Le guide du Manager

Favoriser l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle des collaborateurs Prendre en compte les situations individuelles des collaborateurs Gagner en souplesse dans l’organisation du travail Motiver des collaborateurs davantage satisfaits de leur situation professionnelle Accompagner des changements importants (projets immobiliers, dématérialisation…) Expérimenter un mode de travail novateur répondant à des attentes et des besoins des collaborateurs

Le télétravail Définition Principes Volontariat Réversibilité Egalité La loi du 22 mars 2012 a défini la notion de télétravail. Ainsi, conformément aux dispositions de l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci. Principes Volontariat « Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur concernés» (article 2 de l'ANI du 19 juillet 2005). Il est précisé dans l’article L1222-9 du code du travail que le refus d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture du contrat de travail. Le volontariat est fondé sur un principe d'acceptation mutuelle, tant au niveau de l’entreprise que du salarié. Réversibilité « Si le télétravail ne fait pas partie des conditions d’embauche, l’employeur et le salarié peuvent, à l’initiative de l’un ou de l’autre, convenir par accord d’y mettre fin et d’organiser le retour du salarié dans les locaux de l’entreprise» (article 2 de l'ANI du 19 juillet 2005). Ainsi, conformément aux dispositions de l’article L1222-9 du code du travail, le contrat de travail ou son avenant précise (…) les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail. De plus, l’article L1222-10 du code du travail énonce que l’employeur est tenu de donner priorité au salarié pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles et de porter à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature. Egalité « Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise » (article 3 de l'ANI du 19 juillet 2005). Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits individuels et collectifs que l’ensemble des salariés, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’accès aux informations syndicales et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’entreprise. De même, ils ont accès aux prestations du comité d'entreprise tout comme les autres collaborateurs. Ils bénéficient des mêmes conditions de participation et d'éligibilité aux élections des Instances Représentatives du Personnel. La charge de travail et l'amplitude horaire demandées au télétravailleur sont équivalentes à celles des salariés ayant des fonctions analogues, mais travaillant en permanence dans les locaux de l’entreprise. Les dispositions en matière de gestion de carrière seront applicables de la même manière. Entretien En application des dispositions de l’article L1222-10 du code du travail, l'employeur est tenu à l'égard du salarié en télétravail d'organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail. Respect « L’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur. Si un moyen de surveillance est mis en place, il doit être pertinent et proportionné à l’objectif poursuivi et le télétravailleur doit en être informé. La mise en place, par l’employeur, de tels moyens doit faire l’objet d’une information et d’une consultation préalable du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel dans les entreprises qui en sont dotées» (Article 6 de l'ANI du 19 juillet2005). Le suivi de la productivité doit être le même pour les télétravailleurs et les sédentaires. L'organisation du télétravail à domicile s'exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service : le salarié doit être joignable à tout moment par l’entreprise sur les plages fixes. (9h30 – 11h30 et 14h – 16h). Sur les plages horaires mobiles (7h – 9h30, 11h30 – 14h et 16h – 19h), le salarié n’est joignable que s’il a badgé.

Le télétravail Le télétravail apparaît comme un élément de réponse aux enjeux suivants : Promotion du développement durable Prévention des risques psycho-sociaux Gestion de la continuité de l’activité Accompagnement des réorganisations internes Levier sur la production Levier sur le management Les craintes identifiées : La réponse du cadre local : pour l’organisme et les managers Perte de l’attachement aux valeurs de l’entreprise : dissolution de la culture d’entreprise et du sentiment d’appartenance, délitement de l’esprit d’équipe et de l’implication. Perte de contrôle sur le salarié : le contrôle de l’activité du salarié à son domicile est plus ou moins aisé. Facilité sur les activités de production par les indicateurs de pilotage, il est plus aléatoire sur des activités d’expertise dont les rendus s’apprécient essentiellement de façon qualitative. Impact sur la productivité : certains managers peuvent craindre qu’à moyen terme la productivité d’un télétravailleur ne se dégrade. pour les salariés Isolement social, Etre oublié, Etre invisible, Ne pas être suffisamment encadré, Etre moins conscient des changements de l’entreprise, Vivre une ingérence de la vie professionnelle dans la vie personnelle et vice versa. Le télétravail n’est envisagé que 2 jours par semaine au maximum. Le télétravail est réservé aux agents dont la maîtrise de l’emploi est jugée suffisante par leur manager et dont l’autonomie est validée par le processus de sélection (en sus d’une ancienneté minimale). Le télétravail est réversible : si les objectifs de production ne sont pas atteints, le télétravail prend fin à l’issue de la période d’un an définie par l’avenant au contrat de travail. Les 2 jours par semaine minimum passés dans l’organisme ainsi que la mise en place de nouveaux outils de communication assurent le maintien du lien social. Le respect des horaires variables, comme sur site, assure une séparation des temps professionnels et personnels et une adéquation des temps de travail entre le télétravailleur et ses collègues. La clause de réversibilité assure la possibilité de retour sur site, si l’expérience se révélait non concluante pour le télétravailleur.

La mise en œuvre du télétravail dans notre organisme Campagne « Télétravail » : tous les ans, le télétravail est proposé par note de service au salariés éligibles qui disposent d’un délai pour se manifester. Durée de l’avenant au contrat de travail : 1 an, avec une période d’adaptation de 4 mois la première année de télétravail, pas de reconduction implicite ou tacite. Horaires de travail : les mêmes que pour les sédentaires : c’est le protocole d’accord « Horaires variables » qui s’applique. Absences Congés : l’indemnité forfaire est payée sur 10,5 mois afin de neutraliser les absences pour congé. Arrêts de travail : le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle de 10 € pour un jour de télétravail par semaine est suspendue en cas d’absence de plus d’un mois. Accident : le domicile est considéré comme étant le lieu de travail du moment que le salarié a badgé. Equipement de travail un fauteuil, un ou deux écrans, un clavier et une souris, un ordinateur portable et son sac de transport, une station d’accueil, une table si le télétravailleur en fait la demande, une lampe si le télétravailleur en fait la demande, un repose-pieds si le télétravailleur en fait la demande. Le téléphone est intégré à l’ordinateur (softphone) En cas de panne, le télétravailleur en informe immédiatement son manager qui peut lui demander un retour dans les locaux de la CPAM. Confidentialité et charte informatique Même au domicile, le salarié est garant du respect de la confidentialité des données : il doit débadger dès qu’il s’absente de son poste et doit s’assurer que personne ne peut visualiser les données qu’il manipule.

Le processus d’adhésion au télétravail Fiche de candidature COLLABORATEUR Dépôt de l’autodiagnostic MANAGER Avis écrit Principes : Motivation Aptitudes Accord sur les critères techniques ../.. Principes : CDI Expérience Autonomie Implication ../.. AVIS DRH ACCORD DE PRINCIPE REFUS MOTIVE Vérification débit ADSL Diagnostique électrique du domicile conforme non conforme Refus de mise aux normes Réalisation des travaux par le collaborateur Mise en situation Formation RDV Santé au travail Evaluation de la mise en situation (entretien collaborateur, RH et Manager) ACCORD DEFINITF Directeur Signature avenant Installation technique du collaborateur Visite CHSCT ou Médecin du travail (sur RDV) Evaluation à 3 mois

Des conseils pour bien vivre le télétravail La relation à distance modifie les aspects relationnels et exige une coordination spécifique. Le télétravail requiert une pratique maitrisée du management par objectifs : il nécessite de formaliser davantage et d’être transparent. Quelques éléments de bonne pratique à prendre en compte pour manager à distance. Réexaminer la façon de penser la supervision des équipes lorsqu’elles télétravaillent et définir clairement les règles de fonctionnement. Prévoir le même dispositif d’évaluation de la productivité pour les télétravailleurs et les sédentaires. Adapter les modalités de contrôle de l’activité : superviser par objectifs ou livrables attendus. Définir précisément les attendus : bien définir les délais impartis, instaurer des points réguliers avec un bilan hebdomadaire lors de la présence sur site du salarié. Prévoir des réunions bilatérales régulières dans les bureaux à un rythme défini. Planifier les jours en télétravail et ceux sur site. Définir les modes de communication et déterminer les plages horaires au cours desquelles le télétravailleur est joignable. Formaliser la communication : appeler régulièrement, prendre des nouvelles, féliciter et être disponible. Appliquer les règles de déclaration de congés maladie ou d’accidents du travail de façon identique à ceux qui sont sur site. Envisager un arrêt (réversibilité) de la situation de télétravail : s’il y a des difficultés de performance au travail, il faut envisager le retour sur site.

Des conseils pour bien vivre le télétravail Organiser le travail d’équipe Avoir le réflexe de solliciter le télétravailleur et non un collègue, parce que lui est physiquement là. Ne pas oublier le reste de l’équipe qui n’a pas souhaité télétravailler, s’assurer que la charge de travail de ces derniers n’augmentera pas parce que les télétravailleurs se dégageront de tâches habituellement effectuées sur site (exemple : classement, archivage …). Veillez au maintien de la polyvalence entre télétravailleurs et sédentaires (pas de spécialisation des uns ou des autres sur des tâches spécifiques). Favoriser les réunions d’équipe les jours où le télétravailleur est présent dans l’entreprise pour maintenir son sentiment d’appartenance à l’équipe et au projet et éviter l’éloignement social. Ne pas oublier le télétravailleur dans les e-mails. Faire attention à solliciter le télétravailleur à bon escient en respectant les plages horaires fixes et en s’assurant que le télétravailleur a badgé. L’article 6 de l’ANI indique que l’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur. Partager un planning visuel permettant de faire apparaître les présences (physique ou non) ou absences de chacun : télétravail, temps partiel, congés, etc…

Les questions les plus fréquentes Qui fournit une assistance technique en cas de perturbation de l’équipement ? Le helpdesk de l’organisme fournit le même niveau d’assistance informatique que pour les équipes en interne. Si toutefois, une panne ne pourrait être résolue dans un temps raisonnable, alors le télétravailleur réintégrerait les locaux le temps de la réparation. Est ce que les heures de travail sont les mêmes que celles des salariés non télétravailleurs ? Oui, par respect du principe d’équité autant au niveau des horaires que des taches confiées. Ainsi, les horaires de travail sont de 39 heures / 35 heures par semaine, pour un salarié à temps plein avec une amplitude quotidienne. L’amplitude horaire demandée au télétravailleur est équivalente à celle des collaborateurs ayant des fonctions analogues mais travaillant en permanence dans les locaux de l’organisme. Faut-il changer les méthodes d’encadrement ? Non, il est conseillé de les adapter en responsabilisant et en développant un bon niveau de confiance avec le télétravailleur. Le télétravailleur n’est pas exclu de l’équipe, il doit également être invité aux réunions de service afin qu’il ne perde pas le contact avec l’organisme. Ces réunions doivent être planifiées lors des jours de présence du télétravailleur. Comment mettre fin à l’avenant et réintégrer le télétravailleur dans les locaux de l’organisme ? La résiliation de l’avenant peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une ou l’autre des parties. En période d’adaptation (les 4 premiers mois), le préavis est de 15 jours. Après cette période, le délai de prévenance passe à un mois. Si le manager estime ou constate que ce mode de travail à distance n’est pas adapté au bon fonctionnement du service, il doit contacter la responsable RH, dans le respect des délais impartis, afin de mettre fin au télétravail de l’agent. Comment puis-je savoir si, un jour donné, mon collaborateur en télétravail est présent ou non dans les locaux ? Il est recommandé d’établir avec le télétravailleur un planning afin d’établir les jours de présence dans les locaux de l’organisme. Il est fortement conseillé de définir, chaque fin de mois, le planning de présence du télétravailleur pour le mois suivant, ainsi que de faire valider tout changement de date par le manager au minimum 48 heures avant. Comment puis-je connaître l’état d’avancement des tâches confiées ? Le manager a la possibilité de contrôler l’activité du télétravailleur tout comme il contrôle celle des salariés présents dans l’organisme, par tous les outils de pilotage et de communication à sa disposition. Il a notamment la possibilité de l’appeler par téléphone. Afin de préserver la vie privée du salarié, des plages horaires d’accessibilité sont toutefois définies par le badgage au poste du télétravailleur. Le manager garde la possibilité de demander au télétravailler d’envoyer des points récapitulatifs des taches accomplies par courrier électronique, par téléphone… à une périodicité préfixée (ex : chaque semaine). Comment dois-je évaluer mon collaborateur en télétravail ? Le manager doit respecter l’égalité de traitement avec les autres membres de son équipe et l’évaluer sur les mêmes critères. Le suivi de la réalisation de son travail est d’autant plus important pour un télétravailleur que ce mode d’organisation induit des marges d’autonomie et de prise d’initiatives plus grandes. Quelles sont les technologies utilisées pour maintenir le contact ? L’organisme met à disposition du télétravailleur un environnement de travail complet incluant, entre autre, une ligne téléphonique dédiée, une boîte mail...

Questions/Réponses Hotline Informatique SDGDI ou le 7077 Je n’arrive pas à joindre mon télétravailleur ? Si la solution de téléphonie embarquée n’est pas opérationnelle, dans un premier temps, prévenez le télétravailleur par email pour qu’il relance l’application. Si la panne persiste, ouvrez un ticket d’incident auprès du service informatique local (ce peut être toute la solution IP de la CPAM qui est hors service ou bien l'application sur le poste concerné). Le télétravailleur est de retour au sein de l'organisme car son pc est en panne. Peut-il récupérer les jours de télétravail ? Oui, si cela est compatible avec les contraintes du service. Le télétravailleur a un souci de transport, il souhaite prendre son jour de télétravail Pourquoi pas si cela permet d’éviter la pose d’un jour de congé (intempéries…). Je souhaite passer voir le télétravailleur sans lui dire, ais je le droit ? Non, il est nécessaire de recueillir l’accord expresse du salarié avant toute visite à son domicile. Le télétravailleur a un souci sur un dossier nécessitant ma présence, doit il revenir dans nos locaux ? Non, les outils collaboratifs doivent permettre de travailler ensemble à distance. Le manager peut cependant, de manière exceptionnelle, demander la présence du collaborateur à une réunion par exemple. Plusieurs télétravailleur souhaitent prendre les mêmes jours de télétravail ? C’est possible dans la mesure où les sédentaires ne se sentent pas isolés. La planification des jours de télétravail est importante car elle permet de lisser les jours de télétravail dans un service. Le télétravailleur souhaite cumuler ses jours de télétravail avec ses vacances ? Le manager doit veiller à ce que le lien avec l’entreprise soit maintenu : la pose systématique de congés les jours où le télétravailleur est sur site peut poser problème. La production de mon télétravailleur a diminué, puis je arrêter son expérimentation ? Oui, le télétravail est réversible à tout moment, avec un préavis d’un mois. Le télétravailleur envoi des mails très tard. Doit il arrêter ? Oui, si les créneaux horaires ne sont pas compris dans les plages mobiles définies par le protocole d’accord « Horaires variables ». Le télétravailleur a commencé tôt mais il doit emmener ses enfants à l’école. Doit il dépointer ? Oui, dès qu’il s’absente de son poste pour plus de 10min, le télétravailleur doit débadger. Quel reporting dois je faire pour ma Direction ? Le manager doit remplir le tableau de suivi du télétravail et le transmettre au chef de projet « Télétravail » tous les 3 mois. De plus, il doit formaliser les bilans d’étapes effectués et les transmettre au chef de projet. Hotline Informatique SDGDI ou le 7077 Référent RH Claudine ROSSI Chefs de projet Ariane LAVELLE Virginie PEYON Equipe dédiée teletravail@cpam-albi.cnamts.fr

Notes