ACPAU 17 juin 2008 Transition vers un nouveau modèle budgétaire à l’Université de Toronto ACPAU 17 juin 2008 Sally Garner Directrice principale, planification budgétaire à long terme

ACPAU 17 juin Aperçu général Université de Toronto : quelques données Transition : calendrier et ressources Modèle budgétaire précédent Nouveau modèle budgétaire Processus de transition Observations

ACPAU 17 juin Université de Toronto : quelques données ( ) Budget de fonctionnement : 1,3 milliard de dollars Étudiants : Campus : 3 Facultés : 19 Personnel enseignant ETP : 3200 Personnel non enseignant ETP : 4400

ACPAU 17 juin Revenus de fonctionnement (budget , M$) Subventions gouvernementales 565 Droits de scolarité461 Dotation40 Revenus des départements166 Autres102 Total1334

ACPAU 17 juin Dépenses de fonctionnement (budget , M$) Enseignement et recherche911 Bibliothèque, services aux étudiants 93 Aide aux étudiants110 Entretien, services publics et autres services 118 Autres102 Total1334

ACPAU 17 juin Calendrier Avril 2004Formation d’un groupe de travail Janvier 2006Rapport final du groupe de travail Août 2006Rapport d’étape sur la mise en œuvre Année de transition Première année complète d’application du nouveau modèle Première année d’application du nouveau processus d’analyse

ACPAU 17 juin Transition : ressources Groupe de travail : vice-recteurs principaux, vice-recteurs, doyens, chef des finances Comité directeur du modèle budgétaire : deux membres du personnel de la planification et du budget, cadres financiers supérieurs de quatre grandes facultés Cadres financiers divisionnaires : cadre financier supérieur de chaque division d’enseignement et d’administration Comité directeur du vice-recteur principal : vice-recteur principal et échantillon représentatif de doyens On n’a eu recours à aucun consultant

ACPAU 17 juin 2008 Modèle budgétaire précédent

ACPAU 17 juin Gestion financière à l’Université de Toronto L’Université gère ses finances dans quatre fonds : 1. fonds de fonctionnement, 2. activités auxiliaires, 3. fonds des immobilisations, 4. fonds avec restrictions. Il sera aujourd’hui question du fonds de fonctionnement seulement. L’Université de Toronto utilise un fenêtrage dynamique affichant cinq années pour permettre une planification à long terme.

ACPAU 17 juin Modèle précédent Même modèle utilisé depuis des dizaines d’années  historique Budget de l’année précédente + financement des augmentations de salaire +partage des revenus + affectation à partir des fonds centraux -réduction générale

ACPAU 17 juin Modèle précédent – partage des revenus complexe Dans la dernière décennie, on a introduit de nouvelles enveloppes de fonds provinciales et des ententes sur le partage des revenus ont été établies avec les facultés. On a introduit le concept des budgets liés à l’effectif étudiant. Les multiples paramètres sont devenus extrêmement complexes à gérer par l’administration centrale et les facultés. Le modèle suscitait de plus en plus la perception d’être inéquitable.

ACPAU 17 juin 2008 Nouveau modèle budgétaire (NMB)

ACPAU 17 juin « Le budget est un outil de base dans la gestion de l’Université ainsi que dans la réalisation de sa mission et de ses buts en enseignement et recherche. » Rapport final du groupe de travail sur l’analyse de l’approche budgétaire

ACPAU 17 juin Nouveau modèle budgétaire : objectifs Priorités en enseignement et recherche : attribuer aux facultés des budgets qui appuient le mieux possible leurs priorités en enseignement et recherche Transparence : délimitation claire des revenus et des dépenses par faculté Incitatifs : affectations liées aux revenus et aux coûts Engagement : processus d’analyse tant pour le budget des services partagés que pour celui de l’enseignement et de la recherche

ACPAU 17 juin Nouveau modèle budgétaire Il y a deux approches de base : ̶ basée sur les revenus (gestion par centre de responsabilité) ̶ basée sur les dépenses (ascendante) Le nouveau modèle retient les avantages des deux approches

ACPAU 17 juin Application du NMB – facultés Les méthodologies d’affectation des revenus et des coûts s’appliquent aux facultés Justification  en général, seules les facultés peuvent générer des revenus (étudiants)

ACPAU 17 juin Application du NMB – services partagés Plans sur plusieurs années permettant des analyses annuelles Création de groupes pour analyser les niveaux de service  les facultés sont représentées au sein des comités Affectations de fonds basées sur les recommandations du comité présidé par le recteur

ACPAU 17 juin Approche de base Les affectations du budget de l’enseignement et de la recherche comportent deux volets : 1. une composante calculée d’après une formule, qui s’appuie sur les revenus gagnés par la division moins sa part des coûts de l’ensemble de l’Université; 2. une composante non calculée d’après une formule, qui s’appuie sur les plans d’enseignement et de recherche (fonds universitaire).

ACPAU 17 juin Nouveau modèle budgétaire Revenus bruts Revenus nets Dépenses de l’ensemble de l’Université Aide aux étudiants Fonds universitaire

ACPAU 17 juin Budget des facultés Revenus nets (calculés d’après une formule) Fonds universitaire (non calculé d’après une formule) Budget des facultés

ACPAU 17 juin Exemple Année 1Année 2 Revenus $ $ Contrib. au fonds univ. ( ) ( ) Coûts (ens. de l’Univ.)( ) ( ) Aide aux étudiants ( ) ( ) Revenus nets Affectation (fonds univ.) Budget de la faculté

ACPAU 17 juin Revenus La plupart des revenus sont acquis par l’intermédiaire des facultés, par ex., des subventions de fonctionnement. Certains revenus ne sont pas nettement rattachés à une faculté, par ex., revenus de placement. Les revenus sont attribués aux facultés en fonction des « facteurs de revenus ». Facteur de revenus ◄▬► simple mesure de rentrée de fonds

ACPAU 17 juin Affectation des revenus Source de revenusFacteur de revenus Subventions provinciales Nombre d’unités de revenus de base Droits de scolaritéÉtudiants ETP Frais généraux - recherche Part des fonds de recherche Revenus de placement Part des revenus

ACPAU 17 juin – Sources de revenus de fonctionnement Subventions provinciales 42 % Revenus de placement 2 % Autres revenus 1 % Droits de scolarité 35 % Dotations 3 % CRC 3 % Revenus des divisions 12 % Coûts indirects 2 %

ACPAU 17 juin Fonds universitaire Destiné à améliorer la qualité et à assurer la stabilité, selon les priorités de l’enseignement et de la recherche Alimenté par une retenue de 10 % sur les revenus bruts Affectations basées sur les projets d’enseignement et de recherche

ACPAU 17 juin Répartition des dépenses Les coûts de l’ensemble de l’Université ont été répartis en CENTRES DE COÛTS Il y en a 12, qui couvrent tous les coûts administratifs et ceux des services de l’ensemble de l’Université

ACPAU 17 juin – Centres de coûts (total = 354 M $) Frais d’occupation, 83 $, 25 % Bibliothèque, 60 $, 18 % Administration de la recherche, 17 $, 5 % Étudiants, 25 $, 8 % Enseignement et recherche. ensemble de l’Univ., 22 $, 7 % Frais généraux, ensemble de l’Univ., 28 $, 8 % TI, 18 $, 6 % Régime de retraite, 21 $, 7 % Perfectionnement, 16 $, 5 % RH, 16 $, 5 % Gestion financière, 5 $, 2 % Gestion univ., 12 $, 4 %

ACPAU 17 juin Facteurs de coûts CoûtFacteur de coûts Entretien, services publics Mètres carrés RHPersonnel enseignant et non enseignant ETP Services aux étudiantsÉtudiants ETP BibliothèqueRecherche ($), personnel enseignant, étudiants ETP DéveloppementCollectes de fonds, nombre d’anciens étudiants TIPersonnel enseignant et non enseignant, étudiants ETP

ACPAU 17 juin Aide aux étudiants La majeure partie de l’aide aux étudiants de premier cycle est gérée centralement. Selon le NMB, elle continuera d’être déduite des revenus et d’être gérée centralement. Cette dépense est imputée aux facultés selon le pourcentage de revenus tirés des droits de scolarité. Le soutien aux étudiants des cycles supérieurs était géré par les facultés et continuera de l’être.

ACPAU 17 juin Enseignement et recherche – processus d’analyse Analyses exhaustives des activités des facultés ̶ Effectif étudiant ̶ Corps professoral ̶ Budget ̶ Utilisation de l’espace / immobilisations Le comité du vice-recteur principal fait des recommandations sur les affectations provenant du fonds universitaire ou d’autres fonds centraux, approuve les plans relatifs à l’effectif étudiant et au corps professoral

ACPAU 17 juin Services partagés – processus d’analyse Analyses visant à s’assurer que les services correspondent aux besoins et aux budgets de la recherche et de l’enseignement Consultation avec les facultés concernant les niveaux de services et les priorités en ce domaine Plans stratégiques et budgétaires étalés sur plusieurs années Le comité de la planification et des priorités budgétaires présidé par le recteur recommande l’affectation de fonds additionnels ou la maîtrise des coûts

ACPAU 17 juin 2008 Processus de transition

ACPAU 17 juin Principes directeurs On doit tenir compte de l’importance relative des éléments. Il faut éviter que la tenue de livres devienne si lourde que la comptabilité soit une fin en soi. Il faut utiliser le plus possible les données qu’on a déjà. La nature des activités et du contexte de financement de l’Université fait en sorte que les revenus et les dépenses ne peuvent et ne doivent pas toujours être équilibrés au niveau du programme ou de la faculté.

ACPAU 17 juin Transition vers le nouveau modèle Objectif : la transition doit maintenir l’intégrité historique Le budget a été reconfiguré selon le nouveau modèle ▬▬► Budget parallèle

ACPAU 17 juin Budget parallèle Le budget parallèle donne à chaque faculté exactement les mêmes fonds qu’elle avait reçus dans le budget réel ̶ affectation « de référence » à partir du fonds universitaire  montant complet du fonds universitaire utilisé comme facteur d’équilibre dans le budget parallèle Le budget parallèle est le point de départ du nouveau modèle.

ACPAU 17 juin Exemple : faculté A Modèle budgétaire précédent Budget Augmentations de salaire 20 Autres transferts 40 Maîtrise des coûts(10) Budget Nouveau modèle budgétaire Revenus350 Contribution au fonds universitaire(35) Coûts – ensemble de l’Université(170) Aide aux étudiants(20) Revenus nets125 Affectation – fonds universitaire 25 Budget

ACPAU 17 juin Mise en œuvre et formation Développement Communication Formation

ACPAU 17 juin 2008 Observations

ACPAU 17 juin Observations Niveau d’engagement beaucoup plus élevé – processus d’analyse Transparence accrue Meilleure compréhension des revenus et des coûts (enseignement et recherche, services) Connaissance accrue des questions concernant l’effectif étudiant Le processus d’analyse touchant le secteur de l’enseignement et de la recherche et le secteur administratif donne une vision beaucoup plus claire de l’état des finances de l’Université

ACPAU 17 juin Enseignement interdivision Un comité a été établi pour analyser l’incidence du NMB sur les ententes régissant l’enseignement interdivision. On s’assure que la qualité et les objectifs de l’enseignement et de la recherche demeurent au cœur des préoccupations. Les arrangements financiers doivent tenir compte des revenus et des coûts réels. On fournit des incitatifs pour l’enseignement interdivision.

ACPAU 17 juin Étapes suivantes Analyse du NMB On analysera les méthodologies au cours des deux prochaines années pour s’assurer que le modèle fonctionne bien sur le plan technique Il faudra de nombreuses années pour évaluer l’incidence sur les attitudes, les résultats à long terme

ACPAU 17 juin Rapports sur le nouveau modèle budgétaire Les rapports sur le nouveau modèle budgétaire peuvent être consultés sur le site Web suivant :

ACPAU 17 juin Transition vers un nouveau modèle budgétaire à l’Université de Toronto : perspective d’une faculté ACPAU 17 juin 2008 Joe Weinberg Directeur administratif Ontario Institute for Studies in Education University of Toronto

ACPAU 17 juin Étudiants étudiants au B.Éd étudiants aux cycles supérieurs étudiants à la formation continue Personnel enseignant 136 professeurs permanents ou en voie d’obtenir la permanence 13 chargés de cours 150 professeurs assistants 450 professeurs assistants à la formation continue Personnel non enseignant 159 membres du personnel administratif (non enseignant) Revenus totaux = 85 M$ Revenus attribués – NMB = 65 M$ Coûts de l’ens. de l’Univ. = 18 M$ Budget de fonctionnement = 58 M$ Financement – recherche = 9 M$ FINANCES

ACPAU 17 juin Établissement du budget dans le passé « Financement de base » habituel + rajustements Réductions générales Chacun donne – chacun reçoit « Que c’est pénible » « On négocie »

ACPAU 17 juin Planification des revenus  Valeur des subventions  Droits de scolarité – programmes réglementés Droits de scolarité – programmes non réglementés Volume – effectif étudiant Programmes offerts Premier cycle / cycles supérieurs Doctorat / secteur professionnel Mode d’enseignement Temps plein / temps partiel En classe / à distance / mode mixte Sources des fonds Possibilités de revenus additionnels

ACPAU 17 juin Planification des dépenses  Taux de salaire / d’avantages sociaux  Progression des salaires / des avantages sociaux  Services centraux / partagés – taux Services centraux / partagés – volume / niveau de service Ratio professeurs-étudiants Personnel enseignant – professeurs attitrés / chargés de cours / auxiliaires d’enseignement Charge de travail du personnel enseignant  Aide financière – politique Aide financière – volume / types Besoins en immobilisations Dépenses autres que pour les salaires Imprévus

ACPAU 17 juin NMB et analyses financières Coût de cycle de vie d’un étudiant (marge sur coûts variables) Coût des programmes existants Coût des nouveaux programmes / cohortes Changement de la taille des classes

ACPAU 17 juin Comité consultatif sur le budget Services consultatifs offerts au doyen  Étape 1 – Nomination des membres du comité – vice-doyens, directeurs administratifs, directeurs de département, professeurs, étudiants  Étape 2 – Orientation (NMB, plans d’effectif étudiant, données et principaux paramètres financiers / de planification  Étape 3 – Énoncé des principales questions  Étape 4 – Formulation de stratégies  Étape 5 – Évaluation des stratégies  Étape 6 – Mise au point finale du plan financier et du budget à long terme  Étape 7 –Analyse avec le vice-recteur principal / le bureau central du budget  Étape 8 – Divisions – communications / directives  Étape 9 – Séance de suivi  Étape 10 – Préparation en vue du cycle suivant RÉPÉTERRÉPÉTER

ACPAU 17 juin Changements de comportement Rationaliser l’utilisation de l’espace Rationaliser les services Surveiller étroitement l’effectif étudiant Récupérer les coûts indirects – contrats et unités autofinancées

ACPAU 17 juin Ingrédients de la réussite Équipe de direction solide Excellentes connaissances en finances et très bonne capacité d’analyse Relations de travail étroites entre le personnel des finances, de la planification de l’enseignement et de l’effectif étudiant, ainsi que de l’administration des fonds associés aux étudiants Collaboration dans la solution des problèmes –> perspective à l’échelle de l’Université et de la faculté Communication – Communication – Communication