Cohabitation Dossier Patient Informatisé (DPI) et Dossier Patient Papier (DPP) : Atelier de partage Revues régionales – Mars à avril 2012

Contexte : la cohabitation DPP/DPI, sujet d’actualité des projets H2012 Les projets H2012 sont majoritairement en phase de déploiement. A ce titre : Stockage informatique des données patients, Persistance du dossier patient papier. La cohabitation DPP / DPI mérite une analyse spécifique : Elaboration de la stratégie > dossier de référence ? Définition et mise en œuvre de l’organisation associée

DPI / DPP : notions de base Le « zéro papier » n’est pas une fin en soi, L’objectif est de disposer d’une information : Unique, Fiable, Partageable. L’information peut prendre 2 formes : La donnée figée, papier ou numérisée > non exploitable, La donnée vivante (base de données) > exploitable.

Les situations de cohabitation EXEMPLE : 1ère informatisation Temps Avant projet DPI Déploiement : période transitoire 1 Post déploiement Cible 2 Période 1 : Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI Période 2 : Cohabitation résiduelle en fin de déploiement

La situation type : « Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI » Unité de soins 1 (DPP) Unité de soins 2 (DPI) PATIENT Unité de soins 1 (DPP) Unité de soins 4 (DPP) Unité de soins 3 (DPI)

Les impacts de la cohabitation Processus internes à l’unité de soins : Une 1ère informatisation ou la mise en œuvre d’une nouvelle solution DPI impacte les processus métiers propres à chaque unité de soins Processus inter-unités de soins (transverses, aussi bien pour un séjour unique que du multi-séjours) : Prise en charge d’un patient qui passe d’une unité de soins informatisée à une unité de soins non informatisée Prise en charge d’un patient qui passe d’une unité de soins non informatisée à une unité de soins informatisée

Les préconisations ANAP Identifier les situations de cohabitation DPP/DPI Identifier les risques associés Construire une démarche pour : Maîtriser les risques Via une analyse des processus métiers Permettant d’atteindre les objectifs de l’informatisation L’ANAP propose une analyse spécifique de la cohabitation DPP / DPI :

Identification des risques Sécurité du patient Juridiques et administratifs Dossier utilisé doit tendre vers le dossier de référence Organisationnels

Risques sécurité patient Risques liés à la sécurité du patient Origine : Conséquences : Processus cibles non définis ou / et non appliqués Utilisation partielle du DPI ou du DPP Ressaisies incontrôlées Difficultés pour accéder à l’information Difficultés pour numériser des documents Dispersion de l’information entre les différents DPP ou DPI Hétérogénéité / incohérence des informations Perte d’informations Rupture dans la coordination de la prise en charge Prise en charge non optimisée Risque hétérogénéité des données : complétude des dossiers, différentiel sur des informations vitales, ..) surtout si aucune étude préalable d’alignement de l’un sur l’autre n’a été effectuée lors de la phase de conception du DPI. Ce risque est encore aggravé s’il n’existe aucun référentiel commun pour le dossier papier. (plusieurs DPP pour un même patient). Exemples risques non-conformité aux obligations règlementaires du DPI Dans le circuit du médicament : Réglementation propres aux médicaments dérivés du sang (découlant de l’affaire du sang contaminé) : obligation de traçer la délivrance et l’administration de ces produits aussi bien dans le DP qu’à la pharmacie, la traçabilité est différente des autres médicaments, car elle nécessite de noter le numéro de lot du médicament sur la prescription pour qu’on puisse remonter jusqu’au patient en cas de retrait de lot par l’Afssaps. Le médecin a l’obligation de contacter le patient pour l’en informer et prendre les mesures nécessaires en terme de surveillance,… Les solutions existantes ne savent pas faire et certains éditeurs savent faire avec un module supplémentaire mais non intégré, ce qui complique les choses,…En attendant les hôpitaux le font sur papier et tableaux excel. Réglementation spécifique aux stupéfiants (pour lutter contre la pharmacodépendance) : obligation pour les unités de soins et les PUI de suivre les mouvements de ces produits à la trace pour contrôler les risques de détournements (carnet à souche signé par le médecin, bon de délivrance nominative, relevé nominatif des administrations effectuées par les IDE,….) : organisation pas facile à transposer dans l’informatique

Risques juridiques et administratifs Origine : Conséquences : Processus cibles non définis ou / et non appliqués Utilisation partielle du DPI ou du DPP Ressaisies incontrôlées Difficultés pour accéder à l’information Difficultés pour numériser des documents Non-conformité aux exigences de la Certification Non-conformité aux obligations règlementaires en matière de gestion des archives Situation de contentieux Risque hétérogénéité des données : complétude des dossiers, différentiel sur des informations vitales, ..) surtout si aucune étude préalable d’alignement de l’un sur l’autre n’a été effectuée lors de la phase de conception du DPI. Ce risque est encore aggravé s’il n’existe aucun référentiel commun pour le dossier papier. (plusieurs DPP pour un même patient). Exemples risques non-conformité aux obligations règlementaires du DPI Dans le circuit du médicament : Réglementation propres aux médicaments dérivés du sang (découlant de l’affaire du sang contaminé) : obligation de traçer la délivrance et l’administration de ces produits aussi bien dans le DP qu’à la pharmacie, la traçabilité est différente des autres médicaments, car elle nécessite de noter le numéro de lot du médicament sur la prescription pour qu’on puisse remonter jusqu’au patient en cas de retrait de lot par l’Afssaps. Le médecin a l’obligation de contacter le patient pour l’en informer et prendre les mesures nécessaires en terme de surveillance,… Les solutions existantes ne savent pas faire et certains éditeurs savent faire avec un module supplémentaire mais non intégré, ce qui complique les choses,…En attendant les hôpitaux le font sur papier et tableaux excel. Réglementation spécifique aux stupéfiants (pour lutter contre la pharmacodépendance) : obligation pour les unités de soins et les PUI de suivre les mouvements de ces produits à la trace pour contrôler les risques de détournements (carnet à souche signé par le médecin, bon de délivrance nominative, relevé nominatif des administrations effectuées par les IDE,….) : organisation pas facile à transposer dans l’informatique

Risques organisationnels Origine : Conséquences : Processus cibles non définis ou / et non appliqués Utilisation partielle du DPI ou du DPP Ressaisies incontrôlées Difficultés pour accéder à l’information Difficultés pour numériser des documents Cohabitation de plusieurs processus non maîtrisés et parfois non définis Rupture de la chaîne de production de l’information Perte d’efficience liée à une information atomisée Nécessité de ressaisies Perte de performance Mauvaise acceptation de la solution Risque hétérogénéité des données : complétude des dossiers, différentiel sur des informations vitales, ..) surtout si aucune étude préalable d’alignement de l’un sur l’autre n’a été effectuée lors de la phase de conception du DPI. Ce risque est encore aggravé s’il n’existe aucun référentiel commun pour le dossier papier. (plusieurs DPP pour un même patient). Exemples risques non-conformité aux obligations règlementaires du DPI Dans le circuit du médicament : Réglementation propres aux médicaments dérivés du sang (découlant de l’affaire du sang contaminé) : obligation de traçer la délivrance et l’administration de ces produits aussi bien dans le DP qu’à la pharmacie, la traçabilité est différente des autres médicaments, car elle nécessite de noter le numéro de lot du médicament sur la prescription pour qu’on puisse remonter jusqu’au patient en cas de retrait de lot par l’Afssaps. Le médecin a l’obligation de contacter le patient pour l’en informer et prendre les mesures nécessaires en terme de surveillance,… Les solutions existantes ne savent pas faire et certains éditeurs savent faire avec un module supplémentaire mais non intégré, ce qui complique les choses,…En attendant les hôpitaux le font sur papier et tableaux excel. Réglementation spécifique aux stupéfiants (pour lutter contre la pharmacodépendance) : obligation pour les unités de soins et les PUI de suivre les mouvements de ces produits à la trace pour contrôler les risques de détournements (carnet à souche signé par le médecin, bon de délivrance nominative, relevé nominatif des administrations effectuées par les IDE,….) : organisation pas facile à transposer dans l’informatique

Etat des lieux et cartographie Au sein de l’unité de soins Comment s’y prendre ? Etat des lieux et cartographie (étape préliminaire) Au sein de l’unité de soins Entre unités de soins Démarche d’analyse des processus métiers couplée à une gestion des risques Analyse des solutions possibles au regard du contexte de l’établissement

Facteurs clés de succès L’étude de la cohabitation doit être menée de préférence en même temps que l’étude concernant le déploiement du DPI. Elle nécessite d’être menée par une équipe multidisciplinaire selon une approche par processus métiers. La formalisation des processus est réalisée dans un premier temps au niveau de l’établissement pour ensuite être adaptée au niveau de l’Unité de Soins. Cette étude nécessite d’adapter les procédures de l’établissement concernant le transfert des patients (d’une unité à une autre). Cette réflexion est un chantier à part entière qui doit être mené de manière itérative durant tout le projet.

Etat des lieux et cartographie Au sein de l’unité de soins Comment s’y prendre ? Etat des lieux et cartographie (étape préliminaire) Au sein de l’unité de soins Entre unités de soins Démarche d’analyse des processus métiers couplée à une gestion des risques Analyse des solutions possibles au regard du contexte de l’établissement

Etat des lieux et cartographie (1) Objectifs : Etablir un état des lieux exhaustif des différents dossiers patients existants Démarche : Actions Acteurs Etape 1 : Cartographie des dossiers patients existants et des parcours patients les plus usités : Etablir la cartographie des différents dossiers papiers - dont documents types associés - des différents dossiers informatiques existants au sein de l’établissement, et identifier les parcours patients les plus fréquents - Equipe projet - Personnes métiers si besoins Etape 2 : Estimation des éléments de volumétrie associés : Collecter toutes les informations sur les volumétries (nombre de DPP actifs, nombre de nouveaux patients à identifier mensuellement, volume actuel des archives et de son évolution, etc.) Identifier les parcours patients les plus fréquents (inter-unités de soins)

Etat des lieux et cartographie (2) Exemple d’outil de restitution : Etat des lieux en matière de dossiers patient et documents associés : Cet état des lieux doit alimenter la stratégie de déploiement du SIH cible

Etat des lieux et cartographie Au sein de l’unité de soins Comment s’y prendre ? Etat des lieux et cartographie (étape préliminaire) Au sein de l’unité de soins Entre unités de soins Démarche d’analyse des processus métiers couplée à une gestion des risques Analyse des solutions possibles au regard du contexte de l’établissement

La démarche proposée 1 – Formalisation des processus impactés Au sein de l’unité de soins 1 – Formalisation des processus impactés 2 – Formalisation des processus cibles avec analyse d’impacts et de risques 3 – Validation et diffusion des processus cibles

1 – Formalisation des processus impactés (1) Au sein de l’unité de soins 1 – Formalisation des processus impactés (1) Objectifs : Identifier et formaliser les processus existants impactés tout en mettant en valeur les zones impactées par l’informatisation Démarche : Actions Acteurs Etape 1 : Cartographie des processus impactés Identifier les processus impactés par l’informatisation dans le cadre de votre projet d’informatisation du dossier patient - Equipe projet - Personnes métiers si besoins Etape 2 : Formalisation les processus impactés Formaliser les processus impactés (sous forme de tableau et / ou logigramme) en identifiant les zones concernées Note : Pour ce faire, appuyer vous sur les travaux de formalisation de processus existants Un même processus pouvant varier pour des unités de soins différentes, adapter si besoin le processus au niveau de l’unité de soins

1 – Formalisation des processus impactés (2) Au sein de l’unité de soins 1 – Formalisation des processus impactés (2) Liste de processus potentiellement impactés par l’informatisation du dossier patient : Consultation externe Hospitalisation – Accueil du patient Hospitalisation – Production des actes cliniques Hospitalisation – Production des actes médico techniques Hospitalisation – Coordination et planification Hospitalisation – Sortie du patient Urgences (SAU) Exploration fonctionnelle Gestion des identités patients Gestion des documents médicaux Archivage Transfert patient Demande de dossier par un tiers Contrôle IPAQS Contrôle Sécurité sociale Liste non exhaustive, à compléter selon le contexte de votre établissement

1 – Formalisation des processus impactés (3) Au sein de l’unité de soins 1 – Formalisation des processus impactés (3) Exemple de processus impacté : Consultation externe

Au sein de l’unité de soins 2 – Formalisation des processus cibles avec analyse d’impacts et de risques (1) Objectifs : Analyser et qualifier les impacts de l’informatisation du dossier patient sur les processus concernés et ce afin de formaliser les processus cibles Démarche : Actions Acteurs Etape 1 : Identification des impacts de l’informatisation au regard des zones concernées par l’informatisation Questions à se poser : qui est impacté ? Quels dossiers (à quel format)? Quelles sont les futures modalités d’accès à l’information ? Le document va t-il être informatisé ? Modalités de gestion des archives? Etc. - Equipe projet - Groupe de travail dédié Etape 2 : Identification , qualification et maîtrise des risques Pour chaque processus concerné ,identifier et qualifier les risques associés . Identifier les actions à mettre en œuvre pour maîtriser les risques identifiés. Etape 3 : Formalisation des processus cibles

Au sein de l’unité de soins 2 – Formalisation des processus cibles avec analyse d’impacts et de risques (2) Exemple d’outil de restitution (2) :

3 – Validation et diffusion des processus cibles Au sein de l’unité de soins Objectifs : Valider et diffuser les processus cibles internes à chaque unité de soins Démarche : Actions Acteurs Etape 1 : Validation des processus cibles Faire valider les processus cibles par les instances de gouvernance dédiées - Equipe projet Etape 2 : Diffusion des processus cibles Diffuser les processus cibles aux acteurs concernés et assurer les actions de formation et de conduite du changement associées

Etat des lieux et cartographie Au sein de l’unité de soins Comment s’y prendre ? Etat des lieux et cartographie (étape préliminaire) Au sein de l’unité de soins Entre unités de soins Démarche d’analyse des processus métiers couplée à une gestion des risques Analyse des solutions possibles au regard du contexte de l’établissement

La démarche proposée Entre unités de soins 1 – Analyser et qualifier les pistes de réflexion possible 2 – Piloter le déploiement et la coordination entre US* *Pendant le déploiement *Pour la gestion des fermetures temporaires de services (estivales)

1 – Analyser les pistes de réflexion Entre unités de soins DPP vers DPI DPI vers DPP Les moyens envisageables : Coexistence physique Numérisation Saisie des données Les moyens envisageables : Impression (pour alimentation du dossier papier et donc coexistence physique) Accès en lecture

DPP vers DPI : coexistence physique Entre unités de soins Avantages Inconvénients Aucun surcoût immédiat Risque majeur d’incohérence Risque de perte d’information Recopie occasionnelle non maitrisée Gestion des archives

DPP vers DPI : numérisation Entre unités de soins Options Globale / sélective Centralisée / décentralisée (formation / matériel) Synchrone / asynchrone (avant ou après) Traitement des originaux > Coûts variables Avantages Inconvénients Facilité d’archivage Disponibilité et transmission Process nécessitant du temps Information non exploitable

DPP vers DPI : saisie des données Entre unités de soins Caractéristiques Forcément sélective Personnel spécialisé Processus de validation à définir Avantages Inconvénients Favorise l’interactivité et l’exploitation des données (information vivante) Risque d’erreurs (ressaisie) Nécessité de validation Coûts

DPI vers DPP : impression Entre unités de soins Options Synchrone ou a posteriori Fiches de transmission à paramétrer par besoin spécifique Destruction des papiers édités Avantages Inconvénients Encore indispensable pour l’extérieur Consommation papier Identification de l’information pertinente en amont Ne pas tout imprimer Ergonomie à construire

DPI vers DPP : accès en lecture Entre unités de soins Caractéristiques Accès informatique (uniquement consultation) pour les acteurs non déployés Avantages Inconvénients Aspect pédagogique facilitant le déploiement Impacts sur le calendrier de formation Impacts sur le déploiement du matériel, du support utilisateur et des autorisations Risque d’une demande d’accélération

2 – Piloter, coordonner le déploiement entre US (1) Entre unités de soins Exemple d’outil de pilotage : Dossier/document Format Emetteur Format Récepteur modalité* de communication CR consultation Informatique Papier Impression par émetteur – préciser acteur Ou consultation écran par récepteur Numérisation par le récepteur -préciser acteur *Modalité : Transfert du DPI vers le DPP ou transfert du DPP vers le DPI Attention : pour faciliter la cohabitation vérifier les matrices de droits d’accès

2 – Piloter, coordonner le déploiement entre US (2) Entre unités de soins Exemple d’outil de pilotage : US informatisée US non informatisée Tableau de synthèse identifiant les impacts de l’informatisation dans le cadre du transfert d’un patient d’une unité de soins à une autre. En rouge : Actions à prévoir En vert : Pas d’actions à prévoir Note : ce tableau est à mettre à jour régulièrement en fonction du rythme de déploiement des services