L ’Évaluation de l ’impartition Alain Boucher Bureau du Vérificateur du Canada 28 septembre 2000

Travaux publics et services gouvernementaux Canada Autres formes de prestation de services: l’impartition des services de gestion immobilière Chapitre 18 du rapport de septembre 1999

Objectifs de la vérification Intérêts du gouvernement sont protégés Mesures pour réduire les risques processus d’approvisionnement conforme aux règles du gouvernement période de transision gérée efficacement cadre de responsabilisation adéquat

Nous n’avons pas remis en question la décision d’impartir Nous n’avons pas vérifié les activités de l’entrepreneur

Direction des services immobiliers 400 édifices 6 million de mètres carrés d’espace à bureau 3000 baux et plus de 500 milliard de dollars en loyers par année 3600 employés

La décision Examen des programmes Etude des activités essentielles et non essentielles tendance à l’impartition Évolution de l’industrie immobilière

Objectifs visés Atteinte des objectifs de réduction des effectifs Économies Se concentrer sur les activités essentielles

Étapes préparatoires Analyse des options Analyse des risques Détermination des services à transférer Évaluation des coûts actuels de ces services Étude de rentabilisation du projet d’impartition

Immeubles visés par l’initiative 300 immeubles répartis en 13 portefeuilles un contrat pour chaque portefeuille Peut-être un 14e portefeuille bientôt

Catégories de service gestion des immeubles (nettoyage, chauffage, etc.) réalisation de projets (construction, réparations, etc.) services de location de locaux commerciaux projets de services demandés et financés par les locataires (réaménagement, améliorations, etc.)

Type de contrat Contrat à prix coûtant plus honoraire, avec plafond Honoraires entre 5% et 6.8% Période initiale de 3 ans avec options de renouvellement (maximum 7 ans)

Processus d’appel d’offres Consultation demandes de qualification demandes de proposition critère de prix maximum à respecter accent mis sur la supériorité technique importance accordée aux employés

Le gagnant Brookfield Lepage Johnson Controls Offre supérieure pour tous les contrats Au total, 170 million de dollars par année économies de 20 million de dollars par année embauche de tous les employés au même salaire

Structure des honoraires 15 % des honoraires fondés sur le rendement prime à l’excellence: jusqu’à 5% des honoraires programme de proposisions (partage des bénéfices)

Points forts Spécifications précises et complètes Processus d’appel d’offres bien géré Utilisation de surveillants de l’équité Transfert des employés bien géré Prise en charge par l’entrepreneur sans heurts Accent sur le rendement plutôt que sur le processus Dispositions qui favorisent l’innovation

Points faibles Des retards importants dans la mise en place de mécanismes de suivi et de gestion des contrats définition et entente sur les normes spécifiques de rendement beaucoup plus longue et complexe que prévu ce qui a empêché le ministère d’effectuer une évalution complète du rendement durant la première année et une partie de la deuxième

Trop tôt pour juger si les économies prévues se concrétiseront Incertitudes quant aux: –montants de références (coûts actuels des services) –qualité et quantité des services qui seront livrés par l’entrepreneur –coûts de gestion des contrats (taille de l’infrastructure mise en place pour gérer les contrats)

Autres formes de prestation de services Défense nationale du Canada Contexte militaire différent du contexte civil Estimations des économies surestimées analyses de rentabilisation mal effectuées mise en place plus lente que prévue résistance de la part des employés

Autres formes de prestation de services Défense nationale du Canada Les ministères de la défense de d’autres pays rencontrent les mêmes problèmes incluant les Etats-Unis (ne rencontrent pas les échéanciers et ne réalisent pas les économies espérées) considèrent de plus en plus de permettre aux employés de faire des propositions pour réaliser le objectifs de réduction des coûts

Quelques Leçons Établir des calendriers réalistes et des plans d’urgence apprendre à surveiller efficacement plutôt qu”à faire consultations, communication, importance accordée aux employés augmentent les chances de succès la décision et la manière dépend des circonstances et des buts propres à chaque organisation