Implantation de Metalib : par où commencer? Les principales étapes de l’implantation à l’université de Montréal Marie-Josée Leboeuf 8 septembre 2006

5 principaux aspects sur lesquels le comité Metalib a travaillé 1.Vitrine pour mettre en valeur nos ressources : comment les présenter pour faciliter le repérage par la clientèle 2.Interface plus facile à utiliser et à comprendre : repérage des ressources et méta-recherche 3.Impacts sur le personnel de référence et la formation documentaire 4.Impacts sur nos procédures pour signaler et décrire nos ressources électroniques 5.Faciliter l’intégration de ce nouvel outil

1- Vitrine pour mettre en valeur les ressources : choix éditoriaux à faire Quels types de ressources voulons-nous signaler dans Metalib, lesquelles inclure ou exclure ? Comment organiser et présenter nos ressources, pour que les usagers puissent aisément repérer un ensemble de ressources répondant à leur besoin ?

Types de ressources à signaler –Électroniques : quels formats? pages Web BDD : accès Internet, CD-ROM PEL : individuellement ou en ensembles Monographies Électroniques : individuellement ou en ensembles uniquement les ressources dans lesquels on peut exécuter des recherches, ou non? (pages Web, CD-ROM) –papier : certaines ressources particulièrement importantes dans un domaine? –RH : bibliothécaires spécialisés disponibles pour aider nos usagers selon les disciplines?

Organisation et présentation de nos ressources –Permettre le repérage selon différents critères : Disciplines et sous-disciplines Type de ressources (BDD, dictionnaires, thèses, site web, etc…) Titre Mots-clés : définir les infos nécessaires à inclure dans les notices descriptives de chaque ressource –Tenir compte des contraintes de Metalib au niveau de la présentation : 2 niveaux maximum catégories et sous-catégories : –disciplines + sous-disciplines –types de ressources –formats particuliers, par ex. des banques d’images

Choix éditoriaux « macro » ont été faits par le Comité Metalib Par exemple : –choix des catégories (grandes disciplines et catégorie GÉNÉRALE) –choix des sous-catégories de la catégorie GÉNÉRALE puisqu’elle touchait à plusieurs disciplines –choix des types de ressources à identifier, ainsi que leurs définitions

Choix éditoriaux « micro » ont été faits par les bibliothécaires de référence dans chaque secteur –choix des sous-catégories dans leur discipline : sous-disciplines, types de ressource, certains formats particuliers, etc. –choix des ressources à signaler dans chaque sous- catégorie –en profiter pour faire le grand ménage dans nos ressources : élaguer celles désuètes (les retirer du catalogue) mettre à jour les notices descriptives des ressources pour les besoins de Metalib

2- Interface plus facile à utiliser et à comprendre ajout de légendes sur différentes pages aide en anglais traduite en français choix des interfaces offertes par défaut : –repérage des ressources : onglet « par catégorie » vs « par titre » vs « par mots-clés» –recherche : onglet « simple » ou « avancée » sous-comité « LIBELLÉ » créé : –choix des termes français à privilégier pour la traduction de l’interface anglaise –choix des types de ressources + leurs définitions

3- Impact sur le personnel de référence et la formation documentaire sous-comité « FORMATION » créé : –conception d’un guide d’utilisation de Metalib accessible en ligne pour notre clientèle : autoformation outil de base pour la formation documentaire

4- Impacts sur nos procédures pour signaler et décrire nos ressources électroniques identification des problèmes dans la chaîne de travail existante et recommandations sous-comité « CHAÎNE DE TRAVAIL » créé : –collaboration entre les services du catalogage, des acquisitions et du bureau des systèmes –conception d’un nouveau formulaire pour le signalement à la fois dans notre catalogue et dans Metalib –des responsables sectoriels identifiés dans chacun des secteurs : coordination et communication entre les professionnels d’un même secteur et entre les secteurs

5- Faciliter l’intégration de Metalib Implantation par étape : module « Quicksets » sera implanté dans une 2e phase éventuellement; Implantation graduelle : –Au printemps, période moins critique que la rentrée à l’automne –ancienne liste des ressources électroniques est restée disponible durant quelques mois en parallèle; Tout au long du projet, de nombreuses communications ont été faites au personnel; Formation du personnel de référence et conférences midi pour l’ensemble du personnel; Communications à la clientèle pour l’aviser de l’implantation graduelle; Formations documentaires prévues pour la clientèle.

Conclusion Travail d’équipe Plusieurs équipes pour traiter plusieurs aspects Nombreux choix éditoriaux à faire Personnalisation du logiciel en fonction de notre contexte Nombreux impacts dont il faut tenir compte : personnel de référence et clientèle Plusieurs tâches s’ajoutent pour faciliter l’intégration et l’utilisation du logiciel