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DEPLACEMENT TEMPORAIRE Une application ministérielle permettant la réservation et le paiement des missions * Gestion du déplacement 3 profils d’utilisateurs * le Missionné ou son assistant * le Valideur ou son suppléant * le Gestionnaire DAF Le processus Déplacement Temporaire * Accès à DT : https://externet.ac-creteil.fr * Comment saisir sa mission ? © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

Gestion du déplacement 3/3 DT gère tous les déplacements temporaires sauf les frais de déplacement liés aux examens et concours (IMAGIN) et à la formation continue (GAIA) des personnels : * frais de transports (train ,voiture, avion) * frais de péage * frais de parking * frais de repas et hébergement © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

Le processus de gestion des déplacements temporaires © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

© Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010 Les rôles Tous les agents peuvent être concernés par l’utilisation de DT. 3 profils distincts se dégagent. MISSIONNE VALIDEUR OU SON SUPPLEANT GESTIONNAIRE ASSISTANT © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

© Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010 Le Missionné C’est celui qui effectue une mission. Il peut être suppléé par un assistant qui devra être désigné comme tel (profil ad hoc): - il met à jour sa fiche profil (pré-renseignée des informations administratives) et enregistre ses mises à jour ; - il crée son Ordre de Mission ; - il saisit son état de frais ; - il transmet automatiquement ses ordres de mission et états de frais par mail au valideur (le coordonnateur). Il choisit dans une liste son valideur. © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

© Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010 Le Valideur Son rôle est important dans l’application et son action a valeur de signature électronique. Il gère son enveloppe de frais de déplacement pour une population donnée. Après réception du mail du missionné il examine le dossier et donne son accord. En cas de désaccord, l’OM est modifié ou renvoyé avec indication du motif de rejet. En cas d’accord, l’OM est automatiquement transmis au service gestionnaire (DAF) qui contrôle certains éléments tels que les imputations budgétaires. © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

© Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010 Le Gestionnaire - DAF Il est le Valideur ultime de l’ensemble des transactions. Il permet la transmission de l’EF dans l’application financière Chorus. Il contrôle les imputations budgétaires et assure le respect de la réglementation. Sa validation entraîne le déclenchement de la réservation à l’agence de voyages (FRAM) si nécessaire. Cela dépend des données complétées par l’agent (ex : besoin d’un billet de train ou d’avion). © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

Les différents statuts des OM et des Etats de Frais En cours de création En attente de validation hiérarchique Validé © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

Gestion du déplacement 1/3 la Fiche profil Elle permet de recueillir les données administratives et personnelles de l’agent. l’OM Permanent C’est l’autorisation de se déplacer pendant l’année civile. Il est émis en début d’année civile et en septembre pour les nouveaux arrivants. l’OM Ponctuel rattaché à l’OMP pour les personnels itinérants et services partagés. C’est le formulaire qui permet de renseigner tous les éléments relatifs à chaque mission et de calculer le budget prévisionnel de la mission (indemnités de mission, KMS prévus et frais annexes). OM ponctuel © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

Gestion du déplacement 2/3 l’état de Frais ou liquider sa mission Il est généré automatiquement à partir de l’OM correspondant, reprend tous ses éléments et constitue le dossier de demande de liquidation des frais occasionnés par les déplacements de l’agent. A tout moment le statut du dossier permet à l’agent de connaître sa progression (consulter l’historique des OM et des EF). les éditions et reporting Toutes les éditions des formulaires sont au format Pdf (OM, EF, etc). Des reporting par type d’événement peuvent également être générés. Le valideur peut consulter les reportings de ces collaborateurs (gestion de son enveloppe). © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

La fiche profil de l’agent : sa carte d’identité dans DT Plusieurs blocs à compléter : Les informations générales (certaines telles que les imputations budgétaires seront pré remplies par les services de gestion des frais de déplacement) Passeport et abonnement si nécessité Rattachement du (des) véhicules personnel(s) Votre RIB est déjà présent dans DT. C’est celui du compte sur lequel est versée la rémunération principale © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

Fiche profil : Données générales BOND Enveloppe budgétaire JANE Agence de voyage FRAM Donnée financière Choisir FRAM © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

Fiche Profil : rattachement du véhicule Les données à compléter : Immatriculation Marque et Modèle du véhicule Puissance fiscale Cliquer sur « créer » © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

L’ordre de mission permanent La date de début (01/01 ou 01/09) et la date de fin (31/12) Objet de la mission (libre) Monsieur BOND © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

L’ordre de mission ponctuel et l’Etat de frais Plusieurs modules sont à votre disposition : « Personnels itinérants », module réservé aux les personnels dotés d’un OM permanent. « OM en métropole », module permettant la réservation des billets de train et d’avion et des prestations d’hébergement. Voir Video en direct © Académie de Créteil - Déplacements Temporaires - mars 2010

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