Étude de cas : Le suivi-évaluation de l’équipe régionale de PROSPERER à Sofia Ciro DOMINGUEZ MENDEZ – Stagiaire - Consultant FIDA Madagascar, Juillet 2011

Introduction Le système de S&E est un outil de pilotage permettant de mesurer la pertinence, l’efficacité, l’efficience, l’effet et l’impact des projets Pour garantir son efficacité, le processus de S&E doit être suivi d’une gestion des savoirs et de communication. Malheureusement, il existe souvent une déconnection de ces trois aspects complémentaires du S&E: une partie de données collectées ne sont pas analysées et plusieurs analyses et informations ne sont ni diffusées ni partagées Pour pallier à ce problème, le FIDA tente de lier le S&E, la gestion des savoirs et la communication des projets

Objectifs de l’étude de cas Cette étude de cas : Analyse le S&E (y compris la gestion des savoirs et la communication) de l’EPR Sofia Explore sa relation et complémentarité avec deux de ses principaux partenaires, les GUM et les PSE Expose leurs principales contraintes, afin de nourrir une réflexion destinée à identifier les améliorations possibles

Le programme est structuré en 5 composantes : 1. Identification et mobilisation des MER, des PER et structuration des interprofessions 2. Services d’appui aux microentreprises rurales et formation professionnelle 3. Finances rurales et gestion des risques 4. Infrastructures de marché et investissements structurants 5. Planification, suivi-évaluation, capitalisation et communication Rappel des objectifs et composantes du projet L’objectif de PROSPERER est de promouvoir l’augmentation des revenus des ruraux pauvres par la consolidation et le renforcement des capacités et productivité des MER/PER au niveau local et régional

L’Equipe régionale de PROSPERER Sofia L’EPR, appuyé par divers partenaires, doit assurer la réalisation et le suivi des activités-produits des composantes et assurer le suivi-évaluation des effets et impact du programme

Les fonctions de l’EPR dans le S&E de PROSPERER (1/4) La planification permet : De fixer les activités annuelles, semestrielles et trimestrielles D’établir le niveau d’atteinte des produits  Le PTBA, document de planification par excellence  Élaboration coordonnée par le CCSEGS  Participation de tout l’EPR  Accompagne toutes les activités de l’EPR Les outils: PTBA et POT Réunion hebdomadaire et bimensuelle

Les fonctions de l’EPR dans le S&E de PROSPERER (2/4) Objectif: Assurer la mise en place des réalisations des activités du projet Les outils: Les visites de terrain, les plus utilisées Le CL et La BDD de MER/PER Les conventions de PS SAF Composante 1 SAM Composante 2 CR Composante 3 CR Composante 4 CCSEGS Composante 5

Les fonctions de l’EPR dans le S&E de PROSPERER (3/4) Pour communiquer : - L’avancement des activités techniques et financières - Le taux d’avancement par rapport aux objectifs planifiés - L’utilisation de fonds et budgets alloués - Les constats de visites sur le terrain  Responsables, le CCSEGS et cadres  Men/tri/semestrielle et annuelle Les outils: Le tableau de Bord Rapport SYGRI Rapport mission cadres

Les fonctions de l’EPR dans le S&E de PROSPERER (4/4) L‘EPR fait, l’évaluation des PSE  Responsable, le CCSEGS  Semestrielle Les outils : - Rapports des PSE - Questionnaire d’évaluation de la conduite de la formation - Questionnaire pré et post test

La gestion des savoirs La gestion des savoirs n’est autre que la transformation de données brutes en information facilement accessible et utilisable. Les GUM et le CCSEGS sont les principaux acteurs dans la GS à la Sofia. Au niveau de l’EPR CCSEGS est le seul impliqué dans l’EPR pour l’établissement de rapports, missions supervision et restitutions AR Aussi, dans la consolidation de données de la BDD de MER/PER, venant des GUM Au niveau des GUM : Préparent les premières analyses du projet Diffusent l’analyse dans les rapports, et à l’occasion de réunions bimensuelles et missions de supervision L’analyse n’est cependant pas partagée avec l’EPR et les autres acteurs

La communication de l’EPR Sofia (1/3) Figure 1. Le flux de communication de l’EPR Sofia

L’information (résultat de la collecte de données) concentrée au sein des GUM L’analyse, concentrées au sein des GUM et du CCSEGS Fiable, le partage de l’info avec les autres acteurs régionaux Les cadres doivent théoriquement être impliqués dans l’analyse et la communication de l’avancement et de l’exécutions des activités de leur composantes (rapportage). Toutefois, la participation des cadres à cet égard apparaît trop faible. La communication de l’EPR Sofia (2/3)

La communication de l’EPR Sofia (3/3) Fig. 2. MIOITRA, le bulletin d’information aux bénéficiaires Acteurs nationaux et internationaux Pour informer les bénéficiaires la radio est le moyen de communication par excellence

Analyse et conclusions (1/4) Dans cette étude de cas, l’EPR est considéré comme partie intégrante d’un système, montré dans la Fig. 1. Aussi, est-il nécessaire d’introduire le concept d’effet de levier, dans un système où un petit changement peut conduire à une grande transformation de son fonctionnement (Meadows, 2008) Les GUMS et le CCSEGS font effet de levier dans le système de suivi- évaluation de l’EPR. Les GUM, étant presque l’unique acteur dans la collecte de données ; le CCSEGS le seul impliqué dans l’analyse à l’EPR Tous les deux sont exceptionnellement chargés de travail !!

Dans le manuel de suivi-évaluation de PROSPERER (FIDA, 2009) il est indiqué : …Quelle que soit la solidité d’un système de suivi-évaluation, il échouera sans la participation étendue des divers acteurs. Ainsi, l’ensemble de l’équipe et de partenaires de mise en œuvre du programme devraient participer activement à la collecte, à l’analyse et à la dissémination des informations… Malgré ce fait, en analysant le suivi-évaluation de l’EPR, il y a une faible participation de tous les acteurs du système Il est impératif alors d’encourager la participation et responsabilité de tous les acteurs du projet dans le S&E Analyse et conclusions (2/4)

Les cadres et les PSE, point de départ pour le renforcement de la collecte de données, la fiabilité de la qualité des analyses et la communication.  Pour les cadres il est urgent d’inciter, rétablir et régulariser leur participation dans les analyses et le rapportage Par rapport aux PSE, ils doivent être plus impliqués, informés et intégrés dans le système, puisqu’en répondant seulement à la demande de services identifiés par les GUM, leur participation reste faible et d’une certaine forme isolée Analyse et conclusions (3/4)

Finalement, si le propos est d’allier le S&E, la GS et la communication, il est urgent de clarifier le concept de suivi- évaluation et l’inculquer comme étant strictement lié à la gestion des savoirs (ce concept étant méconnu) et la communication auprès de tous les acteurs du projet Les PSE pourraient s’engager par exemple dans la collecte de données et les activités concernant les MER hôte/jeunes apprentis et MER formatrices, vu que, ce sont des activités liées à leur métier Analyse et conclusions (4/4)

Misaotra tompoko Gracias !! Merci beaucoup !!