1 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003

2 ECPRD ICT working group meeting Document and Knowledge Management Chambre des Députés du Grand-Duché de Luxembourg Nicosia – Cyprus, Wednesday 5 – Friday 7 November 2003

3 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003 La gestion des connaissances Historique

4Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003 La gestion des connaissances Historique : 3 Programmes Programme 1 : : Programme 1 : Document management (repositories pour archivage et recherche d’information) Back Office. Programme 2 : : Programme 2 : Document Management et Workflow Extension et individualisation Programme 3 : : Programme 3 : Document and Knowledge Management

5Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre Workflow documentaire Production documentaire Fonds des archives de la Chambre Thesaurus Fonds bibliothèque Gestion du rôle Dossiers parlementaires Députés Questions – Réponses

6Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre Dossiers parlementaires

7Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre Extensions Gestion des impressions Communication avec les imprimeries Consultation avec le Service Central de législation Diffusion Courriers via service de l’Expédition Gestion des réunions de travail Agenda des Commissions Convocations et procès-verbaux Agenda des Séances publiques

8Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre Fonds documentaires délocalisés Groupes politiques Fonds documentaire propre Fonds administratif Députés Fonds documentaire personnel

9Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre DocCenter

10Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre Le site web Accès public Rôle Archives Agenda des commissions Agenda des séances publiques Agenda des délégations

11Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre Schéma Mémoire Organisationnelle (MO) Groupware - Coord/gestion des flux (GR) Tâches individuelles (TI) Accès, Sécurité, Gestion (globales) “Portail”

12Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre La gestion du courrier entrant et sortant Approche « workflow » Processus : Gestion du courrier Activités Rôles Participants Avantages Disponibilité Contrôle Liste des tâches Notion de délégation, « out of office » Archivage

13Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003

14Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003

15Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003

16Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003

17Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre Groupware : nouvelle génération

18Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre Travail individuel Gestion de l’ , des agendas, des contacts, … intégrée dans le portail : serveur central web access séparation entre groupes politiques (« organisational units ») gestion des « public folders »

19Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre La mémoire Organisationnelle Combinaison et optimisation de : Bibliothèque Centre Documentaire Revue de Presse Lexiques matières (Thesaurus, Plan de classement) Lexiques personnes (Pages jaunes) Diffusion sélective de l’information (DSI) Accès simplifié et unifié à l’ensemble de ces services (Portail commun) Possibilité de recherche d’information transversale (RetrievalWare) Retour d’écoute des utilisateurs

20Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre Portail Le portail = aux informations Un point d’accès unique aux informations aux applications Un point d’accès unique aux applications aux services Un point d’accès unique aux services

21Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre Portail Le portail offre un accès sécurisé En interne : réseau du Greffe, réseaux des groupes politiques, et en externe : pour le député à son poste de travail Single sign-on LDAP

22Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre Portail Le portail = Une page personnalisée personnalisable par l’utilisateur : –contenu –forme personnalisée par le profil de l’utilisateur : –différents types d’utilisateurs : députés, personnel des groupes politiques, personnel du Greffe, personnel du Knowledge Center, … –un profil est constitué à partir des choix faits par l’utilisateur selon ses centres d’intérêt, de la DB KM et des autres DB

23 Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003 La gestion des connaissances Le futur

24Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003 Le Futur du portail KM 1.Etendre Le travail collaboratif Le travail individuel La Mémoire organisationnelle La personnalisation de l’information 2.Construire La recherche globale Le retour d’écoute

25Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003 Etendre : Le travail collaboratif Intégration des outils de gestion, internes et externes (suite) Intégration du workflow administratif : gestion du Courrier entrant & sortant Accès par la liste des tâches Intégration d’un outil de travail collaboratif : notion d’équipe, versioning, check-in/check-out, … Dépôt de projets, propositions de loi, questions, demandes d’interpellation, … Extension aux participants externes du processus parlementaire (Conseil d’Etat, Gouvernement, Chambre professionnelles, …)

26Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003 Etendre : Le travail individuel Accès aux outils bureautiques (traitement de texte, feuille de calcul, présentation, …) Accès à « Mes documents » sur serveur central Consultation de dictionnaires, encyclopédies, … Consultation du correcteur orthographique de la langue luxembourgeoise Accès aux outils de traduction, de résumés automatiques

27Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003 Etendre : La Mémoire Organisationnelle La veille législative La veille thématique Les dossiers thématiques : récolte d’informations, édition du dossier, envoi et publication Les fonds documentaires des groupes politiques L’annuaire des experts internes

28Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003 Etendre : La personnalisation Le profil de l’utilisateur par sa fonction, par son appartenance aux commissions parlementaires … par ses centres d’intérêt Le Knowledge Manager et le Knowledge Center gestion des profils, filtrage de l’information, préparation de dossiers, … La veille personnelle La revue de presse personnalisée Les ouvrages recommandés de la Bibliothèque Le calendrier personnalisé …

29Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003 Construire : La recherche globale La recherche conceptuelle, multilingue La navigation basée sur la catégorisation dynamique Interface de recherche globale à toutes les banques de données de la Mémoire Organisationnelle Le panier électronique

30Séminaire CERDP – Nicosia – Novembre 2003 Construire : Les services et le retour d’écoute Demande et suivi : Demander des ressources, réserver une salle, du matériel Demander des congés, justifier des absences, … Signaler des problèmes Demander de l’assistance à la recherche documentaire Demander la création d’un dossier thématique Formuler des remarques, suggestions, …