Animation de réunions : brainstorming et Créaplan Outil de communication

Introduction générale Dans le cadre de la conduite du changement, vous serez amené à animer des réunions (réunion de réflexion, réunion de présentation, réunion de travail, etc). L’image de votre projet dépend beaucoup de ces moments de rencontre que ce soit avec votre équipe, les utilisateurs, les instances, etc. P.A.S. : les 3 étapes clés d'une réunion réussie La Préparation d'une réunion Qui inviter à la réunion ? La préparation matérielle L'invitation à une réunion L‘Animation d'une réunion Le plan type d'une réunion Le discours positif Les types de questions L'utilisation des supports pédagogiques La clôture d'une réunion Le Suivi d'une réunion Le compte rendu L’auto-évaluation de l’animateur Les 10 règles d’or de l’animation de réunion

Les principaux types de réunions Réunion d’information : Ces réunions peuvent réunir un grand nombre de participants. Elles sont organisées pour délivrer de l’information générale de l’équipe projet vers les utilisateurs. Elles doivent pouvoir être reproductibles avec des animateurs différents, comme par exemple des réunions d’état d’avancement (grâce à des supports standardisés et une organisation du temps précise). Elles ne sont pas le lieu pour les échanges d’idées, tout au plus un moment de réponses à quelques questions peut être ménagé. Réunion d’analyse des dysfonctionnements : Ces réunions doivent se dérouler avec un nombre réduit (10 à 12) de participants sélectionnés de façon très précise en fonction du sujet traité. Ce sont par excellence des réunions nécessitant la pluridisciplinarité. Elles sont organisées pour définir les causes d’un problème organisationnel au sein d’un service ou le long d’un processus. Elles doivent être préparées de façon rigoureuse par l’animateur et peuvent nécessiter des entretiens préparatoires pour poser de façon claire la problématique à traiter. Ce sont des lieux privilégiés d’échanges et de débats parfois intenses. Dans la préparation, il faut s’assurer du fait que tous les participants pourront s’exprimer et qu’aucun n’inhibera l’autre. Réunion de recherche de solutions : Ces réunions relèvent de la même logique que les réunions d’analyse des dysfonctionnements. En fonction de la nature des dysfonctionnements identifiés, les participants pourront appartenir à la même catégorie socio-professionnelle, ou au même service ou être en totale pluridisciplinarité.

Les trois étapes de la réunion Préparation AVANT Intellectuelle : les thèmes, les objectifs, le plan Matérielle : l'organisation, les participants, le lieu, les supports et le matériel technique 50% Animation 20% PENDANT L'objectif Les attitudes à adopter Les règles de fonctionnement La durée Le souci du résultat Suivi 30% Le compte-rendu APRES Pas de bonne animation sans une bonne préparation. Préparer c'est être sûr de bien gérer son temps

La préparation de la réunion Fiche de préparation Modèle de fiche de préparation / modèle d’invitation Préparer une réunion c’est fixer : Le thème : De quoi parle-t-on ? Et avec qui ? Les objectifs : Où veut-on arriver en fin de réunion ? Le plan : Par quelle méthode ? Par quelles étapes ? Cette fiche peut servir de modèle d’invitation Réunion : Date : Durée : Animateur : Secrétaire : Thème Objectif Durée Plan Participants : Modalités pratiques (supports, lieu, matériels ...) :

Préparation de la réunion Qui inviter ? La pertinence du choix des participants est un élément essentiel pour atteindre les objectifs que l’on s’est fixés. Au moment d’inviter vos participants, posez-vous les questions suivantes : A-t-il une bonne connaissance du sujet traité ? Pourra-t-il s’exprimer librement (la présence d’un ou d’autres participants risque-t-elle de le gêner ? ) Soyez notamment vigilant aux relations hiérarchiques entre les individus Si vous sentez que la réunion risque d’être très conflictuelle, il vaut mieux en faire une ou deux préparatoires avec les personnes qui peuvent se confronter de façon à mettre en évidence les points de tension et de les désamorcer avant de les réunir.  Un participant n'a pas sa place à une réunion s'il ne répond pas à un de ces critères C R I Le CRI de la participation Compétent par rapport au sujet Responsable par rapport à la prise de décision Intéressé par le thème

La préparation de la réunion La préparation matérielle Le groupe (CRI) Recenser les participants Le lieu Réserver une salle suffisamment vaste, claire, calme Veiller à ne pas être dérangé (pas de téléphone dans la salle ... Disposer tables et chaises de manière à ce que chaque participant puisse voir tous les autres et être vu par eux. Paper-board Feutres de couleur, ruban adhésif Rétroprojecteur Documents et supports Petite collation et boissons Le matériel L'information Une lettre d'invitation 15 à 20 jours avant la réunion précisant : la date, l'heure, le lieu (éventuellement un plan), la liste des participants, le nom de l'animateur  Une bonne préparation matérielle = une des clefs de la réussite de votre réunion

L’animation de la réunion Le plan type d’une réunion Accueil du groupe O U V E R T Introduction Présenter l’objectif de la réunion Rappeler le travail déjà fait Exploration des thèmes Rechercher et prendre en compte toutes les idées Sélection – Priorisation des idées Résumer le travail effectué Identifier les priorités d'action F E R M T U Modalités de mise en œuvre des décisions Définir leur mise en application (qui fait quoi, quand, comment, où, combien ...) Conclusion Définir les modalités du compte-rendu Programmer la réunion suivante Le temps d'ouverture permet l'appropriation et enrichit la production. Le temps de fermeture permet la concrétisation opérationnelle

L’animation de la réunion Ouvrir la réunion 1. Accueil des participants Commencez à l’heure.Vérifiez que tout le monde se connaît et invitez les participants à se présenter. 2. Introduction Écrivez-l’objectif de la réunion au tableau et assurez-vous de l'adhésion du groupe. Rappelez le timing (et respectez le!) 3. Rappel des règles du jeu Dites ce que vous attendez des participants, leur rôle. Assurez-vous de leur accord. Alliez clarté et convivialité. Sachez créer un climat de confiance

L’animation de la réunion Le rôle de l'animateur et du participant Le Ying et le Yang d’une bonne animation Animateur Participant Centré sur son objectif Valorise le groupe Garant de la méthode Gardien du temps S'implique activement Participe à la production Échange avec les autres Respecte les règles du jeu

L’animation de la réunion Le discours positif L’attitude de l’animateur est primordiale Manière 35 % Langage corporel 55 % Amabilité Phrases courtes Débit calme Mots simples Voix claire Une idée par phrase Sourire Silence ... Mots 10 %

L’animation de la réunion Des règles pour l’animateur LE DISCOURS Structuré Illustré Rythmé une idée par phrase des phrases courtes LE CHOIX DES MOTS Simples Concrets Précis Positifs LE TON, LA VOIX Dynamique Chaleureux Affirmé Spontané Naturel LES ATTITUDES Ouvertes regard sourire L'écoute active

L'animation d'une réunion : le "savoir" et le "éviter de » de l’animateur Imposer son point de vue à tout prix Avoir le trac Etre arrogant Se justifier Etre impatient Donner une impression de flou Dialoguer à deux Se perdre dans les détails Donner envie Avoir de l'assurance Etre à l'aise Regarder le groupe Maîtriser le temps Etre précis (plan, questions) Faciliter les échanges Prendre en compte tous les avis Accepter de modifier un point de vue  L'équilibre, c'est garder la maîtrise de la réunion mais aussi ouvrir le jeu

L’animation de la réunion Les types de questions La formalisation de vos questions peut vous permettre d’orienter votre animation en fonction de vos objectifs Voici un exemple de question décliné selon différents formulation vous montrant les différentes utilisations possibles Caractéristiques Exemple Utilisation Nombreuses réponses possibles A qui doit-on diffuser le compte- rendu ? Crée le dialogue 2 réponses possibles (OUI – NON) Doit-on diffuser le compte-rendu à l’ensemble du personnel ? Utile pour prendre une décision ou confirmer une information Donne le choix entre deux possibilités (OU) Doit-on diffuser le compte-rendu à l’ensemble du personnel ou uniquement aux participants à la réunion? Facilite l’expression en guidant sur les choix possibles. Utile pour recueillir un engagement Elle renvoie à l’interlocuteur ou au groupe le soin de répondre : pensez-vous ? M. X dit qu’il faut diffuser le compte- rendu à l’ensemble du personnel : qu’en pensez-vous? Évite de répondre soi-même à une question. Excellent outil de conduite de réunion Reprend la dernière idée exprimée pour la transformer en question Il faut distribuer le compte-rendu à tout le monde ! A tout le monde ? Permet à un interlocuteur de préciser sa pensée La réponse est induite par la question Le compte-rendu ne devrait-il pas être distribué à tout le monde ? Sert à aider un participant à formuler sa pensée, mais risque de lui faire dire ce que l’on pense OUVERTE FERMEE ALTERNATIVE EN RETOUR RICOCHET INDUCTIVE

L’utilisation de support Le paper-board pour faire participer Un paper-board pour : Visualiser et mettre en évidence la production du groupe Dégager et valoriser l'essentiel Garder une trace de ce qui est dit C'est le support indispensable pour une bonne participation Comment l'utiliser ? S’adresser aux participants Ne pas tourner le dos continuellement Écrire les idées essentielles de manière ordonnée et lisible Utiliser plusieurs couleurs Lire à haute voix ce que l'on écrit Afficher les feuilles auxquelles il est utile de se reporter

L’utilisation de support Le panneau Créaplan pour produire des idées Le panneau Créaplan permet : A chacun de s'exprimer De réunir l'ensemble des idées du groupe De regrouper des idées par thème D'avoir au final une vision globale de l'opinion du groupe C'est le support complémentaire pour une bonne participation Comment l'utiliser ? OUI NON Poser des questions claires et accessibles Distribuer des cartes-réponse à tous les membres Ramasser les cartes, les placer sur le panneau en les regroupant par thèmes Faire réagir le groupe sur les idées émises Résumer les conclusions du groupe et les intégrer dans le compte-rendu

L’animation de la réunion La gestion des perturbations Puisque vous animez des réunions de travail sur des thèmes qui auront des incidences sur le travail et les activités des participants, vous serez confronté à des objections régulières. Pour y faire face, voici comment procéder : Traitement des objections Objection Réfutable Objection Irréfutable Objection Floue 1. Reformuler 2. Abonder 3. Pivoter 4. Proposer 5. Valider 1. Reformuler 2. Comprendre 3. Minimiser, reconnaître 4. Valider / Fermer le sujet 1. Poser des questions pour faire préciser 2. Replacer l'Objection Floue en Objection réfutable ou irréfutable  Restez calme en toutes circonstances. Montrez votre volonté de trouver une solution  N’hésitez pas à utiliser humour ou autorité pour débloquer une situation

L’animation de la réunion Clôturer la réunion Les points à parcourir : Que proposons-nous ? A qui ? Quelle suite pour les membres du groupe ? La prochaine réunion : date, lieu et ordre du jour Quel compte-rendu ? L'évaluation de la réunion

Le suivi d'une réunion : Le compte rendu Le compte rendu permet de synthétiser les résultats de la réunion, d'informer les collaborateurs et de suivre les décisions prises Modèle de compte rendu Points traités Décisions prises Quand ? Comment ? Qui suit ? Qui ? Prochaine réunion : Points à aborder : Réunion Date : Destinataires Rappel de l’objectif Pour être lu, un compte-rendu doit être très synthétique et envoyé dans les délais convenus avec l’ensemble des participants

Le suivi d'une réunion : L’auto-évaluation de l’animateur Les réunions ne font généralement pas l’objet d’une évaluation par le groupe (contrairement aux sessions de formation). Néanmoins, l’animateur peut s’auto-évaluer pour comprendre ses points forts et ses points à améliorer. Situez-vous sur chacun des axes suivant et dégagez vos axes de progrès… Gestion des perturbations Respect du timing Participation de tous Respect du plan annoncé Clarté des présentations + = - Rédaction du compte-rendu Préparation matérielle Qualité d'écoute et formulation

Conclusion : les 10 règles d'or de l'animation 1. Définir les objectifs de la réunion et les valider avec le groupe 2. Proposer une méthode de travail et des règles de bonne conduite 3. Annoncer la durée de la réunion et la respecter impérativement 4. Veiller à la participation de chacun : écouter, considérer, valoriser 5. Relancer fréquemment le groupe par une question adressée à tous ou par un rapide tour de table 6. Verrouiller les points d'accord obtenus 7. Veiller à prendre en compte toutes les idées émises 8. Reformuler chaque fois que c'est nécessaire 9. S'assurer de la compréhension de chacun 10. Apporter une conclusion