Méthodes et outils de planification Tour d’horizon Session conduite de projet SI / SIG 8 avril 2010

Méthodes et outils de planification Objectif de la présentation Proposer un aperçu de quelques méthodes et outils de gestion de projet

Méthodes et outils de planification Contexte Planification

Méthodes et outils de planification Contexte A l’issue de la phase d’activation (cadrage) du projet Le périmètre du projet est identifié Il s’agit désormais de préparer sa mise en œuvre concrète déterminer l’ordre de réalisation Organisation des taches et des acteurs dans le temps : planification

Méthodes et outils de planification Élément structurant d’un projet Planification de l’action (1) La plupart des taches d’un projet, doivent être accomplies selon un calendrier. Il est nécessaire d’avoir une bonne idée de la façon dont les activités seront organisées et programmées, en prenant en compte le temps disponible et nécessaire pour chaque activité. Élément structurant d’un projet

Méthodes et outils de planification Planification de l’action (2) Décider de la répartition dans le temps des différentes activités. Définir pour chaque activité : le(s) produit(s) (ce que l’activité produira), les liens de dépendance entre activités (sont elles indépendantes ? +/- liées) les dates limites (fin et démarrage), la ou les personnes ou responsables, les moyens humains (charge) matériel, .. Produire des fiches synthétiques par activité (Activités A1, A2, A3, B1, B2,….Zn)

Méthodes et outils de planification Organiser les activités (1) Quand l’activité peut-elle commencer ? Quand doit-elle commencer ? Indiquez si l’activité nécessite et/ ou entraîne une autre activité Taches moins fortement liées T0 T1 T2 T3 Tn… A1 A2 B1 B2 C1 D1 Dn Taches fortement liées

Méthodes et outils de planification Organiser les activités (2) Compléter le calendrier en indiquant Les charges / activité Contrôle de cohérence Charge Total 10 T0 T1 T2 T3 Tn… A1 A2 4 2 B1 B2 3 1 C1 D1 Dn Contrôle de cohérence

Méthodes et outils de planification Organiser les activités (3) Compléter le calendrier en indiquant Les intervenants et leurs charges respectives Contrôles de cohérence Charge,10 T0 T1 T2 T3 Tn… 4 A1, 2 mois/h A2, 2 mois/ h Jean (2) 0.5 1 Muriel (2) 3 B1, 2 mois/ h B2, 1 mois/ h Jean (1) Pierre (1) Muriel (1) C1 2 D1, 1 mois/ h Dn, 1 mois / h

Méthodes et outils de planification Organiser les activités (4) Compléter le calendrier en indiquant Les livrables (intermédiaires et finaux) Les réunions ou milestones (jalons) Charge,10 T0 T1 T2 T3 Tn… Réunions 4 A1, 2 mois/h A2, 2 mois/ h Jean (2) 0.5 1 Muriel (2) 3 B1, 2 mois/ h B2, 1 mois/ h Jean (1) Pierre (1) Muriel (1) C1 2 D1, 1 mois/ h Dn, 1 mois / h

Méthodes et outils de planification Organiser les activités (5) Un graphique simple et efficace pour le projet. découpage en activités (taches) association de charges intervenants réunions livrables Une méthode de structuration du projet («mise à plat ») A utiliser en programmation mais également pour suivre l’avancement du projet et les éventuels glissements Un outil de communication Méthode de Gantt

Méthodes et outils de planification Organiser les activités (6) Méthode de Gantt Une méthode avant tout Des outils variés Spécifiques (éditeur ou libre) tableur …

Méthodes et outils de planification Outils dédiés Gantt Pert Mind Mapping

Méthodes et outils de planification Outils dédiés (1) Diagrammes de GANTT Un diagramme de Gantt est une représentation graphique simplifiée du déroulement, dans le temps, des diverses activités constitutives d'un projet et des contraintes. Il est possible de définir un chemin critique d’enchainement des activités. Il permet également de suivre l’évolution du projet en comparant le prévu et le réalisé Ressources : fiche GANTT IAAT http://www.iaat.org/telechargement/guide_methodo/6_1_gantt.pdf Wikipedia : http://fr.wikipedia.org/wiki/Diagramme_de_Gantt

Méthodes et outils de planification

Méthodes et outils de planification Outils dédiés (2) Diagrammes de PERT (Program Evaluation and Review Technique) Technique d'ordonnancement conçue à la fin des années 50 par la marine américaine pour la réalisation des missiles Polaris afin de coordonner les travaux de plus de 9000 intervenants Le PERT est « une méthode consistant à mettre en ordre sous forme de réseau plusieurs tâches qui grâce à leur dépendance et à leur chronologie concourent toutes à l'obtention d'un produit fini » . La méthode utilise trois concepts de base : la tâche (activité) : figurée par une flèche dont la longueur n'a pas de signification temporelle, la tâche est identifiée par un code et se caractérise par sa durée. les étapes : elles marquent le début et la fin d'une tâche. L'étape de fin est en même temps l'étape de début des tâches suivantes. L'étape n'a pas de durée. Selon les conventions adoptées, elle peut être représentée par un carré, un rectangle ou plus couramment un cercle ou un ovale. les tâches fictives : servent à matérialiser des contraintes d'enchaînement. Ressources : fiche PERT IAAT http://www.iaat.org/telechargement/guide_methodo/6_2_pert.pdf Wikipedia : http://fr.wikipedia.org/wiki/PERT

Méthodes et outils de planification

Méthodes et outils de planification Outils dédiés (3) Mind Mapping (schéma heuristique) (1) Méthode de formalisation de l’information consistant à utiliser des documents composés de mots et de graphismes représentant l’enchaînement des idées contenues dans un message. Principe de la méthode, issue de l’étude du fonctionnement du cerveau, est que la représentation d’idées sous formes de cartes arborescentes associant des éléments graphiques est naturellement beaucoup plus rapide à comprendre et mémoriser qu’un document classique composé uniquement de textes. La représentation visuelle d’idées est très simplement compréhensible quel que soit le niveau de compréhension des membres d’un groupe de personnes et facilite le partage d’une même vision sur le sujet abordé.

Méthodes et outils de planification Outils dédiés (4) Mind Mapping (schéma heuristique) (2) Ressource http://www.framasoft.net/IMG/pdf/TutorielFreeMindv8parFL.pdf Exemple http://freemind.sourceforge.net/wiki/extensions/freemind/flashwindow.php?initLoadFile=/wiki/images/e/e7/ERPImplementation.mm&startColla psedToLevel=5&mm_title=ERPImplementation.mm

Méthodes et outils de planification Illustration : quelques outils utilisés dans le cadre des projets européens Work Breakdown Structure Work Package

Méthodes et outils de planification Illustration – organisation projets PCRD (Europe) WBS (work breakdown structure) Enchainement logique d’«unités » (Work Packages)

Méthodes et outils de planification Illustration – organisation projets PCRD (Europe) Chaque WP est décrit en détail Fiche Work Package

Méthodes et outils de planification Illustration – organisation projets PCRD (Europe) Zoom sur les enchainements Liens entre WP

Méthodes et outils de planification Illustration – organisation projets PCRD (Europe) Organisation dans le temps Calendrier Détail par tache Charge Dates Livrables …

Méthodes et outils de planification Méthodes et outils complémentaires Cahier de projet Compte rendus de réunion Relevés de décision

Méthodes et outils de planification Méthodes et outils complémentaires Cahier de projet Comptes rendus Relevés de décision Parce que le chef de projet doit rendre compte de L’avancement du projet Des choix opérés (et argumenter) Des raisons de blocage ou retard

Méthodes et outils de planification Méthodes et outils complémentaires « Cahier » de projet Numérique ou papier dédié au projet Il s’agit de tracer toute l’activité dans le temps état : fait / à faire Date / sujet / acteurs / documents ou éléments de référence Compte rendu de réunion/ relevé de décision Indispensable pour : tracer les échanges au cours d’une réunion acter les décisions prises en réunions Finalité : partager la même perception du travail à réaliser, des moyens, délais et livrables Le relevé de décision est plus succinct. Il peut être rédigé en complément par un partenaire autre que celui rédigeant le CR dont il restitue la perception Date / ordre du jour / participants / déroulement de la réunion / décisions + identification /versionnement

Méthodes et outils de planification Méthodes et outils complémentaires Traitement de texte Identification Participants Ordre du jour Version Aurteur(s), validation,… Calendrier, échéances, livrables

Méthodes et outils de planification Quelques outils libres et liens utiles

Méthodes et outils de planification En pratique, quelques outils libres Diagrammes de Gantt GanttProject http://ganttproject.sourceforge.net/fr/ Diagramme de Pert GanttProject Mind Mapping FreeMind freemind.sourceforge.net/ FreePlane

Méthodes et outils de planification Quelques liens utiles IAAT guide méthodologique http://www.iaat.org/ressources/methodo_formation_guide_methodo.php?id2=22 fiche PERT http://www.iaat.org/telechargement/guide_methodo/6_2_pert.pdf fiche GANTT http://www.iaat.org/telechargement/guide_methodo/6_1_gantt.pdf Considération générales www.gestiondeprojet.net/articles/gantt.html Tutoriel Freemind http://nathalierun.net/PenseeLibre/MindMapping/freemind.html Tutoriel Gant project Exercices MIAGE http://www.e-miage.org/demos/B303/B303_4.htm Méthodes SCRUM http://fr.wikipedia.org/wiki/Scrum xtrem programming http://fr.wikipedia.org/wiki/Extreme_programming RAD http://www.rad.fr/