Comment remplir une demande de subvention de contrepartie

Objectifs d'apprentissage Aperçu du processus Se préparer à remplir une demande Remplir une demande, point par point Conseils pratiques

Accusé de réception de la demande Vérification de la demande Approbation de la subvention Le contrat, les contributions et les renseignements sur le destinataire sont renvoyés à la Fondation Aperçu du processus

Versement des fonds Soumission des rapports Examen du rapport final Clôture du dossier

Lire le formulaire de demande de subvention et le Guide des subventions de contrepartie Trouver un partenaire international Procéder à une évaluation des besoins de la collectivité Se préparer

Concevoir un projet éligible pour répondre à un besoin Établir un budget Solliciter l’appui de votre responsable Fondation et de vos responsables Subventions de district Se préparer

Échéancier 1er juillet - 31 mars Dépôt des dossiers 1er août - 15 mai Décisions de la Fondation

Description du projet Qui, quoi, quand, où, comment Poursuite du projet après la subvention Description détaillée des activités conduites par les Rotariens

Parrains hôtes/locaux et internationaux Projet de club ou de district Fournir toutes les coordonnées Les contacts doivent être à jour avec le RI Tous les contacts doivent être membres d’un club parrain

Budget du projet Détailler les dépenses par article Donner le nom du fournisseur les pro forma ne sont pas obligatoires mais peuvent être requises Indiquer les taux de change

Financement du projet Le financement doit être égal au budget Exprimer les montants en USD Préciser la provenance des fonds (espèces ou FSD) Faire autoriser l’utilisation du FSD par le responsable Fondation et le Gouverneur

Planification Renseigner toutes les questions Les articles financés n’appartiennent ni à un Rotarien ni à un club Organiser le dédouanement

Subventions concurrentielles Demandes de subvention de à USD –Évaluation des besoins de la collectivité

Autorisations Autorisations signées par les dirigeants en exercice Parrainage de clubs et parrainage de district Demande accompagnée de toutes les signatures (sinon elle n’est pas traitée)

Organismes extérieurs au Rotary Organisation partenaire /entité bénéficiaire Lettre de participation de l’organisation partenaire lettre du parrain local donnant son aval

Rapport final Les deux parrains sont responsables de la rédaction des rapports –Les avis de chacun des parrains sont à inclure le club/district recevant les fonds assume cette responsabilité

Examen par le responsable Subventions Le responsable Subventions doit certifier que le dossier est complet Parrain local ou international Sans garantie d’approbation par les administrateurs

Liste de contrôle Utile pour vérifier que le dossier est complet et répond à tous les critères

Conseils pratiques Être à jour dans la soumission des rapports Être à jour de ses cotisations au Rotary international Communiquer avec les partenaires Remplir toutes les sections de la demande Conserver des copies de tous les documents

Ressources Clauses et conditions des subventions de contrepartie le Guide des subventions de contrepartie [144] Site Web: Personnel de la Fondation Adresse:

Questions?

LES 10 ERREURS LES PLUS COURANTES 1. Le budget n’est pas équilibré. 2. La participation des Rotariens se limite au financement. 3. Les contributions ont été envoyées à la Fondation avant que la subvention ne soit approuvée. 4. La demande est mal présentée. 5. Les parrains ne sont pas à jour dans l’envoi de rapports. 6. La demande de subvention n’est pas signée. 7. La communication entre les partenaires est insuffisante. 8. Le projet ne répond pas aux besoins réels de la collectivité. 9. Les clubs parrains ne sont pas à jour avec le R.I. 10. Les parrains ont modifié les objectifs du projet sans obtenir l’aval préalable de la Fondation.