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Organiser et animer des réunions efficaces Roland Préhembaud Vice Président « formation » Organiser et animer des réunions efficaces Maison des sports 7 mars 2015 CDOS 33

Nous sommes tous « réuniophages » Votre difficulté N° 1 à vous ? Comme animateur ou comme participant ? CDOS 33

Pour l’organisateur, des questions préalables CDOS 33

La réunion est-elle nécessaire ? Une « réunion », c’est quoi ? Une raison de se regrouper? Un but clairement attendu ? Un suivi possible ? CDOS 33

On y va…La convocation Qui convoque ? Qui participe ? destinataires, modalités de réponse Pour quoi faire ? ordre du jour Où? lieu, salle, accès Quand ? date / heure de début / heure de fin Demandes ou infos particulières (matériel, participations) CDOS 33

Les invités reviendront-ils si… Trop de retard Trop long Pas de participation Pas trouvé ma place Rien de neuf Aucun intérêt Pas d’issue claire Pas de convivialité CDOS 33

Les conditions de la réussite Confort « psychologique » Environnement perso, conditions d’organisation, connaissance des enjeux Confort « affectif » Connaissance des participants, climat Confort « physique » Installation, acoustique Confort « intellectuel » Connaissance préalable du sujet CDOS 33

Ne confondons pas les types de réunions les moments d’une réunion Information Échanges Décision Production CDOS 33

Pour réussir les réunions… Les points critiques… des anticipations obligatoires ! CDOS 33

Les moments d’information Les conditions d’écoute Confort physique, horaires, durée Le niveau de préparation des participants confort psychologique, appétence Les outils supports papier, PP, écriture directe Les qualités de l’intervenant confort affectif, adhésion, appropriation CDOS 33

Les moments d’échanges Disposition des participants Parasites Climat général Connaissance des interlocuteurs Écoute et participation Suivi des arguments échangés Répartition des interventions Circulation de la parole CDOS 33

Les moments de production Partage des objectifs Partage des ambitions Participation aux concertations Accord sur les stratégies Compréhension de la tâche Acceptation des rôles Nombre de participants Compréhension et acceptation de la dynamique CDOS 33

Les moments de décision Compréhension de la décision à prendre Les enjeux Adhésion à la modalité choisie Acceptation, partage de la décision Cristallisation, sentiment d’échec Application, suivi… Crédibilité, valorisation des décideurs CDOS 33

Merci de votre attention… Et bon courage ! Roland Préhembaud Vice Président « formation » CDOS 33