La dématérialisation de factures : quelle actualité La dématérialisation de factures : quelle actualité ? Anne Grousset, Rémi Gouyet

Rappel des fonctionnalités des modes de transmission de factures Rémi Gouyet

Factures électroniques v/ Factures dématérialisées L’obligation commune de production d’une documentation 30/09/2008 - slide 3 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

L’obligation commune de production d’une documentation La documentation doit contenir : Une description générale de l’ensemble du système d’information Un inventaire et une description des matériels utilisés Une description des fichiers et des programmes ainsi que de leurs articulations Le code source des programmes Une description des procédures automatiques et manuelles de contrôle interne Un dictionnaire des données mises en œuvre Un plan d’archivage et la durée de rétention Un historique des actions de maintenance 30/09/2008 - slide 4 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures électroniques v/ Factures dématérialisées Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique 30/09/2008 - slide 5 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (1/7) Les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique (article 289 V CGI) 30/09/2008 - slide 6 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (2/7) Nécessite le respect de conditions stricts Acceptation préalable du destinataire de la facture En présence d’une convention : l’acceptation doit être matérialisée dans le contrat En l’absence de convention : le destinataire doit disposer d’un délai raisonnable pour faire connaître, le cas échéant, son refus Octroi d’une signature et d’un certificat électroniques Signature électronique : Permet de garantir le contenu de la facture électronique et d’assurer l’authenticité de l’origine des factures électroniques En pratique, cette signature nécessite l’acquisition d’un certificat électronique 30/09/2008 - slide 7 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (3/7) Caractéristiques de la signature électronique La signature électronique doit : Être propre au signataire Permettre d’identifier le signataire Être créée par des moyens que le signataire peut garder sous son contrôle exclusif Garantir le lien avec les factures auxquelles elle s’attache, de telle sorte que toute modification ultérieure de ces factures soit détectable 30/09/2008 - slide 8 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (4/7) La signature électronique : Permet de garantir l’identité du signataire et l’intégrité de la facture Repose sur un procédé de Cryptographie En pratique, système dit de «double clés asymétrique» Une clé privé Une clé public 30/09/2008 - slide 9 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (5/7) Clé privé Connue du seul signataire, cette clés permet de chiffrer le fichier facture et de calculer son condensat Le condensat (ou empreinte numérique) est une copie synthétique et chiffrée du fichier facture d’origine Le condensat et le fichier facture d’origine sont transmis au destinataire 30/09/2008 - slide 10 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (6/7) Clé publique (1/2) Cette clé est transmise, en même temps que le message facture, au destinataire de la facture Permet au destinataire de déchiffrer le contenu du message (i.e. le fichier facture d’origine ainsi que le condensat calculé au moyen de la clés privé) Permet également au destinataire de vérifier la validité de la signature 30/09/2008 - slide 11 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures sécurisées au moyen d’une signature électronique (7/7) Clé publique (2/2) Permet, en définitive, de recalculer l’empreinte numérique du fichier facture au moment de sa réception ou pendant la période de stockage et de s’assurer que cette empreinte est effectivement identique à celle jointe à l’envoi et calculée au moment de la signature du document par l’expéditeur 30/09/2008 - slide 12 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures électroniques v/ Factures dématérialisées 30/09/2008 - slide 13 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (1/8) Définition Donnée se présentant sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, pouvant être traité automatiquement et de manière univoque par ordinateur Nécessite le recours à un système de télétransmission spécifique 30/09/2008 - slide 14 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (2/8) Système de télétransmission Définition Ensemble de matériels et de logiciels permettant à une ou plusieurs personnes d’échanger et de traiter automatiquement des factures à distance et assurant les fonctionnalités prévues par la loi Les systèmes d’échanges de données tels que télex, minitel et télécopie ne sont pas des systèmes de télétransmission au sens de la législation fiscale 30/09/2008 - slide 15 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (3/8) Caractéristiques du système de télétransmission Le système de télétransmission doit dans tous les cas permettre : D’assurer l’intégrité et l’identité du «message facture» émis et reçu La constitution d’une liste dite «liste récapitulative» et d’un fichier des partenaires De restituer le cas échéant les données dématérialisées en langage clair De garantir l’archivage des données 30/09/2008 - slide 16 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (4/8) Assurer l’intégrité et l’identité du «message facture» Dématérialisé, le «message facture» doit, au minimum, comporter les mentions prévues par les textes en vigueur Ces mentions doivent figurer dans des zones du «message facture» que le logiciel doit rendre obligatoires Nécessité par ailleurs de faire apparaître sur le «message facture» les renseignements permettant l’établissement de la liste récapitulative 30/09/2008 - slide 17 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (5/8) Constitution d’une liste récapitulative (1/2) Liste devant être établie par toute personne qui émet ou reçoit des factures dématérialisées Cette liste doit notamment comporter un certain nombre de mentions obligatoires : Numéro et date de la facture Date et heure de constitution du message Montants HT et TTC des transactions Éléments d’identification donnés par le système de télétransmission Version du logiciel utilisé Anomalies éventuelles intervenues lors de chaque transmission 30/09/2008 - slide 18 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (6/8) Constitution d’une liste récapitulative (2/2) Liste pouvant être conservée sur papier ou sur support informatique Conservation sur papier : Nécessité d’éditer la liste de manière séquentielle dans l’ordre d’arrivée ou d’émission des messages, au minimum une fois par jour Conservation sur support informatique : Alimentation du fichier au fur et à mesure de l’émission ou de la réception du «message facture» Cas spécifique des groupes de sociétés Le principe : Une liste par société Selon l’Administration fiscale, une liste récapitulative unique contenant des informations relatives à plusieurs sociétés différentes ne serait pas conforme aux textes 30/09/2008 - slide 19 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (7/8) Constitution d’un fichier des partenaires Les entreprises qui recourent à la dématérialisation doivent constituer un fichier spécifique mentionnant : Le nom, la dénomination ainsi que l’adresse de l’émetteur et du récepteur du «message facture» La date d’entrée et le cas échéant de sortie du périmètre de dématérialisation 30/09/2008 - slide 20 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (8/8) Restitution à première demande en langage clair du «message facture» dématérialisé Sur demande explicite de l’Administration fiscale, les entreprises doivent être en mesure de restituer en langage clair les informations dématérialisées Consiste à restituer les données dans un format habituellement admis par les usages commerciaux Restitution sur support informatique distinct ou sur papier 30/09/2008 - slide 21 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

La pratique administrative de la facture électronique

Les modalités de contrôle

Factures dématérialisées (1/6) Contrôle des systèmes (1/5) Possibilité pour l’Administration fiscale d’initier des contrôles inopinés afin de vérifier la conformité du système de télétransmission aux exigences légales Remise impérative et préalable d’un avis d’intervention au contribuable vérifié Précise le nom, la fonction et le service de l’Administration fiscale auquel l’agent vérificateur est affecté Doit mentionner précisément les tests envisagés sur le système de télétransmission 30/09/2008 - slide 24 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (2/6) Contrôle des systèmes (2/5) Réalisation des tests Les tests ne peuvent avoir lieu en l’absence du contribuable ou d’un représentant de l’entreprise Nature des tests Les tests ont pour principal objectif : De comparer le système mis en œuvre à celui qui a été déclaré (Modalités de déclaration à définir) D’identifier les émetteurs et les récepteurs De vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de l’intégrité du «message facture» et de la liste récapitulative D’établir des liaisons entre émetteurs et récepteurs 30/09/2008 - slide 25 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (3/6) Contrôle des systèmes (3/5) Conséquences Établissement, à l’issue du contrôle, d’un procès verbal informant l’entreprise des résultats des tests effectués En cas de manquement, octroi d’un délai de 30 jours pour formuler des observations ou, le cas échéant, procéder aux régularisations visées 30/09/2008 - slide 26 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (4/6) Contrôle des systèmes (4/5) Impossibilité de transmettre les factures à défaut de régularisation ou de justifications admises par l’Administration fiscale dans le délai de 30 jours En conséquence, au-delà de ce délai de 30 jours, les factures transmises ne constituent plus des documents tenant lieu de factures d’origine au sens des articles 286 et 289 du CGI 30/09/2008 - slide 27 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (5/6) Contrôle des systèmes (5/5) Ce mode de contrôle n’est bien évidemment pas exclusif des autres contrôles pouvant être effectuées en matière de facturation Droit d’enquête CFCI 30/09/2008 - slide 28 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Factures dématérialisées (6/6) Droit d’enquête Consiste à s’assurer du strict respect des règles applicables en matière de facturation CFCI Contrôle fiscale des comptabilités informatisées Permet à l’Administration fiscale de vérifier les données primaires concourant directement ou indirectement à la détermination du résultat fiscal et comptable Porte également sur les obligations d’archivage des données informatisées 30/09/2008 - slide 29 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Les principaux manquements constatés

Les perspectives d’évolution communautaire

Les travaux de réflexion au plan Communautaire La Commission a lancé une étude sur les obligations imposées par les Etats membres Le rapport final fut publié en Août 1999   30/09/2008 - slide 32 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

La directive du Conseil 2001/115/EC (1/2) Cette directive est destinée à simplifier les règles de facturation au sein de l’UE Elle reconnait pour la première fois la possibilité de transmettre électroniquement des factures et définit les règles relatives à la e-facturation La directive définit ainsi les obligations pesant sur les assujettis et sur les prestataires 30/09/2008 - slide 33 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

La directive du Conseil 2001/115/EC (2/2) En ce qui concerne l’échange de factures par voie électronique, la Directive reconnait comme satisfaisant aux obligations d’authenticité et d’intégrité les Emises au moyen d’une signature électronique, les Etats membres pouvant exiger la délivrance d’un certificat électronique Or les factures émises au moyen d’un système de transmission répondant à la norme définie dans la recommandation de la Commission 1994/820/EC du 19/10/1994 (norme EDI) Les factures peuvent être envoyées par tout autre moyen électronique sous réserve de l’accord de l’état membre concerné 30/09/2008 - slide 34 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

La situation actuelle Une très grande variété de modalités de transmission Des obligations différentes imposées aux assujettis par les Etats Certains Etats membres acceptent une signature électronique avancée D’autres Etats exigent une signature électronique accompagnée d’un certificat électronique Un développement de la facturation électronique contrasté selon les régions européennes : Difficultés rencontrées par les entreprises pour connaitre toutes les règles applicables La tendance des Etats à alourdir les exigences règlementaires est coûteuse et difficile à respecter 30/09/2008 - slide 35 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Evolutions communautaires La Commission s’est engagée à revoir les règles de la e-facturation (Art. 237 de la Directive), pour prendre en compte les évolutions technologiques L’étude réalisée par la Commission porte sur les points suivants : Obligations d’émettre une facture Contenu de la facture Archivage de la facture Facture électronique Autres, .. 30/09/2008 - slide 36 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Autres Travaux Expert group on e-invoicing Standartisation (CEN) Fiscalis programme on auditing e-invoicing 30/09/2008 - slide 37 - © CMS Bureau Francis Lefebvre

Expert group on e-invoicing Décision de la Commission du 31 oct. 2007 de créer ce groupe de travail Travaux à remettre au plus tard le 31 décembre 2009 Objectifs Identifier les points faibles du cadre règlementaire relatif à la facturation électronique Identifier les besoins des entreprises Identifier les données visées par ce process (TVA, paiement, etc) Etablir une structure conceptuelle commune et proposer des solutions pour encourager le développement de la facture électronique 30/09/2008 - slide 38 - © CMS Bureau Francis Lefebvre