1 PERTINENCE DE LA VÉRIFICATION DE L’OPTIMISATION DES RESSOURCES GESTION DES INSTALLATIONS

2 ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION Première vérification de l’optimisation des ressources (VOR) portant sur un volet du secteur universitaire par suite de l’élargissement du mandat du vérificateur général de l’Ontario en 2005 Objectif : déterminer si les universités visées avaient en place des politiques, marches à suivre et systèmes pour gérer et entretenir leurs installations affectées à l’enseignement et à l’administration de façon rentable Trois universités (Carleton, Guelph, McMaster) ont été sélectionnées en vue d’une visite et d’un examen approfondi Les 15 autres universités et l’Ontario College of Art and Design ont dû remplir un questionnaire Depuis 2001, toutes les universités financent et utilisent un système commun de gestion des immobilisations

3 ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION Aspects ciblés : Renouvellement des installations et entretien différé Utilisation des installations Information pour le contrôle des coûts Suivi du rendement et contrôle de la qualité Politiques et procédures d’achat – pas de conclusions ni de recommandations VOR ne portait pas sur la construction de nouveaux bâtiments ni sur les travaux de modernisation

4 GESTION DU PROCESSUS Très important de déterminer un point de contact unique à l’Université pour l’équipe du vérificateur général (VG) Très important de sensibiliser le vérificateur général à la complexité des universités; elles ressemblent davantage à des municipalités qu’à des écoles (celles-ci ont été l’objet de vérifications par le VG par le passé) Garder le contact; faire le point souvent Attention à la dérive des objectifs

5 Recommandation 1 Renouvellement des installations Tenir à jour le système de gestion des immobilisations Vérifier périodiquement l’exactitude des modèles de renouvellement des immobilisations Réinspecter périodiquement l’état des installations Instaurer des examens périodiques et indépendants Tenir à jour la base de données Ministère de la Formation et des Collèges et Universités (MFCU) devrait collaborer avec les universités pour établir un plan de réduction de l’entretien différé Reconnaissance de l’ampleur du problème A donné lieu à un financement supplémentaire ponctuel

6 Recommandation 2 Renouvellement des installations Mettre en oeuvre des méthodes officielles pour établir l’ordre de priorité des projets Compréhension du fait que le financement est nettement insuffisant par rapport aux besoins Tactique vs. stratégique Devons être en mesure de démontrer que nous avons fait preuve de diligence raisonnable dans l’établissement de l’ordre de priorité Principes standards d’évaluation des risques (p. ex. bulletin d’information de Curie 1993) Autres préoccupations (p. ex., nouveau module VOR)

7 Recommandation 3 Utilisation des installations Pour réduire les besoins en matière d’espace et les coûts des installations connexes, les universités devraient : mettre en place des systèmes adéquats pour analyser l’utilisation de l’espace et la capacité, et rendre des comptes à ce sujet définir des objectifs d’utilisation de l’espace à atteindre sur une période de 3 à 5 ans Imputer des frais d’utilisation de l’espace???

8 Recommandation 4 Information pour le contrôle des coûts Pour faciliter la gestion des coûts des installations, les universités devraient mettre en oeuvre des systèmes et des procédures pour fournir l’information nécessaire pour : pouvoir prendre en compte les coûts des installations au moment de la prise de décisions effectuer une analyse comparative des coûts internes et externes pour repérer les bonnes et les mauvaises pratiques

9 Recommandation 5 Suivi du rendement et contrôle de la qualité Pour garantir l’optimisation des ressources et l’exécution satisfaisante des travaux, les universités devraient : définir des objectifs en matière de niveau de service mettre en oeuvre des inspections de supervision des travaux effectués par le personnel et par les sous- traitants utiliser les résultats des sondages et les données relatives aux plaintes dans le cadre de l’évaluation du rendement

10 RÉSULTATS Vérification indépendante de la situation des universités quant aux activités d’entretien différées – évaluées à 1,6 milliard de dollars en 2006 Validation – dans l’ensemble, saine gouvernance de nos installations Augmentation considérable du financement ponctuel accordé aux universités pour le renouvellement des campus (335 millions de dollars pour et comparativement à 26,7 millions de dollars par année)

11 RÉSULTATS Confirmation objective de la nécessité d’utiliser l’espace existant plus efficacement - lien avec l’entretien différé dans certains cas Reconnaissance du fait que les installations et l’espace constituent une ressource précieuse Avons gagné de la crédibilité auprès du gouvernement pour ce qui est de la nécessité d’investir dans les installations et l’infrastructure

12 RISQUES Ne pas réussir à créer des processus pour optimiser l’utilisation de l’espace Financement continu du gouvernement pour le renouvellement des installations pourrait ne pas se concrétiser Mise en œuvre des recommandations du vérificateur général de l’Ontario dépend des ressources Universités pourraient rater l’occasion d’effectuer des changements

13 ÉTAPES À VENIR Comité des comptes publics Possibilité d’un suivi de la VOR en 2009