Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : PROGRAMMATION DES FONDS STRUCTURELS EUROPÉENS PROGRAMMES OPÉRATIONNELS FEDER CONVERGENCE ET COMPÉTITIVITÉ RÉGIONALE ET EMPLOI Mesure 2.2. Valorisation du potentiel des centres de recherche Séance d’information Bienvenue Bienvenue

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La programmation , les modalités de gestion des projets, le rôle de la Direction des Programmes européens La base de données des fonds structurels Le rappel des règles et obligations Les marchés publics Le rôle de la Direction générale des Technologies, de la Recherche et de l’Energie Programme de la séance d’information

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Panel Jean Janss, Ministère de la Région wallonne, Direction des Programmes européens Véronique Desaintes, Ministère de la Région wallonne, Direction des Programmes européens Catherine Mathot, Ministère de la Région wallonne, Direction des Programmes européens Didier Boreux, Ministère de la Région wallonne, Direction des Programmes européens Fabienne Balfroid, Ministère de la Région wallonne, Secrétariat général Jean-Paul Gérard, Ministère de la Région wallonne, Direction de la Coopération scientifique Caroline Hublau, Cabinet de Madame la Ministre Marie-Dominique Simonet Cléo Loos, Cabinet de Monsieur le Ministre-Président

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Démarrer sur de bonnes bases Nouvelles missions pour la Direction des Programmes européens : un rôle d’animation et d’évaluation (+ contrôle) Implication plus grande du bénéficiaire dans la mise en œuvre des Programmes opérationnels Synergies à développer entre opérateurs/mesures/programmes Pourquoi une séance d’information pour les bénéficiaires ?

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Quel public aujourd’hui ? Les chefs de file et les bénéficiaires en Recherche ULG CER ULB BioVallée SIRRIS CENAERO CENTEXBEL UCL Multitel Muwac CEWAC IBS CETIC FUNDP Materia Nova INISMa FPMS CRIBC CRM CoRI FUSAGx NATISS ISSEP Certech CSL CSTC CTP Celabor UMH

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les modalités de gestion de la programmation

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Le rôle de la Direction des Programmes européens 2. La programmation : Convergence et Compétitivité 3. Le cycle de vie d’un projet 4. Les contrôles 5. Les obligations d’archivage 6. Les règles communautaires et nationales applicables Thèmes abordés

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Animation et évaluation Principales tâches (Missions de coordination et de gestion) : Interface avec les services de la Commission Gestion des appels à projets Gestion quotidienne des programmes via la centralisation des informations émanant des administrations fonctionnelles ou à leur transmettre Elaboration des rapports annuels Contrôles de cohérence des informations reprises dans le système informatique Secrétariat des Comités de suivi Prise en charge des contrôles européens Communication des irrégularités à l’OLAF Animation du Groupe de travail administratif (GTA) Préparation des demandes de paiement à transmettre à l’autorité de certification Principales tâches : Suivi des évaluations réglementaires Stimulation des synergies et partenariats, entre programmes, projets, administrations et bénéficiaires Participation aux Comités d’accompagnement Information sur la stratégie et appropriation de celle-ci par les opérateurs Collecte des informations quantitatives et qualitatives sur les projets Analyse « on going » des indicateurs de réalisation et de résultat Coordination et gestion Contrôle de 1er niveau sur pièces Principales tâches : Contrôles sur pièces (hors régimes d’aides et projets en crédits directs) des déclarations de créance des bénéficiaires Informe le service chargé de la coordination et gestion de l’état d’avancement des dépenses Interface avec les administrations fonctionnelles en charge des contrôles sur place et prise en compte du résultat des contrôles réalisés par l’Autorité d’audit Informe les Autorités de Certification et d’Audit de tout contentieux Direction des Programmes européens Cellule de l’Autorité de certification 1. Le rôle de la Direction des Programmes européens

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les objectifs « Convergence » et « Compétitivité régionale et emploi » 2.2 Les axes prioritaires 2.3 Les montants totaux alloués par axe 2.4 La mesure La programmation Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les objectifs « Convergence » et « Compétitivité régionale et emploi » « Convergence » pour le Hainaut « Compétitivité régionale et emploi » pour les autres provinces wallonnes 2. La programmation Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax :

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Convergence et Compétitivité 3 axes prioritaires : création d’entreprises et d’emplois développement du capital humain, des connaissances, des savoir-faire et de la recherche développement territorial équilibré et durable 2. La programmation Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Montants totaux alloués par axe et mesure pour Convergence (FEDER)

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Montants totaux alloués par axe et mesure pour Compétitivité (FEDER)

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La mesure 2.2. Au sein de l’axe 2, la mesure 2 soutient la valorisation du potentiel des centres de recherche. Tutelle : Ministre de la Recherche et des Technologies nouvelles Administration fonctionnelle : Direction générale des Technologies, de la Recherche et de l’Energie 2. La programmation Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La mesure 2.2. Les portefeuilles sélectionnés en : Compétitivité (coût total) : - GIGA BioIndustry Support : ,66 € - MINATIS : ,30 € - PIµI : ,46 € - WALEXTRACT : ,63 € - TIP TOPLAM : ,67 € Convergence (coût total) : - BIOMANUFACTURING : ,04 € - HAINAUT BIOMED : ,95 € - SINOPLISS : ,02 € - SOLINDUS : ,93 € - TECHNOPOLY : ,67 € 2. La programmation Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La mesure 2.2. Les portefeuilles sélectionnés sur les deux zones : 2. La programmation Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Le démarrage d’un projet 3.2. La mise en œuvre et le suivi financier du projet 3.3. Le système informatique de suivi financier 3.4. Les rapports 3.5. Les indicateurs 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Le démarrage d’un portefeuille/projet : processus d’approbation Bénéficiaires  fiche-projet DPEUR et Administration fonctionnelle  soutien technique et analyse préalable Task Force  recommandations au GW Gouvernement wallon  décision (en 2 étapes)  engagement budgétaire et notification 3. Cycle de vie d’un projet Importance de la fiche-projet comme document de référence! 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : A constituer endéans les 3 mois (à compter de la notification de la 2 ème décision) Composition : - chef de file - partenaires/bénéficiaires - représentant du Ministre ayant la coordination des Fonds structurels dans ses attributions - représentant du/des Ministre(s) de tutelle concerné(s) - administration(s) fonctionnelle(s) concernée(s) - DPEUR - le cas échéant, l’administration de l’Environnement et/ou de l’Energie 3. Cycle de vie d’un projet 3.1 Le démarrage d’un projet - Le Comité d’accompagnement (1) (1) Eligibilité des dépenses au 01/01/ Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Rôle : mise en œuvre du suivi opérationnel du portefeuille de projets (ou du projet unique) Attributions principales: - évaluation des progrès réalisés - analyse et approbation des rapports annuels d’activités - identification et résolution de tout problème éventuel - approbation des transferts budgétaires entre les différentes rubriques (montants < 10% du coût total du projet) Réunion : minimum 1 fois par an 3. Cycle de vie d’un projet 3.1 Le démarrage d’un projet - Le Comité d’accompagnement 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Le démarrage d’un projet - Le chef de file Missions principales: coordination des projets qui forment le portefeuille (sauf si projet unique) interlocuteur principal de la Région wallonne présidence et secrétariat du Comité d’accompagnement rédaction d’un règlement d’ordre intérieur du Comité collecte auprès de chaque opérateur des informations relatives aux indicateurs rédaction et présentation du rapport annuel global du portefeuille pour approbation par le Comité 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Le démarrage d’un projet - L’arrêté de subvention montant de subvention accordé (FEDER + RW) modalités d’octroi des cofinancements européen et wallon autant d’arrêtés que de couples « bénéficiaire/administration fonctionnelle » pris conjointement à la décision sur la fiche-projet 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Le démarrage d’un projet - Les outils un vademecum à destination des bénéficiaires et des chefs de file un manuel d’utilisation de la base de données Euroges (cd-rom spécifique à la mesure) un cd-rom (vademecum, modèles de documents, documents de programmation, références légales,...) un site internet : 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Cycle de vie d’un projet 3.2 La mise en œuvre et le suivi financier du projet - L’avance (facultative)  avance sur le cofinancement public  à demander à la Cellule de contrôle de 1er niveau  justifiée lors de l’introduction de la dernière déclaration de créance 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR Compte bancaire spécifique au(x) projet(s)

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La mise en œuvre et le suivi financier du projet - La passation des marchés Les bénéficiaires sont considérés de facto comme des pouvoirs publics. Ils sont donc tenus de respecter la réglementation en la matière (nationale et européenne). 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La mise en œuvre et le suivi financier du projet - Les accords préalables L’avis préalable de l’administration fonctionnelle est requis pour : les dépenses supérieures à ,00 euros HTVA les dépenses de sous-traitance les modifications du personnel affecté les frais de mission à l’étranger (durée > 1 jour) Ces accords préalables devront être annexés à la déclaration de créance. 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La mise en œuvre et le suivi financier du projet - Les déclarations de créance (DC) Déclarer ses dépenses tous les 3 mois  via la base de données de gestion des fonds structurels (Euroges)  par le biais d’une demande d’information en ligne (envoyée par la Cellule de contrôle de 1er niveau) Chaque bénéficiaire désigne :  un encodeur (obligatoire)  un ou plusieurs valideurs (facultatif) 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La mise en œuvre et le suivi financier du projet - Les déclarations de créance Contenu de la déclaration de créance relevé 1. Un relevé détaillé des pièces justificatives (factures, fiches de paie,…) reconstituant les dépenses certifiées via l’injection d’un fichier Excel au format prédéfini (fourni) 2. Annexes : pièces justificatives correspondantes scannées et enregistrées suivant le canevas fourni preuves de paiement scannées relevés scannés des activités journalières du personnel (timesheets) déclaration sur l’honneur scannée (qui certifie l’authenticité de la dépense présentée et précise le régime TVA appliqué) accords préalables de l’administration fonctionnelle scannés avis scannés de l’administration fonctionnelle sur les marchés publics 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La mise en œuvre et le suivi financier du projet - Les déclarations de créance Parallèlement à l’envoi de la déclaration de créance par internet : envoi de la déclaration sur l’honneur à la Cellule de contrôle de 1 er niveau (3 exemplaires originaux signés par un représentant légal) envoi du rapport d’activités trimestriel à l’administration fonctionnelle 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La mise en œuvre et le suivi financier du projet - Récapitulatif des documents d’une DC trimestrielle relevé des « dépenses » pièces justificatives des dépenses preuves de paiement timesheets déclaration sur l’honneur accords préalables avis sur les marchés publics + rapport d’activités trimestriel 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La mise en œuvre et le suivi financier du projet - Les recettes Si déficit d’autofinancement: DAF = coût du projet - recettes nettes Subsides RW + FEDER portent sur le DAF Déclaration du coût total Sinon: Déduction des recettes du montant des dépenses déclarées au fur et à mesure 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La Cellule de contrôle de 1 er niveau contrôle les dépenses déclarées dans la base de données envoie un rapport de contrôle à l’administration fonctionnelle concernée Les administrations fonctionnelles vérifient la cohérence du rapport d’activités avec les dépenses présentées procèdent à l’ordonnancement des parts RW et FEDER certifiées par la Cellule de contrôle de 1 er niveau Dès réception d’un paiement, transmettre une copie de l’extrait de compte à son administration fonctionnelle. 3. Cycle de vie d’un projet 3.2 La mise en œuvre et le suivi financier du projet - Les déclarations de créance 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Bénéficiaire Déclaration de créance (montant déclaré) Rapport d’activités Cellule de contrôle de 1 er niveau Administration fonctionnelle Rapport de contrôle (montant accepté) Ordonnancement du montant accepté

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : QUESTIONS-REPONSES

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Cycle de vie d’un projet 3.3 Le système informatique de suivi financier 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Flux de l’information financière refus Valideur Encodeur BENEFICIAIRE validation consultation Base de données Cabinet Consultant Administration Commission Evaluateur Contrôleur Bénéficiaire... validation et intégration CCPN ADMINISTRATION validation Valideur EXTERNE (facultatif) CCPN Demande d’information trimestrielle 3. Cycle de vie d’un projet

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Suivi du cheminement de la déclaration de créance par les différents acteurs du flux via un système de messagerie Différents types de mail : - Mail de tâche : indique à chaque acteur du flux qu’une tâche vient de lui être assignée - Mail d’accusé de réception : précise que la déclaration de créance est arrivée à l’étape suivante du circuit - Mail de certification : informe tous les intervenants du circuit du montant certifié par la CCPN dans la base de données et des raisons des rejets de certaines dépenses (la phase d’ordonnancement n’est pas encore lancée à ce stade) 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les demandes de droits d’accès 1. Un courrier accompagné d’un formulaire de demande de droits d’accès est adressé à chaque responsable légal des projets. Pour chacun des projets, il lui est demandé d’identifier les personnes intervenant dans le flux de l’information financière en précisant leur rôle (encodage, validation, consultation) et l’ordre dans lequel la validation doit avoir lieu le cas échéant. 2. En retour du formulaire de demande, la DPEUR attribue les droits d’accès demandés et transmet aux personnes concernées leurs identifiants (nom et mot de passe) leur permettant de se connecter à la base de données. 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : L’encodeur construit la déclaration de créance 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Le relevé des pièces justificatives 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La structure du relevé des pièces justificatives Il est IMPERATIF que la structure du fichier Excel au format prédéfini utilisé pour l’insertion du relevé des pièces justificatives dans la base de données soit respectée scrupuleusement. Il est transmis aux bénéficiaires sous format électronique lors de la création de leurs identifiants. 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : N° de pièce bénéficiaire

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : N° de pièce bénéficiaire Respect des postes mentionnés dans la fiche-projet et selon la nomenclature de la liste des rubriques

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : N° de pièce bénéficiaire

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Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Demandes d’informations Le tableau ci-dessous reprend les demandes d’informations qui vous sont adressées. Pour les traiter, veuillez cliquer. Etat financier19 Types de demandesNombre

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Demandes d’informations Le tableau ci-dessous reprend les demandes d’informations qui vous sont adressées. Pour les traiter, veuillez cliquer. Etat financier19 Types de demandesNombre

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Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les données importées remplaceront le relevé préexistant, ce qui implique que le fichier Excel doit reprendre les dépenses depuis le début de la mise en œuvre des projets ; Un système de contrôle des données génère certains avertissements à savoir : - le fichier ne respecte pas le format prédéfini imposé ; - une même pièce est encodée plusieurs fois ; - une pièce encodée existant déjà dans un autre dossier ou dans le même dossier avec une autre date de paiement est présente. Précautions particulières à observer lors de Précautions particulières à observer lors de l’injection du fichier l’injection du fichier 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La ventilation des dépenses par année et organisme cofinanceur 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

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Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : pièces justificatives - preuves de paiement des pièces justificatives - relevé des activités journalières du personnel - déclaration sur l’honneur - accords préalables de l ’ administration fonctionnelle - avis de l ’ administration fonctionnelle sur les marchés publics L’insertion des documents annexes : 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

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Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Description

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les méthodes d’enregistrement des documents 1 ère méthode Chaque document est scanné et enregistré de manière individuelle en respectant le canevas (annexe 4 du manuel de l’utilisateur). 2 ème méthode Les documents sont scannés et enregistrés en les regroupant par catégorie de dépenses en respectant le canevas (annexe 4 du manuel de l’utilisateur). ATTENTION : - Si l’une des 2 méthodes n’est pas suivie, refus de la déclaration de créance. - Choix de la méthode lors de la première certification. Aucun changement en cours de projet. 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La validation de la déclaration de créance et sa transmission au maillon suivant de la chaîne 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

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Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Le valideur accepte ou refuse les informations transmises par l’encodeur 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

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Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Demandes d’informations Le tableau ci-dessous reprend les demandes d’informations qui vous sont adressées. Pour les traiter, veuillez cliquer. Etat financier1 Types de demandesNombre

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Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : L’impression de la déclaration de créance 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

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Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Demandes d’informations Le tableau ci-dessous reprend les demandes d’informations qui vous sont adressées. Pour les traiter, veuillez cliquer. Etat financier 19 Types de demandesNombre

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Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Modèle de fiche technique

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : consultation Valideur CCPN Encodeur Valideur BENEFICIAIRE Demande d’information trimestrielle validation refus Flux de l’information financière Base de données validation et intégration Cabinet Consultant Administration Commission Evaluateur Contrôleur Bénéficiaire... EXTERNE validation ADMINISTRATION (facultatif) 3. Cycle de vie d’un projet

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La consultation de l’information dans la base de données : - Fiche-projet - Etat financier 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Demandes d’informations Le tableau ci-dessous reprend les demandes d’informations qui vous sont adressées. Pour les traiter, veuillez cliquer. Etat financier1 Types de demandesNombre

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Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La fiche-projet 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

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Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : L’état financier 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

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Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les précisions techniques 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Configuration du PC - Windows 2000 ou XP minimum - Configuration minimale recommandée Pentium II Mbytes RAM - Explorateur IE5 minimum - Installation du JAVA Plug-in JRE 1.4 ou supérieure de SUN (il sera proposé au téléchargement lors de la première utilisation du logiciel). L ’ utilisateur doit avoir les privilèges nécessaires pour installer le Java Plug-in (ou faire appel à l ’ Administrateur Système). Les précisions techniques 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : QUESTIONS-REPONSES

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les rapports à envoyer à l’administration fonctionnelle et au chef de file au plus tard le dernier jour du mois suivant le trimestre de référence Rapports trimestriels : état d’avancement physique + évolution des indicateurs 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax :  à envoyer au chef de file (délais à fixer entre partenaires)  à transmettre à l’administration fonctionnelle en mars  3 pages maximum  comprend les résultats attendus et obtenus, le respect des politiques communautaires (et en particulier les politiques en matière de concurrence, de marchés publics, d’égalité des chances, d’environnement,…) + les facteurs bloquants et facilitateurs liés au projet Rapport annuel du bénéficiaire 3. Cycle de vie d’un projet Rapport annuel du portefeuille à réaliser par le chef de file à soumettre à l’approbation du Comité d’accompagnement à communiquer aux administrations fonctionnelles concernées 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Rapport annuel sur les mesures de publicité  à envoyer à l’administration fonctionnelle  au plus tard le 28 février  comprend le détail des actions menées en matière d’information et de publicité par projet (voir le vademecum) 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Rapport final du bénéficiaire  à envoyer au chef de file et à l’administration fonctionnelle  au plus tard 3 mois après l’achèvement du projet  3 pages maximum sur les résultats obtenus depuis le début du projet Fiche-projet définitive et réaffectation budgétaire éventuelle 3. Cycle de vie d’un projet Rapport final du portefeuille réalisé par le chef de file approuvé par le Comité d’accompagnement à communiquer aux administrations fonctionnelles concernées 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les indicateurs outil de gestion essentiel de la programmation tant en termes de suivi que d’évaluation à fournir au chef de file, sur une base trimestrielle à transmettre par le chef de file à l’administration fonctionnelle 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les indicateurs - Types Les indicateurs de réalisation : actions réalisées Ex : nombre de projets R&D issus d’une collaboration entreprises-centres de recherche, nombre d’équipements exceptionnels soutenus,... Les indicateurs de résultat : effets directs et immédiats des actions du programme Ex : nombre de produits ou procédés créés, nombre de brevets déposés,… 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax :  ventiler les indicateurs par sexe, classe d’âge et niveau d’étude si pertinent (par ex. pour : « chercheurs engagés »)  ventiler les indicateurs par taille pour les entreprises  éviter les doubles comptages A garder en mémoire 3. Cycle de vie d’un projet 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Récapitulatif des délais et dates importantes

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les contrôles « Plus les bénéficiaires seront conscients de l'existence d'un système de contrôle efficace et des conséquences de son application, plus ils s'efforceront de présenter des demandes légales et régulières. » (1) (1) avis relayé auprès des Etats membres par le Directeur de la Direction générale de la Politique régionale de la Commission, Monsieur Dirk AHNER dans un courrier du 22 janvier Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les contrôles Le projet sera immanquablement contrôlé par l'un (ou plusieurs) des organismes suivants : l'autorité de gestion : la Cellule de contrôle de 1er niveau (contrôles sur pièces) et les administrations fonctionnelles (contrôles sur place) l'autorité de certification l'autorité d'audit la Commission : Direction générale de la Politique régionale la Cour des Comptes européenne + contrôle de l’Inspection des Finances à l’engagement budgétaire et de la Cour des Comptes belge à l’ordonnancement 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les contrôles Les irrégularités les plus fréquentes concernent l'inéligibilité des dépenses le non-respect des procédures de passation des marchés l'absence d'informations probantes concernant le calcul des frais généraux et des dépenses de personnel OLAF 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : BENEFICIAIRE AUTORITE DE GESTION (AF/CCPN/DPEUR) GESTION ET CONTRÔLE DIVISION DU BUDGET DIVISION DE LA TRESORERIE AUTORITE DE CERTIFICATION BASE DE DONNEES COMMISSION Liquidation Demandes de paiement Certification dépenses SCHEMA DES FLUX Paiements Demandes d’ordonnancement AUTORITE D’AUDIT Contrôles sur place Déclaration de clôture Paiement

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : conserver toutes les pièces comptables et informations jugées essentielles pour répondre aux contrôles durant une période de minimum 3 ans après la clôture financière des programmes opérationnels au niveau de l'Etat membre (et non 3 ans après la fin du projet) Au moins jusqu’au 31 décembre Les obligations d’archivage 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Règles communautaires et nationales 6.1 Les dispositions communautaires 6.2 Les règles d’éligibilité des dépenses 6.3 La règle de désengagement N Les règles en matière d’information et de publicité 6.5 Le respect des normes environnementales 6.6 L’égalité des chances 6.7 Les règles sur les marchés publics 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Dispositions communautaires 6. Règles communautaires et nationales Règlement général (CE) N° 1083/2006 du Conseil du 11 juillet 2006 Règlement FEDER (CE) N° 1080/2006 du Parlement et du Conseil du 5 juillet 2006 Règlement FSE (CE) N° 1081/2006 du Parlement et du Conseil du 5 juillet 2006 Règlement (CE) N° 1828/2006 de la Commission du 8 décembre 2006 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE) N° 1083/2006 du Conseil 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Règles d’éligibilité des dépenses - Quelques principes 6. Règles communautaires et nationales  Annexe 2 de l’arrêté de subvention  Dates : 1 er janvier décembre 2015 (maximum)  Dépenses identifiées dans la fiche-projet et/ou dans l’arrêté de subvention  Dépenses acquittées  Localisées dans la zone éligible  Exclusions de la Commission : logement, TVA récupérable, intérêts débiteurs, achat de terrains > 10% du coût total (règlement FEDER 1080/2006)  Comptabilité spécifique ou dépenses liées au projet identifiables dans la comptabilité générale du bénéficiaire 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La règle de désengagement N+2 Les tranches telles que prévues dans le plan de financement du programme opérationnel à l’année N doivent être dépensées dans les 2 ans qui suivent. 6. Règles communautaires et nationales 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Tentative de vulgarisation :  modalité pour accélérer la mise en œuvre des programmes et donc leurs résultats  chaque PO est décomposé en tranches budgétaires annuelles  la Commission engage chaque année dans son budget le montant de concours prévu ex: Compétitivité régionale et emploi – FEDER : : euros, : euros. 6.3 La règle de désengagement N+2 6. Règles communautaires et nationales 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : application de la règle de désengagement N+2 : - 31 décembre 2009 => la Région wallonne doit certifier des dépenses réalisées par les bénéficiaires justifiant l’utilisation de euros de concours FEDER (en réalité: euros après déduction de l’avance) - 31 décembre 2010 => euros ( ) - etc … - solde annuel non sollicité: définitivement perdu 6.3 La règle de désengagement N+2 6. Règles communautaires et nationales 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : La règle de désengagement N+2 Obligations pour le bénéficiaire : respect de l’échéancier financier 1 ère déclaration de créance introduite au plus tard 18 mois après la notification de l’approbation finale par le Gouvernement wallon (2 e passage) Sinon, le projet pourra être retiré du programme. 6. Règles communautaires et nationales 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les règles en matière d’information et de publicité Le bénéficiaire doit informer le public du concours financier alloué par le FEDER et le Gouvernement wallon (mesures obligatoires décrites dans le règlement d’application 1828/2006 et dans le vademecum). Le nom des bénéficiaires sera publié dans une liste reprenant aussi le nom des opérations et les montants des cofinancements. 6. Règles communautaires et nationales 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Le respect des normes environnementales Tout projet cofinancé par les fonds structurels doit avoir obtenu les autorisations nécessaires (permis d’environnement, autres…) respecter les principes d’action préventive des atteintes à l’environnement respecter le principe du pollueur-payeur 6. Règles communautaires et nationales 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : L’égalité des chances Egalité hommes / femmes Accessibilité aux personnes handicapées Non-discrimination 6. Règles communautaires et nationales 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Les règles sur les marchés publics administratives Obligations administratives dans le cadre du projet Annexe importante de l’arrêté de subvention : « modalités de mise en œuvre des procédures relatives aux marchés publics » Toutes les dépenses y sont soumises même celles présentées partiellement à la subsidiation ! 6. Règles communautaires et nationales 2. Programmation Les contrôles 6. Règles communautaires et nationales 5. Les obligations d’archivage 3. Cycle de vie d’un projet 1. Le rôle de la DPEUR

Direction des Programmes européens Place de la Wallonie, 1 B Namur (Jambes) Tél. : Fax : Merci de votre attention Les marchés publics par Madame Fabienne BALFROID