République Démocratique du Congo Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011

 Quels rôles & responsabilités du FIDA dans les achats des projets?  Quelles tâches nécessaires à la supervision des achats?  Comment est menée une supervision des achats?

L’achat de biens, services et travaux constitue un élément crucial dans la mise en œuvre d’un projet.  Des achats inefficients et inefficaces peuvent avoir de sérieuses répercussions:  Les résultats et impacts attendus du projet peuvent ne pas être obtenus  Des retards dans la mise en œuvre du projet  Des coûts élevés de la mise en œuvre  Les achats constituent une activité sensible peuvent entrainer la corruption et la fraude:  La complexité de certains actes d’achat  Utilisation à la fois des règlements et directives du pays et de ceux du FIDA

ACI (AOIO / OIR) ACI (AOIO / OIR) ACI (AON) ACI (AON) Consultation nationale (CFN) Consultation nationale (CFN) Méthodes de Passation des Marchés Consultation internationale (CFI) Consultation internationale (CFI) Entente Directe  Principes Directeurs:  Economie  Efficience  Transparence

 Formation de la commission d’ouverture de plis  Elaboration des spécifications techniques et préparation des dossiers d’appel d’offres  Formation de la commission d’ouverture de plis  Elaboration des spécifications techniques et préparation des dossiers d’appel d’offres  Soumission des dossiers d’appel d’offres au FIDA pour l’avis de non-objection  Mise en œuvre d’appel d’offre et évaluation des offres  Sélection de la meilleure offre et préparation d’un projet de contrat  Mise en œuvre d’appel d’offre et évaluation des offres  Sélection de la meilleure offre et préparation d’un projet de contrat  Soumission du rapport d’évaluation et le projet de contrat au FIDA pour l’avis de non-objection  Adjudication du marché et signature du contrat  Commencement  Adjudication du marché et signature du contrat  Commencement  Appel à manifestation d’intérêt  Demande de soumission des offre  Demande de prix  Appel à manifestation d’intérêt  Demande de soumission des offre  Demande de prix  Spécification ou TDR  Méthode de passation des marchés  Coût estimé  Spécification ou TDR  Méthode de passation des marchés  Coût estimé  Evaluation sur la qualité (qualification) et prix  Contrat (conditions)  Evaluation sur la qualité (qualification) et prix  Contrat (conditions)

 Appel d’offres au niveau international (AOI): pour des besoins à coût élevé. (1)  Publication dans des journaux à grand tirage, au niveau des représentants locaux, des ambassades, du Forum de développement de l’ONU  Pré-qualification  Dépouillement en public  Appel d’offres au niveau national (AON): pour des achats publics dans le pays du Bénéficiaire (2)  Publication dans les journaux locaux (Remarque: des fournisseurs étrangers peuvent soumettre des offres)  Même chose

 Appel d’offres au niveau international (AOI): pour des besoins à coût élevé. (1)  Evaluation des soumissions par la méthode de notation par des points (sur les plans technique et financier)  Appel d’offres au niveau national (AON): pour des achats publics dans le pays du Bénéficiaire (2)  Même chose

 Passation des marchés au niveau international (3):  Dresser une liste restreinte de fournisseurs fiables dans au moins 2 pays membres du FIDA  Transmettre l’appel d’offres aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte  Passation des marchés au niveau local (4):  Préparer les spécifications et la demande de prix  Dresser une liste restreinte d’au moins trois fournisseurs fiables  Transmettre la demande de prix (appel d’offres) aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte

 Passation des marchés au niveau international (3):  Accepter les originaux des soumissions (pas de copies faxées)  Evaluation des soumissions en fonction des coûts les moins élevés des soumissionnaires conformes  Signer le contrat  Passation des marchés au niveau local (4):  Même chose

 Entente directe (5) (cas limités et spécifiques)  Extension/addition à un contrat existant  Normalisation des biens avec ceux du projets déjà existants Remarque: La compétition n’est pas requise.

BIENS, TRAVAUX ET SERVICES TECHNIQUES SERVICES DE CONSULTANTS En fonction du produitEn fonction des savoirs Compétition ouverteCompétition sélective Dépouillement publicDépouillement non public des offres techniques Dépouillement public des propositions financières Le prix constitue un facteur majeurLa qualité est un facteur majeur Spécification détailléeTermes de référence (Programme de travail général) Procédure en une seule phaseProcédure en deux phases Rarement des négociationsHabituellement des négociations

Se conformer:  Aux règles et procédures d’achat applicables dans un projet particulier qui proviennent de différentes sources:  Les lois et règlements du pays en matière d’achat  Les directives d’achat du FIDA  Le rapport d’évaluation du projet  L’accord de financement  Aux règles, méthodes et procédures applicables qui sont précisées dans la LAB, ainsi qu’aux conditions de revue des achats du FIDA.

L’UGP et le Bénéficiaire exercent une responsabilité générale sur les achats  Planification des acquisitions (en fonction des objectifs du projet et du PTBA)  Préparation et publication des documents de l’appel d’offres et de l’invitation à soumissionner  Dépouillement et évaluation des offres Planification Soumission Ouverture des plis et évaluation Négociation et adjudication Suivi Livraison Paiement

L’UGP et le Bénéficiaire exercent une responsabilité générale sur les achats  Négociation, octroi et signature du contrat  Suivi de l’exécution du contrat (technique et financier/administratif)  Livraison des biens/travaux/services  Paiement Planification Soumission Ouverture des plis et évaluation Négociation et adjudication Suivi Livraison Paiement

 Responsabilité fiduciaire du FIDA:  Utilisation rationnelle des fonds du financement: le FIDA doit s’assurer que les ressources du financement ne sont utilisées qu’à bon escient.  Exigences d’économie et d’efficience dans la mise en œuvre du projet en général, et des achats en particulier: le FIDA doit s’assurer que l’octroi de contrat découle d’une compétition.  Le FIDA doit garantir l’équité, l’intégrité, la transparence et la bonne gouvernance dans le cadre des achats.  Le concept de « non objection »

 Le CPM doit s’assurer de:  La cohérence des actes d’achat avec les objectifs du projet, le PTBA, le plan d’achat et le moment choisi dans la période de mise en œuvre du projet.  La disponibilité des ressources financières: le montant des achats ne doit pas dépasser celui des ressources financières allouées dans l’accord de financement et le budget annuel.  La transparence et l’équité: les achats sont effectués conformément aux règles et procédures applicables.  Des meilleurs prix proposés: les achats doivent découler d’une compétition.  Le personnel du FIDA doit observer la neutralité et l’impartialité.  La flexibilité doit être de rigueur – mais dans le respect des lois, règles et procédures.

Évaluation capacités nat. et du projet Formation de l’UCP et partenaires nationales Expertise au niveau nat. et du projet Expertise au niveau du FIDA  Un manuel de procédures administratives et financières complet (mise en œuvre/ manuel des opérations)  Un atelier de démarrage bien préparé comprenant des sessions techniques intégrant des discussions sur l’importance des soumissions de qualité, des causes fréquentes de retard, des questions de calendrier  Un plan de passation de marchés résumant les méthodes d’achat, les règles applicables et les exigences de revue à priori telles que prévues dans l’accord de financement. Outils pour une PM de succès Outils pour une PM de succès Manuel d’opératio ns Atelier de démarrage “bien preparé” Atelier de démarrage “bien preparé” PPM

Outils pour une PM de succès Manuel d’opératio ns Atelier de démarrage “bien preparé” PPM  Evaluation des capacités d’achat (niveau national & projet)  Formation de l’UGP concernée et des partenaires au niveau national sur les aspects relatifs aux achats  Expertise en achat au niveau national/du projet (complétée par un renforcement continu des capacités)  Expertise en achat au niveau du FIDA (spécialiste en achat assistant le CPM dans le cadre de la supervision) Évaluation capacités nat. et du projet Évaluation capacités nat. et du projet Formation de l’UCP et partenaires nationales Formation de l’UCP et partenaires nationales Expertise au niveau nat. et du projet Expertise au niveau nat. et du projet Expertise au niveau du FIDA Expertise au niveau du FIDA