Stock magasin -> États de stocks -> Valorisation des stocks Vous pouvez également corriger les quantités sans modifier les valeurs comptables en autorisant les enregistrements sans prix. Autoriser écriture sans prix Source prix pour écriture de stock

Données de base article Cycles d'inventaire Menu Cycle de l'inventaire Administration Definitions Fréquence : par semaine Date alerte suiv. Synthèse des alertes Définition -> Heure : Stock Cycles d'inventaires Données de base article Données stock MG 01 : Code cycle semaine Alerte o / n Proch. date 24/10/2004 Recommandations inventaire périodique Les cycles d'inventaires peuvent vous aider à effectuer le suivi du nombre d'articles. Pour définir des cycles d'inventaires, sélectionnez Administration -> Définition -> Stock magasin -> Cycles d'inventaires Vous pouvez affecter des cycles d'inventaires à un article dans la fiche article (page à onglet Données de stock) ou à des groupes d'articles dans la définition des groupes d'articles (sous Administration). SAP Business One émet un message d'alerte et/ou génère des entrées dans l'état des recommandations d'inventaire régulier en fonction de la définition de cycle spécifiée pour les articles. Cet état permet de consulter tous les articles planifiés pour le comptage. Tous les articles planifiés pour le comptage

Reporting magasin : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : de écrire les avantages des états de stock magasin et expliquer les différences entre ces états.

Variation des stocks en logistique Analyse : statut d'inventaire En stock - Engagé + Com- mandé = Dispo- nible Transaction Entrée de marchandises + + - - Sortie de marchandises + Enregistrement sur stock + Magasin Écart d'inventaire positif + + Écart d'inventaire négatif - - En stock = stock magasin réel Engagé = réservé pour les clients et les ordres de fabrication Commandé = entrées planifiées d'après les commandes d'achat et les ordres de fabrication Disponible = En Stock - Engagé + Commandé

Vue d'ensemble des états de stock magasin (1/2) 1. Liste articles Synthèse de tous les articles (ou des articles sélectionnés) avec les prix appropriés, en fonction des listes de prix définies dans le système 2. État des stocks Synthèse de tous les enregistrements de quantité et de coût liés aux articles, en fonction de divers critères de sélection et d'options de tri 3. Statut d'inventaire Synthèse de l'état actuel des stocks des articles sélectionnés et informations sur les entrées et sorties planifiées du magasin 4. Stocks du magasin Standard Synthèse de l'état actuel des stocks des articles sélectionnés, avec entrées et sorties planifiées pour chaque magasin Détaillé Synthèse des stocks pour chaque magasin avec informations supplémentaires sur les dernières données de mouvement de stock et les derniers prix par article Sélectionnez Stock magasin -> États de stocks

Vue d'ensemble des états de stock magasin (2/2) 5. État de contrôle des stocks Cet état fournit une liste de contrôle qui vous permet de consulter l'origine des transactions de stock enregistrées dans le plan comptable. 6. État de valorisation des stocks Dans SAP Business One, la valorisation des stocks s'appuie généralement sur le prix moyen pondéré. Cet état vous permet d'utiliser une autre méthode pour valoriser votre stock et de copier manuellement les résultats dans la comptabilité. Vous pouvez afficher l'état : au niveau article global au niveau transaction pour chaque article Méthodes de calcul Moyenne mobile FIFO - first-in-first-out (PEPS - premier entré premier sorti) LIFO - last-in-first-out (DEPS - dernier entré premier sorti) Par liste de prix Dernier prix déterminé Grâce à l'état de contrôle des stocks, vous pouvez comparer la vue comptable (bilans des stocks magasin) à la vue logistique (valeur du stock affichée par l'état de contrôle) et obtenir des explications sur les modifications de valeurs dans les comptes de stock. L'état de valorisation des stocks calcule les coûts des articles de façon isolée. Par conséquent, les résultats obtenus peuvent être différents de ceux figurant dans la comptabilité. Dans ce cas, il est nécessaire de consulter l'état de contrôle des stocks. Cet état ne recalcule pas le coût mais affiche des informations provenant de la base de données. L'état de valorisation des stocks n'est disponible que pour les entreprises qui utilisent le système de gestion d'inventaire permanent. Il est complémentaire de l'état de valorisation des stocks. L'état de valorisation des stocks magasin permet d'évaluer les niveaux de stock au moyen d'une méthode de valorisation sélectionnée. Vous pouvez transférer la valeur recalculée du bilan dans la comptabilité.

Revalorisation d'article – modification de prix Disponible : 100 Prix : 100 Nouveau prix : 125 Disponible : 100 Prix : 125 Compte d'augmentation Stock 2500 2500 2500 2500 Pour effectuer une revalorisation d'article, sélectionnez Stock -> Transactions de stock -> Revalorisation article. SAP Business One vous permet de revaloriser les articles de deux façons : vous pouvez saisir un nouveau prix (Modification prix) ou enregistrer une écriture de débit ou de crédit pour une certaine quantité (Chargement/déchargement stock). Pour exécuter la valorisation du stock en fonction d'un nouveau prix, sélectionnez Modification prix dans la zone Mode de revalorisation. Puis saisissez le numéro d'article, le magasin et le nouveau prix. Le système enregistre un document de revalorisation et une écriture au journal qui met à jour le solde du compte de stock et inscrit l'écriture de contrepartie sur le compte d'augmentation (pour une augmentation du stock) ou de diminution (pour une diminution du stock). Ceci fonctionne de la même manière pour les articles valorisés au prix moyen pondéré et au prix standard.

Revalorisation d'article – chargement/déchargement Chargem./déchargem. : 6000 Qté à revaloriser : 20 Disponible : 100 Prix : 100 Disponible : 100 Prix : 160 Compte d'augmentation Stock 6000 6000 Chargem./déchargem. : 6000 Qté à revaloriser : 120 Disponible : 100 Prix : 100 Disponible : 100 Prix : 150 Compte d'augmentation Stock Écart de prix 5000 6000 1000 Pour revaloriser une quantité particulière d'après une nouvelle valeur totale, sélectionnez Chargement/déchargement stock dans la zone Mode de revalorisation. Saisissez le numéro d'article et le magasin, ainsi que la quantité et la nouvelle valeur totale de cette quantité. Le système ne comptabilise pas cette revalorisation de la même manière selon que la quantité saisie est disponible ou non en stock. Si la quantité saisie est inférieure à celle disponible en stock, le système enregistre une écriture au journal, qui met à jour le solde du compte de stock avec la valeur totale, et inscrit l'écriture de contrepartie sur le compte d'augmentation (pour une augmentation du stock) ou de diminution (pour une diminution du stock). Si la quantité saisie est supérieure à celle disponible en stock (par exemple si vous avez déjà vendu certains des articles à revaloriser), le système enregistre une écriture au journal qui modifie le compte de stock uniquement selon la part de la valeur totale correspondant à la quantité disponible. La part restante est inscrite sur un compte d'écart de prix. Dans ce cas également, l'écriture de contrepartie est enregistrée sur le compte d'augmentation (pour une augmentation de stock) ou de diminution (pour une diminution du stock). Le schéma illustre les écritures concernant un article valorisé au prix moyen pondéré. Pour un article valorisé au prix standard, le système enregistre l'écriture de débit sur le compte d'écart et non sur le compte de stock.

Gestion des stocks : résumé du chapitre Vous êtes désormais en mesure : d'enregistrer divers mouvements de stock ; de transférer des articles d'un magasin à un autre ; de réaliser un inventaire physique à l'aide de SAP Business One ; de décrire les avantages offerts par les états de magasin et d'expliquer les différences entre ces états.