Missions de suivi et Évaluation dans l’Aide Humanitaire: Procédures de Qualité PROJET – STRAND 1 – Formation et réseaux

Introduction en collaboration avec

Un cours accéléré de PCM appliqué à l’urgence Un cours accéléré de PCM appliqué à l’urgence Un cours introductif sur ECHO Un cours introductif sur ECHO Un cours sur les stratégies et les méthodologies des interventions humanitaires Un cours sur les stratégies et les méthodologies des interventions humanitaires Un cours accéléré de PCM appliqué à l’urgence Un cours accéléré de PCM appliqué à l’urgence Un cours introductif sur ECHO Un cours introductif sur ECHO Un cours sur les stratégies et les méthodologies des interventions humanitaires Un cours sur les stratégies et les méthodologies des interventions humanitaires Ce n’est pas

Faciliter la connaissance et l’application correcte des nouvelles procédures ECHO muries avec le nouveau Contrat Cadre de Partenariat (CCP) Objectif

Et donc… Montrer le “savoir-faire”

Introduction au nouveau CCP

Il entrera en vigueur à partir du 1er janvier 2004 Il entrera en vigueur à partir du 1er janvier 2004 Aucun document précédent n’aura plus de valeur Aucun document précédent n’aura plus de valeur Il a des bases légales déjà dans la Réglementation du Conseil du 20 juin 1996 et dans la nouvelle réglementation financière en vigueur dès le 1er janvier 2003 Il a des bases légales déjà dans la Réglementation du Conseil du 20 juin 1996 et dans la nouvelle réglementation financière en vigueur dès le 1er janvier 2003 Il entrera en vigueur à partir du 1er janvier 2004 Il entrera en vigueur à partir du 1er janvier 2004 Aucun document précédent n’aura plus de valeur Aucun document précédent n’aura plus de valeur Il a des bases légales déjà dans la Réglementation du Conseil du 20 juin 1996 et dans la nouvelle réglementation financière en vigueur dès le 1er janvier 2003 Il a des bases légales déjà dans la Réglementation du Conseil du 20 juin 1996 et dans la nouvelle réglementation financière en vigueur dès le 1er janvier 2003 Attention

À l’introduction dès le 1er janvier 2003 du nouveau Règlement Financier UE À l’introduction dès le 1er janvier 2003 du nouveau Règlement Financier UE À l’exigence de transparence interne CE À l’exigence de transparence interne CE Au rôle non seulement financier de ECHO Au rôle non seulement financier de ECHO À la priorité attribuée à la qualité des interventions À la priorité attribuée à la qualité des interventions À l’introduction dès le 1er janvier 2003 du nouveau Règlement Financier UE À l’introduction dès le 1er janvier 2003 du nouveau Règlement Financier UE À l’exigence de transparence interne CE À l’exigence de transparence interne CE Au rôle non seulement financier de ECHO Au rôle non seulement financier de ECHO À la priorité attribuée à la qualité des interventions À la priorité attribuée à la qualité des interventions Il répond:

ECHO requière des engagements de qualité: L’approche qualitatif n’est plus une option L’approche qualitatif n’est plus une option Centrisme des indicateurs, application des procédures, résultats/objectif Centrisme des indicateurs, application des procédures, résultats/objectif ECHO requière des engagements de qualité: L’approche qualitatif n’est plus une option L’approche qualitatif n’est plus une option Centrisme des indicateurs, application des procédures, résultats/objectif Centrisme des indicateurs, application des procédures, résultats/objectif Attention

 La qualité des propositions et du travail comme: Le respect rigoureux des procédures ECHO Le respect rigoureux des procédures ECHO La capacité de démontrer le “savoir-faire” La capacité de démontrer le “savoir-faire” La nécessité de développer une approche préventive depuis la phase d’identification jusqu’à la clôture des interventions La nécessité de développer une approche préventive depuis la phase d’identification jusqu’à la clôture des interventions  La qualité des propositions et du travail comme: Le respect rigoureux des procédures ECHO Le respect rigoureux des procédures ECHO La capacité de démontrer le “savoir-faire” La capacité de démontrer le “savoir-faire” La nécessité de développer une approche préventive depuis la phase d’identification jusqu’à la clôture des interventions La nécessité de développer une approche préventive depuis la phase d’identification jusqu’à la clôture des interventions Philosophie de fond

Nouveau Contrat Cadre PréambulePréambuleProvisionProvision CCP CCP Annexe 1: Formulaire Unique Annexe 2: Budget Annexe 3: Convention de Subvention Annexe 4: Conditions Générales Annexe 5: Procédures de Passation de marché Documentation Officielle

Formulaire Unique BudgetBudget Documentation de Support et Guide de rubriques Guide de rubriques pour la rédaction du Budget Notes explicatives sur les documents du Budget AutreAutre Matrice du Cadre Logique et orientations sur CL Guide de rubriques pour la rédaction du Formulaire Unique Matrice déroulement du travail Manuel ECHO pour le PCM (Gestion du Cycle de Projet) Système de recouvrement des coûts Glossaire

Le “Trenino” Les outils proposés par le projet ECHOTrain Guide de rubriques pour la présentation des annexes financières de ECHO Guide de rubriques pour le compte- rendu d’un projet ECHO Cas d’étude Proposition de projet Rapport Intérimaire Rapport Intermédiaire Rapport Final Modèle pour la rédaction d’un projet ECHO (Formulaire Unique, Cadre Logique, déroulement du travail, budget) dans ses différentes phases:

Le CCP même, Préambule et Dispositions en collaboration avec

Fidèlement à la terminologie UE Nous appellerons “Organisation Humanitaire” (OH) l’ONG du Nord Nous appellerons “Organisation Humanitaire” (OH) l’ONG du Nord Nous appellerons “Opération” les projets (les interventions humanitaires) Nous appellerons “Opération” les projets (les interventions humanitaires) Nous parlerons de Commission Europèenne (CE) au lieu de ECHO Nous parlerons de Commission Europèenne (CE) au lieu de ECHO Fidèlement à la terminologie UE Nous appellerons “Organisation Humanitaire” (OH) l’ONG du Nord Nous appellerons “Organisation Humanitaire” (OH) l’ONG du Nord Nous appellerons “Opération” les projets (les interventions humanitaires) Nous appellerons “Opération” les projets (les interventions humanitaires) Nous parlerons de Commission Europèenne (CE) au lieu de ECHO Nous parlerons de Commission Europèenne (CE) au lieu de ECHO Sur les Termes

Le CCP “en lui même” “en lui même” Le CCP “en lui même” “en lui même”

C’est le “contrat” qui est signé par le Représentant de la CE et de la OH C’est le “contrat” qui est signé par le Représentant de la CE et de la OH Il définit la composition des documents officiels Il définit la composition des documents officiels Il définit l’ordre “hierarchique” des divers documents introduits Il définit l’ordre “hierarchique” des divers documents introduits C’est le “contrat” qui est signé par le Représentant de la CE et de la OH C’est le “contrat” qui est signé par le Représentant de la CE et de la OH Il définit la composition des documents officiels Il définit la composition des documents officiels Il définit l’ordre “hierarchique” des divers documents introduits Il définit l’ordre “hierarchique” des divers documents introduits CCP: la signature

Hierarchie des documents Il définit les OBJETIFS, les PRINCIPES et les VALEURS partagés dans l’aide humanitaire Elles définissent les objectifs du partenariat et LES PRINCIPES GUIDE des opérations Elles définissent les RÈGLES Générales pour la mise en oeuvre des opérations Il définit le cadre de référence SPÉCIFIQUE de chaque opération

Le Préambule

 Il définit les OBJECTIFS, les PRINCIPES et les VALEURS partagés par les partenaires signataires  Sont reconnus le rôle et la valeur ajoutée des ONG dans les opérations humanitaires  Il spécifie le rôle de ECHO comme garant que la qualité de ses partenaires et de leurs opérations respectives GARANTISSENT de hauts niveaux de performance aussi bien en terme d’efficacité que de accountability (mission de suivi et engagement de responsabilité)  Il clarifie que le CCP a le devoir de définir les rôles RÉCIPROQUES dans la mise en oeuvre des opérations  Il affirme le devoir de réciproque connaissance et respect des principes et des statuts de chacune des parties  Il définit les OBJECTIFS, les PRINCIPES et les VALEURS partagés par les partenaires signataires  Sont reconnus le rôle et la valeur ajoutée des ONG dans les opérations humanitaires  Il spécifie le rôle de ECHO comme garant que la qualité de ses partenaires et de leurs opérations respectives GARANTISSENT de hauts niveaux de performance aussi bien en terme d’efficacité que de accountability (mission de suivi et engagement de responsabilité)  Il clarifie que le CCP a le devoir de définir les rôles RÉCIPROQUES dans la mise en oeuvre des opérations  Il affirme le devoir de réciproque connaissance et respect des principes et des statuts de chacune des parties Le Préambule

Les Dispositions

Elles définissent les critères, les objectifs et les règles générales du CCP Elles définissent les critères, les objectifs et les règles générales du CCP Elles définissent la durée du CCP (31 Décembre 2007, art. 25) Elles définissent la durée du CCP (31 Décembre 2007, art. 25) Elles contiennent des réglementations qui ont une retombée significative dans le travail des OH Elles contiennent des réglementations qui ont une retombée significative dans le travail des OH Elles définissent les critères, les objectifs et les règles générales du CCP Elles définissent les critères, les objectifs et les règles générales du CCP Elles définissent la durée du CCP (31 Décembre 2007, art. 25) Elles définissent la durée du CCP (31 Décembre 2007, art. 25) Elles contiennent des réglementations qui ont une retombée significative dans le travail des OH Elles contiennent des réglementations qui ont une retombée significative dans le travail des OH Les Dispositions

Structures du document Les Dispositions Les Dispositions Titre I (5 articles) Titre I (5 articles) Base juridique et objectifs CCP Titre II (9 articles) Sélection et évaluation annuelle des partenaires; suspension et perte de la qualité de partenaire Titre III (6 articles) Principes de base et objectifs des OH Titre IV (5 articles) mission de suivi de la CE; évaluation; audit; diifférends entre OH et CE; durée CCP

Optimiser la mise en oeuvre et les résultats des opérations (art. 3.2.) Optimiser la mise en oeuvre et les résultats des opérations (art. 3.2.) Les Dispositions Élements d'intérêt Les Dispositions Élements d'intérêt Concernant les Objectifs  Dans le respect des principes d’économie, d’efficacité et de rendement  À travers l’identification d’objectifs SPÉCIFIQUES, MESURABLES, ATTEIGNABLES, PERTINENTS et définis dans le TEMPS  En dirigeant les interventions selon des INDICATEURS de performance

Engagement commun aux partenaires (art 5) Engagement commun aux partenaires (art 5)donc donc Les Dispositions Élements d'intérêt Qualité partenariat  Adhésions à des codes de conduite  Conditions de travail justes pour volontaires et salariés avec l’attention à la sécurité et à l’évolution professionnelle  Promotion learning culture basée sur l’évaluation  ECHO doit être invitée dans les actions de coordination et d’échange  ECHO organisera une conférence ouverte aux partenaires une fois par an  ECHO rencontrera une fois par an les partenaires pour diriger l’implémentation du CCP

L’OH est considérée dans sa capacité globale (Art. 8) L’OH est considérée dans sa capacité globale (Art. 8)Donc Donc Les Dispositions Élements d'intérêt Conformité du partenaire Conformité du partenaire Seront pris en compte:  Les résultats des actions précédentes sur financement communautaire (pas seulement ECHO)  La disposition à participer au système de coordination établi pour les actions humanitaires  La capacité et la disponibilité à développer la coopération avec les agences humanitaires et les communautés dans les pays tiers ECHO contrôlera annuellement que les critères énoncés sont respectés

Le partenaire, non seulement doit être sans but lucratif, mais doit en outre garantir des Normes Minimales et doit démontrer d’avoir fait exécuter un audit externe général en ce qui concerne les deux dernières années d’exercice (art. 9-14) Le partenaire, non seulement doit être sans but lucratif, mais doit en outre garantir des Normes Minimales et doit démontrer d’avoir fait exécuter un audit externe général en ce qui concerne les deux dernières années d’exercice (art. 9-14)Donc Donc Les Dispositions Élements d'intérêt Critères d’Éligibilité  Il y a un constant contrôle du travail  Il doit adhérer à un code de conduite  L’audit sur les structures est obligatoire  Il est prévu (dans les cas graves) la suspension et la résiliation du CCP

La CE se réserve le droit de résilier le CCP dans les cas suivants: (art. 13) La CE se réserve le droit de résilier le CCP dans les cas suivants: (art. 13) Les Dispositions Élements d'intérêt Perte conditions  Non-conformité à l’exigence d’être sans but lucratif/conformitté du siège  Faillite, fautes graves, etc.  Conflit d’intérêts  Incorrections ou fausses déclarations lors de la fourniture des renseignements exigés

Outre les principes d’Humanité, Impartialité, Neutralité et Indipendence l’on insiste sur: (art. 17) Outre les principes d’Humanité, Impartialité, Neutralité et Indipendence l’on insiste sur: (art. 17) Les Dispositions Élements d'intérêt Procédures Essentielles  L’allocation des fonds en fonction des besoins indentifiés et la promotion de l’objectif de “répondre de façon globale aux besoins humanitairesi”  La promotion de la participation des bénéficiaires (dans toutes les phases)  Le respect de pratiques correctes, de la culture, des structures sociales et les traditions locales  L’établissement d’un lien entre l’aide d’urgence, la réhabilitation et le développement (LRRD)  Le travail au renforcement des capacités des communautés

Visites, contrôles et évaluations font partie du travail de ECHO (art ) Visites, contrôles et évaluations font partie du travail de ECHO (art )Donc Donc Les Dispositions Élements d'intérêt évaluation  L’évaluation devient une phase importante dans les opérations  Aussi bien ECHO que l’OH ont la responsabilité de garantir l’évaluation des interventions  L’OH peut inclure dans sa demande de financement le coût relatif à cette évaluation en l’incluant dans la proposition i ToR [art 22.2.]  L’OH doit garantir à la CE l’accès à tous ses documents financiers ou comptables (…)

Les Annexes Conditions Générales (Annex IV) Convention de Subvention (Annex III) Formulaire Unique (Annex I) Budget (Annex II) Procédures de Passation des Marchés de Fournitures, Travaux et Services (Annex V) En collaboration avec

ANNEXE IV Conditions Générales en collaboration avec

Les CONDITIONS GÉNÉRALES: Elles font partie intégrantes de la Convention de Subvention qui est stipulée entre l’Organisation Humanitaire et ECHO pour chaque opération Elles font partie intégrantes de la Convention de Subvention qui est stipulée entre l’Organisation Humanitaire et ECHO pour chaque opération Elles établissent les règles qui gouvernent les opérations humanitaires Elles établissent les règles qui gouvernent les opérations humanitaires Elles sont organisées en 19 articles comme il suit: Elles sont organisées en 19 articles comme il suit: Dispositions Générales et Administratives (1 – 14) Dispositions Générales et Administratives (1 – 14) Dispositions Financières (15 – 19) Dispositions Financières (15 – 19) Les CONDITIONS GÉNÉRALES: Elles font partie intégrantes de la Convention de Subvention qui est stipulée entre l’Organisation Humanitaire et ECHO pour chaque opération Elles font partie intégrantes de la Convention de Subvention qui est stipulée entre l’Organisation Humanitaire et ECHO pour chaque opération Elles établissent les règles qui gouvernent les opérations humanitaires Elles établissent les règles qui gouvernent les opérations humanitaires Elles sont organisées en 19 articles comme il suit: Elles sont organisées en 19 articles comme il suit: Dispositions Générales et Administratives (1 – 14) Dispositions Générales et Administratives (1 – 14) Dispositions Financières (15 – 19) Dispositions Financières (15 – 19) Encadrement

Dans le détail Les CG Comportent Éléments Contractuels de type générale Priorités de ECHO concernant les modes d’intervention Droits et Devoirs des Parties Règles générales sur la définition du Budget Règles générales sur les transferts de fonds

CG: En clair

CG: En Clair

Dispositions Financières

En Clair  Les coûts non éligibles restent les habituels “standard” pour les projets CE. En particulier:  Achats de terrains ou d’immeubles  Taxes et assimilés (sauf si l’OH n’est pas en mesure de récuperer les coûts)  Pertes de change Art 15 Suite

En Clair  Les coûts indirects sont plafonnés (maximum 7% des coûts totaux directs eligibles = Titre 01 + Titre 02)  La réserve pour imprévus peut être inscrite exceptionnellement au budget de l’Opération et ne peut quoi qu’il en soit dépasser 5% des coûts totaux directs éligibles (Titre 01 + Titre 02) Art 15 suite

CG: En Clair

ANNEXE III Convention de Subvention en collaboration avec

Elle représente l’accord signé par les parties concernant une opération d’aide humanitaire Elle représente l’accord signé par les parties concernant une opération d’aide humanitaire Elle fait référence à une “décision” de la CE, en d’autres termes à une attribution de fonds selon les modalités et les objectifs généraux régis par ECHO Elle fait référence à une “décision” de la CE, en d’autres termes à une attribution de fonds selon les modalités et les objectifs généraux régis par ECHO Elle contient les conditions particulières qui règlent chaque intervention Elle contient les conditions particulières qui règlent chaque intervention Elle se compose de 8 articles + 1 0ptionnel Elle se compose de 8 articles + 1 0ptionnel Bien qu’elle soit le seul document encore en vigueur, la version du nouveau CCP présente des modifications Bien qu’elle soit le seul document encore en vigueur, la version du nouveau CCP présente des modifications Elle a en annexe le Formulaire Unique du projet (Annexe 1) et le Budget (Annexe 2) et remonte aux Conditions Générales du CCP Elle a en annexe le Formulaire Unique du projet (Annexe 1) et le Budget (Annexe 2) et remonte aux Conditions Générales du CCP Elle représente l’accord signé par les parties concernant une opération d’aide humanitaire Elle représente l’accord signé par les parties concernant une opération d’aide humanitaire Elle fait référence à une “décision” de la CE, en d’autres termes à une attribution de fonds selon les modalités et les objectifs généraux régis par ECHO Elle fait référence à une “décision” de la CE, en d’autres termes à une attribution de fonds selon les modalités et les objectifs généraux régis par ECHO Elle contient les conditions particulières qui règlent chaque intervention Elle contient les conditions particulières qui règlent chaque intervention Elle se compose de 8 articles + 1 0ptionnel Elle se compose de 8 articles + 1 0ptionnel Bien qu’elle soit le seul document encore en vigueur, la version du nouveau CCP présente des modifications Bien qu’elle soit le seul document encore en vigueur, la version du nouveau CCP présente des modifications Elle a en annexe le Formulaire Unique du projet (Annexe 1) et le Budget (Annexe 2) et remonte aux Conditions Générales du CCP Elle a en annexe le Formulaire Unique du projet (Annexe 1) et le Budget (Annexe 2) et remonte aux Conditions Générales du CCP La Convention de Subvention

C.G. (Annexe IV) CCP Proposition (annexe 1) Budget (annexe 2) Conv. de Subvention Subvention (Annexe III) Positionnement de la Convention de Subvention Opération Humanitaire Annexe 5

On insiste sur le fait que l’accord n’est valide qu’à partir de la date de réception de la Convention de la part de la CE On insiste sur le fait que l’accord n’est valide qu’à partir de la date de réception de la Convention de la part de la CE On définit la date de démarrage et la période de mise en oeuvre de l’operazione [2.2.] On définit la date de démarrage et la période de mise en oeuvre de l’operazione [2.2.] Il est demandé de préciser le total des coûts directs, les coûts indirects, le coût total des coûts éligibles et le pourcentage de contribution Il est demandé de préciser le total des coûts directs, les coûts indirects, le coût total des coûts éligibles et le pourcentage de contribution On intègre la date d’éligibilité des dépenses On intègre la date d’éligibilité des dépenses Conv.de Subvention: articles 1-3 En Clair

Les Rapports (2 originaux sur papier + copie electronique) doivent être présentés selon les deux Options suivantes Les Rapports (2 originaux sur papier + copie electronique) doivent être présentés selon les deux Options suivantes Convention de Subvention: article 4 En Clair RapportIntérimaire Rapport Final Final Rapport Intermédiaire Au moins 1 mois avant Max. 6 sem. après la fin 1 mois avant RapportIntérimaire Rapport Final Au mois“x” définit Max. 3 mois après la fin Option 1 Option 2 Première Urgence, Urg. et autres < 6 mois autres > 6 mois

Paiements: les modalités doivent être précisées dans la Convention de Subvention et elles ne sont pas automatiques Paiements: les modalités doivent être précisées dans la Convention de Subvention et elles ne sont pas automatiques Convention de Subvention: article 5 En Clair Préfinancement Paiement additionnel Préfinancement sous 45 jours suivant approb. Max 30% sur la base des dépenses effectuées sous 45 jours suivant approb. paiement du solde Paiement du solde sous 45 jours (si approb.) 45 jours après fin (si approb.) Option 1 AutresCas Couverture cûts Min 70% intérimaire et requête initiale non > 50%

Numéro de compte Numéro de compte Contacts (ECHO et OH) Contacts (ECHO et OH) Autres conditions particulières (optionnels) Autres conditions particulières (optionnels) Informations complémentaires Informations complémentaires Dérogations aux CG Dérogations aux CG Convention de Subvention: articles 6, 7 et 8 En Clair

ANNEXE I Formulaire Unique en collaboration avec

Il s’agit d’un formulaire unique à TOUJOURS utiliser pour: Il s’agit d’un formulaire unique à TOUJOURS utiliser pour: Proposition de projet (de toute typologie) Proposition de projet (de toute typologie) Rapport Narratif Intermédiaire Rapport Narratif Intermédiaire Rapport Narratif Final Intermédiaire (dans les cas requis) Rapport Narratif Final Intermédiaire (dans les cas requis) Rapport Narratif Final Rapport Narratif Final Le Formulaire Unique

La préparation du Formulaire Unique demande la connaissance du manuel PCM de ECHO La préparation du Formulaire Unique demande la connaissance du manuel PCM de ECHO Comporte l’adjonction obligatoire de: Comporte l’adjonction obligatoire de: Cadre Logique Cadre Logique Plan des activités (workflow) Plan des activités (workflow) Carte de la zone Carte de la zone D’autres documents seront à insérer dans les annexes selon les situations D’autres documents seront à insérer dans les annexes selon les situations Le Formulaire Unique

‘ Lumière sur Complexité des projets Évaluabilité des projets

Le FU est composé de 13 chapitres Le FU est composé de 13 chapitres Toutes les chapitres du formulaire doivent être complété de façon exhaustive pour “convaincre” de l’importance de l’opération proposée Toutes les chapitres du formulaire doivent être complété de façon exhaustive pour “convaincre” de l’importance de l’opération proposée Mettre moins de détails est consenti pour les opérations de Première Urgence ou d’Urgence Mettre moins de détails est consenti pour les opérations de Première Urgence ou d’Urgence FU: Proposition Élements d’Intérêt

FU: Proposition Les points suivants devront toujours être respectés Longueur maximum de 25 pages Estimation des besoins et définition de la stratégie Logique PCM(objectifs,résultats,indicateurs et sources) Informations spécifiques (pas de répétition)

2. Évaluation des besoins On attend una analyse précise des stakeholders On attend una analyse précise des stakeholders On suggère l’utilisation de l’arbre des problèmes comme outil d’analyse et de synthèse On suggère l’utilisation de l’arbre des problèmes comme outil d’analyse et de synthèse S’il existe une évaluation, elle doit être jointe en annexe (au moins un résumé) S’il existe une évaluation, elle doit être jointe en annexe (au moins un résumé) FU: les “chapitres” Élements d’Intérêt

3. Stratégie de l’Organisation Humanitaire On explique la présence de l’Organisation Humanitaire dans le pays/zone en spécifiant: On explique la présence de l’Organisation Humanitaire dans le pays/zone en spécifiant: Localité, secteurs, donateurs Localité, secteurs, donateurs Le lien avec la présente proposition (lessons learnt) Le lien avec la présente proposition (lessons learnt) Le choix stratégique doit être argumentée Le choix stratégique doit être argumentée Les propositions devraient toujours être discutées avec les représentants régionaux de ECHO (dans le cas contraire on demande d’exposer le motif expliquant pourquoi) Les propositions devraient toujours être discutées avec les représentants régionaux de ECHO (dans le cas contraire on demande d’exposer le motif expliquant pourquoi) FU: les “chapitres” Éléments d'intérêt

4. Cadre Opérationnel En général Obligation du logframe (maximum 3 pages) Obligation du logframe (maximum 3 pages) Le titre de l’opération ne doit pas dépasser 240 caractères Le titre de l’opération ne doit pas dépasser 240 caractères Il faut s’en tenir scrupuleusement aux questions insérées dans le FU Il faut s’en tenir scrupuleusement aux questions insérées dans le FU FU: les “chapitres” Éléments d'intérêt

4. Cadre Opérationnel Dans le détail Des détails précis sont attendus pour les bénéficaires (nombre, typologie, catégorie, localisation...) Des détails précis sont attendus pour les bénéficaires (nombre, typologie, catégorie, localisation...) Les critères d’identification doivent être définis de façon claire Les critères d’identification doivent être définis de façon claire Les activités sont subdivisées en secteurs (cfr. catégories de budget) Les activités sont subdivisées en secteurs (cfr. catégories de budget) FU: les “chapitres” Éléments d'intérêt

Suite chapitre 4: Les Objectifs L’objectif générale (ici appelé objectif principal) doit être dans la ligne des objectifs spécifiques de la décision de la CE L’objectif générale (ici appelé objectif principal) doit être dans la ligne des objectifs spécifiques de la décision de la CE Insérer 1 seul objectif spécifique Insérer 1 seul objectif spécifique Centralité des indicateurs (détaillés et spécifiés pour chaque résultat attendu) et des mécanismes de monitorage Centralité des indicateurs (détaillés et spécifiés pour chaque résultat attendu) et des mécanismes de monitorage FU: les “chapitres” Éléments d'intérêt

5. Risques et hypothèses L’on doit expliquer et suivre les facteurs externes L’on doit expliquer et suivre les facteurs externes Il est demandé de délimiter la situation de sécurité sur le terrain et s’il existe des protocoles spécifiques pour le contexte opérationnel du projet Il est demandé de délimiter la situation de sécurité sur le terrain et s’il existe des protocoles spécifiques pour le contexte opérationnel du projet FU: les “chapitres” Éléments d'intérêt

6. Ressources Nécessaires Personnel local et expatrié sont divisés selon les titres du budget (1 & 2) Personnel local et expatrié sont divisés selon les titres du budget (1 & 2) L’on doit spécifier la fonction et argumenter le coût estimé L’on doit spécifier la fonction et argumenter le coût estimé Les procédures d’achat doivent être détaillées (bien, équipement) Les procédures d’achat doivent être détaillées (bien, équipement) FU: les “chapitres” Éléments d'intérêt

7, 8, 9. LRRD, Mainstreaming & Visibilité/stratégie de communication L’on doit prendre en considération les questions de “autosuffisance” et “éléments transversaux” L’on doit prendre en considération les questions de “autosuffisance” et “éléments transversaux” S’il y a des fonds pour la visibilité, il faut justifier les dépenses (plan de visibilité) S’il y a des fonds pour la visibilité, il faut justifier les dépenses (plan de visibilité) FU: les “chapitres” Éléments d'intérêt

10. Coordination sur le terrain et partenaires locaux. Charges de la mise en oeuvre L’on y explique les mécanismes de relation (coordination territoriale) L’on y explique les mécanismes de relation (coordination territoriale) L’on y définie les procédures prévues pour les contrats de fournitures, services et biens (en expliquant, si l’on veut agir de façon différente des procédures communautaires, les motivations et la procédure que l’on veut suivre) L’on y définie les procédures prévues pour les contrats de fournitures, services et biens (en expliquant, si l’on veut agir de façon différente des procédures communautaires, les motivations et la procédure que l’on veut suivre) FU: les “chapitres” Éléments d'intérêt

11, 12, 13. Informations financières et administratives. Conclusion et commentaires du partenaire L’on y reporte les informations de base du projet L’on y reporte les informations de base du projet C’est l’espace disponible pour insérer les conclusions et les commentaires de l’opération C’est l’espace disponible pour insérer les conclusions et les commentaires de l’opération FU: les “chapitres” Éléments d'intérêt

On utilise le même formulaire que celui de la proposition (le Formulaire Unique) On utilise le même formulaire que celui de la proposition (le Formulaire Unique) Il doit rendre de façon détaillée l’avancement en ÉTROITE correspondance avec le plan originel Il doit rendre de façon détaillée l’avancement en ÉTROITE correspondance avec le plan originel Il doit comporter le Cadre logique représentant l’état d’avancement Il doit comporter le Cadre logique représentant l’état d’avancement UF: Rapport intérimaire Éléments d'intérêt

Les parties d’intérêt sont modifiées par l’insertion des changements et les activités effectuées, par l’insertion de la phrase Non Applicable dans les parties non modifiées Les parties d’intérêt sont modifiées par l’insertion des changements et les activités effectuées, par l’insertion de la phrase Non Applicable dans les parties non modifiées Le chapitre 4 devient ainsi le chapitre le plus important avec une attention particulière à: Le chapitre 4 devient ainsi le chapitre le plus important avec une attention particulière à: UF: Rapport intérimaire Éléments d'intérêt Les bénéficiaires Les indicateurs

Il faut faire particulièrement attention à: Mentionner la date de démarrage des opérations et, dans le cas où l’on insère une date différente de celle mentionnée dans la Convention de Subvention, en donner une motivation Mentionner la date de démarrage des opérations et, dans le cas où l’on insère une date différente de celle mentionnée dans la Convention de Subvention, en donner une motivation Formuler une requête, en la justifiant, de toute éventuelle extension de la période de mise en oeuvre de l’opération Formuler une requête, en la justifiant, de toute éventuelle extension de la période de mise en oeuvre de l’opération Ne modifier en aucune façon l’objectif spécifique Ne modifier en aucune façon l’objectif spécifique Justifier dument tout changement inhérent au budget Justifier dument tout changement inhérent au budget UF: Rapport intérimaire Éléments d’Intérêt

Seulement pour les typologies de décision qui le requière Seulement pour les typologies de décision qui le requière Toujours sur le même formulaire Toujours sur le même formulaire Substentiellement similaire, dans sa forme et dans ses objectifs, au rapport intermédiaire Substentiellement similaire, dans sa forme et dans ses objectifs, au rapport intermédiaire FU: Rapport Intermédiaire Éléments d'intérêt

Il utilise le même formulaire (le Formulaire Unique) Il utilise le même formulaire (le Formulaire Unique) Il définit le cadre atteint au terme de l’opération Il définit le cadre atteint au terme de l’opération Les “règles” de rédaction restent inchangées Les “règles” de rédaction restent inchangées FU: Rapport Final Éléments d'intérêt

Prévaut toujours le principe de l’information complète rappelé précédement Prévaut toujours le principe de l’information complète rappelé précédement Une grande application est requise dans la rédaction des chapitres 4 (cadre Opérationnel), 6 (Ressources), 7 (LRRD), 8 (Mainstreaming) et 9 (Visibilité) Une grande application est requise dans la rédaction des chapitres 4 (cadre Opérationnel), 6 (Ressources), 7 (LRRD), 8 (Mainstreaming) et 9 (Visibilité) Tout commentaire supplémentaire doit être inséré dans le chapitre 13 Tout commentaire supplémentaire doit être inséré dans le chapitre 13 Indicateurs (niveaux atteints), échelle d’accomplissement des objectifs, adaptations au plan et impact possible sont détaillés et argumentés Indicateurs (niveaux atteints), échelle d’accomplissement des objectifs, adaptations au plan et impact possible sont détaillés et argumentés Doivent être fournis tous les détails des procédures découlant des contrats Doivent être fournis tous les détails des procédures découlant des contrats FU: Rapport Final Éléments d'intérêt

Les Formulaires du Budget

Le Budget TYPOLOGIES DE FINANCEMENT DE ECHO ECHO finance deux typologies de projet:  Financement total : ECHO finance 100% du budget requis  Cofinancement : ECHO cofinance le projet avec d’autres donateurs

Le Budget Le Budget: Il s’articule autour de trois types de formulaires différents Il s’articule autour de trois types de formulaires différents Il présente des différences significatives par rapport au CCP précédent (Il a une conception nouvelle) Il présente des différences significatives par rapport au CCP précédent (Il a une conception nouvelle) Le concept de lumpsum disparait (sauf pour les coûts indirects et la Réserve pour imprévus) Le concept de lumpsum disparait (sauf pour les coûts indirects et la Réserve pour imprévus) Il est divisé en Titres, Chapitres, Articles et Éléments Il est divisé en Titres, Chapitres, Articles et Éléments

Le Budget Budget: les trois typologies des Formulaires Budget par Estimation Financière et Rapport Financier Intérimaire Résumé du Budget (au soin de la CE) Budget par Rapport Financier Final Ne présente aucun détail Unité, Quantité et Coût Unitaire Présente seulement les Articles par Titres et Chapitres Contient les détails d’Unité, Quantité et Coût Unitaire

Requête initiale et Intérimaire Requête Finale Le Budget

FORMULAIRE PAR PHASES DU BUDGET DE ECHO Rapport Financier Intérimaire Rapport Narratif Intermédiaire (> 6 mois, sauf Première Urgence et Urgence) Rapport Financier Final Décomposition du Budget Résumé du Budget et Plan Financier 1er PHASE: REQUÊTE FINANCIÈRE 2nde PHASE: RAPPORT INTÉRIMAIRE 3mme PHASE: RAPPORT FINAL

Le Budget DIVISION DU BUDGET EN TITRES Titre 0.3. “Coûts Indirects” Titre 0.4. “Réserve – pro memoria” Titre 0.1. “Biens et services délivrés aux bénéficiaires” Titre 0.2. “Coûts de soutien” COÛTS DIRECTS COÛTS INDIRECTS IMPRÉVUS (RÉSERVE) La division du budget en titres revêt une structure qui utilise une répartition entre coûts directs, coûts indirects et imprévus:

Le Budget est structuré selon des codes à 2, 4, 6, 8 chiffres qui doivent être suivis dans la phase de présentation du budget et de compte-rendu Le Budget

Coûts d’Éligibilité, NOUVEAUTÉS La nouvelle conception permet l’éligibilité de coûts non éligibles auparavant: Frais de Bureaux in loco (loyer, fournitures de bureau et petit matériel) Frais de Bureaux in loco (loyer, fournitures de bureau et petit matériel) Personnel de siège (directement impliqué dans les opérations) Personnel de siège (directement impliqué dans les opérations) Personnel de siège relatif aux études de faisablilité (en accord avec ECHO) et aux évaluations Personnel de siège relatif aux études de faisablilité (en accord avec ECHO) et aux évaluations Coûts de sensibilisation aux actions communautaires Coûts de sensibilisation aux actions communautaires

Le Budget Coûts Non Éligibles, NOUVEAUTÉS Sur la base des nouvelles dispositions financières UE déjà depuis le 1er Janvier 2003 ne sont plus éligibles: Les coûts calculés en forfait (sauf les coûts indirects et la Réserve pour imprévus) Les coûts calculés en forfait (sauf les coûts indirects et la Réserve pour imprévus)

Applications pratiques du budget

Applications ANNEXE II SOMMAIRE 1.Principes de flexibilité du Budget et procédures d’Amendement 2.Délais requis pour la présentation des Rapports Financiers (Requête de financement, Rapport Financier Intérimaire, Rapport Narratif Financier Intermédiaire et Rapport Financier Final) 3.Modalité des requêtes pour la présentation des Rapports Financiers 4.Les points sensibles et le “Petit Train”: applications pratiques

Applications ANNEXE II 1. FLEXIBILITÉ DU BUDGET ET AMENDEMENT A.“Modification unilatérale du budget de la part de l’ONG avec notification à ECHO” B.“Échange de correpondance écrite avec approbation de la part de ECHO” C.“Convention Complémentaire”

Applications ANNEXE II A. Modification unilatérale du budget de la part de l’ONG avec notification à ECHO Quand ? A.Les modifications de budget introduite n’invalident aucun éléments fondamentaux du projet. B.L’impact financier est limité à un transfert entre le Titre 01. et le Titre 02. équivalent ou inférieur à 15% du total des coûts directs éligibles (Titre Titre 02.), indépendemment du recours à la Réserve

Applications ANNEXE II A. Modification unilatérale du budget de la part de l'ONG avec notification à ECHO Quel type de procédure faut-il suivre?  Mettre en forme la modification survenue dans le rapport Intérimaire (si prévu) et/ou addressant une lettre au Field Officer e au Desk Officer de ECHO. Il n’est pas requis dans ce cas l’approbation de ECHO.  Il est quand même toujours conseillé d’informer au préalablement ECHO par écrit, en archiviant la correspondance en question.

Applications ANNEXE II B. Échange de correspondance écrite avec l’approbation de ECHO Quand ? A.Si l’on souhaite opérer un transfert entre le Titre 01. et le Titre 02. supérieur à 15% de la valeur originellement attribuée au total des coûts directs éligibles (Titre Titre 02.), indépendemment du recours de la Réserve. B.Si l’on souhaite demander le recours à la Réserve (dans les cas où les fonds avaient été affectés dans la Convention de Subvention) C.Si l ’ on souhaite introduire des modifications qu ’ affectent un é l é ment de base de l'Op é ration (lieu, bénéficiaires, soutenabilité) D.Si l’on souhaite demander le changement de compte courant E.Si l’on souhaite modifier les indicateurs et les sources de vérification

Applications ANNEXE II B. Échange de correspondance écrite avec l’approbation de ECHO Quel type de procédure faut-il suivre? Quel type de procédure faut-il suivre? 1.L’ONG doit présenter une demande écrite à ECHO dument fondée et motivée (il est opportun, avant de procéder à une telle demande, à adresser au Desk Officer de ECHO à Bruxelles, de s’être entretenu avec le Field Expert [1] ) [1] 2.Attendre la confermation écrite de la part de ECHO pour l’approbation ou le rejet de la demande (ECHO doit répondre sous 15 jours mais dans tous les cas le principe du silence-consentement n’existe pas ) [1] Il est opportun dans ces cas là d’avoir tenu à jour les archives de la correspondance avec les Field Expert e, les Desk Officer de ECHO. [1] Il est opportun dans ces cas là d’avoir tenu à jour les archives de la correspondance avec les Field Expert e, les Desk Officer de ECHO. [1]

Applications ANNEXE II C. Convention Complémentaire Quand ? A.Si l’Organisation Humanitaire veut demander une EXTENTION de la période de mise en oeuvre du projet B.Si l’OH veut demander une AUGMENTATION DU BUDGET justifée par des motifs opérationnels C.Si l’OH veut demander une MODIFICATION dans l’ART.9, “Conditions Specifiques”, Convention de Subvention D.Pour les projets cofinancés, quand il est demandée une MODIFICATION DU POURCENTAGE du quota de cofinancement

Applications ANNEXE II C. Convention Complémentaire Quel type de procédure faut-il suivre ? A.L’ONG doit présenter une requête écrite à ECHO dument fondée et motivée (il est opportun, avant de procéder à une telle requête, de s’adresser au Desk Officer de ECHO à Bruxelles, et de s’être entretenu avec le Field Expert de ECHO) B.En cas d’acceptation ECHO informera par écrit l’ONG dans les 15 jours qui suivent la date de réception de la requête, envoyant une Convention de Subvention amendée ( mais quoi qu’il en soit le principe de silence- consentement ne vaut pas) C.La Convention de Subvention amendé entrera en vigueur seulement une fois signée par les deux parties (ECHO et ONG) et envoyée à ECHO

EXEMPLE “Flexibilité du budget et amendement” Budget initial Modification unilatérale du budget avec notification à ECHO

EXEMPLE “Flexibilité du budget et amendement” Modification unilatérale du budget Échange de correspondance avec approbation de ECHO

Applications ANNEXE II 2. DÉLAIS REQUIS POUR LA PRÉSENTATION DES RAPPORTS FINANCIERS A.Projets Première Urgence, Urgence et autres projets d’une durée < 6 mois B.Projets d’une durée > 6 mois

Applications ANNEXE II A. Projets de Première Urgence, Urgence et autres projets d’une durée < 6 mois DOCUMENTS OBLIGATOIRES QUAND Présentation de la proposition de projet Décomposition du Budget Rapport Financier Intérimaire (+inventaire) Rapport Financier Final Au moins 1 mois avant la fin de la période de mise en oeuvre de l’opération, sauf si spécifié différement dans la Convention de Subvention Dans les 6 semaines qui suivent la fin de la période de mise en oeuvre de l’opération, sauf si spécifié différement dans la Convention de Subvention

Applications ANNEXE II B. Projets d’une durée > 6 mois DOCUMENTS OBLIGATOIRES QUAND Présentation de la proposition de projet Décomposition du Budget Rapport Financier Intérimaire Rapport Narratif Financier Intermédiaire (+inventaire) Rapport Financier Final Normalement à mi-parcours de la période de mise en oeuvre du projet (la date est spécifiée dans la Convention de Subvention) 1 mois avant la fin de la période de mise en oeuvre du projet Dans les 3 mois avant la fin de la période de mise en oeuvre du projet

Applications ANNEXE II 1.Les Rapports doivent être présentés en utilisant les formulaires uniques fournis par ECHO, dans la même langue que celle utilisée dans la Convention de Subvention 2.Tous les Rapports doivent être présentés en Euro 3.L’UE peut demander des informations complémentaires qui doivent être fournis dans les 30 jours qui suivent la demande 4.Le non-respect des délais prévus, sans une justification adaptée, peut entraîner la résiliation de la Convention de Subvention et est considéré comme une menace pour la poursuite du CCP ATTENTION

Applications ANNEXE II 3. MODALITÉS REQUISES POUR LA PRÉSENTATION DES RAPPORTS FINANCIERS A.Projets de Première Urgence et Urgence B.Autres projets d’une durée 6 mois

Applications ANNEXE II A. Projets de Première Urgence et d’Urgence DÉFINITION DU BUDGET 4 Chiffres 6 Chiffres 8 Chiffres DOCUMENTS OBLIGATOIRES Décomposition du Budget Rapport Financier Intérimaire Rapport Financier Final

Applications ANNEXE II B. Autres Projets d’une durée 6 mois DOCUMENTS OBLIGATOIRES DÉFINITION DU BUDGET 6 Chiffres Décomposition du Budget Rapport Financier Intérimaire Rapport Financier Final 6 Chiffres 8 Chiffres

Première Urgence et Urgence Phase III: Rapport Financier Final Phase II: Rapport Financier Intérimaire 4 Chiffres 4 Chiffres Utiliser seulement le formulaire Annexe II Utiliser seulement le formulaire Annexe II Ne pas remplir le Résumé du Budget Ne pas remplir le Résumé du Budget Utiliser Exclusivements la colonne Budget INITIAL Utiliser Exclusivements la colonne Budget INITIAL Ne pas remplir“Mandats Spéciaux” Ne pas remplir“Mandats Spéciaux” 6 Chiffres 6 Chiffres Utiliser seulement le formulaire Annexe II Utiliser seulement le formulaire Annexe II Ne pas remplir le Resumé du Budget Ne pas remplir le Resumé du Budget Mettre en évidence les changements par les colonnes Budget INITIAL/MODIFIÉ Mettre en évidence les changements par les colonnes Budget INITIAL/MODIFIÉ Insérer les dépenses dans la colonne BUDGET ACTUALISÉInsérer les dépenses dans la colonne BUDGET ACTUALISÉ Autres Projets < 6 mois Phase III: Rapport Narratif Intermédiaire Utiliser le formulaire de l’Annexe II Rapport Financier Intérimaire (6 Chiffres) dans le cas où l’on souhaite introduire des modifications Utiliser le formulaire de l’Annexe II Rapport Financier Intérimaire (6 Chiffres) dans le cas où l’on souhaite introduire des modifications Phase I: Requête Financière 6 Chiffres 6 Chiffres Utiliser seulement le formulaire Annexe II Utiliser seulement le formulaire Annexe II Ne pas remplir le Resumé du BudgetNe pas remplir le Resumé du Budget Utiliser exclusivements la colonne Budget INITIAL Utiliser exclusivements la colonne Budget INITIAL Ne pas remplir“Mandats Speciaux” Ne pas remplir“Mandats Speciaux” Phase IV: Rapport Financier Final Autres Projets > 6 mois CODE Au moins 8 Chiffres Au moins 8 Chiffres Utiliser seulement le formulaire Annexe IIUtiliser seulement le formulaire Annexe II Ne pas remplir le Resumé du BudgetNe pas remplir le Resumé du Budget Insérer coûts et typologie ÉlémentsInsérer coûts et typologie Éléments Insérer N° de Référence ComptableInsérer N° de Référence Comptable

Première Urgence, Urgence, autres < 6 mois Phase III: Final Financial Report Phase II: Rapport Financier Intérimaire P résentation de la proposition de projet P résentation de la proposition de projet Au moins 1 mois avant la fin de la période de mise en oeuvre (avec inventaire), Au moins 1 mois avant la fin de la période de mise en oeuvre (avec inventaire), sauf si précisé différemment dans la Convention de subvention Autres Projets > 6 mois Phase III: Rapport Narratif Intermédiaire 1 mois avant la fin de la période de mise en oeuvre du projet (seulement narratif + inventaire) 1 mois avant la fin de la période de mise en oeuvre du projet (seulement narratif + inventaire) Phase I: Requête de Financement Phase IV: Rapport Financier Final Normalement à mi-parcours de la période de mise en oeuvre du projet Normalement à mi-parcours de la période de mise en oeuvre du projet (la date est spécificiée dans la Convention de Subvention) Dans les 6 semaines qui suivent la fin de la période de mise en oeuvre, Dans les 6 semaines qui suivent la fin de la période de mise en oeuvre, sauf si précisé différemment dans la Convention de subvention Dans les 3 mois qui suivent la fin de la période de mise en oeuvre de l'Opération Dans les 3 mois qui suivent la fin de la période de mise en oeuvre de l'Opération Délais

Le “Trenino”

Budget:Instruments Pour faciliter le travail il a été créé un instrument d’application en matière de budget et de compte-rendu des dépenses Le “Trenino”

Instruments: OBJECTIF “Faciliter la rédaction du budget et faciliter un juste monitorage du compte- rendu des dépenses”

Instruments: Le “Trenino" Ce n’est PAS 1.Ce n’est pas un instrument qui remplaçant les documents ECHO 2.Ce n’est pas un instrument pour la planification et le contrôle des activités 3.Ce n’est pas un instrument pour contrôler les dépenses effectuées en relation avec les dépenses prévues 4.Ce n’est pas un instrument pour intégrer les systèmes de comptabilité et de gestion adoptés par chaque OH

Instruments: Le “Trenino" Il Contient 1.Un résumé par sujets des informations financières intégrées dans les divers documents du CCP 2.Des fiches spécifiques pour chaque article de budget dans le but de: Fournir des informations (cfr. guide de rubriques ECHO) Fournir des informations (cfr. guide de rubriques ECHO) Identifier les coûts éligibles pour chaques Chapitre Identifier les coûts éligibles pour chaques Chapitre Identifier les pièces justificatives pour chaque type de dépense Identifier les pièces justificatives pour chaque type de dépense

FAQ en collaboration avec

FAQ Au cours de la mise en oeuvre du projet l’on décide de distribuer du blé à la place du riz, comme prévu. L’opération n’invalide ps un élément fondamental du projet. Quelle précédure doit on utiliser ? Il faut suivre la procédure “Modification unilatérale avec notification” 1.Présenter la dite modification sous la forme d’une lettre adressée au Field Officer et au Desk Officer ou à travers le Rapport Intérimaire. Il n’est pas nécessaire de recevoir d’approbation.

FAQ ECHO indique un pourcentage idéale des coûts entre le Titre 01. et le Titre 02. (ex. les coûts de soutien ne doivent pas dépasser 30% des coûts totaux du projet) ? NON, ECHO ne fournit aucune indication en la matière. Il est toujours quoi qu’il en soit opportun qu’il y ait un “ juste équilibre” entre les deux Titres

FAQ Au cours de la mise en oeuvre du projet, l’on décide de travailler avec un partenaire local différent de celui prévu, sans que cela ne comporte de modification substentielle au projet. Quelle procédure doit on utiliser? Il faut suivre la procédure “Modification unilatérale avec notification” 1.Présenter la dite modification sous la forme d’une lettre adressée au Field Officer et au Desk Officer ou à travers le Rapport Intérimaire. Il n’est pas nécessaire de recevoir d’approbation.

FAQ Il était prévu des puits perforés pour fournir de l’eau aux bénéficiaires, mais des raisons techniques l’en empèchent. L’on propose d’alimenter la zone avec des camions-citernes – en diminuant l’autosuffisance du projet après l’intervention. Le coût est le même. Que faire vis-à-vids de ECHO ? Il était prévu des puits perforés pour fournir de l’eau aux bénéficiaires, mais des raisons techniques l’en empèchent. L’on propose d’alimenter la zone avec des camions-citernes – en diminuant l’autosuffisance du projet après l’intervention. Le coût est le même. Que faire vis-à-vids de ECHO ? Une modification dans l’autosuffisance du projet est un changement critique au sujet duquel il faut s’entretenir au préalable avec le Field Expert pour obtenir une approbation

FAQ Peut-on utiliser des formulaires différents des formulaires uniques fournis par ECHO pour la présentation des Budgets en phase initiale, intermédiaire et finale ? NON, les formulaires à utiliser (dans la même langue que celle de la Convention de Subvention) sont exclusivement ceux fournis par ECHO, pour chacune des phases suivantes:  Requête de financement (Budget Breakdown)  Rapport Financier Intermédiaire  Rapport Financier Final

FAQ L’on à budgetiser un PM pour un projet de 12 mois. Notre PM s’en va et l’on décide d’engager une personne dans en attendant son replacement. À la fin de l’intervention il a été fait recours à 3 PM. Comment le justifier ? L’on à budgetiser un PM pour un projet de 12 mois. Notre PM s’en va et l’on décide d’engager une personne dans en attendant son replacement. À la fin de l’intervention il a été fait recours à 3 PM. Comment le justifier ? ECHO donne une complète elasticité sur l’emploi des fonds pour le personnel (principe du 15%). Cependant il faut expliquer les faits dans la présentation des Rapports Intérimaire et Final. L’overlapping est remboursé par ECHO si motivé et consideré justifié.

FAQ L’on veut déplacer du Titre 01 au Titre 02 un % supérieure à 15% des coûts totaux éligibles, sans invalider un élément fondamental du projet. Quel procédure faut-il suivre ? Il faut suivre la procédure “Échange de correspondance”: 1.Mettre en forme l’intention au Field Officer (conseillé) 2.Renvoyer la requête écrite au Desk Officer 3.Attendre la réponse écrite par ECHO

FAQ En présentant une proposition de projet à ECHO l’on doit remplir aussi bien la Requête de Financement que le Résumé du Budget ? Non, il ne faut remplir que la Requête de Budget. Le Résumé de Budget sera par contre rempli par ECHO et joint à la Convention de Subvention

FAQ L’on veut demander l’utilisation de la Réserve pour Imprévus prévue dans le Budget. Quelle procédure faut-il suivre ? Il faut suivre la procédure “Échange de correspondance”: 1.Mettre en forme l’intention au Field Officer (conseillé) 2.Renvoyer la requête écrite au Desk Officer 3.Attendre la réponse écrite par ECHO

ANNEXE V Procédures de Passation des Marchés de Fournitures, Travaux et Services en collaboration avec

ANNEXE V Elle définit les procédures à suivre pour les passations de marchés de services, de fournitures et de travaux. Les typologies de procédures d’achat à suivre sont différenciées selon La typologie du contrat (services, fournitures et travaux) La typologie du contrat (services, fournitures et travaux) La valeur des contrats d’achats prévus pour chaque typologie de contrat (services, fournitures et travaux) La valeur des contrats d’achats prévus pour chaque typologie de contrat (services, fournitures et travaux)

ANNEXE V L’annexe est organisée ainsi: IntroductionIntroduction Principes généraux et structure du document 1. Définitions et objectifs Finalités des procédures et principes généraux 2. Critères d’éligibilité Critères et causes de sélection et d’exclusion des procédures d’appel d’offre 3. Règles communes Règlementation de base pour toutes les procédures d’appel d’offre 4. Typologie des marchés Typologies d’appel d’offre et fonctionnement selon le type de marché 5. Règles particulières Première Urgence, Urgence, Stocks, Centrales d’achat humanitaires, Cofinanc.

ANNEXE V Les passations de march é de fournitures, travaux et service pr é sentent les caract é ristiques suivantes:

ANNEXE V ATTENTION  Un marché ayant pour objet à la fois des produits et des services est considéré comme un marché de service lorsque la valeur des services en question dépasse celle des produits incorporés dans le marché. Le même principe s’applique pour définir la procédure de passation de marchés à suivre dans d’autres marchés hybrides.  Dans la phase de présentation du projet l’ONG doit préciser dans l’Annexe I la modalité qu’il compte suivre pour les procédures d’achat. Les procédures d’achat mises en oeuvre par l’ONG, outre les pratiques de contractation, seront évaluées dans la phase d’audit.

ANNEXE V TYPOLOGIES DE PROCÉDURES DE PASSATION OuverteRestreinte OuverteRestreinte Appel d ’ offre international Appel d ’ offre local Proc é dure n é goci é e Une seule Offre

Typologie Modalité d’action Notes Appel d’offre ouverte (Open Procedure) Publication internationale ou locale des candidatures et invitation à la présentation des offres (appel d’offre ouverte à tous les éventuels opérateurs économiques) L’appel peut être internationale ou locale L’avis de marché doit être ouvert et détaillée en ce qui concerne les règles de présentation des candidatures, les critères de sélection et d’exclusion, l’attribution et les détails techniques Tous les éventuels opérateurs économiques peuvent présenter une candidature Appel d’offre restreinte (Restricted procedure) (1a) Call for expressions of interest (1b) Publication de l’avis de marché (2)Invitation à présenter une candidature (appel d’offre ouverte pour ceux qui correspondent aux critères de sélection) (3)sélection des candidats (de la liste ou parmi ceux qui ont répondu à l’avis de marché) L’appel peut être internationale ou locale Seuls les candidtas présélectionnés avec la call for expressions of interest sont invités à présenterune candidature Le nombre de candidats invités à présenter une candidature ne doit pas être inférieur à 4 (et être un nombre suffisant pour assurer une concurrence réelle)

Typologie Modalité d’action Notes Proc é dure N é goci é e Invitation par écrit et simultanément des soumissionaires choisis à négocier les termes du marché Le nombre de candidats invités à négocier ne doit pas être inférieur à 4 (et être un nombre suffisant pour assurer une concurence réelle) Une seule Offre Optention d’ 1 devis ( a) Dans les Premières Urgences et Urgences (cfr. aussi ANNEXE V, chap. 5.1.). L’ONG doit être en mesure de démontrer la nécessité de recourir à cette procédure semplifée en évitant le recours à des procédures élargies; ( a) Dans les Premières Urgences et Urgences (cfr. aussi ANNEXE V, chap. 5.1.). L’ONG doit être en mesure de démontrer la nécessité de recourir à cette procédure semplifée en évitant le recours à des procédures élargies; (b) Lorsque aucun soumissionaire ou aucune offre appropriée ne s’est présenté en réponse à une procédure ouverte ou restreinte à la clotûre de la procédure initiale modifiées; (b) Lorsque aucun soumissionaire ou aucune offre appropriée ne s’est présenté en réponse à une procédure ouverte ou restreinte à la clotûre de la procédure initiale modifiées; (c) Lorsque pour des raisons techniques ou des raisons liées à la protection des droits exclusifs, le marché ne peut être attribué qu’à un opérateur économique particulier; (c) Lorsque pour des raisons techniques ou des raisons liées à la protection des droits exclusifs, le marché ne peut être attribué qu’à un opérateur économique particulier; (d) Pour des marchés supplémentaires, consistant en la répétition de services, de travaux ou de fournitures; (d) Pour des marchés supplémentaires, consistant en la répétition de services, de travaux ou de fournitures; (e) Pour les travaux et les services supplémentaires non compris dans le marché initial qui, en raison de circonstances imprévus, sont devenus nécéssaires pour la réalisation du marché; (e) Pour les travaux et les services supplémentaires non compris dans le marché initial qui, en raison de circonstances imprévus, sont devenus nécéssaires pour la réalisation du marché; (f) Per les marchés immobiliers (uniquement location) après prospection du marché local (f) Per les marchés immobiliers (uniquement location) après prospection du marché local (g) Lorsque les commandes sont passées auprès d’une centrale d’achat humanitaire (g) Lorsque les commandes sont passées auprès d’une centrale d’achat humanitaire (i) Pour les marchés d’une valeur < 5,000 € (i) Pour les marchés d’une valeur < 5,000 €

ANNEXE V A.Fournitures sujètes au standard de qualité internationales, et/ou B.Fournitures concernant la mise en oeuvre d’actions dans le cadre de la santé, nutrition, eau & assainissement C.Exceptionnellement, produits non disponibles dans le pays d’intervention Par exclusion toutes les fournitures que l’on ne considère pas comme Fournitures spécialisées Par exclusion toutes les fournitures que l’on ne considère pas comme Fournitures spécialisées Dans le nouveau CCP, ECHO introduit dans les marchés de fourniture la distinction entre: Typologie Définition ECHO Fournitures spécialisées Produits de base non spécialisés

ATTENTION ANNEXE V  La classification de chaque comme Produits de base non spécialisés ou Fournitures spécialisées doit être faite en considérant aussi le contexte dans lequel est exécuté le projet. La possibilité de trouver un produit dans le pays dans lequel on intervient, par exemple, peut être exceptionnellement prise en compte pour classifier un fait aggré comme Fournitures spécialisées lorsque il doit être importé  L’ONG doit se mettre d’accord avec la Commission sur les produits à considérer comme Fournitures spécialisées dans un projet donné

Fournitures sujètes au standard de qualité internationales ANNEXE V Fournitures pharmaceutiques Équipements médicales Autres fournitures Typologie Standard de qualité requis Toujours appliquer un système de pré-sélection des fournisseurs qui doivent répondre au WHO Good Manufacturing Practice Guidelines Standard des fournisseurs d’équipements médicaux: ISO 9001/EN46001 ou ISO 9002/EN46002 Standard des fournisseurs d’équipements médicaux: ISO 9001/EN46001 ou ISO 9002/EN46002 Directive 93/42/EEC du Conseil du 14 juin 1993 (OJ L 169, 12/07/1993) Directive 93/42/EEC du Conseil du 14 juin 1993 (OJ L 169, 12/07/1993) Toujours vérifier toute norme internationalement reconnue existente pour chaque fourniture (l’énumération susmentionnée n’est ni exhaustive, ni définitive).

SERVICESFOURNITURESTRAVAUX 200,000 € ou plus Procédure de Passation de Marché Restreinte Internationale Procédure de Passation de Marché Restreinte Internationale Fournisseurs invités: de 4 minimum à 8 maximum 150,000 € ou plus 150,000 € ou plus Procédure de Passation de Marché Internationale Ouverte 5,000,000 € ou plus 5,000,000 € ou plus Procédure de Passation de Marché Internationale Ouverte Procédure de Passation de Marché Internationale Ouverte de 30,000 à € A) produits de base non spécialisés Procédure de Passation de Marché Locale Ouverte B) Fournitures spécialisées Procédure de Passation de Marché Internationale Restreinte Fournisseurs invités: de 4 fournisseurs min. à 8 max. 4 fournisseurs de 300,000 à 5,000,000 € de 300,000 à 5,000,000 € Procédure de Passation de Marché publiée localement de 5,000 à 200,000 € Procédure négociée Fournisseurs invités: min. 4 fournisseurs produits de base non spécialisés de € 5,000 à 30,000 Procédure négociée Fournisseurs invités: min. 4 fournisseurs de 5,000 à 300,000 € Procédure négociée Fournisseurs invités: min. 4 fournisseurs Moins de 5,000 € 1 seule offre 1 seule offre A) produits de base non spécialisés moins de 5,000 € moins de 5,000 € 1 seule offre B) Fournitures spécialisées moins de 30,000 € 1 seule offre moins de 5,000 € 1 seule offre 1 seule offre

FINFIN