Le processus budgétaire IUT de BESANCON le 13 Février 2009 Bruno POHER Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Définition La gestion budgétaire est le processus de préparation, d’élaboration et de contrôle des budgets financiers. C’est un outil de gestion clé pour la planification et le contrôle d’un service d’une entreprise Budget = planification des activités futures exprimée sous diverses formes dont la plus courante est certainement la forme comptable. Outil de mesure par lequel l’entreprise contrôle sa performance. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Définir un budget Série de documents comptables prévisionnels pour une période future. Objectif : faire apparaître les produits et charges prévisionnels (compte de résultat) = faire apparaître le CA que doit générer chaque service et les coûts qu’il peut engager. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

La gestion budgétaire dans l’Entise Elément vital de la planification et du contrôle de l’Entreprise. Aide à la coordination des activités entre les différents responsables et services tout en incitant à la réalisation de la performance. Permet d’engager des dépenses de services et fixer des objectifs de résultat à atteindre. Outil d’analyse de performances commerciales. Génèrent des informations qui permettront de mesure la progression. Chacun construit son budget et l’agglomération des différents budget conduira à mettre en lumière le cap à atteindre par l’entreprise. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Pourquoi budgétiser Sert à l’atteinte des objectifs Illustre les responsabilités financières de l’entreprise aux groupes concernés (fournisseurs, clients, propriétaires, prêteurs..) Reconnaître ses responsabilités Nécessaire pour des demandes de crédits, pour toute levée de fonds on demande le budget. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Le rôle de la gestion budgétaire Créer un cadre de travail pour la collaboration entre les individus, les services et l’Entise. Favorise la communication des objectifs de chacun. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Principaux objectifs Planification Coordination Communication Motivation Contrôle Evaluation Aider à la planification logique en tenant compte de la stratégie de l’ Entise. Coordonner les secteurs de l’ Entise et s’assurer de la performance des méthodes. Faciliter la communication des objectifs, des opportunités et des projets de l’ Entise Motiver les responsables pour l’atteinte des objectifs. Suivi des activités par comparaison entre performance et plan prévisionnel Evaluer les objectifs individuels et collectifs. Inconvénients : - travail fastidieux surtout en phase préparatoire Résultats visibles qu’en fin d’exercice. Standardisation peut générer un manque de flexibilité Parfois réticences à l’adoption de nouvelles procédures. Compte tenu des résultats attendus d’un point de vue opérationnel, on peut fixer des objectifs chiffrés donc mesurables. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Budget et stratégie commerciale Stratégie = représentation de l’entreprise telle qu’on la souhaite pour les 3 ans à venir. Définition des objectifs généraux et les mesures pour y parvenir. (SWOT) Permet l’obtention d’un plan long terme que l’on annualise = plan opérationnel annuel budgétisé pour chaque service. Objectif : Part de marché, volume de vente…etc… Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

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Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Préparer un budget Le personnaliser et l’adapter aux enjeux de l’entreprise Définir les grandes lignes et en assurer le contrôle par un comité. Puis encourager les équipes, communiquer et noter les difficultés que d’autres prévoient. Proposer un outil de mesure. Rédiger un budget : D’abord connaître les objectifs de l’entreprise, ses limites et les influences commerciales internes et externes qui peuvent affecter son activité Se focaliser sur la nature, le montant et l’échelonnement des pdts et des charges. Puis consolider. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Personnalisation Budget doit s’adapter aux services et répondre aux objectifs organisationnels. Choisir la méthode d’élaboration Processus Budgétaire = moyen et non une fin en soi. Doit être construit depuis la base car chaque service a ses spécificités et connait ses propres besoins Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Contrôler un budget Comparer la performance budgétisée à la performance réalisée. Expliquer les écarts et les mesures correctrices éventuelles. Comprendre les conflits : L’intérêt individuel ne présente pas forcement un intérêt pour l’équipe Gestion budgétaire n’est pas une science parfaite Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Clarification des objectifs Etape 1 : Analyser l’activité Etape 2 : Planifier l’avenir Etape 3 : Décider des objectifs Etape 4 : Fixer les objectifs financiers. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Etape 1 : Analyser l’activité Evaluation des facteurs qui influencent la capacité à répondre à la demande du client. Ne pas chercher la faute aux autres ni poursuivre ses rêves. Les leçons du passé sont autant d’outils pour mieux appréhender l’avenir. Reconnaître ses faiblesses est une force. On sait d’autant mieux surmonter ses faiblesses lorsqu’on les identifie et qu’on les comprend. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Etape 2 : Planifier l’avenir Eviter les mesures rétroactives Regarder ce qui peut être standardisé. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Etape 3 : Définir les objectifs organisationnels La clé du succès réside dans l’équilibre entre aspirations et réalisations. Formuler les objectifs sous forme comptable : éléments marketing, de production, d’achats, de personnel, d’administration etc. Ex : + 10% de croissance Donc moyen marketing à mettre en place par rapport à n-1, outil de production peut il suivre ? Comment les acheteurs vont pouvoir agir compte tenu du contexte économique.16 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Concevoir un tableau Un tableau budgétaire est une mise en page normalisée. Chercher la simplicité et la précision Présentation logique et organisée Vérifiez les virgules et les décimaux Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Rédiger un budget Rassembler les informations sur les facteurs internes et externes d’influence (environnement commercial : libéralisme, autoritarisme, coût de l’embauche, mobilité de la MO, conditions de paiement, règlement des clients… Identifier les facteurs de contraintes : pénuries, irrégularités de production des mat 1eres, autres contraintes… Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Identification du CA, identifier les pdts Identifier le CA : faire des sous rubrique par type de produit, segment de marché, zone géographique = analysez le passé pour identifier l’avenir. Car les chiffres (le passé) sont le fruit de la réalité. Observer la trésorerie car les charges sont souvent versées avant l’encaissement des recettes. Importance des courbes de paiement (souvent les clients payent en retard). Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Evaluer les charges Pcpes : dépenses réelles souvent supérieures aux dépenses prévisionnelles. Il existe 4 types de charges : Frais d’exploitation : coût d’un produit ou d’un service Frais de fonctionnement : frais commun à toute l’ Entise (facile à estimer et contrôler car récurent) Frais exceptionnels : mise en œuvre ou développement d’un projet Frais d’investissements Prévoir l’échelonnement des charges. Flux de trésorerie : parfois mieux vaut payer plus, plus tard. Dépenses parfois affectées par changement de technologies et gare à l’inflation Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Analyser les coûts Coût fixe / variable Coût direct / indirect Coût fixe ne varie pas même si une activité n’est pas exécutée = frais fi, personnel, administration Coût variable : prod, revente de marchandise, matière première, distribution Coût direct : coût engagé par un seul produit ou service donc opérationnel Coût indirect : Engagé par l’entreprise donc à répartir Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Produire et vérifier les chiffres Attention aux chefs de service qui gonflent les chiffres en vue des coupes éventuelles Méthodes des rentrées et sorties : les sorties déterminent les rentrées. Evaluez la production du département (sorties) et les ressources nécessaires à cette productions (rentrées). Ne pas évaluer d’abord les ressources puis la production possibles à partir de celles ci. Catégories rentrées : les ressources, le personnel et les dépenses Catégories sorties : choses produites, travail réalisé et services rendus. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 L’approche La bonne : Ce que je dois réaliser = Comment je vais le réaliser = Les ressources qu’il faudra ? La mauvaise : Ce que j’ai = Ce que je vais en faire = Ce que je donne. Il existe aussi la méthode du haut vers le bas, i.e vous prenez tous les postes en colonne, vous mettez le réalisé N-1 et appliquer pour chaque rubrique un pourcentage de croissance ou de baisse poste par poste et cela permet d’obtenir un budget pour l’année N. Méthode rapide et svt utilisé mais ne fonctionne qu’à poste identique et contribue à perpétuer de mauvaises habitudes. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Consolidation S’assurer que les chiffres sont calculés conformément aux directives. Les contraintes ont été identifiées, les facteurs d’influences relevés Permet d’obtenir les objectifs, les attentes de l’entreprise, les flux de trésorerie et la santé financière. Budget pcpt jugé sur le long terme par l’adéquation aux objectifs, et sur le court terme par la rentabilité, la solvabilité, et disponibilités. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Finalisation Vérifier la viabilité des chiffres Testez le budget avec les jeux d’hypothèses Attention aux Q° courantes : et si les ventes évoluent, les frais de personnel, de prod ou autres vont ils affecter le budget…bref les facteurs d’influence. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Contrôler un budget Divergences entre budget et performance réalisée Ignorez les écarts qui se redresseront dans le temps. Comprendre les divergences et si besoin les corriger lors des reprévisions. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Contrôle des écarts Utiliser un reporting pour se focaliser sur les écarts les plus utiles. Rechercher la cause des écarts et les expliquer. Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Analyse des erreurs budgétaires Ne pas sur estimer les recettes et sous estimer les dépenses pour coller au budget. Se demander pourquoi le budget sur les points divergents a été construit comme cela et rechercher les erreurs ‘mauvaises connaissances du marché, quels sont les écarts les plus courant… N’accordez du temps qu’aux erreurs sur lesquelles vous pouvez agir. Distinguer mauvaise performance et mauvaise planification. Ne pas perdre de vue l’objectif ! Ex : Hausse du coût des matières premieres : La pénurie de MO qualifiée fait monter les prix, prendre de la MO – qualifié, baisser les dépenses discrétionnaires comme publicité, fêtes de services, formaiton, primes… Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009

Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Ajuster un budget Intérêt : le budget colle à la gestion quotidienne de l’activité et reflète les changements environnant Permet de continuer à contrôler par écart Facteurs clés rendant nécessaire ce travail : chgt dans l’échelonnements des produits, report du lancement d’un projet, taux de change, hausse inattendu du smig, variation des ventes… Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009 Processus budgétaire - IUT Besançon 13 février 2009