Introduction Mon propos aura plusieurs objectifs: Rappeler le rôle moteur de la M9-6 dans notre fonctionnement opérationnel. La comptabilité a deux objectifs: Tracer les opérations Organiser l’information afin de présenter des états financiers donnant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière. Principe, il faut le rappeler, posé dans la Constitution à l’article 47-2. Il n’est pas inutile de rappeler que la circulaire du 14 octobre 2013, publiée au BO du 19 décembre, porte sur la carte comptable et la qualité comptable en EPLE. L’axe 2 de la circulaire indique clairement la nécessité de fiabilisation des comptes qui pourront être contrôlés plus aisément par l’autorité académique. Il s’agit de la pièce 14 du compte financier rénové. J’insisterai sur la nouvelle présentation du compte financier. Son contenu a été simplifié. On a une répartition plus claire des missions qui incombent à l’ordonnateur et au comptable. Je tenterais de vous apporter des éléments synthétiques pour vous amener à comprendre l’intérêt des nouveaux indicateurs et de ce que l’on peut en faire, dans la mesure de nos budgets évidemment. Ce sera l’objet du développement autour de la notion d’autonomie financière.

Le rôle du gestionnaire, adjoint de l’ordonnateur Je considère que l’adjoint gestionnaire est la pierre angulaire de la bonne information budgétaire et aussi comptable. Pourquoi? Sans l’adjoint gestionnaire, la comptabilité générale est une gageure. Je voudrais que les collègues comprennent qu’ils ont un rôle essentiel, moteur, pour la sécurisation des opérations, le bon fonctionnement de l’établissement et pour jouer le rôle de conseiller budgétaire. De l’efficacité de leurs missions, de la bonne tenue de la comptabilité budgétaire, découle tout le fonctionnement financier de l’établissement. Le comptable demeure lié aux opérations passées par le service de gestion. Sans lui, les opérations ne se font pas. Sans un gestionnaire concerné, les opérations prennent du retard. Et le comptable doit alors s’immiscer dans la comptabilité budgétaire pour tenir les délais de reddition des comptes. Et c’est dramatique…pour notre métier. 2

Cadre budgétaire et comptable 2014 Le décret n° 2012-1246 sur gestion budgétaire et comptable publique est paru après la finalisation de la M9.6. Ce décret gestion budgétaire et comptable publique a modifié le cadre défini par le règlement général sur la comptabilité publique, et a nécessité à son tour la publication de nombreux arrêtés d’application, modifiant seuils et procédures. Une mise à jour de la M 9.6 pour 2014 s’imposait donc.

Cadre budgétaire et comptable 2014 Cependant, l’instruction codificatrice applicable pour l’exercice 2014 est bien plus qu’une M9.6 2013 mise à jour : elle intègre aussi des changements de méthode comptable. Pour tenir compte de l’avis du conseil de normalisation des comptes publics, et notamment l’avis du 5 juillet 2013, et du 12 avril 2013. Ce comité a en charge la normalisation comptable des entités publiques exerçant une activité non marchande. Instance consultative placée auprès du ministre du budget.

Un cadre budgétaire encore en phase d’appropriation Bilan après un an du nouveau cadre budgétaire: La M 9.6 est encore assez peu lue et maitrisée par les personnes concernées, Du coup son caractère de référentiel perd de sa valeur. C’est un aspect surprenant, car jusqu’à sa mise en place, on souffrait d’une véritable difficulté pour déterminer les droits et les obligations qui figuraient dans différents textes. Nous avions un espace réglementaire touffu et disparate, source de démotivation et de peur. Une lecture rapide de la M 9.6 . est d’autant plus facile, que par exemple, à partir du document en pdf, il vous suffit de lancer une recherche et de vous lancer dans la lecture de votre sujet.

Les apports de 2014 Plusieurs « petites » choses sont venues agrémenter le contenu de notre instruction. Une petite réorganisation technique puisque nous sommes passés de trois à quatre tomes. Le tome 1 renommé l’EPLE : acteurs et environnement Le tome 2 porte sur le budget et la comptabilité budgétaire Le tome 3 traite du cadre comptable Le tome 4 relate les folles aventures du compte financier A cela, il faut ajouter les différentes annexes, et notamment l’annexe 13 qui deviendra, à n’en pas douter, un futur pilier de l’instruction. C’est ce que nous verrons un peu plus tard…

Un SRH revisité…à la marge Le saviez vous? Le crédit nourriture existe toujours mais dorénavant on y retrouvera seulement que l’achat de repas ou de repas confectionnés. Exit donc les petites fournitures de consommables qui font partie maintenant des charges de fonctionnement. J’en profite au passage pour rappeler une notion centrale du service annexe de la restauration et de l’hébergement. Les crédits ouverts au titre de ce service ont un caractère particulier. On parle de « crédits évaluatifs »

Les crédits évaluatifs? Le principe en comptabilité publique c’est la notion de crédits limitatifs. Le Conseil d’administration vote des crédits par service, donc limitatifs. Ce qui n’est pas sans poser de problème, notamment au regard des opérations de prise en charge des amortissements. L’exception à ce principe, les crédits évaluatifs, supposent donc que les dépenses ne peuvent se faire qu’à concurrence des recettes réelles + d’éventuels prélèvements sur fonds de roulement. Le SRH est concerné par ce principe clairement dans la M 9-6. DAF-A3 - ESENESR février-2014

Les subventions, une transformation majeure En effet, depuis le 1er janvier 2014, le temps est fini où on parlait de ressources spécifiques ou de ressources affectées, sans bien savoir d’ailleurs quelles étaient les différences entre ces deux notions. Maintenant on parlera de ressources sous conditions d’emplois. C’est le paragraphe 2.1.3.3 : C’est l’exception au principe d’universalité, qui interdit normalement l’affectation des dépenses aux recettes. Il s’agit de subventions accordées sous réserve de conditions à satisfaire tel que produire des justificatifs de dépenses, ou faire un bilan financier. Le droit est acquis lorsque la dépense est réalisée ou que le montant peut être évalué de manière fiable. A ce moment là, le titre de recette peut être émis. Tant que le droit n’est pas acquis, les versements réalisés sont considérés comme des avances de trésorerie.

Sécurisation budgétaire Pour assurer une bonne lecture budgétaire, Pour permettre au comptable d’avoir une situation des dettes et des créances de l’établissement à jour, Une dette : C’est le mandat de paiement Une créance : C’est le titre de recette. Il est impératif, avant comme maintenant, que l’adjoint gestionnaire effectue mensuellement les titres de recettes à hauteur des dépenses réalisées. Les crédits sous conditions d’emplois sont sensibles, ils peuvent portent sur des sommes importantes, qui du fait de leur caractère fléché, échappe à la décision du conseil d’administration. En comptabilité publique, on travaille sur le principe des droits constatés. Dès que les droits naissent, ils faut faire les titre de recettes. Sécurisation budgétaire

2014 : l’année des ordres de recettes!!! Pourquoi ce changement ? Une meilleure identification dans la balance des dettes et des créances, ce qui est important pour le calcul correct du besoin en fonds de roulement. Ainsi, dorénavant : Le versement d’une subvention constituera une dette pour l’EPLE – une avance de trésorerie Le titre de recette permettra de mettre en évidence une créance au bénéfice de l’EPLE DAF-A3 - ESENESR février-2014

La méthode de l’extourne obligatoire en 2015 Réappropriation par l’ordonnateur des opérations de charges à payer/produits à recevoir, Une charge de travail réduite pour les services de l’agent comptable par rapport à la méthode des ordres de paiement, Une accélération de la production du compte financier, Une procédure plus sécurisée car automatisée dans l’application nationale GFC, Plus de risque de double paiement, Grace à cette méthode, il n’est plus nécessaire d’arrêter les commandes avant le 1er novembre, comme c’est devenu une habitude depuis 20 ans. Dans le respect des crédits ouverts, du service fait, on peut engager très tardivement dans l’année. Enfin, on obtient un compte résultat plus fiable et plus sincère.

La comptabilisation des actifs L’avis du CNoCP du 12 avril 2013 : Porte sur les transferts de contrôle d'actifs opérés à titre gratuit, par voie conventionnelle, entre entités du secteur public. L'entité transférante conserve la propriété du bien, le transfert portant sur le contrôle du bien ainsi que sur les droits et obligations qui s’y rattachent. Le bien est inscrit à l'actif de l'entité qui le contrôle. Ces dispositions sont applicables à compter du 1er janvier 2014 Instruction DDFIP du 12 février 2014 relative aux modalités de comptabilisation des transferts d'actifs corporels entre entités publiques. On précisera que l'instruction est pleinement applicable aux EPLE.

Une petite révolution à venir? Ce texte explique les conséquences du transfert non pas de la propriété mais du contrôle d'un actif entre entités publiques et précise notamment qu'une convention doit l'organiser. Ces dispositions sont explicitées dans le  § 2.4.1.2. sur les actifs "Dorénavant les critères juridiques (droit de propriété) ne sont plus déterminants pour définir un actif. Les critères économiques deviennent essentiels pour reconnaître un actif. L’existence du contrôle peut s’appréhender à travers les notions suivantes : maîtrise technique de l’élément, prise en charge de son entretien et de la responsabilité en cas de dommage causé aux tiers."

Un compte financier rénové, Une répartition des rôles plus affirmée

Ce qui change: La possibilité pour l’agent comptable de se faire représenter , L’apposition d’une signature unique, L’obligation de procéder à une remontée dématérialisée, Le compte rendu de gestion de l’ordonnateur, rendu obligatoire, précisé dans son contenu et ses objectifs paragraphe 4.3.3 de la M9.6 , Les indicateurs financiers : paragraphes 4.3.2 et 4.3.3.2 de l’instruction,

Le rapport de l’ordonnateur Le compte rendu de gestion est rédigé et présenté par l’ordonnateur ou l’adjoint gestionnaire (§4.3.3.1 M9.6). Il explique les différences entre le budget initial, les modifications budgétaires intervenues et le niveau réel des opérations de recettes et de dépenses significatives pour chaque service et éventuellement par domaines et activités en fonction des indicateurs définis dans la convention. Il rend compte de l’utilisation des subventions accordées par l’Etat et la collectivité sous condition d’emploi, des dépenses pédagogiques, des aides à caractère social, des dépenses de viabilisation sur l’évolution des financements en les croisant avec l’évolution de la structure et des effectifs. Il rapproche éventuellement les données financières des informations de gestion (le nombre d’élèves, le nombre de boursiers, demi-pensionnaires, internes, la superficie de l’établissement etc.) C’est les ratios que l’on traitera un peu plus loin. 20

Le rapport de l’agent comptable Il présente notamment: (§4.3.3.2 M9.6). Il informe sur l’état du patrimoine, des stocks, des créances et le montant des reliquats de créances et de subventions. Il analyse les données financières notamment au regard du type d’établissement, des filières concernées et de la situation géographique. Il s’intéresse aux indicateurs financiers par rapport aux années antérieures. Cette analyse effectuée à partir de l’évolution de la situation comptable de l’établissement au travers des données relatives à l’exercice (résultat, CAF et variation du FdR) ainsi que celles relatives à l’évolution du bilan (FdR, BFdR, trésorerie, provisions, dettes et créances…) et des indicateurs financiers, explique la marge dont dispose l’EPLE pour financer des actions sur fonds propres. Article 53 du décret GBCP : la comptabilité publique est un système d’organisation de l’information financière permettant de présenter des états financiers reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat à la date de clôture de l’exercice. 21

La pièce 5 : Une meilleure information sur les indicateurs budgétaires En effet, cette pièce qui récapitule le budget exécuté, affiche les indicateurs budgétaires de l’exercice: Résultat Caf Variation du fonds de roulement

Pièce 5 : l’exécution du budget DAF-A3 - ESENESR février 2014 23

Les indicateurs du compte financier Le résultat : c’est la différence entre toutes les recettes nettes et toutes les dépenses nettes il est calculé en section de fonctionnement il est unique pour un budget La capacité ou l’insuffisance d’autofinancement : elle corrige le résultat des variations induites par certaines opérations d’ordre (amortissements, provisions, cession d’actifs) elle illustre l’apport ou la ponction dans la trésorerie elle met en évidence l’excédent (ou l’insuffisance) des ressources internes dégagées par l’activité de l’EPLE En revanche, s’il y a un budget annexe, son résultat est indépendant du résultat du budget principal de l’établissement. Le CA se prononce sur l’affectation du résultat. Il peut répartir le résultat sur des comptes de réserves distincts. 24

Pièce 6 : le compte de résultat Une analyse du résultat sur les trois derniers exercices permet de dégager des tendances: N - 2 N - 1 N Résultat d’exploitation Résultat financier Comptes 66 et 76 Résultat exceptionnel Comptes 67 et 76 CAF ou IAF 25

Variation du FdR (en + ou en -) 6 - Le comptes financiers et l'analyse financière des EPLE Le calcul de la variation du fonds de roulement (FdR) Variation du FdR (en + ou en -) = CAF + Recettes d’investissement - Dépenses d’investissement Attention les opérations relatives aux mouvements des comptes 275 et 165 n’interviennent pas dans le calcul de la variation du FdR par la méthode budgétaire. Il convient d’intégrer les opérations relatives à ces comptes afin de comparer la variation budgétaire et la variation comptable 26 26

Du compte financier à l’analyse financière: Une meilleure information, Plus de sécurité Plus de sincérité

La pièce 14 : les nouveaux indicateurs Avant la RCBC, le regard portait sur la situation des réserves. Les réserves étaient l’expression du compte 1068. On y retrouvait : les réserves mobilisables, La valeur des réserves stockées, La valeur des biens acquis et financés sur fonds propres. Cette information était parcellaire. Elle ne donnait pas à réfléchir sur la structure du bilan de l’EPLE Elle ne permettait pas de connaître l’évolution de la trésorerie, On donnait à penser que le montant des réserves disponibles suffisait pour décider.

AVANT 29

APRES

Fonds de roulement – Besoin en Fonds de Roulement = Trésorerie DAF-A3 - ESENESR février 2014 31

Le fonds de roulement (FdR) §2.2.1.5.2 M9.6 : L'analyse du fonds de roulement qui en découle est un élément important d'appréciation de la gestion financière de l’établissement public local d'enseignement et de sa capacité à assurer ses propres risques (provisions) et d’éventuels besoins de financement sur fonds propres. §2.1.1.5 M9.6 : La couverture du besoin d’autofinancement par le fonds de roulement s’appréciera au regard du fonds de roulement calculé après le dernier arrêt des comptes diminué des autorisations de prélèvements votées. §4.3.3.2 M9.6 : Cette analyse est actualisée en cours d’année afin notamment de donner au conseil d’administration et aux autorités de contrôles une information précise sur la capacité de l’établissement à prélever sur fonds de roulement sans compromettre sa santé financière. 32

LE BESOIN EN FONDS DE ROULEMENT (BFDR) 6 - Le comptes financiers et l'analyse financière des EPLE LE BESOIN EN FONDS DE ROULEMENT (BFDR) Le BFdR est la différence d’une part entre les stocks, les créances et d’autre part les dettes de l’établissement (reliquats de subventions). Le besoin en fonds de roulement est traditionnellement négatif car les dettes des EPLE ou plus exactement les reliquats de subventions sont plus importants que les créances et la valeur des stocks. S’il est positif, cela indique qu’on a besoin de son fonds de roulement pour assurer la trésorerie des opérations de dépenses budgétaires. 33 33

OERIE La trésorerie est calculée par la formule : 6 - Le comptes financiers et l'analyse financière des EPLE OERIE La trésorerie est calculée par la formule : Trésorerie = FdR – BFdR La formule est au paragraphe 4.3.2.3.3 de l’instruction M9.6 Pour un budget annexe : Trésorerie = compte 185 Il est donc important de ne pas trop prélever sur le fonds de roulement (FdR) pour garder suffisamment de trésorerie et couvrir le besoin en fonds de roulement (BFdR). Point de vigilance du comptable : sans trésorerie suffisante pas de paiement possible Normalement, 60 jours de trésorerie est satisfaisant. 34 34

L’EPLE peut-il prélever sur les réserves « disponibles »?

Le même EPLE a-t-il l’autonomie financière suffisante pour faire un prélèvement?

Détail sur le fonds de roulement Depuis la création de l’EPLE, tous les ans, le conseil d’administration vote le résultat de l’exercice. Le résultat c’est la différence entre les recettes et les dépenses. Ce résultat, qu’il soit négatif ou positif, va s’ajouter au fonds de roulement de l’année précédente. S’il est positif, le fonds de roulement augmente. Il augmente donc grâce à des ordres de recettes parfois sur des encaissements en attente… Or, si vos créanciers ne vous payent pas, l’argent ne rentre pas, donc votre fonds de roulement peut être une source d’insécurité.

Les éléments de l’analyse financière Les indicateurs suivants sont repris sur les 5 dernières années : le montant du fonds de roulement est complété par le nombre de jours dont dispose l’établissement sans apport de trésorerie. le nombre de jours de fonds de roulement permet de connaître le nombre de jours dont dispose l’établissement pour fonctionner sans apport de trésorerie. la trésorerie nette :C’est la différence entre le fonds de roulement et le besoin en fonds de roulement. le nombre de jours de trésorerie nette : Ce montant est souvent supérieur au nombre de jours de fonds de roulement, car la trésorerie est généralement supérieure au fonds de roulement, du fait des reliquats (avances) de subventions. 38

Les indicateurs du compte financier Le taux moyen de non recouvrement permet de comparer d’une année sur l’autre les créances à recouvrer en fonction de l’évolution des recettes Le taux moyen de charges à payer un indicateur de qualité comptable (respect de l’annualité budgétaire). S’il est proche de zéro, ou égal à zéro, c’est que probablement vous arrêtez trop tôt votre activité budgétaire. DAF-A3 - ESENESR février 2014 39

Autonomie des établissements d’une académique Jours sur fonds de roulement (Fdr / charges d’exploitation) * 360 2011 2012 Inférieur à 30 jours Situation préoccupante ! 41 EPLE 53 EPLE Entre 30 et 60 jours Situation délicate ! 70 EPLE 81 EPLE DAF-A3 - ESENESR février 2014

L’analyse financière Les valeurs calculées de ces indicateurs ne présentent en elles-mêmes que peu d’intérêt L’analyse de l’agent comptable sera enrichie par la comparaison d’un exercice sur l’autre ; la comparaison d’une période à l’autre ; la mise en évidence d’une tendance observée ; l’aide à la définition d’une tendance souhaitable. 41

De l’analyse financière proposée par le compte financier à une recherche plus élaborée qui permettra à l’ordonnateur de prévoir ses investissements: L’autonomie financière La capacité à prélever

Si on une comptabilité budgétaire à jour, On aura alors une comptabilité générale qui permettra de donner des informations pertinentes. Alors, le comptable pourra mieux renseigner l’ordonnateur sur ses possibilités d’investissements tout au long de l’année. La M 9.6, acte 2, engage une réflexion qui figure dans l’annexe 13 de la nouvelle instruction. En effet, si la seule lecture des indicateurs figurant au compte financier permettent d’informer réglementairement le conseil d’administration, ces indicateurs ne sont pas figés et ne reflètent pas forcément de manière exacte la solidité financière de l’EPLE.

Calcul de l’autonomie financière ou la capacité à prélever sur le FdR Avant d’envisager un prélèvement sur le fonds de roulement, il faut déterminer l’autonomie financière dont dispose réellement l’établissement. Il faut prend en compte les éléments suivants : FdR – prélèvements FdR déjà autorisés – provisions BFdR corrigé : que les stocks et créances Charges d’exploitation hors ressources spécifiques La projection de l’autonomie financière : 44

Calcul de l’autonomie financière ou la capacité à prélever sur FdR 45

Du diagnostic à l’analyse financière L’outil précédent ne sert qu’à poser le diagnostic de la situation financière. Comme la pièce 14 du compte financier, une fois rempli, il est le point de départ de l’analyse financière de l’agent comptable. Cette analyse se fonde sur les éléments déjà énoncés, mais aussi de sa connaissance de l’EPLE en question mais aussi avec d’autres éléments (ratios). Il donne matière à l’ordonnateur pour fixer ses choix budgétaires. 46

Les ratios, exemples Des ratios de niveau : Les rations d’activité Demi pensionnaire interne/population scolaire Dépenses de fonctionnement/ population scolaire DGF/ population scolaire Taux d’utilisation des fonds sociaux Taux de couverture de l’hébergement par les bourses   Les rations d’activité Rotation des stocks : Taux de stock/ consommation annuelle Recouvrement des produits scolaires Subventions CTR/ DGF Les ratios de rentabilité Dépenses réelles de fonctionnement (60 à 67)/ recettes réelles de fonctionnement (70 à 77) 47

Du contrôle interne… De l’autonomie financière vers le contrôle interne comptable et budgétaire. Pourquoi calculer l’autonomie? Pour éviter un risque financier sur l’établissement Sécurité pour l’ordonnateur qui pourra présenter au conseil d’administration des demandes cohérentes Sécurité pour le contrôle de légalité pour apprécier au mieux la réelle autonomie dont dispose les établissements Mais ces calculs sont liés à une exploitation de l’établissement conforme à la réglementation.

Le contrôle interne permet de poser un diagnostic sur l’EPLE Un outil pour cela : ODICé Le diagnostic doit aboutir à des procédures écrites/ formalisées Modalités de gestion de la phase de dépenses, de l’engagement au mandatement Modalités de gestion de la régie Modalités de gestion des voyages Etc. C’est à chacun d’élaborer son plan d’action en fonction de ses spécificités, de ses moyens humains Une certitude : Le faire Une réalité : Seul c’est impossible. C’est en équipe : ordonnateur, gestionnaire, comptable, collègues de bureau

GFC – Evolutions à venir A savoir qu’il existe plus de 200 demandes d’évolution à traiter ou en cours de traitement. Fin des réimputations à prévoir Le télépaiement, reprise des tests en fin d’année Automatisation des développements de soldes Accès simultané à la compta générale et au module COFI L’acquit de paiement en cas d’ordre de paiement en espèces.