Directives sur la mise en oeuvre de l’I FMS mai 2007 ICGFM Miami Exécution d’un IFMS

ICGFM – IFMS Implementation - 2May 2007 imcl Planter le Décor Vous êtes la Secrétaire, Départment des Finances dans le Pays X Vous venez de signer un contrat valant plusieurs millions de dollars avec un Fournisseur pour exécuter l’ IFMS à travers le Gouvernement tout entier Vous êtes content! Mais maintenant que faites-vous?

ICGFM – IFMS Implementation - 3May 2007 imcl Vous commencez à vous inquiéter! Pourquoi? –Parce que la plupart des projets IFMS échouent dans une certaine mesure Et –Parce que vous devriez avoir d éj à fait une série de préparatifs Mais surtout –Parce que c’est maintenant que le travail commence vraiment!

ICGFM – IFMS Implementation - 4May 2007 imcl Principales Etapes de l’exécution d’un IFMS

ICGFM – IFMS Implementation - 5May 2007 imcl Conception de la configuration Le Vendeur doit configurer son progiciel pour répondre aux spécifications –La configuration doit figurer dans les options du syst ème –Donc intégré dans les mises à niveau du système Classification de budget/Graphique des comptes –Aspect le plus critique et le plus difficile de la configuration –Ceci établit la structure de comptabilité et de préparation de rapports Une tache pour les comptables et non pour les spécialistes en IT –Chaque progiciel a ses propres contraintes et sa propre terminologie Flux de travail –Défini dans la plupart des progiciels –Les changements au flux de travail du progiciel peuvent causer de gros problèmes –Faire la balance avec le besoin d’adhérer aux procédures et pratiques du gouvernement –S’assurer que les Règles/Règlements Financiers sont soit suivis ou modifiés

ICGFM – IFMS Implementation - 6May 2007 imcl Architecture du Système Base de Données centrale ou Bases de Données distribu ées Base de Données Centrale Grand Livre Général Central Ministère A Ministère B Ministère C Ministères & autres agences entrent données localement mais tous traités sur base de données simples Bases de Données distribuées Ministère A grand livre Ministère B grand livre Ministère C grand livre Consolidation et gestion centrales Ministères & autres agences ont leurs propres grands livres et bases de données mais gérés centralement

ICGFM – IFMS Implementation - 7May 2007 imcl Besoins en Matériel et en Réseaux Site de Développement –Pour que les vendeurs développent & testent les systèmes Site de formation Serveurs de production –Dépendent de l’architecture du système –Seront probablement des serveurs multiples pour différentes fonctions –Si duplication de bases de données à chaque site Arrangements de sauvegarde et de récuperation en cas de catastrophe –Balance entre les coûts et les risques Sites d’articulation de réseaux –Réseaux de zones étendues et de zones métropolitaines –Options technologiques E.g. fibre optique, sans fil, satellite Réseaux dans les sites individuels –Qui est responsable?

ICGFM – IFMS Implementation - 8May 2007 imcl Essai de Contrôle –Essai de Controle approfondi des données en direct –Sera probablement une série de modules qui seront développés et testés séparément, e.g. Budget, engagement, grand livre général, revenus, rapports, registre des salaires, etc Nécessite –Textes de tests –Développement de formats de sorties –Conformité avec IPSAS Doit être une structure du projet pour être testé –Equipes d’utilisateurs effectuent les tests –Fermeture de session requise dans une série d’étapes Conception de la configuration, système pilote testé, système(s) en direct

ICGFM – IFMS Implementation - 9May 2007 imcl Changements Organisationnels L’exécution de l’IFMS typiquement exige un changement organisationnel –Souvent omis ou sous-estimé Changements Typiques –Règles des affaires appliquées par le système –Nouveau flux de travail –Autorisation electronique –Doivent être consistents avec les structures de gestion Les changements IFMS à travers le gouvernement exigent que le gouvernement “endossent” complètement ces changements –Les autres Ministères, Départements et Agences doivent être impliqués aussitôt que possible –Un exercice en gestion du changement

ICGFM – IFMS Implementation - 10May 2007 imcl Formation des utilisateurs Peut seulement commencer lorsque le système est configur é Laboratoire de formation avec copie du système Formation pour: –Utilisateurs –Gestionnaires –Support technique Capacité pour la formation en cours –Besoins en personnel nouveau/transféré –Structure de gestion de formation –Formation de formateurs –Unité de formation permanente

ICGFM – IFMS Implementation - 11May 2007 imcl Transfert de données et balances Plus simple d’après la comptabilité de caisse –Seules les balances bancaires et de caisse – doivent être réconciliées Si mouvement vers l’accumulation modifiée ou complète –Balances de prêts, avances et pré-paiements - réconcilier –Autres balances d’actifs et de dettes selon l’accumulation complète Schématiser le budget pour la nouvelle structure de codage –Le budget aura été préparé selon les anciens codes Considérer l’élaboration d’un état des affaires –Si pas de balance digne de foi report é e Les données des années précédentes seront-elles entrées à titre de comparaison?

ICGFM – IFMS Implementation - 12May 2007 imcl M é rites des diff é rentes architectures Bases de données centrales typiques de l’IFMS –Assure le codage courant et les standards –Plus facile à gérer –Données automatiquement consolidées pour analyse Mais –Plus grand = plus complexe –Logiciel et matériel d’informatique plus onéreux –Dépend de facon critique des sites de liaison au réseau –Difficile de satisfaire les exigences spécifiques de secteurs dans un syst è me centralisé e.g. Travaux publics, soins de santé, éducation, chacun a des exigences d’informations uniques

ICGFM – IFMS Implementation - 13May 2007 imcl Adoptez le système en direct Etape critique lorsque le système “est en direct” – début de l’utilisation opérationnelle du système Le système en direct promet d’etre phasé, e.g. 1.Par module 2.Par phasage Idéalement, adoptez le système en direct au début de l’année financière –Transactions d’années entières traitées sur un système –Même structure de codage pour toute l’année –Pas besoin de transférer les balances partiellement pendant l’année

ICGFM – IFMS Implementation - 14May 2007 imcl Besoin de planifier pour l’opération superposée de l’IFMS et les systèmes patrimoniaux Situation inévitable : –IFMS dans certains sites –Anciens systèmes (patrimoniaux) dans d’autres sites Systèmes patrimoniaux peuvent être manuels ou informatisés Les systèmes patrimoniaux doivent être opérés et maintenus pendant plusieurs années: –Tandis qu’IFMS est introduit –Pour fournir l’accès aux données historiques Problèmes avec le maintien des systèmes patrimoniaux: –Peuvent utiliser une ancienne technologie –Peuvent utiliser différents plans de comptes –Comment consolider les données pour les rapports

ICGFM – IFMS Implementation - 15May 2007 imcl Introduction d’IFMS IFMS sera progressivement introduit à travers le gouvernement Tranchage horizontal ou vertical? Ministère A Dep’t 1Dep’t 2 ProjetAgence Ministère B Dep’t 1Dep’t 2 ProjetAgence Tranchage Horizontal Phase 1: tous les Ministères Phase 2: Départements Phase 3: Projets & agences Tranchage Vertical Phase 1: tout le Ministère A Phase 2: tout le Ministère A

ICGFM – IFMS Implementation - 16May 2007 imcl Plan d’Introduction–pour chaque groupe de sites

ICGFM – IFMS Implementation - 17May 2007 imcl Autres questions Sécurité –Qui poss è de l’information et contrôle la sécurité? Devraient ê tre les utilisateurs, e.g. Ministère des Finances, pas le Département d’IT –Droits d’accès Niveaux d’accès et contrôles –Sécurité physique –Sauvegarde et récupération en cas de catastrophe Gestion des Dossiers –Les dossiers sur le système patrimonial resteront-ils accessibles? –Rétention et contrôle sur les dossiers Electronique et papier

ICGFM – IFMS Implementation - 18May 2007 imcl Gestion de Projets L’exécution de l’IFMS est un projet d’envergure –A besoin de gestion de projet structurée –Utilise de préférence une méthodologie de gestion de projet standard E.g. PRINCE (Projets dans un Environnement Contrôlé) développé pour le gouvernement du Royaume-Uni Exécution de l’IFMS géré par le gouvernement et non par le fournisseur –Exercice de gestion de contrat d’envergure –Gestion de projet peut ê tre sous-contractée

ICGFM – IFMS Implementation - 19May 2007 imcl Les Eléments du Projet PRINCE II

ICGFM – IFMS Implementation - 20May 2007 imcl Organisation de Projet Conseil d’Admin’n du Projet Usager Expérimenté ExécutifFournisseur Directeur Projet Equipe 1 Leader Equipe Membres Equipe Equipe 2 Leader Equipe Membres Equipe Assurance Projet Appui projet

ICGFM – IFMS Implementation - 21May 2007 imcl Balance entre rôles fournisseur & gouvernement

ICGFM – IFMS Implementation - 22May 2007 imcl Matrice des rôles RôleGouv’tFournisseurCommentaire 1. Gestion de projet  Peut ê tre sous-contractée 2. Cadre de travail légal et régulateur  3. Livraison & configuration logiciel  4. Matériels et réseaux  Peuvent être des contrats séparés ou combinés avec des logiciels – clés en main 5. Formation initiale utilisateur  Devrait être la formation des formateurs 6. Formation en cours  Pourrait être continuée par le fournisseur ou sous-traité 7.Préparation de données pour transfert à l’IFMS  8. Changements organisationnels et gestion du changement  9. Système d’opération en cours  Pourrait être opéré par le fournisseur ou un autre prestataire – sous-traité 10.Appui en cours  Pourrait être sous-traité

ICGFM – IFMS Implementation - 23May 2007 imcl Durabilité continue de l’IFMS Plusieurs IFMS s’avèrent: –Difficiles à maintenir et/ou –Couvrent seulement une partie du gouvernement Problèmes majeurs –Coût Coûts opérationnels en cours Coûts de maintenance Licences d’utilisation de logiciels –Organisationnel Structure d’assistance technique inadéquate Ressources en formation inadéquates Pénurie/roulement d’employés qualifiés –Conception du système Les insuffisances de la conception du système deviennent de plus en plus évidentes avec le temps

ICGFM – IFMS Implementation - 24May 2007 imcl Réaliser les bénéfices d’un IFMS Meilleure gestion fiscale –Seulement si l’information est utilisée Allocation des ressources plus optimale –Seulement si le syst è me de budget est lié aux objectifs stratégiques Gestion ameliorée des ressources (valeur pour argent) –Seulement si les gestionnaires utilisent les informations financi è res Fraude et corruption diminuées –Si le syst è me est conçu et utilisé pour améliorer les contrôles Transparence et responsabilité ameliorées –Si l’information du syst è me est publiée dans un format utile, e.g. Etats financiers conformes à l’IPSAS sur le site Web du Gouvernement site

ICGFM – IFMS Implementation - 25May 2007 imcl Conclusions Un IFMS peut conduire à des bénéfices réels L’exécution est ambitieuse –Doit être reconnu comme un projet d’envergure ayant un impact à travers le gouvernement –Demande des ressources substantielles –Ne sous-estimez pas le temps Les questions de durabilité doivent être réglées dès le début Les bénéfices de l’IFMS ne sont pas automatiques –Doit être une stratégie pour réaliser les bénéfices