Réunion de lancement des commissions thématiques Méthodologie de création de la Nouvelle Université de l’Est-francilien – 19 novembre 2014

GENESE POLITIQUE et PROJET STRATEGIQUE 2014 ETAT DES LIEUX ET CONCEPTION fin 2014 - 2015 CONSTRUCTION 2016-2019 Un principe : le retour régulier devant les instances Création de la nouvelle université au 1er janvier 2017 La gestion du projet Nouvelle Université Les différentes étapes de la construction

Rôle et fonctionnement des commissions Co-présidence UPEC/UPEM Un rôle essentiellement stratégique : définissent les grandes orientations stratégiques et organisationnelles du domaine qu’elles couvrent Chaque commission se décline en groupes projet plus opérationnels dont elle coordonne les travaux et détermine le calendrier de travail Elles recueillent, débattent et arbitrent les propositions des groupes projet Un rôle d’instruction pour arbitrage de la direction stratégique du projet Organisent la consultation des personnels et des usagers

Rôle et fonctionnement des commissions : aspects pratiques Se réunissent au moins une fois tous les deux mois et pour la première fois en décembre Un appui organisationnel apporté par les cabinets des deux universités et, à terme par la direction opérationnelle du projet Une diffusion, en amont des réunions, d’un ordre du jour et des documents afin de faciliter le travail de validation des propositions remontées par les groupes projet assorti d’éventuels arbitrages Une production de « livrables » synthétiques qui alimenteront la prise de décision de la direction stratégique et la présentation pour vote dans les conseils et instances Une alternance entre les deux sites pour la tenue des réunions

Rôle et fonctionnement des commissions : organisation de la première réunion Présenter le guide méthodologique de travail des commissions Proposer pour discussion et enrichissement une première liste des groupes projets Désigner les co-animateurs des groupes projets Arrêter le calendrier de travail Procéder au lancement du travail des groupes projets (tous ou certains) Présenter l’articulation entre les groupes projets de la commission et ceux de la commission fonctions support et soutien

La gestion du projet Nouvelle Université Groupes projet Espace de travail plus opérationnel que les commissions Rassemble les collectifs « métiers », experts de la thématique traitée Co-pilotage et animation UPEC/UPEM Dans un premier temps, « sanctuarisation » des jeudis matin 1ère phase : état des lieux et calendrier partagé (échanges sur les pratiques dans les deux universités) 2ème phase : conception et construction des pratiques qui entreront en vigueur dans les deux structures puis dans l’établissement fusionné

Les objectifs de la phase « Etat des lieux et calendrier partagé » Le choix des chantiers à mener, qui sera validé par la commission La définition d’un calendrier partagé pour les différents chantiers Un état des lieux du fonctionnement des deux universités Une identification et un partage des objectifs stratégiques et opérationnels dans les différents domaines Une organisation du projet pour cette phase, évolutive en fonction des besoins

Eléments de calendrier institutionnel Principe d’information régulière des membres des conseils et instances Présentation lors des CA de fin mars (26 à Marne et 27 à Créteil) des premiers éléments d’état des lieux ainsi que les orientations stratégiques par domaine Les commissions devront donc rendre les éléments stabilisés le 12 mars afin de les synthétiser et de les adresser dans les délais aux membres du CA. Principe d’une première réunion en décembre et d’une deuxième avant fin janvier

Vers la constitution de « groupes usagers » ? La gestion du projet Nouvelle Université Quelle place pour le point de vue des usagers ? Comment récolter les avis des usagers (étudiants, personnels, partenaires) sur nos pratiques actuelles ? Comment solliciter nos usagers pour mesurer leurs besoins et leurs attentes vis-à-vis de la Nouvelle Université ? Vers la constitution de « groupes usagers » ?

Commission formation : un exemple de proposition de groupes projet et la démarche y conduisant (1) Une réflexion inscrite dans la continuité du travail antérieur (préparation de l’offre commune de formation) Une volonté de limiter le nombre de groupes projets Une déclinaison des groupes projets en chantiers à périmètre plus restreint et à contenu plus spécialisé

Commission formation : un exemple de proposition de groupes projet et la démarche y conduisant (2) Quatre groupes proposés : Homogénéisation des données du domaine formation Orientations communes de l’offre de formation Innovation pédagogique et numérique Mise en œuvre du contrat quinquennal (2015-2019) et transition vers la nouvelle université

FIN

Vice-président Stratégie et développement - UPEC www.u-pec.fr Didier Nicolle Vice-président Stratégie et développement - UPEC didier.nicolle@u-pec.fr www.u-pem.fr Muriel Jougleux Vice-présidente Evolutions Institutionnelles – UPEM Muriel.jougleux@u-pem.fr www.upec-upem.fr