Faire face à la fraude et à la corruption dans le cadre éthique de la CTB Expliquer le cadre éthique de la CTB, son bureau d’intégrité et les concepts clefs relatifs à la fraude et à la corruption

Cette présentation n’aurait pas pu être réalisée sans la contribution des personnes suivantes : Frédéric Dejemeppe (cadre éthique) Thomas Bounameaux (Fraude et corruption) Vincent Gerardy (Bureau d’intégrité) Jeroen Michels (EST-Gouvernance)

A la fin de cette formation, vous … … comprendrez à quoi il est fait allusion lorsqu’on parle de problèmes de fraude et de corruption … aurez connaissance de l’existence et du contenu du cadre éthique de la CTB … connaîtrez votre rôle, en tant que membre du personnel CTB, dans la lutte contre la fraude … saurez comment informer le bureau d’intégrité des incidents éventuels …aurez connaissance du fonctionnement du processus lié au bureau d’intégrité et ce que vous pouvez attendre comme résultat

Constitution des groupes Travail en groupes de 5 à 6, selon la liste Identifier quelqu’on qui prend note Noter vos réponses sur papier Choisir un nom (creative) pour vôtre groupe Sous-mêttre le nom au juge: V. Gerardy Incorruptible

Groupe 1 (7 membres) Lamine TATA Evariste LODI O. Patrick LEVAUX Nicolas WIDMER Armand EKAMBI Marc MORAY Jean-Pierre KASHALA

Groupe 2 (7 membres) René MISSOUHOU Ernest DIARRA Sylvain AKONDANDE Cyrille CHABI Aminou BACHABI Basile DOH EGUELI Olivier DEDOH

Groupe 3 (7 membres) Janvier TCHABI Benjamin ABOE Jean-Pierre HOUNKPE Marcel GBEWA Léandre HOUETO Olivier DOSSA Fleur FASSINOU

Groupe 4 (6 membres) Eder GNINOU Armel AMOUSSOU Mendel SOGLOHOUN Basile KOUDJINA Edwige DANGBO Prisca GBAGUIDI

Groupe 5 (5 membres) Jonas SOSSOU Le représentant du Président SMCL Théophile DA CRUZ Michel FRANCOYS Dominique VERMEIRE

Groupe 6 (6 membres) Sikirou OLOULOTAN Aly BOUCO IMOROU Joseph TOSSAVI Virgile DODO Soulé MANIGUI Lazare ALLADASSI

Exercise – Identifiez la fraude 20 minutes, 20 exemples Lesquelles des exèmples sont de cas de fraude ou corruption, et pourqoui? lu par Ben Tour des groupes, réponses aux questions 1 point par bonne réponse par groupe Validation par Vincent

FRAUDE & CORRUPTION EXPLIQUÉES

Pourquoi Lutter contre la fraude et la corruption ? « La corruption affecte les pauvres de manière disproportionnée car là où elle sévit, les ressources qui devraient être consacrées au développement sont détournées, les gouvernements ont moins de moyens pour assurer les services de base, l’inégalité et l’injustice gagnent, et les investisseurs et donateurs étrangers se découragent.» Déclaration à l’Assemblée générale de l’ONU sur l’adoption de la Convention de l’ONU contre la corruption (Décembre 2003) - Kofi Annan, Secrétaire général de l’ONU

Impacts Projets Perte Financière et de ressource en général. Diminution de la qualité ou non atteinte des résultats du projet. Difficulté de gestion du projet dûe à perte de confiance (RH, contractors…)

Impacts Organisation Dommage de réputation ! Fonds CTB = Argent public = Justification envers les citoyens. “Dans ses lois, la Belgique applique la tolérance zéro envers la corruption”. Difficulté dans les relations avec le partenaire.

Impacts Pays Frein au développement. Facteur déstructurant (système, économie parallèle).

Exercise - Definir la fraude et la corruption Exercise en groupe 10 minutes – trouver une bonne définition pour Fraude Corruption Pot de vin La meilleure définition: 1 point (3 points à gagner) Elements: qui, comment, pourquoi?

Définitions CORRUPTION POT DE VIN Banque Mondiale L’abus du pouvoir public à des fins privées Transparency International L’abus du pouvoir dont on est investi à des fins privées POT DE VIN Bribe : pot de vin en français Extortion : extorsion en français Facilitation payment : paiement de facilitation en français

Définitions FRAUDE Acte volontaire et intentionnel d’un ou plusieurs individus parmi le management, les employés ou une partie externe, impliquant l’utilisation de la tromperie, afin d’obtenir un avantage indu ou illégal.

Différencier de… ERREUR Tout acte involontaire qui porte atteinte à un des objectifs du contrôle interne d’une entreprise : performance, sauvegarde des ressources, fiabilité des rapports financiers, et respect des lois ou règlements. ABUS Usage excessif, mauvais ou injuste que l’on fait d’une chose. Frontière pas claire entre erreur/abus et fraude lorsque : Responsabilités pas définies. Procédures, instructions non exixtantes ou floues.

Mesures Anti-Fraudes Culture d’intégrité et de valeurs éthiques Évaluation adéquate des risques de fraude par le management et implémentation effective de procédures, processus de contrôle pour réduire ces risques. Procédure qui permet au personnel de rapporter à la Direction des fraudes existantes ou suspectées et de les traiter. Processus adéquat de surveillance (conseil d’administration, comité d’audit et Management)

Evaluer les risques

Evaluer les risques Pression / Incitation Opportunité Rationalisation Incitation ou pression à commettre l’acte frauduleux. Opportunité Possibilité de passer à l’acte, risque de capture faible. Rationalisation Minimiser son caractère illégal

Exercise – établir les facteurs de fraude 6 groupes, 10 minutes + 10 minutes debrief Comment definir un « facteur de fraude »? Discussion et explication sur ce qui peut constituer/quels sont des facteur en ce qui concerne: L’opportunité pour frauder La pression pour frauder Le rationalization pour frauder Debriefing – Presentation d’au moins 3 elements par groupe

Facteurs de risque de fraude Facteurs de risque de fraude : ne veut pas dire que la fraude existe mais que la possibilité de fraude est plus importante. Pression / Incitation Pression à la dépense Pression sociale et familiale Volume d’argent important Licenciement abusif, promotions inconsistantes… Procédures comptables pas claires et possibilités d’exceptions Environnement de cash

Facteurs de risque de fraude Opportunité Décentralisation, travail à distance ; Transactions complexes ; « Opérations importantes dans des pays de culture très différente » ; Comptes bancaires nombreux ; Rotation importante du senior management ; Pas de suivi des relations fournisseurs ; Pas de séparation de fonction ; Environnement de contrôle interne faible.

Facteurs de risque de fraude Rationalisation Aspect de contagion, Faire comme les autres, Environnement de corruption ; Déficience dans la communication, l’implémentation ou le support des valeurs de l’entreprise ou des standards en matière d’éthique ; Cas connus de fraudes non traitées ; Mauvais comportement des managers ; Argent « froid » ; Fin de projet.

Exercise – Prévention de la fraude Groupes 10 minutes Trouvez-moi au moins 5 activités que vous faites qui reduisent la probabilité de fraude 5 activités = 0 points < 5 activités = -(x-5) points > 5 activités = x-5 points

Prévention La réponse aux risques est à 80% de la prévention "It is better to have procedures in place to deter theft and fraud than one to discover it. » Autres solutions possibles : Partage Dans le contexte de Cogestion, savoir se responsabiliser Acceptation Si politique de zéro tolérance, la voix officielle ne permet pas l’acceptation. Cfr aussi impact gestion d’équipe et de dommage de réputation. Réduction des effets Plafonds… Echappatoire Possible si la CTB se permet de dire non.

Prévention Analyse des risques Activités de contrôle Cfr Outil évaluation des risques. Activités de contrôle Séparation de fonction ! Définition formelle des responsabilités et des pouvoirs. Procédures formelles d’exécution et de contrôle des tâches. Sécurité physique et autres mesures de sauvegarde des actifs. AUDITS : détection, indépendant, autorité, expert, et prévention ! Analyse critique – Cross checking entre « groupes ».

Registre des risques Trésorerie Logistique Marchés Publics Vol/Emprunt caisse Chèques : Faux, Manipulation Compte bancaire : Faux, Manipulation Comptabilité Manipulation des avances Ristourne et note de crédit non enregistrées. TVA !!! Réconciliation des comptes Budget Double financement. Surévaluations de lignes. Logistique Détournement de Stock Fausse commandes Utilisation abusive des véhicules Détournement Essence RH Népotisme Employés fantômes Sur-Paiement salaire Formation Participants : Nombre, PD Hôtel Déplacements Marchés Publics … risques de corruption Cycle d’achat Surfacturation. Fausse facture Double paiement … Missions Fausse mission Per Diem Factures Hôtel Frais de voyage/déplacement

Mesures Anti-Fraudes Culture d’intégrité et de valeurs éthiques Évaluation adéquate des risques de fraude par le management et implémentation effective de procédures, processus de contrôle pour réduire ces risques Procédure qui permet au personnel de rapporter à la Direction des fraudes existantes ou suspectées et de les traiter.

La compétition – Leaderboard phase I Groupe 1 – Groupe 2 – Groupe 3 -

Cadre éthique de la CTB

Exercise – C’est quoi, l’intégrité? Groupes 10 minutes Developer une bonne définition de l’intégrité Nous cherchons 5 môts et concepts: 5 points

L’éthique : une définition L’éthique se donne pour but d'indiquer comment les êtres humains doivent se comporter, agir et être, entre eux et envers ce qui les entoure. Différentes formes d’éthique existent et se distinguent notamment par leur objet (comme la bioéthique, l’éthique de l’environnement, l’éthique des affaires), ou par leur fondement culturel (qui peut être la religion, la tradition). L’éthique vise à répondre à la question: « Comment agir au mieux ? ».

Le retour de l’éthique dans les entreprises : opportunisme ou évolution nécessaire ? Opportunisme : répondre aux (nouvelles) attentes des consommateurs car le seul objectif est de produire des richesses ; s’assurer un contrôle sur la conduite des individus   Évolution nécessaire : les entreprises ne peuvent développer leurs activités dans un environnement qui ne respecte pas un certain nombre de règles morales, dans lequel les agents ne peuvent se faire confiance ni compter sur l’honnêteté et la loyauté de leurs interlocuteurs

La CTB : une entreprise particulière Plusieurs facteurs inscrivent de facto la CTB dans une démarche éthique :   Sa mission; Son financement par de l’argent public; L’organe exclusif de la coopération belge bilatérale directe ; Travail dans des pays sensibles; Le contrat de gestion.

Une première étape : un Code éthique Il est nécessaire d’avoir une base line commune à la CTB en matière d’éthique.   2009 : Mise en place d’un groupe de travail interne composé des différents départements de la CTB+experts extérieurs+consultation du personnel « terrain »+deux missions terrain 2011 : Approbation du Code éthique par le Conseil d’administration

Exercise en vitesse – Valeurs de la CTB 4 points pour le groupe qui peut mettre sur papier et faire valider par Vincent les valeurs de la CTB

Le Code éthique de la CTB: Quelques lignes de force Le Code est construit autour des quatre valeurs de la CTB : respect, intégrité, engagement, sens des responsabilités ; Le Code fixe la manière dont nous allons exécuter notre mission et contient des engagements vis-à-vis des pays partenaires et des populations locales ; Son champ d’application est large ; (Presque) rien de neuf sous le soleil… ; Le style du texte se veut enthousiaste et motivant.  

Le Code éthique : Son contenu Un message introductif : ambitieux et réaliste   Le respect : -         Respect de l’individu ; -         Non-discrimination ; -         Interdiction de toute exploitation ; -         Respect de la santé et de la sécurité ; -         Respect des institutions.

Le Code éthique : Son contenu (suite) L’intégrité :   -         Respect de la vie privée ; -         Conflits d’intérêts ; -         Dons et avantages ; -         Paiement de facilitation ; -         Utilisation adéquate de l’information.

Exercise: Les dons Exercise en groupes 10 minutes Quelles sont les elements à considerer quand on reçoit un don? + 1 point pour des éléments relevants, - 1 point pour des suggestions non relevantes. Sous-missions sur papier!

Dons : Grille d’analyse Intention: politesse ou influence? Importance et fréquence: symbolique ou obligation? Légalité: dans le pays et en Belgique? Respect des règles de l’autre personne: autorisé chez le donateur? Transparence: collègues ok?

Le Code éthique : Son contenu (suite) L’engagement :   -        Engagement dans l’exercice de notre mission ; -        Une organisation apprenante ;

Le Code éthique : Son contenu (suite) Le sens des responsabilités :   -         Un travail de qualité ; -         Participation à la gestion interne ; -         Communication externe maîtrisée ; -         Protection du patrimoine de la CTB

Le Code éthique : Son contenu (suite) En parler, c’est notre devoir ! A qui? 1. Supérieurs hiérarchiques; 2. Bureau d’intégrité

La compétition – Leaderboard phase II Groupe 1 – Groupe 2 – Groupe 3 -

LE BUREAU D’INTÉGRITÉ

Exercise – Le bureau d’intégrité En groupes 10 minutes Pourquoi est-ce que la CTB a-t-elle besoin d’un bureau d’intégrité? Proposez trois situations dans lesquelles le bureau d’intégrité peut vous aider. 3 points à gagner – 3 situations relevantes

Historique du bureau d’intégrité Un besoin de mettre en place une structure formelle au sein de la CTB afin de répondre aux questions d’intégrité et traiter les problèmes d’intégrité Groupe de travail intégrité (2009) Concept du bureau d’intégrité Cadre éthique CTB Mars 2012 : Lancement du bureau d’intégrité CTB Alignement avec les autres agences Réponse aux questions du monde politique Obligation car nous en avons réellement besoin

Exercise – Qu’est-ce que c’est? (1 point)

Exercise – Le positionnement du bureau de l’intégrité En groupes Quels sont, selon vous, les avantages et desavantages de mêttre le bureau d’intégrité au sein de l’audit interne? Bonne raison: + 1 point Mauvaise raison: - 1 point

Le bureau d’intégrité est placé au niveau de l’audit interne Avantages Indépendance assurant la confidentialité et pas d’influence sur les constats L’audit interne est chargé des enquêtes administratives : rôle Désavantages Capacité de conseil : recommandations aux Représentations, comité de direction ou le conseil d’administration Capacités limitées – mais accès à un support externe contractuel

Structure de fonctionnement Audit interne Commission de Consultation Conseil au comité de direction

Commission de consultation Ancien groupe de travail Intégrité Représentations Experts externes (Ad Hoc)

Processus phase 1 – de l’enregistrement à l’analyse Enregistrement (AI) Rendre anonyme Première analyse (AI) Modèle standard Transfert Aux Représentations ou à la CC

Processus phase 2 – de l’évaluation au conseil Evaluation (CC ou Représentations) Décision sur le relevance Audit Central ou local AI ou contractant Conseil Basé sur les résultats d’audit Position conjointe de AI et CC À l’attention du conseil d’administration

Décisions du comité de direction ou du conseil d’administration Décisions possibles : Action directe : Bloquer les fonds/moyens du projet ou une activité du projet Analyse complémentaire du problème Action formelle légale Analyse complémentaire : Mission d’audit sur le terrain et focalisée sur le problème Recommandations afin d’améliorer le processus Clôture de la plainte Pas d’autre action entreprise

Le bureau d’intégrité en quelques mots Afin de soumettre une plainte d’intégrité : Site web de la CTB (www.btcctb.org) pour les personnes externes (par exemple : les fournisseurs) et les membres du personnel CTB Formulaire unique en ligne (pour les personnes externes et membres du personnel) Une seule boîte email du bureau d’intégrité – indépendante de la structure informatique de la CTB et seulement accessible par l’audit interne

Page web du bureau d’intégrité Même message/communication à l’attention des personnes externes et des membres du personnel CTB (politique anti-fraude de la CTB) Comment soumettre une plainte au bureau? Qu’est-ce que le bureau d’intégrité? Quel est le mandat d’investigation du bureau? Sur quoi porte ou pas les enquêtes du bureau?

Formulaire en ligne (1) Pas d’appel téléphonique Pas de rapportage ou dénonciation anonyme Seul le formulaire en ligne doit être utilisé Le traitement confidentiel de l’identité de la personne ayant soumis la plainte ou témoin du problème sera honoré dans la mesure du possible et dans les besoins de l’enquête Sanctions à l’encontre des personnes qui portent plainte (sans aucun élément) et ce dans le seul but de nuire à d’autres personnes

Formulaire en ligne (2) Informations requises (pour les membres du personnel CTB) : Vos coordonnées (nom, fonction, téléphone, etc.) Localisation de l’incident (HQ ou terrain, représentation ou code projet) Informations sur l’incident : type d’incident, qui, personne(s) impliquée(s)/concernée(s), quand, détails, documents (fichier, etc.) Informations requises (pour les personnes externes) : Coordonnées (nom, la nature de la relation avec la CTB, etc.)

Questions?

La compétition – Leaderboard phase III Groupe 1 – Groupe 2 – Groupe 3 -