Bien fondé de l’Initiative Suivre & Evaluer les projets de développement, une fonction pourtant essentielle de management, est un problème de fond qui touche les projets, les institutions, le gouvernement.Suivre & Evaluer les projets de développement, une fonction pourtant essentielle de management, est un problème de fond qui touche les projets, les institutions, le gouvernement. L’idée de cette initiative en S&E a été lancée et a obtenu un don du fonds compétitif d’innovations au FIDA dont le but est de promouvoir l’innovation et encourager une approche créative à la résolution de problèmes. Ce fonds appuie les propositions qui permettront d’introduire des innovations dans les opérations du FIDA, de renforcer l’apprentissage et le partage des leçons en matière d’innovations et de contribuer au changement de la culture et des pratiques organisationnelles pour favoriser la capacité à innover. Le contexte est favorable à Madagascar, avec le Madagascar Action plan (MAP), qui trace les contours de référence pour l’alignement des objectifs de développement des parties prenantes, mais avec aussi les Unités de S&E et gestionnaires des 3 projets FIDA et du Service S&E du Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche (MAEP) fortement engagés par rapport au S&E. L’Initiative s’intègre au niveau micro dans les préoccupations des projets, et au niveau meso et macro dans les mécanismes prévus pour le pilotage du MAP, tels que les Groupes thématiques et les Programmes nationaux, régionaux et communaux de développement.

L’objectif de l’Initiative simplifier la fonction de S&E pour la rendre effectivement opérationnelle sur le terrain et l’inscrire dans une orientation stratégique de résultats, d’innovation et de capitalisation des connaissances

Quatre axes d’intervention Axe 1: Système de S&E Axe 2: Plateforme des nouvelles technologies de l’information et des communications Axe 3: Développement de connaissances Axe 4: Dimension humaine

Axe Système de S&E  Un axe Système de S&E, avec un système simplifié, axé vers les résultats et participatif, utilisé par les parties prenantes, notamment les bénéficiaires des projets, pour mieux suivre, évaluer et ajuster leurs actions et réussir ce qu’ils ont entrepris individuellement et ensemble. Les informations ainsi générées et captées par le système de S&E alimenteront les bases de connaissances et communications entre les acteurs de toute la chaîne du développement.

Axe Plateforme des nouvelles technologies de l’information et des communications  Un axe Plateforme des nouvelles technologies de l’information et des communications pour systématiser et accélérer les échanges et partages d’information et connaissances entre les acteurs du développement. Ceci pour gagner en synergies et en résultats concrets sur le terrain.

Axe Développement/renouvellement des connaissances  Un axe Développement /renouvellement des connaissances, pour constituer un répertoire des bases de connaissance générées par le terrain sur les innovations en cours pour le développement agricole, rural, la lutte contre la pauvreté et l’exclusion. Les moments de S&E participatifs sur le terrain créent un environnement d’apprentissage de proximité pour les acteurs de terrain. En organisant la gestion institutionnelle de ces connaissances, les informations du terrain contribuent au développement de nouveaux référentiels techniques et au dialogue politique.

Axe Dimension humaine  Un axe Dimension humaine, qui portera une attention particulière à l’établissement des relations entre les acteurs, à leur capacité à travailler ensemble, à l’appropriation des outils d’auto évaluation, à l’instauration d’une culture de transparence, de redevabilité, de participation et de gestion / traitement de l’information.

L’articulation entre les 4 axes d’intervention L’information générée par un projet du FIDA est capturée par le système de gestion de l’information du projet (axe 1: S&E simplifié, axé résultats et participatif) dès la programmation, puis au cours de la mise en œuvre, à l’achèvement et 6 mois après le projet. Ces informations alimentent une base de données (axe 2: Plateforme des nouvelles technologies et des communications) qui permet: –l’agrégation rapide de tableaux pré-identifiés pour l’analyse et les ajustements au programme d’action, –l’accès facile aux informations en dehors des moments de reporting et –le relais électronique qui réduit la distance entre les acteurs. Cette plateforme électronique alimente un réseau d’échanges entre les parties prenantes qui donnent lieu à des communications sur divers thèmes et supports: des communications horizontales aux niveaux local et régional, mais aussi des communications verticales, internes, et des tables rondes des parties prenantes. Le développement des connaissances (Axe 3) est systématiquement activé à partir des innovations des projets, et des difficultés qui sont sources de leçons tirées de l’expérience. Les connaissances capturées sur le terrain sont approfondies pour produire des notes méthodologiques discutées avec les groupes thématiques au niveau macro. Ces notes méthodologiques sont ensuite diffusées pour alimenter les projets et les régions des expériences des autres partenaires dans le pays, pour organiser des ateliers d’échanges et de partenariats, ou pour identifier des formations à apporter. Avec la mise en œuvre de ces divers axes d’intervention, la dimension humaine (Axe 4) sera de tout instant avec l’apprentissage de nouveaux concepts et outils de gestion de l’information et d’une nouvelle culture de la performance, avec le transfert de ces outils aux acteurs de terrain, avec la rencontre et possible confrontation avec les valeurs portées par les individus et les organisations auxquelles ils appartiennent, qui impriment une certaine manière d’être et de faire dans les méthodes de travail, et enfin avec le risque de bureaucratiser la fonction de S&E. Cet axe veillera à apporter une attention particulière (et des outils de diagnostic, sensibilisation) à cette dimension humaine pour créer cet environnement favorable à l’apprentissage et à la créativité, ainsi qu’à la gestion des risques, toutes conditions à la base du succès de l’Initiative.

Les caractéristiques de l’Initiative Un principe directeur: Apprendre en marchant ou “learning by doing”, c’est à dire de manière itérative et pragmatique, à partir des grandes lignes décrites dans le manuel de S&E de l’Initiative. Une stratégie de mise en œuvre qui part du terrain et au service du terrain: Il s’agit de construire et développer les méthodes de travail de S&E en situation réelle des projets selon les étapes d’un cycle complet de gestion et en grandeur nature, selon toute la chaîne des acteurs en appui aux projets. En priorisant les informations à la portée des acteurs qui les collectent et les utilisent d’abord et avant tout pour eux, pour réussir ce qu’ils ont entrepris avec l’appui du projet. Des informations à la portée des acteurs signifient des informations qui ont un sens pour eux. En promouvant une approche participative: sur une base volontaire, non imposée et inclusive (qui sont les caractéristiques mêmes de l’approche participative) des différents acteurs et partenaires impliqués dans le S&E de projets ou dans le développement d’outils méthodologiques en S&E, afin de tirer profit des avancées et de la créativité de chacun, de s’approprier un produit commun, mais aussi de redonner la responsabilité aux acteurs (empowerment). Des outils de facilitation de cette approche participative existent et permettront d’initier le mouvement. Dans les délais et avec les ressources disponibles: 18 mois sont prévus pour développer les différents produits de l’initiative. 6 mois additionnels seront utilisés pour assurer la démultiplication des résultats obtenus auprès du Gouvernement et du FIDA. 170,000 USD constituent le don du Fonds d’innovation du FIDA, auxquels s’ajouteront les contributions (idées, ressources humaines et financières) des projets, services et partenaires, intéressés à participer à l’une ou l’autre des activités de l’initiative et membres du réseau informel tissé autour de l’Initiative.

Modalités de mise en œuvre L’Initiative SEGS du Programme FIDA s’inscrit dans le Cadre d’orientation stratégique des opérations du FIDA (COSOP) pour la période 2007 – 2012 et à ce titre, elle est sous la tutelle du FIDA et du MAEP, et vient en appui aux projets du FIDA à Madagascar: PHBM, AD2M, PPRR, ainsi que PROSPERER en préparation et PADANE, clôturé il y a tout juste un an. La mise en œuvre de l’Initiative est confiée à un comité, appelé Bureau de l’Initiative constitué d’un représentant de chaque projet du FIDA (directeur ou responsable S&E, soit 3 personnes), d’un représentant du Service S&E du MAEP (1) et du responsable FIDA pour l’Initiative ou son représentant (1) et d’un modérateur S&E recruté au niveau du CAP (1), soit 7 personnes au total. L’initiative est logée au CAP / FIDA. Son secrétariat est assuré par le modérateur S&E recruté au niveau de la Cellule d’appui des projets (CAP) et un forum électronique constituera le bureau virtuel de ce comité. Ce forum aura pour fonctions de réunir les membres de cette équipe de sept (7) personnes autour du programme de travail et budget. Il facilitera aussi les échanges entre les membres du bureau de l’initiative et sera ouvert aux parties prenantes. Enfin, il devrait permettre un accès ouvert à la bibliothèque électronique de l’Initiative. Il est estimé que le modérateur S&E / CAP doit passer 30% de son temps sur la gestion du forum, et que les responsables S&E des projets et du MAEP y passeraient 5% de leur temps (1-2- hrs par semaines) pour alimenter ou se nourrir du forum. Des ateliers d’échanges tournants entre les projets, animés par l’assistance technique internationale La programmation des activités de l’Initiative se fera par produits à livrer dans chaque axe d’intervention, précisant toutes les informations pour une gestion axée vers les résultats. Cette programmation est initiée par la mission de lancement; elle est précisée sur la base des actions proposées par chacun des membres du bureau de l’Initiative. Il est proposé d’adopter une programmation / budgétisation trimestrielle, glissante chaque mois. L’approbation des actions se fait par le Bureau de l’Initiative. La mobilisation des ressources financières et humaines se fait par le Modérateur S&E recruté au niveau du CAP et à travers le Responsable de l’Initiative au niveau du FIDA. Chaque action est portée par celui qui l’a introduite. Il rend compte au forum en temps réel des avancements des différentes tâches, et des difficultés rencontrées. Des ateliers d’échanges tournants permettent de faire le point. Un Rapport d’avancement au FIDA et MAEP semestriel est produit par le modérateur S&E, mais l’information sur l’avancée de l’Initiative est disponible en temps réel sur le forum. Une revue intermédiaire par FIDA / MAEP / Plan est proposée pour janvier La phase d’achèvement comporte une présentation publique des produits de 4 axes d’intervention, et la production d’un document de stratégie de démultiplication des acquis pour le MAEP et le FIDA.

Suivre & Evaluer : Une fonction essentielle de management qui consiste à produire l’information pour assister les porteurs d’action de développement, et ceux qui les accompagnent aux niveaux communal, régional, national et internationalA mieux planifier, suivre, évaluer et ajuster leurs actions de manière à réussir ce qu’ils entreprennent individuellement et ensemble.(Annick Lachance, dans une communication auprès du Ministre délégué au développement rural, Algérie, Mars 2007.) La fonction de S&E concerne l’ensemble des acteurs intéressés par le développement, du ménage jusqu’au Président, en passant par le groupement paysan, la commune, la région, les partenaires privés et publics, le gouvernement et l’institution internationale.

Simplifier la fonction de S&E Distinguer clairement les outputs (produits livrés par un projet) des outcome (changements attendus); actuellement une des plus grandes sources de confusion dans la masse d’information. Adopter un cadre de référence commun des domaines de changements attendus, permettant l’inclusion de l’ensemble des parties prenantes au processus de développement, ainsi que l’alignement des objectifs de chacun. Systématiser les moments de suivi et évaluation (les rendre réguliers, prévisibles, et disposer d’outils méthodologiques pour les réaliser) et le faire d’une manière participative pour que les progrès réalisés soient mesurés ensemble ainsi que les ajustements à apporter dans les actions. Accepter d’apprendre progressivement à mesurer les résultats atteints, avec d’abord des indicateurs à la portée des acteurs et utiles pour leur permettre d’agir. Les indicateurs deviendront de meilleure qualité et précision au fur et à mesure de leur utilisation. Lier les informations techniques aux informations financières. Partager la fonction de S&E, selon les rôles et responsabilités de chacun des acteurs.

Orientation du S&E Inscrire la fonction de S&E dans une orientation stratégique et systématique de résultats, d’innovation et de capitalisation des connaissances, c’est valoriser les informations générées par les projets au-delà du simple compte rendu des activités et des ressources. Il s’agit de développer des produits variés de communication et de connaissances qui donnent une réelle valeur ajoutée à l’expérience de terrain pour étendre le développement dans un rayon plus large que celui du projet.

Les critères identifiés pour apprécier le succès de l’Initiative Un nombre réduits d’indicateurs pour S&E les projets, et dont la qualité / pertinence est reconnue par les utilisateurs pour piloter leurs actions vers le succès Un travail de collecte, traitement, diffusion des informations simplifié et intégré dans le processus de travail Des utilisations plus variées et systématiques des informations générées par les projets Une masse d’information et connaissances renouvelée et aisément accessible Une nouvelle culture de l’information au sein des entités impliquées dans la gestion de projet (groupements paysans, communes, projets, équipes de développement régional, équipes de développement sectoriels). (mesurée par les progrès réalisés avec l’outil de diagnostic S&E)