Présentation par Christine Tonui Responsable des subventions, Bureau des recherches et projets parrainés MUCHS/MTRH-Kenya

 C’est après l’attribution que le vrai travail commence: la subvention a été attribuée, négociée et acceptée  Examen des détails de la subvention par rapport à la proposition  LIRE ATTENTIVEMENT L’AVIS D’ATTRIBITION

 Obligations post-attribution ◦ Déontologie ◦ Ressources humaines ◦ Finances ◦ Fournitures Pour chacun de ces cas consulter les aspects de conformité par rapport à chacune des catégories

 Lancement/ réunion d’orientation:  Chercheur principal et son équipe, personnel chargé de la gestion du projet, y compris le personnel chargé de la chaine d’approvisionnement, le personnel chargé des finances, le chargé de la conformité, le spécialiste chargé du contrat, et le directeur des ressources humaines.  IL CONVIENDRA DE CRÉER UN SYSTÈME QUI MARCHE À TITRE PERSONNEL

 Cadrage du sommaire de l’attribution  Sommaire de l’ensemble du projet  Titre/No. de la subvention ◦ Fournisseur du financement ◦ Mécanisme de paiement, remboursement des coûts ou avance ◦ Collaborateurs ◦ Détails du contrat, modifications, responsable chargé de la communication, coordinateur du projet ◦ Dates de la durée du financement, mois, taux pour les coûts indirects ◦ Dates d’échéance pour la reddition des comptes ◦ Autorisation du comité chargé de la révision éthique du projet ◦ Montant du financement, total/ annuel ◦ Règlementation de la subvention et ses références

 S’assurer d’avoir obtenu l’autorisation du comité de révision éthique institutionnel – Obtenir une copie de l’autorisation  Pousser le personnel du projet pour qu’ils obtiennent toutes les autres autorisations du gouvernement qui s’imposent le cas échéant - Comité de révision pharmaceutique - Autorisation du comité de révision éthique des collaborateurs

 Affectation du personnel à de multiples projets -Chercheurs principaux, Co-Chercheur principal Tableur de surveillance des efforts  Embauche du personnel pour le projet - Respect des politiques institutionnelles  Orientation du personnel ◦ À votre politique institutionnel: ID du personnel, formulaires d’employé, relevés d’horaire ◦ Orientation à un projet spécifique

 Ouverture du compte dans le système informatique de gestion financière (FMIS) ◦ Tel qu’il figure au sommaire de la subvention ◦ Définir les lignes approuvées selon le budget du projet autorisé par l’organisme concédant ◦ En plaçant les restrictions imposées sur le budget ◦ En appliquant les barèmes pour frais d’installation et d’administration  Configurer correctement l’ouverture du compte pour faciliter la reddition mensuelle et la facturation.  Avec regroupement approprié pour consolidation des bilans financiers: limités et illimités

◦ Chercheur principal ◦ Durée du projet ◦ Agence ◦ Fréquence de la facturation et rappels ◦ Montant des coûts partagés ◦ Contact administratif / financier ◦ Agenda des redditions et rappels (techniques et financiers)

 Source de soucis particuliers pour les chercheurs et les administrateurs de recherches  Sous strict contrôle des états, cela prend une éternité et il s’agit d’une source courante de plaintes parmi les chercheurs principaux

La PA vise le potentiel de la valeur- ajoutée de l’approvisionnement - En raison de la complexité accrue de l’approvisionnement ◦ Émergence des meilleures pratiques souhaitées pour atteindre les objectifs organisationnels tout en harmonisant d’autres activités ◦ Besoin de gestion efficace des risques ◦ Satisfaction des besoins internes ainsi que des besoins externes des clients ◦ Faire valoir l’argent

 Votre plan d’approvisionnement repose sur la compréhension: ◦ des dépenses d’approvisionnement ◦ des marchés de l’offre  Reportez-vous à votre budget approuvé et réfléchissez, par ex. pour les dépenses de traduction et de transcription, de quoi aurez- vous besoin?

Des plans d’approvisionnement pour de multiples années peuvent être préparés et devront être incorporés dans les dépenses à moyen terme. Ils devront être communiqués bien à l’avance à titre de consolidation (s’il y a lieu) et pour obtenir les autorisations exigées.

 Que constitue la planification de l’approvisionnement (PA)? o Détails des biens, travaux et services o Agenda planifié des livraisons / installations / mise en œuvre ou dates d’achèvement  Indication/ justification de mise en œuvre pendant l’année, ou par arrangement en cas de multiples années – si les articles peuvent se regrouper et s’acheter en lot ou d’autre façon  Estimation des valeurs  Budgets disponibles et sources de financement  Méthodes d’approvisionnement anticipées