Centre d’échange d’informations sur la Convention sur la Diversité Biologique Bienvenue dans le cours sur l’ajout de fichiers sur un site web développé avec le PTK 1

Objectif de ce manuel : Etre capable d’ajouter des fichiers dans un format correct sur un site web développé avec le Portal ToolKit (PTK) 2

Prérequis avant de lire ce manuel : Avoir pris connaissance des manuels suivants : - « Introduction et connexion au PTK »« Introduction et connexion au PTK » - « Métadonnées » « Métadonnées » - « Editer du texte »« Editer du texte » 3

Quel type de fichier peut-on poster sur le PTK? De nombreuses informations sur la biodiversité sont disponibles sous forme papier dans des rapports, des livres, des articles, et également sous forme numérique. Si vous avez une version numérique d’un document, un rapport national pour la CBD, par exemple, vous pouvez l’ajouter à votre site web CHM. Ce type de document contiendra énormément d’information et représentera un fichier numérique de plusieurs Mega Bits, qui sera plus ou moins long à télécharger selon la vitesse de connexion des utilisateurs du site. 4

5 Pour vous entrainer, vous allez ajouter un fichier dans votre répertoire personnel sur le site du PTK training. Vous pouvez télécharger l’exercice ici.ici Soyez attentif au répertoire dans lequel le fichier est sauvegardé car vous en aurez besoin plus tard.

6 Enregistrez-vous dans le site et rendez-vous dans votre répertoire personnel.

7 Créez un répertoire appelé “Téléchargement de fichiers” dans votre répertoire personnel.

8 Veuillez entrer dans le répertoire “Téléchargement de fichiers ». C’est dans ce répertoire que vous allez faire l’exercice.

9 Cliquez sur “Type à ajouter”.

10 Un menu déroulant va apparaître.

11 Un menu déroulant va apparaître. Cliquez sur “Type à ajouter”.

12 Le formulaire de soumission d’un fichier est maintenant ouvert.

Ouvrez le fichier de l’exercice que vous avez téléchargé précédemment. Remplissez tous les champs de métadonnées ! p.s. : vous pouvez relire le manuel sur les métadonnées pour vous rafraichir la mémoire…le manuel sur les métadonnées 13

14 Le formulaire rempli doit ressembler à cela ! Les champs Titre, Description, Couverture géographique, Mots-clefs et Date de publication sont remplis.

15 Plus bas sur la page, se trouve une nouvelle section appelée « Télécharger à partir de ». Elle présente 2 champs : Fichier et URL.

16 Vous utiliserez le champ URL si le fichier que vous voulez ajouter est déjà disponible en ligne sur un autre site web. Dans ce cas, il sera plus approprié de faire un hyperlien vers ce fichier. Reportez-vous au cours sur les “Hyperliens” plus de plus amples informations.Hyperliens

17 Il est très important d’avoir donné un nom correct à votre fichier avant de le charger sur le PTK. Mais qu’est-ce qu’un « bon » nom de fichier ?

18 Il est très important d’avoir donné un nom correct à votre fichier avant de le charger sur le PTK. Mais qu’est-ce qu’un « bon » nom de fichier ? Voici les règles d’or pour choisir un nom de fichier : il ne doit pas contenir de majuscules, il ne doit contenir ni espaces, ni accents, ni symboles de type $,*, ù, ú, il doit être court mais explicite et compréhensible.

19 Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton « Browse ».

20 Une nouvelle fenêtre s’est ouverte. Vous devez maintenant retrouver le fichier de l’exercice là où vous l’aviez précédemment sauvegardé.

21 Cliquez sur le fichier à télécharger

22 Cliquez sur le fichier à télécharger Puis cliquez sur > afin de télécharger le fichier

23 Dans le champ « Fichier » du formulaire, vous voyez maintenant apparaître la localisation et le nom du fichier à télécharger.

24 Le dernier champ est un système de vérification. Il empêche l’ajout d’informations par des logiciels malveillants (spams). Vous devez recopier les mots lus dans la fenêtre.

25 Le dernier champ est un système de vérification. Il empêche l’ajout d’informations par des logiciels malveillants (spams). Vous devez recopier les mots lus dans la fenêtre. Ici, il s’agit de « pranct » et « schools »

26 Attention : si vous ne remplissez pas ce champ correctement, vous ne pourrez pas soumettre l’événement au PTK !

Nous vous conseillons maintenant de relire l’ensemble du formulaire afin de vérifier l’exactitude des informations fournies. Si vous êtes certain d’avoir bien rempli le formulaire, vous pouvez… 27

28 Cliquer sur le bouton « Soumettre ».

29 Vous êtes alors redirigé vers le répertoire « Téléchargement de fichiers » du site PTK.

30 Un message automatique vous informe que votre fichier a bien été soumis.

31 Votre fichier a bien été ajouté ! Le point d’exclamation rouge devant le titre de votre soumission indique qu’elle n’est pas encore approuvée.

32 Vous pouvez cliquer sur le titre du fichier pour accéder à toutes les informations.

33 Voilà le résultat de la soumission de votre fichier avant son approbation.

34 Vous pouvez reconnaître les différents champs :

35 Vous pouvez reconnaître les différents champs : -le champ titre

36 Vous pouvez reconnaître les différents champs : -le champ titre -le nom du fichier à télécharger

37 Vous pouvez reconnaître les différents champs : -le champ titre -le nom du fichier à télécharger -la date de publication

38 Vous pouvez reconnaître les différents champs : -le nom du contributeur

39 Vous pouvez reconnaître les différents champs : -le nom du contributeur -la couverture géographique

40 Vous pouvez reconnaître les différents champs : -le nom du contributeur -la couverture géographique -les mots-clefs

41 Vous pouvez reconnaître les différents champs : -le contenu du champ « Description »

42 Si vous constatez une erreur ou un oubli dans ces champs, ou souhaitez remplacer le fichier, vous devez cliquer sur le bouton « Editer ».

43 Le formulaire «Editer un fichier» est ouvert. Le fond de la page jaune vous indique que la langue de rédaction est le français. Vous pouvez apporter toutes les modifications voulues.

44 En bas de formulaire, vous pouvez observer de nouveaux champs sous l’intitulé « Fichier attaché ». Ils n’existent que dans le formulaire d’édition d’un fichier.

45 La bulle « Garder » est cochée par défaut. Elle vous permet de garder le fichier initial.

46 Vous pouvez toutefois remplacer le fichier initial, si l’ancien n’est plus d’actualité. On vous conseille de sauvegarder le nouveau fichier sous un nom différent du fichier initial avant de le remplacer sur le PTK. Attention: Si vous ne le faites pas, vous rencontrerez des problèmes !

47 Les étapes à suivre sont les mêmes que celles expliquées plus tôt dans ce manuel (voir page 16 et suivantes).

48 Ici, en guise, d’exemple, nous allons remplacer le fichier initial par un fichier appelé « Exercise-doc1-version2.doc ».

49 La dernière case, cochée par défaut, vous permet de garder l’ancienne version du fichier en plus de la nouvelle. Ne laissez cette case cochée que si la vieille version du fichier doit être sauvegardée pour une utilisation ultérieure. Pour cet exemple, nous la garderons cochée.

50 Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton « Enregistrer les changements » afin de sauvegarder le nouveau formulaire.

51 Un message en haut du formulaire vous indiquera que les modifications ont bien été enregistrées.

52 Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton « Retour à l’index » pour sortir du formulaire.

53 Vous êtes revenu à la page du fichier telle qu’elle apparaît aux visiteurs du site web.

54 Le nouveau fichier est disponible.

55 Le premier fichier est toujours disponible.

56 Vous pouvez maintenant vous entraîner en ajoutant deux autres fichiers dans votre répertoire personnel. Le premier s’appelle changements-climatiques.docchangements-climatiques.doc Le second s’appelle trafic-animaux-online.doctrafic-animaux-online.doc Vous pouvez les télécharger ici.ici Bon courage !

Bravo ! Vous avez fini de découvrir ce cours ! Vous êtes maintenant capable d’ajouter un fichier sur votre site web national. 57