Direction médicale – octobre-novembre 2009 FORMATION DES BINOMES DEPARTEMENTAUX Médecin - Secrétaire

Direction médicale – octobre-novembre 2009 De quoi on parle ? DES LETTRES DE SORTIE (LS) … des LS – zone DRG (pas BS, pas PSY…) … des LS – document de base du codage DE LA FORMATION DES INTERNES à la rédaction des LS … et des secrétaires

Direction médicale – octobre-novembre 2009 parce qu’une lettre de sortie…. c’est … ce n’est pas…. ce n’est pas facile … un document structuré

Direction médicale – octobre-novembre 2009 … ce n’est pas facile et les enjeux financiers sont importants Patient hospitalisé pour cholécystite aiguë -> cholécystectomie laparoscopique SANS comorbidités-complications Cholécystite aiguë – cholécystectomie laparoscopique Cost-weight – chf 3’088.- AVEC comorbidités-complications Cholécystite aiguë – décompensation diabétique – IRA – CKK laparoscopique Cost-weight – chf 5’571.- Patient hospitalisé pour fracture EDR – durée du séjour 16 jours Long séjour – SOUS-DOCUMENTE DRG 251 – « Inlier » 3-12 jours hospitalisation Forfait base – max 12 jours chf 5’412.- Long-séjour – DOCUMENTATION OK Tous les jours d’hospitalisation sont médicalement justifiés et documentés Forfait « hight outlier » 16 jours chf 15’900.-

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Nouvelles directives OFS –> nouvelle LS Répondre aux exigences de l’Office fédéral de la statistique (OFS) (essentiellement les comorbidités et tumeurs) Mise en application – 1 er janvier 2010 Pas une révolution -> une harmonisation pour les LS (image HUG) … mais un changement conséquent pour les secrétaires (Formulaire-DPI) Les services médicaux gardent leurs spécificités Objectif supplémentaire de la Direction médicale : optimiser l’existant harmoniser les pratiques

Direction médicale – octobre-novembre 2009 L’implémentation orale d’une l’information ne suffit pas informer ne suffit pas il faut former et implémenter informatiquement Nouvelles consignes OFS – janvier 2010 comorbidités actives comobidités inactives tumeurs

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Stratégie Direction médicale Direction médicale Dossier patient -> sGT « Amélioration de la documentation clinique » PLENUM du collège des chefs de service juin 2009 septembre 2009 RENCONTRE des chefs de département septembre 2009 travail à 3 niveaux 1) Nomenclature Structure et chronologie de la LS (socle minimal commun, non négociable) Dictionnaire des termes autorisés 2) Document informatique Passage par étapes à « Formulaires-DPI » 3) Concept formation théorique des médecins et des secrétaires aux LS VOUS

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Vous ? Binômes ! APSI CHIRURGIE GYNECO-OBSTET MEDECINE NEUCLI DERMATO PED Dr Y. GASCHE Mme M. RIEDWEG Dr D. SUVA Mme C. JORAND Dr P. DALLENBACH / Dr M. BOULVAIN Mme M. IVOL Dr M. NENDAZ Mme D. BOIS Dr J. HORVATH, Dr P. TRIPET, Dr N. MAVRAKANAS Mme D. BUHLER Dr E. LAFFITTE Mme M. BONA Dresse S. CHALIER / Dr M. MARTINEZ Mme F. MAILLARD

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Binômes VOTRE RÔLE Dépositaire de la direction médicale Relais avec les services ds votre Dept Sensibiliser les services aux enjeux financiers des LS Garant de la formation aux LS Faire adapter les exemples aux services (KIT formation) Associer les secrétaires (garantes bonne utilisation de la structure LS, signalent les erreurs récurrentes) A VOTRE DISPOSITION KIT formation : Pocket Directives de rédaction Diaporama Site intranet Futur : LS qui ont posé des problèmes aux codeurs à disposition des formateurs

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Concept de formation «médecins-secrétaires» La Direction médicale énonce les « exigences minimales » à respecter pour les LS, la formation vient en support à la mise en pratique des nouvelles règles Renforcer la formation théorique des médecins (existe déjà dans les Services) Associer les secrétaires : - présentes lors de la formation des médecins aux directives de rédaction - renforcer l’information des enjeux de la documentation médicale dans DPI

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Concept formation des médecins : Rôles DEPARTEMENT SERVICE MEDICAL CHEFS DE CLINIQUE Garant harmonisation documentation Application de « socle minimum commun » LS Application de « directives de rédaction » Site Intranet – KIT formation Formation théorique octobre/avril Info-flash (nouvelles règles en cours année) Atelier de rédaction (suggestion) Formation individuelle via correction des LS sur dossier

Direction médicale – octobre-novembre 2009 POLITIQUE-décisionnel Département THEORIQUE Département PRATIQUE Individuel (chefs de clinique) Info-flash Atelier Concept formation médecins : 3 niveaux Directives de rédaction (KIT de formation) Direction médicale

Direction médicale – octobre-novembre 2009 THEORIQUE Département PRATIQUE Service Info-flash Concept formation secrétaires : 2 niveaux colloques Cheffes de secrétariat (spécificités des Services = inchangé) Formation administrative (notions bases) « Autour de la LS » - site intranet en cours Direction médicale

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Questionnaire : Formation des médecins – état des lieux (à retourner svp : F. Schubauer – Département de chirurgie)

Direction médicale – octobre-novembre 2009 La lettre de sortie doit représenter AVANT : le patient et sa maladie MAINTENANT : le patient dans l’hôpital

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Critères d’une bonne lettre de sortie la lettre de sortie doit représenter l’entier du séjour l’état du patient les raisons des actes pratiqués

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Conclusion La LS reste prioritairement un document médical destiné aux médecins traitants et au dossier du patient (document de synthèse) Une bonne lettre de sortie: - traduit la pensée médicale - intègre les principes généraux du codage Avec un double effet : - un document clinique complet, pertinent - une optimalisation du cost-weight bien documenté = bien remboursé

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Votre dossier de documentation contient : Formation des binômes (diaporama) Socle minimal commun Supports didactiques : Directives de rédaction (structure et définitions) Directives de rédaction (diaporama) Pocket (plaquettes plastifiées + listing des med = nb postes) Adresse Intranet – Centre de formation Le listing des documents concernés et migration sur Formulaire Questionnaire – Formation des médecins état des lieux Pour information – Présentation faite aux chefs de département

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Socle minimal commun (cf dossier)

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Les supports didactiques : KIT formation (cf dossier) Présentation Powerpoint Pocket Directives de rédaction ( définitions) Définitions des paragraphes Les fonctions de la LS Aspect médico-économique de la LS Qu’est-ce qu’une bonne LS…… Structure, définitions, exemples Guideline des paragraphes

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Directives de rédaction – rôle du binôme médecin Adapter les exemples à votre spécialité

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Site Intranet

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Informatique – Migration progressive

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Informatique : 3 cas de figure Formidoc «simple»Formidoc - Paragraphes pré-remplis - Paragraphes spécifiques déjà Formulaire-DPI Passage à Formulaire Reste Formidoc 1 er temps Adaptation au SMC Passage Formulaire courant 2010 Reste Formulaire-DPI Adaptation au SMC

Direction médicale – octobre-novembre 2009 Informatique : planning migration (cf dossier)

Direction médicale – octobre-novembre 2009 REDACTION D’UNE LETTRE DE SORTIE / TRANSFERT / DECES Directives de la Direction médicale – janvier 2010 Présentation rapide du Diaporama