Accord-cadre pour les prestations de traiteurs n° Guide pratique pour la remise en concurrence Cellule des marchés – – tel:

Accord-cadre pour les prestations de traiteurs n° Le marché relatif aux prestations de traiteurs fait l’objet d’une remise en concurrence à la survenance du besoin, d’où plusieurs étapes: 1. Description de la prestation attendue par le service demandeur 2. Transmission de la fiche descriptive du besoin à la cellule marchés qui consulte les titulaires du marché et faire parvenir les devis en retour au service demandeur 3. Analyse des propositions par le service demandeur selon la grille fournie et transmission du choix à la cellule marchés qui fait signer le devis

Accord-cadre pour les prestations de traiteurs n° ère étape: La description de la prestation attendue par le service demandeur La description du besoin se fait sur le premier onglet du fichier excel. Remplir les champs. Une fois le fichier rempli, l’enregistrer

Accord-cadre pour les prestations de traiteurs n° Indiquer un nom à l’évènement Indiquer la date de l’envoi à la cellule marchés Puis la date attendue pour les réponses (minimum 4 jours, sauf urgence) Indiquer le service demandeur de la prestation puis le nom et les coordonnées de la personne chargée de l’évènement Indiquer le lieu de la prestation (bâtiment et salle), si prestation en étage, l’indiquer et indiquer l’étage Indiquer le nombre de convives prévu (ce nombre peut varier de 10%) Si un budget est imparti pour la prestation, indiquer ce montant en €HT, sinon laisser la case vide Indiquer le type de prestation souhaité (au choix: plateaux repas, petit-déjeuner/pause, buffet et cocktail) Décrire la prestation souhaitée de façon la plus précise Possible mais sans formuler un besoin qui aurait pour effet de favoriser un des titulaires (ex: un plat fait que par un des titulaires) Décrire les prestations annexes souhaitées à l’aide des listes déroulantes: -Serviettes -Nappage -Vaiselle -Couverts -Décoration -Nettoyage des locaux Inscrire d’éventuelles précisions Faire signer le responsable des crédits et l’antenne financière Indiquer la date de la prestation, l’heure et sa durée Un ensemble de prestation homogène pourra faire l’objet d’une seule attribution Ex: semaine de jurys d’admission: un seul traiteur chargé des plateaux repas pour toute la semaine

Accord-cadre pour les prestations de traiteurs n° ème étape: La transmission à la cellule marchés Transmettre la fiche de besoin à la cellule marchés par mail et un exemplaire signé (faxé: n° 27 31, scanné ou déposé) La cellule marchés contrôle rapidement la fiche de besoin et la transforme en Pdf La fiche est transmise aux 3 titulaires qui ont 4 jours minimum pour établir un devis comportant un proposition de prestation (sauf urgence) Les propositions ainsi faîtes par les titulaires sont transmises à la cellule marchés qui les transmet au service demandeur

Accord-cadre pour les prestations de traiteurs n° ème étape: Analyse des propositions par le service demandeur Rechercher et ouvrir la fiche de besoin excel enregistrée et transmise à la cellule marchés Une grille d’analyse des offres est fournie dans le deuxième onglet du document.

Accord-cadre pour les prestations de traiteurs n° Vérifier dans le cadre « rappel de l’évènement » que les informations correspondent Analyser la proposition des titulaires au regard de la qualité de la prestation proposée 1.Rappeler brièvement la proposition de chaque candidat 2. Juger ces propositions 3. Attribuer une note à chaque candidat Analyser la proposition des titulaires au regard du critère du prix 1.Indiquer le prix total de la prestation en €HT proposée par le candidat 2. La note du prix s’affiche automatiquement Le prestataire retenu s’affiche en bas

Accord-cadre pour les prestations de traiteurs n° Transmettre cette grille d’analyse à la cellule marchés qui en contrôle la cohérence La cellule marchés informe les 2 prestataires non retenus, fait signer le devis retenu au VPCA, informe le prestataire retenu et le transmet au service demandeur Bon appétit !