L’ART DU FINANCEMENT Linda LAUZON JANVIER 2003

LE FINANCEMENT ET LE MARIAGE La recette de la réussite du financement d’un organisme ou d’un projet ressemble étrangement à la recette pour réussir son mariage.

INGRÉDIENTS Affinité Affinité Transparence Transparence Respect Respect Persévérance Persévérance Passion Passion Intégrité Intégrité Fidélité Fidélité Complicité Complicité Patience Patience Contrat !!! Contrat !!!

LES ÉTAPES 1. L’EXPLORATION 2. LA RÉDACTION 3. LA GESTION 4. L’ÉVALUATION

Étape 1 - L’EXPLORATION Par où commencer ? L’ANALYSE DE BESOINS QUEL EST LE BESOIN QUI A ÉTÉ FORMULÉ OU IDENTIFIÉ PAR MA COMMUNAUTÉ ET/OU MON PUBLIC CIBLE?

L’EXPLORATION (suite) Paramètres du projet Déterminez les paramètres de votre projet … Déterminez les paramètres de votre projet … Objectifs Objectifs Durée Durée Cible (territoire) Cible (territoire) Enjeux Enjeux Impact Impact Budget préliminaire Budget préliminaire Partenaires Partenaires

L’EXPLORATION(suite) Paramètres du projet Recueillir des preuves de l’appui communautaire ou du besoin Recueillir des preuves de l’appui communautaire ou du besoin Vérifier la portée du projet avec les autres organismes communautaires afin d’éviter le dédoublement Vérifier la portée du projet avec les autres organismes communautaires afin d’éviter le dédoublement Inviter les partenaires potentiels à une rencontre préparatoire afin d’obtenir des engagements solides Inviter les partenaires potentiels à une rencontre préparatoire afin d’obtenir des engagements solides

L’EXPLORATION (suite) Approbation et ressources Le projet se rapporte-t-il à la mission de votre organisme ? Le projet se rapporte-t-il à la mission de votre organisme ? Le projet fait-il partie d’une stratégie globale? Le projet fait-il partie d’une stratégie globale? Les DG, avez-vous consulté votre CA ? Avez-vous leur approbation? Les DG, avez-vous consulté votre CA ? Avez-vous leur approbation? Les CA, avez-vous consulté votre DG afin de déterminez si votre organisme a les ressources nécessaires pour mener ce projet à terme … avec succès ? Les CA, avez-vous consulté votre DG afin de déterminez si votre organisme a les ressources nécessaires pour mener ce projet à terme … avec succès ?

L’EXPLORATION (suite) Recherche de bailleurs de fonds Identifier les bailleurs de fonds potentiels Identifier les bailleurs de fonds potentiels Identifier les programmes disponibles et leurs dates de tombée Identifier les programmes disponibles et leurs dates de tombée Repérer les objectifs des programmes, leur admissibilité, leurs critères et leurs priorités Repérer les objectifs des programmes, leur admissibilité, leurs critères et leurs priorités

L’EXPLORATION (suite) Recherche de bailleurs de fonds Prendre connaissance du genre de projets subventionnés par le même programme Prendre connaissance du genre de projets subventionnés par le même programme Si nécessaire, entrer en contact avec un organisme subventionné par le même bailleur de fonds afin d’obtenir des précisions Si nécessaire, entrer en contact avec un organisme subventionné par le même bailleur de fonds afin d’obtenir des précisions

L’EXPLORATION (suite) Recherche de bailleurs de fonds Prenez rendez-vous avec l’agent responsable afin : Prenez rendez-vous avec l’agent responsable afin : de faire connaissance de faire connaissance de lui présenter votre projet préliminaire de lui présenter votre projet préliminaire de recueillir ses commentaires pour ajuster votre tir, si nécessaire. de recueillir ses commentaires pour ajuster votre tir, si nécessaire.

L’EXPLORATION (suite) Participation des partenaires La différence entre un partenaire et un appui … La différence entre un partenaire et un appui … La nature de leur implication ? La nature de leur implication ? Y-a-t’il une contribution financière? Y-a-t’il une contribution financière? Y-a-t’il un protocole d’entente ? Y-a-t’il un protocole d’entente ? Qui est l’organisme responsable? Qui est l’organisme responsable? Les tâches et responsabilités de chacun y sont-elles clairement définies ? Les tâches et responsabilités de chacun y sont-elles clairement définies ? Y-a-t’il une clause en cas de différend ? Y-a-t’il une clause en cas de différend ?

Étape 2 - LA RÉDACTION VOUS MAINTENANT PRÊT À RÉDIGER VOTRE DEMANDE DE FINANCEMENT

RÉDACTION (suite) Prenez votre temps … Une bonne demande en vaut la peine…pour vous et pour votre bailleur de fonds Une bonne demande en vaut la peine…pour vous et pour votre bailleur de fonds Gardez votre vision tout au long de l’élaboration de votre demande… Gardez votre vision tout au long de l’élaboration de votre demande… Ne sacrifier pas votre idéologie pour rencontrer des critères... Ne sacrifier pas votre idéologie pour rencontrer des critères...

RÉDACTION (suite) Suggestions pour une bonne demande... Style: Style: Utilisez un langage clair et précis Utilisez un langage clair et précis Racontez une histoire intéressante et dans un contexte précis Racontez une histoire intéressante et dans un contexte précis Soyez concis (less is more) Soyez concis (less is more) Soyez honnête Soyez honnête Soyez passionnés et convaincants Soyez passionnés et convaincants Vous avez des doutes, demandez des conseils … Vous avez des doutes, demandez des conseils …

RÉDACTION (suite) Qui êtes-vous … Établissez votre crédibilité Établissez votre crédibilité Nombre d’années d’existence Nombre d’années d’existence Réalisations majeures Réalisations majeures Parler de l’expertise au sein de votre équipe Parler de l’expertise au sein de votre équipe Décrire ce que vous faites et pour qui … Décrire ce que vous faites et pour qui … Mettre de l’emphase sur les activités pertinentes Mettre de l’emphase sur les activités pertinentes

RÉDACTION (suite) Parlez de votre projet … QUOI ? QUOI ? Sommaire de ce que vous voulez accomplir et comment vous allez vous y prendre Sommaire de ce que vous voulez accomplir et comment vous allez vous y prendre Objectifs et activités principales Objectifs et activités principales Buts à atteindre à court et à long terme Buts à atteindre à court et à long terme

RÉDACTION (suite) Parlez de votre projet … POURQUOI ? POURQUOI ? Décrire les enjeux et besoins identifiés Décrire les enjeux et besoins identifiés Identifier le groupe cible de façon précise Identifier le groupe cible de façon précise Fournir des données à l’appui, s’il y a lieu Fournir des données à l’appui, s’il y a lieu

RÉDACTION (suite) Parlez de votre projet … COMMENT ? COMMENT ? Plan de travail : qui fait quoi et quand Plan de travail : qui fait quoi et quand Échéances réalistes Échéances réalistes Identifier les participants et leur contribution (rôle de chacun) Identifier les participants et leur contribution (rôle de chacun) Ne pas ré-inventer la roue… Ne pas ré-inventer la roue… Fournir les descriptions de tâches, le contenu des ateliers, etc. (selon le projet) Fournir les descriptions de tâches, le contenu des ateliers, etc. (selon le projet)

RÉDACTION (suite) Budget COMBIEN ? COMBIEN ? Montant demandé par rapport au budget d’opération de votre organisme Montant demandé par rapport au budget d’opération de votre organisme Faire le lien entre le plan de travail et coûts identifiés au budget Faire le lien entre le plan de travail et coûts identifiés au budget Coût total Coût total montant demandé montant demandé subvention pour quoi ? subvention pour quoi ?

RÉDACTION (suite) Budget valeur des contributions en espèces / travail des bénévoles valeur des contributions en espèces / travail des bénévoles autres sources de financement du projet, anticipées et confirmées autres sources de financement du projet, anticipées et confirmées

RÉDACTION (suite) Durabilité/Viabilité Démontrer le remplacement des fonds par d’autres sources de financement Démontrer le remplacement des fonds par d’autres sources de financement Autres partenaires au financement : Autres partenaires au financement : Qui sont-ils? Qui sont-ils? Sont-ils engagés à long-terme? Sont-ils engagés à long-terme?

RÉDACTION (suite) Succès sur mesure... Soyez réaliste ! Soyez réaliste ! Les objectifs sont-ils mesurables ? Les objectifs sont-ils mesurables ? Identifier les indicateurs de rendement Identifier les indicateurs de rendement Bien décrire les résultats espérés Bien décrire les résultats espérés

RÉDACTION (suite) Évaluation Paramètres de ce que vous mesurez Paramètres de ce que vous mesurez Ce que vous évaluerez et comment Ce que vous évaluerez et comment Collection des éléments requis pour l’évaluation finale du projet…qui en est responsable ? Collection des éléments requis pour l’évaluation finale du projet…qui en est responsable ?

RÉDACTION (suite) Répondants/Références Bien choisir ses références et les en informer !!! Bien choisir ses références et les en informer !!! Choisir des conseillers externes qui peuvent parler de vous de façon impartiale Choisir des conseillers externes qui peuvent parler de vous de façon impartiale Répondants qui ont une connaissance de vos activités Répondants qui ont une connaissance de vos activités

RÉDACTION (suite) Rappels utiles Si vous avez la chance de faire réviser votre demande par quelqu’un à l’extérieur de votre organisme, FAITES-LE ! Si vous avez la chance de faire réviser votre demande par quelqu’un à l’extérieur de votre organisme, FAITES-LE ! Rappelez-vous ce qui est clair pour vous ne l’est pas nécessairement pour tout le monde. Rappelez-vous ce qui est clair pour vous ne l’est pas nécessairement pour tout le monde.

RÉDACTION (suite) Rappels utiles Fournir la documentation à l’appui (ex. : dossier maître) Fournir la documentation à l’appui (ex. : dossier maître) Éviter les délais et vérifier que vous avez bien fourni toutes les pièces demandées Éviter les délais et vérifier que vous avez bien fourni toutes les pièces demandées Vous êtes maintenant prêts à envoyer votre demande!

Étape 3 – LA GESTION Bravo ! Votre demande de financement a été acceptée.

GESTION (suite) Faites les ajustements nécessaires au budget et aux échéanciers selon les termes du contrat de financement alloué Faites les ajustements nécessaires au budget et aux échéanciers selon les termes du contrat de financement alloué Respectez votre plan de travail Respectez votre plan de travail Faites une évaluation sommaire du projet au minimum à tous les 3 mois Faites une évaluation sommaire du projet au minimum à tous les 3 mois

GESTION (suite) Si vous souhaitez garder l’intérêt de vos partenaires, les tenir informés de tout développement et les inclure dans le processus décisionnel Si vous souhaitez garder l’intérêt de vos partenaires, les tenir informés de tout développement et les inclure dans le processus décisionnel Avisez votre agent immédiatement de toute problématique ou de tout changement au plan initial Avisez votre agent immédiatement de toute problématique ou de tout changement au plan initial Soumettez des rapports d’activités complets et précis suivant les termes du contrat de financement et À TEMPS … Soumettez des rapports d’activités complets et précis suivant les termes du contrat de financement et À TEMPS …

GESTION (suite) Respectez votre budget Respectez votre budget Si possible et tout dépendant du montant et de la période sous financement, garder une comptabilité séparé pour votre projet (un autre compte bancaire) Si possible et tout dépendant du montant et de la période sous financement, garder une comptabilité séparé pour votre projet (un autre compte bancaire)

GESTION (suite) Garder des dossiers complets et à jour, tant sur le plan financier que sur le plan logistique, pour référence future à : Garder des dossiers complets et à jour, tant sur le plan financier que sur le plan logistique, pour référence future à : vos bailleurs de fonds vos bailleurs de fonds vos partenaires vos partenaires vos conseils d’administration vos conseils d’administration vos successeurs vos successeurs

ÉTAPE 4 – L’ÉVALUATION Trouver la méthode qui vous permettra de mieux évaluer votre projet, tant sur le plan quantitatif que qualitatif Trouver la méthode qui vous permettra de mieux évaluer votre projet, tant sur le plan quantitatif que qualitatif Sondages Sondages Compilation de données statistiques Compilation de données statistiques Rapports d’activités Rapports d’activités etc… etc… Prouver que vos objectifs ont été atteints Prouver que vos objectifs ont été atteints

ÉVALUATION (suite) Évaluer les résultats inattendus…plus que prévu et pourquoi Évaluer les résultats inattendus…plus que prévu et pourquoi Adresser les déficits/surplus ou changements/fluctuations majeurs Adresser les déficits/surplus ou changements/fluctuations majeurs Post-mortem Post-mortem Avec les partenaires Avec les partenaires Avec les collaborateurs Avec les collaborateurs

QUESTIONS ???