Dématérialisation du dossier patient vers le zéro papier stocké  Enjeux et méthodes Dr. Valérie WENGER Dr. Gabriel NISAND Hôpitaux Universitaires de Strasbourg

Enjeux Contexte : orientations nationales : programme hôpital numérique (DGOS nov. 2011) , lien avec la certification HAS, réglementation Gains qualitatifs Disponibilité de tous les éléments du dossier patient à tout moment Réduction des risques liés à la perte d’information Non redondance des examens complémentaires Accès simultanés par plusieurs utilisateurs (plus de « course au cardex ») Véritable dossier patient unique 27 indicateurs du programme hôpital numérique sont intégrés dans les critères de la certification Exemple critère : D2.3 Taux de services pour lesquels le dossier patient informatisé intègre les comptes-rendus (de consultation, d’hospitalisation, opératoires, d’examens d’imagerie), les traitements de sortie et les résultats de biologie

Enjeux Gains organisationnels Gain de temps. de classement par les secrétaires des services cliniques, les externes et des services prestataires (ex biologie). de recherche de tout ou partie du dossier. de récupération du dossier archivé. de transport et manutention du dossier, de distribution des résultats (vaguemestre). Gain de place dans les services et aux archives. Gains financiers : mouvements archives, volume d’archives, consommable, temps secrétariat. 130 000 euros de frais d’archives par an en ophtalmologie. Biologie: 3,421 x106 feuilles par an de résultats pour 4 700 bilans (2 feuilles par bilan) par jour, soit 6 843 ramettes de 500 feuilles A4 (342 m de hauteur ou un immeuble de 100 étages), pour un coût de 34 215 € par an. 1,4 million d’euros / an de film argentique.

Condition préalable = avoir un dossier patient informatisé Éléments du DPI déjà dématérialisés Courriers d’hospitalisation Biologie Imagerie médicale Prescriptions médicales et Dossier d’unité de soins (>25%  100% fin 2015) Observation médicale Dossier paramédical (kiné, diét, …) Dossier social Rendez-vous Programmation bloc opératoire

Structuration du DPI structuration partagée rangement permanent Nb de questionnaires médicaux paramétrés / saisis

exemple

Méthodes Dans le cadre du contrat performance ANAP aux HUS : projet « modalités de mise en œuvre du zéro papier stocké dans les unités de soins » Groupe de travail avec 3 UF pilotes informatisées et demandeuses du zéro papier avec médecins, soignants, informaticiens, administratifs, direction des soins, DIM Travail sur les éléments du dossier : lister tous les éléments du dossier et l’outil informatique utilisé 59 éléments recensés Liste des éléments du dossier patient (déc 2012) - v3.xls Exemples d’ éléments manquants dans le DPI : Documents apportés par le patient , inventaire , consentement signé, carte de de groupe sanguin, ECG, résultats bio extérieurs , dossier d’anesthésie, CR de consultation, arrêt de travail

Que manque t-il ? Pour les courriers : les courriers de consultation (déployé avant fin 2013) Pour les images : des écrans de qualité relecture pour les cliniciens; déploiement en cours (40 écrans installés) Intégrer les CD/DVD apportés par les patients au PACS (pilotes dans 4 services réalisé, déploiement en cours) Étendre aux images produites en dehors des services d’imagerie : écho cardio-vasculaire (réalisé) , photos (ex en dermato) autres examens (ex en ophtalmo, …)

Que manque t-il ? Pour la biologie Un serveur de résultat existait Mais il manquait la décision de supprimer le papier qui dépendait de : La mise en place des outils et de l’organisation pour sécuriser la dématérialisation La décision d ‘établissement (CME) Le déploiement articulé avec la commission de biologie qui exige un référent par pôle 2 pôles pilotes en mars, déploiement aux HUS à partir de mai

Extrait du tableau des éléments du dossier

Actions en cours Paramétrage complémentaire dans le DPI Ex : Formulaires chutes, fugues, sortie contre avis médical, limitation thérapeutique, vols, préjudices Pour les documents extérieurs Showroom de scanners bureautiques Informatisation des ECG groupe de travail spécifique Étude du gain de temps gagné, et du gain financier à mener (avant/après dans services pilotes) Pour vérifier nos hypothèses

Problématiques Mettre en place une« Sentinelle » pour l’imagerie Tous les éléments signés par le patient seront scannés et archivés (archive résiduelle en dehors d’un dossier patient) Procédure dégradée pour tous les éléments est nécessaire car + efficient mais + vulnérable Pérennité des supports informatiques dans le cadre de l’évolutivité des logiciels Espace de stockage

Merci pour votre attention