Appuyer et structurer une conversation libre

Le problème (1) Perte d’idées Perte de motivation Esprit d’équipe? Idées exprimées dans un style acceptable Idées exprimées dans un style inacceptable

Le problème (2) La conversation part dans toutes directions Les participants ne s’écoutent pas et ne se comprennent pas

Le facilitateur doit gérer deux questions centrales Déterminer qui parle et quand Focaliser la discussion

Comment faire Déterminer un thème pertinent Se rappeler les valeurs Annoncer les règles et voir si le groupe les accepte Utiliser les techniques Terminer la discussion avec la méthode de la conversation focalisée

Se rappeler les valeurs Informalité d’ambiance Neutralité par rapport au contenu Apprécier chacun dans le groupe Participation de tous Compréhension partagée Intégrer le raisonnement avec l’intuition et l’émotion Dévouement aux décisions

Les techniques Stacking (organiser par ordre des mains levées) Encourager Equilibrer Ouvrir l’espace Utiliser l’horloge Paraphraser Demander de clarifier ou de préciser Ecouter pour des aspects en commun Mettre deux thèmes en séquence Tracking (Résumer plusieurs conversations) Demander des réponses Refocaliser la discussion intentionnellement Cadrer

Introduire les règles Annoncer quelque chose comme: On va passer une heure en discussion. J’aimerais vous proposer une méthode de travail. Je vois la discussion comme une chance pour tous de s’exprimer et de réussir une compréhension mutuelle. Donc moi je ne vais pas faire beaucoup sauf le point suivant: Si plus qu’une personne veut parler en même temps je vais vous demander de lever vos main et je vais vous compter dans l’ordre dans lequel vous avez levé vos mains. Pour être plus flexible, s’il y a des fortes réactions immédiates à une contribution je vais laisser ces participants s’exprimer avant de revenir dans l’ordre. Je vais aussi de temps en temps résumer la conversation et si je comprends pas je vais demander une clarification. Des questions ou commentaires?

Stacking (organiser par ordre des mains levées) Quoi? Une façon d’établir l’ordre dans la discussion Comment? Demander aux participants de lever les mains Assigner des numéros Demander aux participants de se rappeler de cet ordre et parler chacun leur tour Pourquoi? Assurer que chaque participant puisse parler (les libérer pour mieux écouter et penser) Variation Interrompre l’ordre (voir « introduire les règles)

Encourager Quoi? Comment? Pourquoi? Ouvrir la discussion pour tous quand seulement quelques personnes participent sans focaliser sur une personne spécifique Comment? Par ex. demander: Qui d’autre a une idée? Est-ce que cette discussion soulève d’autres questions? Est-ce qu’il y a d’autres perspectives sur cela? Pourquoi? Assurer la participation de tous

Equilibrer Quoi? Comment? Pourquoi? Assurer l’équilibre dans les opinions Comment? Demander: Maintenant on connaît trois points de vue – y a-t-il d’autres positions? Que pensent les autres? Tous les autres sont d’accord avec cela? Pourquoi? Souvent ceux qui sont les premiers à exprimer une opinion sont suivis par ceux ayant des opinions identiques et ceux avec des opinions contraires restent silencieux Envoyer le message: Dans ce groupe il est acceptable d’exprimer son point de vue peu importe l’opinion exprimée

Ouvrir l’espace Quoi? Comment? Pourquoi? Encourager une personne spécifique à parler sans la contraindre Comment? Regarder les silencieux: Noter particulièrement les expressions physiques qui signifient qu’ils veulent parler Les inviter à parler: Vous vouliez dire/ ajouter quelque chose? S’ils ne veulent pas, ne les obliger pas! Pourquoi? Appuyer ceux qui sont timides ou ont des problèmes avec le rythme de la discussion

Utiliser l’horloge Quoi? Comment? Pourquoi? Utiliser la gestion du temps pour encourager la participation Comment? Dire: Il ne nous reste que 5 minutes. J’aimerais écouter ceux qui n’ont pas encore parlé. On a seulement le temps pour deux ou trois autres commentaires. J’aimerais écouter ceux qui n’ont pas encore parlé (et les regarder) Pourquoi? Rappeler le temps au groupe et encourager à équilibrer les interventions Peut également être utilisé à bon propos quand des membres du groupe se sont engagé dans une conversation (« Il nous reste 15 minutes. Si on écoutait ceux qui n’ont pas encore parlé ? »

Paraphraser Quoi? Comment? Pourquoi? Base pour bien écouter Utiliser ses propres mots pour exprimer ce que la personne a dit Faites des résumés courts! Commencez avec: « Si je vous ai bien compris… », « Voyons si je vous comprends bien… » Terminez avec: « C’était ce que vous aviez dit ?» Pourquoi? Essentiel! Monter aux interlocuteurs qu’ils sont écoutés au moins par une personne dans la salle. Cela calme et assure la compréhension mutuelle.

Demander de clarification ou de précisions Quoi? Une méthode pour clarifier ou préciser les idées Comment? Utiliser la technique consistant à « paraphraser » Paraphraser et demander un exemple ou demander Peux-tu détailler un peu? Qu’est-ce que tu veux dire par cela? Pourquoi? Quand quelqu’un a des difficultés à clarifier ses idées Quand le facilitateur ne comprend pas ou qu’il a l’impression que les autres ne le comprennent pas Attention: Peu être vu comme une attitude non neutre si répétée avec une personne spécifique!

Ecouter pour des aspects en commun Quoi? Une méthode pour valider les désaccords et pour focaliser sur l’accord (pour souligner les résultats positifs, pour donner de l’espoir) Comment? Annoncer un résumé des désaccords et accords (« Si je résume: J’entends beaucoup de différences mais aussi des choses en commun) Résumer les désaccords (« Vous n’êtes pas d’accord sur les points suivants) Résumer les accords Demander: « Est-ce que j’ai bien compris? » Pourquoi? Rappeler aux gens ce qu’ils ont comme points de vue en commun sans négliger les différences.

Mettre deux thèmes en séquence Quoi? Rétablir de l’ordre quand il y a deux perspectives (apparemment complètement différentes) sur un thème Comment? Valider les deux perspectives (« Il y a deux conversations: une x et une y ») Proposer de passer quelques temps sur x et puis sur y Le faire Pourquoi? Etablir de l’ordre Valider deux perspectives sans prendre position Aider le groupe à voir ce qui se passe Attention: ne marche pas bien avec plus de deux perspectives!

Tracking (résumer plusieurs conversations) Quoi? Résumer plusieurs conversations Comment? Le facilitateur indique qu’il va résumer ce qui se passe (« Apparemment il y a trois conversations en même temps. Je veux être sûr de bien les comprendre ») « Une conversation semble être sur x. La deuxième sur y et la troisième sur z. Valider les deux perspectives (« Il y a deux conversations: une x et une y » « Est-ce correct? » Il faut stopper là et surtout ne pas demander: « Quel sujet voulez-vous discuter maintenant? » Pourquoi? Aider le groupe à voir toutes les perspectives Valider toutes les perspectives Créer de l’ordre/ de la structure

Demander des réponses Quoi? Comment? Pourquoi? Une méthode pour continuer de focaliser la discussion sur le même thème Comment? Dire « Est-ce que quelqu’un a une réaction à ce que x vient de dire? » « Après avoir écouter les trois derniers participants y-a-t’il des questions pour eux? »  Pourquoi? Encourager les participants à s’exprimer sur un thème Attention: Garder l’équilibre entre les thèmes!

Réfocaliser la discussion intentionellement Quoi? Changer le focus de la discussion Comment? Dire « Pour x minutes vous avez discuter « abc ». Quelques uns ont indiqué vouloir aussi discuter « def ». Est-ce maintenant le bon moment pour changer? » « Il y a peu de temps que Monsieur x a dit abc. Personne n’a encore répondu. Avant de perdre son commentaire je veux seulement voir si quelqu’un a un commentaire pour Monsieur x ? » Pourquoi? Equilibrer les thèmes Assurer que les idées ne soient pas perdues Attention: Garder l’équilibre entre les thèmes!

Cadrer (Framing) Quoi? Comment? Pourquoi? Réorganiser une discussion qui est partie dans toutes les directions Comment? Comme dans « tracking »: résumer les conversations Résumer l’objectif original de la discussion (Rappelons nous: « aujourd’hui on est là pour … ») Dire: « La discussion a maintenant bifurqué dans plusieurs thèmes. Selon vous quels sont les thèmes importants pour suivre maintenant et quels thèmes va-t-on laisser pour plus tard? » Noter les thèmes Reprendre la discussion Pourquoi? Sauver une discussion devenue désorientée