Dépense Demande de paiement sur EJ Détails et explicitations dans les commentaires du document

Demande de paiement sur EJ Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Budget Transverse La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Comprendre les processus de la dépense Les référentiels Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle 30’ Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire Introduction Création d’une demande de paiement sur EJ Processus standard de la dépense Concepts clés Circuit de validation Introduction Concepts clés Articulation entre EJ, SF et DP : illustration Impacts Création d’une demande de paiement sur EJ Concepts clés Modification et suppression d’une demande de paiement sur EJ Quiz Quiz

Introduction Processus standard de la dépense 1 Formalisation d’un contrat Acheteur Engagement juridique Gestionnaire des EJ Responsable des EJ (Contrôleur budgétaire) Service Fait Gestionnaire du SF Certificateur Demande de paiement Gestionnaire des DP Responsable des DP Comptable de la prise en charge Paiement Responsable de la trésorerie Description Un prescripteur exprime un besoin Le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat Le gestionnaire de l’EJ crée l’EJ Le responsable de l’EJ, et éventuellement le contrôleur budgétaire, vérifient et valident l’EJ Le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à l’engagement et constate le service fait Le certificateur certifie le SF Le gestionnaire de la DP crée la DP Le responsable de la DP la contrôle et la valide Le comptable de la prise en charge prend en charge la DP Le responsable de la trésorerie réalise le paiement Aide à l’animateur : Le processus standard de la dépense se décompose en 5 étapes majeures : la formalisation d’un contrat, l’engagement juridique, le service fait, la demande de paiement et le paiement. Il débute par la formalisation d’un contrat : un prescripteur exprime un besoin ; le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat. Vient ensuite l’étape de l’engagement juridique: le gestionnaire enregistre l’acte juridique (engagement juridique) dans le système d’information et le responsable valide l’engagement. L’étape suivante, le service fait (SF), consiste à vérifier la conformité de la livraison à la commande ou à l’engagement juridique : le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à la commande ou à l’engagement juridique et constate le SF ; le certificateur certifie le SF. L’étape suivante consiste à créer et valider la demande de paiement. Le gestionnaire de la DP crée la DP. Le responsable de la DP la contrôle et la valide. Le comptable prend ensuite en charge la demande de paiement. Enfin la dernière étape consiste à réaliser le paiement (par le responsable de trésorerie). Des variantes existent à ce processus standard de la dépense (cf. Module de formation Dépense) : service fait concomitant à l’engagement juridique (ex : décisions de versement de subventions sans conditions), service fait concomitant à la demande de paiement (ex : baux avec préavis), dépense sans engagement préalable (ex : dépenses de fluides), paiement réalisé avant l’ordonnancement (ex : paiement par prélèvement). 4 4

Introduction Concepts clés 1 Une demande de paiement (DP) : Matérialise l'ordre donné par l'ordonnateur à l'agent comptable de procéder au paiement*. Porte les imputations de comptabilité budgétaire et générale. Se rapporte à des opérations avec des tiers fournisseurs (factures, avoirs,…) aboutissant à des flux financiers. Dans le cas d’une DP sur EJ, les EJ sont formalisés dans le système d’information Aide à l’animateur : La demande de paiement reprend les éléments de facturation communiqués par le fournisseur (montant, date, taux de TVA..). La DP matérialise à la fois l’ordre de payer et le résultat de la liquidation. La demande de paiement remplace le mandat. La demande de paiement peut correspondre non seulement aux factures mais plus généralement à toute pièce fournisseur (avoir, avance…). * : dans le cas d’une organisation avec service facturier, c’est le service fait qui matérialise l’ordre de payer

Responsable de la trésorerie Introduction Circuit de validation d’une DP sur EJ sans service facturier 1 Expression de besoin Engagement juridique Service fait Demande de paiement Paiement Service métier Expression de besoin Ordonnateur Acheteur Gestionnaire des EJ Formalisation Création Responsable des EJ Gestionnaire du SF Description Contrôle et validation Constatation Certificateur du SF Gestionnaire des DP Renvoi éventuel Contrôle et certification Création Comptable 1. Aide à l’animateur : Le processus décrit le déroulement complet d’une dépense. A chaque étape (expression du besoin, EJ, SF, DP) interviennent des rôles spécifiques. Dans la représentation des processus, les différents intervenants sont modélisés par des rôles élémentaires, réalisant chacun une activité qui contribue au déroulement du processus. Pour un organisme particulier, les acteurs opérationnels se voient attribuer un ou plusieurs rôles en fonction du choix d’organisation retenu pour cet organisme. 2. Organisation sans service facturier : Le gestionnaire des DP crée la DP. Il effectue le rapprochement de trois éléments : EJ / service fait / DP. Dans les cas courants, le rapprochement consiste à s’assurer que : la facture correspond à un engagement juridique pour lequel un service fait a été certifié ; le cumul des factures doit toujours être inférieur ou égal au service fait. Le responsable des DP contrôle et valide les demandes de paiement transmises par le gestionnaire des DP ; il peut, le cas échéant, les modifier ou les rejeter en les retournant au gestionnaire des DP ou encore les supprimer. La validation du responsable des DP vaut ordre de payer pour le comptable auquel elle est transmise. Pour ce faire, le responsable des DP a nécessairement qualité d’ordonnateur.  Dans le cas général, la validation de la DP par le responsable des DP ne donne lieu ni à écriture en comptabilité générale et budgétaire (sauf cas de DP sans EJ préalable) ni à consommation ou réservation de CP Une fois validée, la DP est transmise au comptable qui, après l’avoir contrôlée, la prend en charge (comptabilisation de la dette fournisseur). En cas d’irrégularité, le comptable rejette la DP et la renvoie à l’ordonnateur. Il doit pouvoir motiver son rejet dans l’outil informatique. Le comptable vérifie également la couverture de la dépense par des CP à la date d’échéance. La prise en charge de la DP par le comptable n’entraîne aucune consommation de CP. Cette dernière intervient au moment du paiement. L’outil informatique doit permettre de contrôler la disponibilité des CP lors du paiement. Impacts comptables : Trois impacts en comptabilité budgétaire se produisent dans ce schéma : Premier impact : au moment de la certification du service fait avec la génération d’une écriture au débit d’un compte de charge 6* (ou d’immobilisation 2*) et au crédit du compte Facture Non Parvenue 408. Second impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte Facture Non Parvenue 408 et au crédit du compte Fournisseur 401. Troisième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Responsable des DP Comptable de la PEC Responsable de la trésorerie Rejet éventuel Contrôle et validation Prise en charge Mise en paiement

Responsable de la trésorerie Introduction Circuit de validation d’une DP sur EJ avec service facturier 1 Expression de besoin Engagement juridique Service fait Demande de paiement Paiement Service métier Expression de besoin Ordonnateur Acheteur Gestionnaire des EJ Formalisation Création Responsable des EJ Gestionnaire du SF SFACT Description Contrôle et validation Constatation Certificateur du SF Gestionnaire des DP Contrôle et certification Création Aide à l’animateur : Le gestionnaire des DP (au sein du SFACT) crée la DP. Il effectue le rapprochement à trois éléments : EJ / service fait / DP. Dans les cas courants, le rapprochement consiste à s’assurer que : la facture correspond à un engagement juridique pour lequel un service fait a été certifié ; le cumul des factures doit toujours être inférieur ou égal au service fait. Le responsable des DP (au sein du SFACT) contrôle et valide les demandes de paiement transmises par le gestionnaire des DP ; il peut, le cas échéant, les modifier ou les rejeter en les retournant au gestionnaire des DP ou encore les supprimer. Le responsable de la trésorerie procède à leur mise en paiement. Le comptable peut également procéder au rejet de certaines DP ; dans ce cas, les DP sont retournées au responsable de DP, sans avoir donné lieu à écriture en comptabilité générale ou à consommation de CP. Dans ce cas, le comptable renseigne un motif de rejet. Le comptable vérifie également la couverture de la dépense par des CP à la date d’échéance. La prise en charge de la DP par le comptable n’entraîne aucune consommation de CP. Cette dernière intervient au moment du paiement. L’outil informatique doit permettre de contrôler la disponibilité des CP lors du paiement. Le rôle de gestionnaire et de responsable peut être attribué à un même acteur au sein du SFACT mais pas pour une même facture. Le rôle de responsable de DP et de comptable de la prise en charge concernent le même acteur afin d’améliorer l’efficience des traitements Impacts comptables : Trois impacts en comptabilité budgétaire se produisent dans ce schéma : Premier impact : au moment de la certification du service fait avec la génération d’une écriture au débit d’un compte de charge 6* (ou d’immobilisation 2*) et au crédit du compte Facture Non Parvenue 408. Second impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte Facture Non Parvenue 408 et au crédit du compte Fournisseur 401. Troisième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Responsable des DP Comptable de la PEC Responsable de la trésorerie Contrôle et validation Mise en paiement Renvoi éventuel

Création d’une demande de paiement sur EJ

Création d’une demande de paiement sur EJ Caractéristiques 1 Une demande de paiement (DP) sur EJ : Est le résultat de la liquidation et peut porter sur tous les types de pièces associés à la dépense : factures, avances, avoirs... Est créée en référence à un EJ (validé et pour lequel le service fait a été constaté puis certifié). Identifie le fournisseur de l'EJ ayant réalisé la prestation ainsi que le bénéficiaire du paiement (si celui-ci est différent). Peut être multi-imputations en cohérence avec les imputations portées par l’EJ

1 Création d’une demande de paiement sur EJ Articulation entre EJ, SF et DP : illustration (1/2) 1 EJ SF DP EJ = 100 SF = 100 DP = 100 OU OU SF1 = 60 SF2 = 40 DP1 = 60 DP2 = 40 OU DP1A = 20 DP1B = 40 DP2A = 20 DP2B = 20 Aide à l’animateur : Les éléments chiffrés sont donnés à titre d’exemple dans le cas d’un dénouement complet – dans le cas général, le SF et la DP peuvent correspondre à des montants partiels de l’EJ. L’engagement juridique constitue la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées. Le service fait correspondant peut être total ou partiel, sans dépasser le montant engagé. La demande de paiement ne peut être supérieure au service fait.

2 Création d’une demande de paiement sur EJ Articulation entre EJ, SF et DP : illustration (2/2) 2 EJ SF DP EJ = 100 SF1 = 40 SF2 = 60 DP1 = 30 DP2 = 10 OU OU SF1 = 50 DP1 = 30 DP2 = 20 L’engagement juridique constitue la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées. Le service fait correspondant peut être total ou partiel, sans dépasser le montant engagé. La demande de paiement ne peut être supérieure au service fait. Aide à l’animateur : Cas 1 : Si l’opération est terminée à la DP2 (Paiement total de 40, SF de 100 et EJ de 100)  Besoin de régulariser le SF ou demander une facturation complémentaire au fournisseur Cas 2 : Si l’opération est terminée à la DP2 (Paiement total de 50, SF de 50 et EJ de 100) Besoin de retrait d’engagement à hauteur de 50. Si l’opération a lieu lors du même exercice, libération d’AE qui rend du disponible Si l ’opération a lieu lors de l’exercice N+1, libération d’AE qui ne rend pas de disponible Il est recommandé de faire toutes ces opérations (rapprochement EJ/SF/DP) au fil de l’eau de façon à limiter les traitements de fin d’exercice.

Création d’une demande de paiement sur EJ Impacts 2 La validation de la demande de paiement sur EJ par le comptable a un impact en comptabilité générale. Le schéma d’écriture lié à la demande de paiement : Facture Non Parvenue 408 Fournisseur 401 X X Aide à l’animateur : La validation de la DP n’a aucun impact sur les CP et c'est le rapprochement DP / décaissement qui génère l'écriture en comptabilité budgétaire.

Modification et suppression d’une demande de paiement sur EJ

DP comptabilisée mais non payée DP comptabilisée et payée Modification et suppression d’une demande de paiement sur EJ Concepts clés 2 Les modifications ou suppressions de demandes de paiement (DP) sur EJ : Sont autorisées selon l’étape du flux de la dépense dans laquelle elles interviennent. Doivent être motivées par un commentaire enregistré et restituable dans le système d’information. DP non validée DP comptabilisée mais non payée DP comptabilisée et payée Modification de la DP Suppression de la DP Annulation de la DP Correction en comptabilités Contre-passation de l’écriture de dette fournisseur en comptabilité générale Correction en comptabilité générale et budgétaire Aide à l’animateur : Les modifications ou suppressions de demandes de paiement (DP) sur EJ : - sont autorisées selon l’étape du flux de la dépense dans laquelle elles interviennent. DP non validée par le responsable des DP : possibilité de modifier ou supprimer la DP par le responsable des DP DP comptabilisée par le comptable mais pas encore payée : possibilité d’annulation de la DP (contre-passation de l’écriture de dette fournisseur en comptabilité générale) par l’Agent comptable . Une nouvelle demande de paiement peut alors être créée. DP comptabilisée par le comptable et payée : demande de correction en comptabilité générale et budgétaire. - doivent être motivées par un commentaire enregistré et restituable dans le système d’information.

Quiz

Quiz 1 Question 1 Une DP est-elle obligatoirement créée pour le montant total du service fait certifié ? Réponse : Non, une DP (facturation partielle) peut aussi être créée pour une partie du montant certifié.

Quiz 1 Question 2 A quelle étape du processus de la dépense sont consommés les crédits de paiement (CP) pour une DP sur EJ ? Réponse : Les crédits de paiement sont consommés lors du paiement (rapprochement de la DP et du paiement).

Quiz 1 Question 3 A quelle étape du processus de la dépense, une DP sur EJ a un impact en comptabilité générale ? Réponse : L’impact en comptabilité générale a lieu lors de la validation de la DP par le comptable (prise en charge).