De l’association loi de 1901 au Club affilié à la FFJDA Contact:Roland MAYANCE Roland,mayance@numericable,fr

Domaines de règlementation Il existe plusieurs domaines de règlementation : Règlementation associative Règlementation fédérale Règlementation sociale Règlementation sportive Règlementation fiscale

Le club association loi de 1901 La Fédération Française de Judo a une forme juridique association loi de 1901 ainsi que les Ligues et Comités Toutefois Ligues et Comités sont des OTD (Organismes territoriaux Délégués) et à ce titre soumis à contrôle et tutelle de la FFJDA, Les clubs associations loi de 1901ont un contrat avec la FFJDA mais sont libres de fonctionnement sous réserve de respecter un certain nombre de règles établies dans le contrat club Mais aussi bien sûr de respecter les lois de la République.

De l’association loi 1901 au club affilié. La première phase pour monter un club de judo, c’est de créer une association « loi de 1901 », en passant par toutes les étapes connues: Assemblée constitutive Election d’un bureau provisoire Déclaration en Préfecture Tenue d’une assemblée élective

Déclarations en Préfecture À la création Il faut avoir rédigé des statuts en conformité avec ceux de la Fédération et avec la règlementation Jeunesse et Sports. À chaque modification : De statuts De Comité Directeur De Siège Social On a 3 mois pour faire la déclaration en Préfecture, mais il est préférable de le faire très vite. À la fusion ou à la dissolution

De l’association loi 1901 au club affilié. Chaque club est libre de choisir les statuts d’association qui lui conviennent Mais la FFJDA propose des statuts « modèles » Les statuts types

De l’association loi 1901 au club affilié. Il s’agit ensuite de faire vivre le club: Assurer l’enseignement Gérer le club financièrement et administrativement Organiser des manifestations…

De l’association loi 1901 au club affilié. Mais pour pouvoir fonctionner et dispenser l’enseignement du Judo et des disciplines associées, il faut impérativement Etre affilié à la FFJDA « Signer » un contrat club Ce qui veut dire s’imposer les critères imposés par la FFJDA,

De l’association loi 1901 au club affilié. A votre avis quels sont les engagements de la FFJDA après affiliation?

De l’association loi 1901 au club affilié. La F.F.J.D.A. s'engage : - à assurer à tous les niveaux la formation initiale et continue des enseignants et dirigeants, - à développer les animations éducatives techniques et sportives adaptées aux différentes catégories d'âge des pratiquants, - à soutenir la politique de promotion et de communication des clubs, - à organiser les filières de compétitions et à délivrer les titres sportifs officiels, - à organiser la filière d'accession au haut niveau, à sélectionner les membres de l'équipe de France, - à développer l'activité de proximité de ses organismes départementaux, - à mener à bien les missions qui lui sont dévolues par la loi et les pouvoirs publics dans le domaine du sport de haut niveau et du sport santé loisir.

De l’association loi 1901 au club affilié. A votre avis quels sont les engagements du Club après affiliation?

De l’association loi 1901 au club affilié. Le Club s'engage : - à respecter et faire respecter par ses adhérents les textes constituant la "Charte du Judo Français", et plus particulièrement les statuts et règlement intérieur de la F.F.J.D.A., - à s'acquitter des obligations qui résultent de son affiliation et notamment à payer la cotisation club fédérale et à faire prendre une licence à tous ses adhérents, - à participer aux activités fédérales techniques, sportives et statutaires, - à communiquer à la FFJDA toutes les informations utiles à sa mission, - à participer activement à la vie fédérale sur la base du principe d'entraide et de prospérité mutuelle, - à remplir les obligations qui pèsent sur toute association au regard des pouvoirs publics, - à renseigner l'annexe du contrat à la suite de toute modification intervenue dans son organisation.

Affiliation à la Fédération Contrat Club La demande d’affiliation intervient après avoir choisi le ou les professeurs qui interviendront et avoir obtenu des créneaux dans une salle. On peut faire cette démarche par extranet ou utiliser le formulaire prévu à cet effet et l’envoyer par courrier. Il faut ensuite mettre à jour le Contrat Club à chaque fois qu’il y a modification de Dirigeants, de professeur, de salle, de siège social ou de statuts. Formulaire

Registre spécial C’est LE document principal de l’association, obligatoire et à conserver pendant toute la durée de vie du club. Il est utilisé pour transcrire toutes les modifications et changements déclarés en Préfecture. Ces changements y sont mentionnés avec mention des dates de récépissés. Il s’agit d’un livre-journal côté (pages numérotées et reliées entre elles). Il est paraphé par le Président de l’association. Les changements sont transcrits les uns à la suite des autres sans ratures et sans blanc (pas de passage à une autre page tant que la page en cours n’est pas remplie). Il n’est pas possible de coller des feuilles blanches dans ce registre et il ne faut pas y faire figurer les procès verbaux d’Assemblées Générales ni les comptes-rendus de Conseils d’Administration. Comment le construire

Code du Sport Il a été créé en mai 2006 pour réglementer le fonctionnement des activités sportives. Il pose un cadre notamment en matière d’hygiène et de sécurité.

Agrément Jeunesse et Sport La demande d’agrément ne peut être faite que 2 ans minimum après la création du club. Elle permet de pouvoir solliciter des subventions auprès de certaines collectivités territoriales (par exemple subvention CNDS). La demande s’adresse à la direction départementale de la cohésion sociale (et de la protection des populations) (DDCS/DDCSPP) du département du siège du club.

L’agrément « Sport » DDCSPP Les articles du code du sport (R.121-2 à R.121-5) conditionnent l’agrément des groupements sportifs, obligatoire pour pouvoir bénéficier de l’aide de l’Etat, à l’ « existence de dispositions statutaires garantissant le fonctionnement démocratique de l’association, la transparence de sa gestion et l’égal accès des femmes et des hommes à ses instances dirigeantes ». Les statuts types pour associations affiliées à la FFJDA répondent à cette exigence. Pour obtenir l’agrément, le club doit remplir un dossier à retirer auprès de la DDCSPP et joindre à sa demande : - un exemplaire des statuts et du règlement intérieur, - la copie du récépissé de déclaration à la préfecture et l’insertion au Journal Officiel, - les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales - les bilans et comptes d’exploitation des trois derniers exercices. Lorsque l’association qui sollicite l’agrément est constituée depuis moins de deux années, les documents ci-dessus sont produits pour la période correspondant à sa durée d’existence.

L’agrément « Sport » DDCSPP Outre le fait que l’association sportive doit être agréée pour recevoir un aide financière de l’Etat, celle-ci peut en outre : bénéficier d’une réduction des cotisations sociales d’URSSAF (dans certaines conditions), bénéficier également de tarifs privilégiés sur des redevances à acquitter auprès de la SACEM, ouvrir un débit de boissons, etc. Renseignements complémentaires auprès du service de l’état de votre département : DDCSPP (direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations) ou DDCS (direction départementale de la cohésion sociale), anciennement DDJS.

Le SIRET Attribution du numéro SIRET : Le numéro SIRET est désormais indispensable (que votre club soit employeur ou pas) pour la mise en paiement de subvention que votre association sollicite auprès des pouvoirs publics. Si vous n’êtes pas en possession de ce numéro, vous pouvez le demander (par courrier) auprès de l’INSEE de votre région, en fournissant un exemplaire de statuts, la copie du récépissé de déclaration à la Préfecture et une copie de la Parution au Journal Officiel

Déclaration des éducateurs Pour pouvoir enseigner, outre le diplôme lui permettant d’exercer, le professeur salarié doit obtenir sa carte professionnelle auprès de la DDCS/DDCSPP. Cette carte est à renouveler tous les 5 ans. Formulaire

Carte professionnelle enseignants Les personnes concernées : - Tout éducateur sportif qui enseigne, encadre, anime ou accompagne contre rémunération de manière permanente ou occasionnelle une activité physique ou sportive à l'exception des agents titulaires de l'Etat ou des collectivités territoriales dans l'exercice de leurs fonctions.  Finalités : - Obligation de se conformer aux normes techniques réglementant l'encadrement des activités physiques et sportives - Protection physique et morale de la clientèle.  Conditions : - Etre titulaire d'un diplôme, titre à finalité professionnelle ou certificat de qualification inscrit sur le Répertoire National des Certifications Professionnelles ou personnes en cours de formation pour la préparation à un diplôme reconnu selon les conditions de règlement du diplôme, des diplômes délivrés par équivalence de diplômes étrangers (Section 1 : Obligation de qualification 212.1 / 212.8 code du sport )

Carte professionnelle enseignants - Ne pas faire l'objet d'une condamnation pénale (Section 2 : Obligation d'honorabilité 212.9 / 212.10 code du sport ) - Etre en mesure de présenter un certificat médical de moins d'un an d'aptitude à la pratique et à l'encadrement des activités physiques et sportives.  Procédure : - Déclaration à faire à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale de son département d'activité professionnelle (dossier-type) accompagné des pièces suivantes : un justificatif d'identité (photocopie de la carte nationale d'identité),  une photographie d'identité, la copie de chacun des diplômes.  La déclaration doit être renouvelée tous les 5 ans Formulaire

Assurances Assurance de la Fédération Assurance(s) complémentaire(s) Ne pas oublier, pour qu’elle soit valable, de licencier les membres du Bureau avant le 1er septembre. Assurance(s) complémentaire(s) assurance gratuite pour les bénévoles, … (Fondation bénévolat) pour les professeurs Assurance risques locatifs complémentaire de l’assurance fédérale pour les locaux occupés à titre permanent – soit plus de 180 jours consécutifs A noter : l’assurance gratuite de la Fondation Bénévolat (inscription et souscription sur www.fondation-benevolat.fr

Affichage obligatoire au Dojo AFFICHAGE FEDERAL Diplômes des enseignants Carte(s) professionnelle(s) Notice de l’assurance fédérale Règlement intérieur du club Horaires des cours Tarifs

Affichage obligatoire au Dojo AFFICHAGE LEGAL Nom adresse et n° tél de l'Inspecteur du Travail Horaires collectifs de travail Nom de la convention collective et son lieu de consultation Dates des congés payés Numéros de tél des services de secours d'urgence Numéro de tél du service d'accueil de la prévention et de la lutte contre les discriminations Textes des articles du Code du Travail concernant l'égalité professionnelle hommes/femmes Interdiction de fumer Adresse et n° de tél du service médical du travail

Déclaration d’Etablissement d’Activités Physiques et Sportives Vous devez la faire même si vous n’êtes pas propriétaire du dojo (ne pas confondre avec l’obligation de conformité des équipements qui est faite au gestionnaire de ceux-ci – mairie généralement). Cette déclaration doit être faite à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale (et de la protection des populations) (DDCS/DDCSPP). Elle entraîne un ensemble d’obligations : assurance, affichage, organisation des secours. Formulaire Les établissements d’APS sont la réunion d’un équipement qui peut-être mobile (bateaux, chevaux, parapente…), mais généralement fixé dans un lieu, d’une activité physique et sportive, et d’une certaine durée. Il peut donc, pour un même lieu, y avoir plusieurs exploitants d’établissement d’APS.

Hygiène et sécurité des salles d’arts martiaux Aux termes du décret du 3 septembre 1993 (article R322-1 du Code du Sport), toute personne désirant exploiter un établissement d’activités physiques et sportives doit en faire la déclaration 2 mois au moins avant l’ouverture. La déclaration expose les garanties d’hygiène et de sécurité prévues par l’établissement pour le fonctionnement des activités physiques et sportives. Rappel : toute salle où sont pratiqués les arts martiaux doit présenter les garanties minimales d’hygiène et de sécurité définies par l’arrêté du 25 septembre 2009 (EIA n°6 du 5/01/2010) La déclaration est à adresser à la Direction Départementale de Jeunesse et Sport du siège de la salle. Formulaire de déclaration

Hygiène et sécurité Le club doit disposer d’une trousse de secours. Il faut avoir un tableau d’organisation des secours et un moyen de communication rapide. En cas d’accident grave (décès ou incapacité de longue durée) il faut faire une déclaration d’accident à la Préfecture.

Documents à demander aux adhérents Fiche de licence signée Certificat médical d’aptitude à la pratique du sport (judo, jujitsu, taïso …) Autorisation de prendre des mesures d’urgence en cas d’accident Signature du règlement intérieur Droit à l’image, éventuellement, surtout pour les enfants mineurs Passeport sportif

Réunions de Comité Directeur Les statuts ou le règlement intérieur imposent souvent un minimum de réunions de Comité Directeur par an. Même si ce n’est pas obligatoire, il est bon d’avoir, à chaque fois, un compte-rendu, signé par le Président et le Secrétaire, et conservé dans un classeur prévu à cet effet.

Documents comptables Avoir une comptabilité rigoureuse est une obligation pour rendre compte à ses adhérents et à des partenaires sociaux de l’utilisation des fonds. On peut se contenter d’une comptabilité simplifiée car le budget n’est pas très important : il est conseillé (et c’est ce qui est réclamé pour les demandes de subvention) d’avoir un compte de résultat (voir les outils proposés).

Assemblée Générale Les clubs de judo ont l’obligation d’organiser au moins une AG annuelle (voir module « Comment réussir son Assemblée Générale »). Il est bon d’avoir un classeur pour les procès-verbaux d’Assemblées Générales. Le procès-verbal est la pièce justificative pour les déclarations de modification en Préfecture, auprès de la DDCS/DDCSPP, de la banque… Modèle PV

Salariés Le Code du Travail et la Convention Nationale du Sport imposent une règlementation précise quand on a des salariés. Nous allons détailler l’ensemble des règles à suivre.

Salariés : CEA Le Chèque Emploi Associatif (CEA) est un dispositif dépendant de l’URSSAF qui permet en même temps de déclarer vos salariés, de leur fournir un contrat de travail, de les payer avec un chèque-emploi associatif, d’obtenir une fiche de paie, de déclarer tous les mois les salaires, ce qui automatise les prélèvements sociaux et vous dispense de toute déclaration trimestrielle ou DADS annuelle.

Salariés : contrat de travail Le contrat de travail doit être en accord avec la Convention Collective Nationale du Sport Etendue (CCNS). La norme est le CDI. On attend davantage de renseignements sur l’application de la nouvelle loi imposant une durée minimale du travail hebdomadaire de 24 heures. La Fédération propose des modèles de contrat de travail.

Salariés : DPAE – Quoi ? La DPAE rassemble 6 formalités liées à l’embauche : la déclaration d'une première embauche dans un établissement, la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale, la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage, la demande d'adhésion à un service de santé au travail, la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire, la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Salariés : DPAE – Comment ? Elle doit être faite 8 jours avant le début de la période d’essai. 2 méthodes : saisie en ligne d’un formulaire sur net-entreprises.fr (s’inscrire préalablement à la première embauche) par télécopie ou recommandé avec accusé de réception

Salariés : Médecine du Travail Il y a une visite à faire à l’embauche (avant l’expiration de la période d’essai), puis un suivi périodique.

Salariés : Régime de prévoyance La Convention Collective prévoit l’adhésion à un Régime de Prévoyance pour vos salariés : n’oubliez donc pas d’y adhérer et de déclarer vos salariés.

Salariés : Mutuelle santé Une complémentaire Santé devra bientôt être proposée à tous les salariés. La date limite de mise en application est fixée au 1er janvier 2016. On peut déjà se renseigner sur les mutuelles mais il est inutile de se précipiter.

Salariés : Fiches de paie Vous pouvez payer vos salariés par chèque ou par virement. Pour la fiche de paie, vous avez le choix entre : La faire vous-même (voir modèle sous excel dans le module « Outils de gestion ») La faire faire par un cabinet comptable La faire faire par un organisme d’aide aux associations

Salariés : Cotisations sociales Les cotisations se paient trimestriellement à l’URSSAF et à la Caisse de Retraite, et semestriellement pour le Régime de Prévoyance. On peut le faire par net-entreprises.fr. En 2016, la DSN (déclaration sociale nominative) remplacera toutes les déclarations sociales issues de la paie.

Salariés : Registre unique du personnel Il peut être tenu sur support numérique. Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié. Ces mentions sont les suivantes : nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie de l’établissement

Salariés : Livre de paie Il suffit de conserver le double des bulletins de salaires.

Salariés : Document unique de sécurité Ce dossier fait l'inventaire des produits, matériel et conditions de travail, pouvant causer un dommage au(x) salarié(s). La mise à jour est effectuée, au moins chaque année ainsi que lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions d'hygiène et de sécurité ou les conditions de travail. Document unique de sécurité

Salariés : Cotisations aux OPCA À payer avant le 1er mars de chaque année à AGEFOS et Uniformation. C’est à vous de les contacter la première fois : les bordereaux de versement ne sont pas envoyés automatiquement pour les clubs n’ayant pas encore adhéré.

Fichiers informatique : quels droits et devoirs ? Les fichiers des membres et donateurs d’une association sont dispensés de déclaration à la CNIL. Mais il faut informer les personnes de l’existence de ce fichier et de leur droit d’accès aux informations qui les concernent. Et bien sûr prendre toutes les mesures utiles pour la protection de ces données. À noter : les mairies demandent parfois, pour l’obtention d’une subvention, la liste des adhérents avec adresses : c’est illégal.

Cours en musique Attention, si vous faites des cours en musique (autre que radio), tels que taïso, vous devez vous déclarer à la SACEM et payer une cotisation.

Organisation de Tournois Ne pas négliger les demandes d’autorisation nécessaires : organisation (Ligue dont le club dépend), buvette (au Maire) … Pour la buvette, en principe le Code du Sport interdit la vente de boissons alcoolisées dans l’enceinte de la salle sportive. Vérifier que tous les participants disposent bien d’un certificat médical de moins d’un an attestant de la non-contrindication à la pratique du judo en compétition. Assurer la sécurité des participants et du public.

Organisation de lotos, loteries, tombolas L'organisation des loteries et des tombolas est soumise à une procédure d'autorisation préalable en préfecture permettant de vérifier qu'elle ne relève pas du champ commercial. Il est bon de demander l’autorisation du maire également. Prévenir l’assurance fédérale. Les lotos ne doivent pas être ouverts à tous et, sur un même loto, chacun des participants doit miser globalement au plus 20 €. Les lots doivent être des biens, des services ou des bons d'achat non remboursables. Les lots ne peuvent pas être des sommes d'argent. Formulaire demande d'autorisation

Organisation de lotos, loteries, tombolas L'exonération d’impôt est de droit si l'association mène des actions d'intérêt général et n'a pas organisé dans la même année civile plus de 5 événements ayant dégagé des recettes exceptionnelles (spectacles, conférences, expositions, kermesses et autres fêtes, etc.).

Organisation de repas Comme pour tout évènement, il faut prévenir l’assurance fédérale. S’il y a diffusion de musique, il faut cotiser à la SACEM.

Organisation de déplacements Le club peut organiser des déplacements, soit pour aller en compétition, soit lors de stage, pour se rendre sur le lieu d’activités. On peut faire appel à des bénévoles pour assurer ce transport : ils sont couverts par l’assurance liée à la licence. Cependant, il convient de signer des ordres de mission pour chaque bénévole assurant ce service.

Participation aux compétitions Vérifiez que vos judokas ont des passeports sportifs à jour (vignette, grades, certificat médical). N’oubliez pas d’inscrire préalablement par extranet quand il y a lieu. Pour les organisateurs : le plus important est le certificat médical ; si le passeport est absent, on peut vérifier en ligne la prise de licence, mais il faut un certificat médical en règle.

Déclaration séjours spécifiques sportifs Aux termes de l’arrêté du 1er août 2006, les séjours organisés par une fédération sportive, ses organes déconcentrés ou par les clubs affiliés, auxquels participeront 7 mineurs, doivent être déclarés en tant que séjour spécifique. La déclaration doit être adressée à la DDCSPP du siège social de l’organisateur 2 mois avant la date du séjour.