Agenda • Généralités Contexte du management de projet Structures et organisations Management de projet Planification du projet Pilotage « suivi » du projet Élaboration du plan de projet Mise en œuvre du plan de projet Collecte des données et mises à jour Communication du projet Les logiciels de gestion de projet

Objectifs de séminaire • Aspects essentiels de la gestion de projets Méthodologie Terminologie et définitions

Qu’est ce qu’un projet ? Un effort : • unique temporaire pour fournir un produit ou un service. Projet Budget Produit / Performance Dates

Un projet : un effort temporaire • Avec des dates de début et de fin identifiées Pas forcément de courte durée

Phases du projet Chaque fin de phase est l’occasion de : • Valider ce qui a été réalisé Permettre la livraison d’un livrable intermédiaire du projet Décider de la suite du projet

Management de projet « Application des connaissances, des compétences, des outils et des méthodes, aux activités d’un projet, en vue d’atteindre ou de dépasser les besoins et les attentes des parties prenantes du projet. »

Management de projet

Cycle de vie du projet • Définit le début et la fin du projet Succession des phases du projet Intègre la notion de dépendance prédecesseur /successeur

Parties prenantes • Individus ou organismes ayant des intérêts dans le projet ou dans son livrable Exemples : chef de projet, équipe projet, client, sponsor, Direction, le Maître d’Oeuvre, le Maître d’Ouvrage…

Cultures et styles organisationnels • Management de projets ou management par projets Le projet évolue dans l’environnement de l’entreprise : respect des règles et des méthodes, normes, culture

Organisation projet • Ressource dédiées au projet Travail en plateau, dans un même lieu

Métier du chef de projets Le chef de projet : • Est le garant du plan de projet Rassemble et coordonne les moyens A son niveau de responsabilité lié à la structure choisie Un chef de projet doit« Savoir ne pas savoir »

Compétences clés du chef de projets Un chef d’orchestre multi - Compétences clés du chef de projets Un chef d’orchestre multi compétences : • Leader d’équipe Communicateur Négociateur Résolveur de problèmes et de conflits

L'animation 1. Annoncez l'objectif. 2. Faîtes participer. 3. Conduisez le groupe vers l'objectif.

L'animation 0. Les différents types d ’animateurs. Comment faire ensuite... 1. Annoncez l'objectif. 2. Faîtes participer. 3. Conduisez le groupe vers l'objectif.

Les différents types d ’animateurs L’ANIMATEUR DIRECTIF Ex : « Toi, tu fais ça et toi ça. Y’a intérêt que ça avance ! Et plus vite que ça ! » L’ANIMATEUR PARTICIPATIF Ex : « Quelqu’un veut bien prendre cette action ? Non ? Ben, c’est embêtant, non ?» L’ANIMATEUR MOBILISATEUR Ex : « Il faut qu’ensemble, nous trouvions une solution. Je propose que l’on se voit ¼ d’heure demain matin à 8h00. C’est d’accord ? »

LES TYPOLOGIES D’ANIMATEUR GROUPE LES + LES - L’ANIMATEUR DIRECTIF PARTICIPATIF MOBILISATEUR Avance selon son idée Braquer les gens … Ménage le groupe Est bien perçoit, pas de remou Ça n’avance pas … convaincant Met les gens dans l’action

ET SAVOIR FAIRE DE l’ANIMATEUR SAVOIR ETRE ET SAVOIR FAIRE DE l’ANIMATEUR Savoir être : Persévérance Réceptivité Volontarisme Créativité Disponibilité Consistance Réalisme Vigilance … Savoir faire : S’informer Négocier Faire confiance Informer Écouter Contrôler Persuader S’engager Recadrer Coordonner …

L’EXEMPLE L’animateur doit appliquer ses propres conseils L’animateur sait se remettre en cause L’animateur doit prendre une part active aux actions les plus rébarbatives L’animateur sait reprendre en charge une action qui nécessite son exemple

LA CREDIBILITE L’animateur est honnête L’animateur est transparent L’animateur évite de changer les orientations/priorités du groupe L’animateur tempère sont impulsivité L’animateur doit perpétuellement chercher à monter en crédibilité ; c’est cette crédibilité qui simplifie son travail d’animateur

LA MOTIVATION L’animateur sait faire abstraction ( dissimulation) des difficultés L’animateur sait mettre en lumière les bons résultats L’animateur sait faire des pauses pour montrer le chemin parcouru L’animateur sait qu’un homme motivé est un homme qui s’engage

LA CREATIVITE L’animateur est plus moteur de créativité que créatif lui-même L’animateur sait faire aboutir les idées des contributeurs L’animateur sait montrer que l’idée est utile

L’AIDE L’animateur sait aider lorsque le contributeur est en difficulté ou va l’être L’animateur sait adapter son aide aux situations de besoin L’animateur sait quand son aide est superflue L’animateur sait dire et montrer qu’il peut aider

Le rôle de l’animateur n’est pas de faire un discours. 2. Faîtes participer Le rôle de l’animateur n’est pas de faire un discours. 2.a. Cherchez à ce que tous les participants s'expriment. 2.b. Dirigez les débats.

" Vous voulez dire que l'inspecteur du travail peut s'y opposer ? " Posez des questions : " Que pensez-vous de l'attitude d'un informaticien qui …? " " Quelqu'un a-t-il déjà rencontré ce cas ? " " Qui peut me dire combien coûte en moyenne une machine à … ? " " Est-ce que tout le monde comprend bien ce schéma ? " Reformulez : " Vous voulez dire que l'inspecteur du travail peut s'y opposer ? " " Si je vous comprend bien, la première condition de succès c'est… " Apprenez à vous taire : Même si vous connaissez la réponse, ne répondez pas vous-même à toutes les questions. Demandez aux autres participants d'y répondre.

Cherchez à ce que tous les participants s'expriment Faîtes en sorte que tous s'expriment : Evitez que certains monopolisent la parole et aidez ceux qui parlent peu à s'exprimer. Valorisez les idées de ceux qui parlent peu. Cherchez à créer une ambiance conviviale : Appelez les participants par leur prénom (vous pouvez leur demandez de l'écrire sur un carton). Adoptez un ton de voix chaleureux, souriez. Faîtes preuve d'humour. Racontez des anecdotes personnelles. N'hésitez pas à dire : " je ne sais pas ", " c'est une question difficile ".

Cherchez à deviner très tôt les personnalités des participants

Les Membres du groupe comme l’Animateur les voit (Dessin extrait de la revue TW1 Topics) 8 3 5 4 6 2 7 9 1 3. Celui qui sait tout 5. Le Timide 7. Le Roupilleur 9. Le Rusé 1. Le Bagarreur Faire en sorte que le groupe sape ses théories Lui poser des questions faciles Attirer l ’attention sur ce qu’il dit d’intéressant Ne s’intéresse à rien L’interroger sur ses activités L’amener à donner des exemples Essaye d’attraper l’animateur Utiliser les questions en retour ou en relais Rester calme Ne pas se laisser entraîner L’empêcher de monopoliser le débat 2. Le Sage 4. Le Bavard 6. Lui, il est Contre C’est une aide précieuse Lui faire apporter sa contribution 8. Le Grand Seigneur L’interrompre avec tact Limiter son temps de parole Faire jouer son ambition Si possible, utiliser ses connaissances et son expérience Ne pas le critiquer Utiliser la technique du : « oui, mais »

Planification du contenu du projet • Description du produit Charte du projet Contraintes Hypothèses

Décompositions structurées du projet 1 1.3 1.2 1.1 1.2.1 1.2.2 • Découpe le projet en phases Favorise la délégation et le contrôle Permet la consolidation d’informations WBS ( Work Breakdown Structure)

Décomposition structurée du travail Décompose le travail global en éléments plus petits : • Plus simples à manipuler Gérés pas des responsables locaux Consolidés pour conserver la vue globale

Outils et méthodes d’estimation • Méthode à dire d’expert Estimation par analogie Simulation

Estimation de la charge de travail • Basée sur l’expérience ou sur la base de connaissances de l’entreprise Dépend du besoin et des capacités en ressources

Le Diagramme de Gantt • Contient une échelle de temps Donne une vue conviviale du planning projet Permet de voir les dépendances entre les phases et les tâches