GCS e-Santé Picardie © 2012 Livret aide-mémoire des chargés d’accueil L E D OSSIER M ÉDICAL P ERSONNEL (DMP) EN P ICARDIE

GCS e-Santé Picardie © 2012  Le présent livret vise à répondre aux objectifs suivants :  Les principaux résultats auxquels doit mener cette formation Ouverture en routine de DMP dans le cadre des entrées de patients en admission, consultation,… Former les chargés d’accueil à l’information et la promotion du DMP auprès des patients Former les chargés d’accueil à la création de DMP sur l’outil informatique 2

GCS e-Santé Picardie © ère partie : « Relation au Patient » 1. Rôle(s) et responsabilité(s) des acteurs face au DMP - p.4 2. Script d’information sur le DMP Rappel des acquis – p.8-9 Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le patient au DMP - p.10 Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP – p.11 Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et échanges – p.14 FAQ – p.15 Fiche pratique n°4 : Recueil du consentement p.19 Sommaire 3

GCS e-Santé Picardie © 2012 Les acteurs concernés dans l’établissement  L’information préalable à donner au patient est obligatoire mais ne nécessite pas d’interaction avec le DMP. A ce titre elle peut être réalisée par toute personne formée, y compris par exemple par des associations de patients  La création peut être faite par tout professionnel de santé ou personnel d’établissement authentifié par une carte CPx ou un certificat de personne morale  L’alimentation n’est possible que par un PS porteur d’une carte CPS ou utilisant un certificat de personne morale. 4 Les acteurs concernés dans l’établissement

GCS e-Santé Picardie © 2012 Quel est le rôle des chargés d’accueil face au DMP ? C’est un rôle de « déclencheur » Informer le patient sur le DMP Recueillir son consentement Créer le DMP 1 er contact avec l’hôpital l’hôpital Grande expérience et responsabilité forte Qualité d’écoute Relation de confiance avec le patient Quel est le rôle des chargés d’accueil face au DMP ? 5

GCS e-Santé Picardie © 2012 Le rôle des référents C’est un rôle de « coaching » Motiver Construire Accompagner Ecouter Donner confiance Etre proche Un DMP crée, un patient satisfait Le rôle des référents 6

GCS e-Santé Picardie © 2012 Le dispositif à mettre en place Checklist  Des ressources  Des affiches  4X-pages d’information patient  Des brochures d’information au patient Le dispositif à mettre en place 7

GCS e-Santé Picardie © 2012 Rappel des acquis Le style d’accueil « propice » pour le DMP Le style d’accueil « propice » pour le DMP Informatif Promotionnel Convivial  Je m’adapte aux phases d’accueil présentiel  Je soigne : Mon aspect physique Ma voix Mon intonation Mon langage corporel Ma gestuelle  Je m’efforce de garder mon naturel Rappel des acquis 8

GCS e-Santé Picardie © 2012 Les fiches pratiques pour l’accueil, l’information et la création du DMP Ce que vous faites déjà : Salutations Identification du visiteur (reconnaissance en tant que personne) Délivrance des informations les plus simples (Prise de congés) Ce que vous faites déjà : Salutations Identification du visiteur (reconnaissance en tant que personne) Délivrance des informations les plus simples (Prise de congés) Les phases de la relation patient Ce qui va changer dans votre pratique : Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le patient au DMP Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et échanges Fiche pratique n°4 : Recueil du consentement Fiche pratique n°5 : Accompagner le patient dans la création du DMP Fiche pratique n°6 : Indication de la marche à suivre pour consulter le DMP à domicile Ce qui va changer dans votre pratique : Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le patient au DMP Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et échanges Fiche pratique n°4 : Recueil du consentement Fiche pratique n°5 : Accompagner le patient dans la création du DMP Fiche pratique n°6 : Indication de la marche à suivre pour consulter le DMP à domicile Les fiches pratiques pour l’accueil, l’information et la création du DMP 9

GCS e-Santé Picardie © 2012 Objectifs ContexteInformationsBonnes pratiques Accueil convivial Questions fermées à poser dans le cadre de la saisie des informations du patient Résultats attendus Le patient est intéressé Fiche pratique N°1 : Accroche Bâtir une accroche pour sensibiliser le patient au DMP  Je me sers de la confiance que m’accorde le patient pendant que je saisis son entrée pour lui suggérer de créer son DMP  Je profite de l’intérêt que suscite chez le patient le dispositif de promotion du DMP  Souhaitez-vous que les PS accèdent à votre dossier médical via votre carte vitale ? o ….  Nous vous offrons la possibilité de l’ouvrir dans le cadre de votre prise en charge à l’hôpital o …. Fiche pratique N°1 : Accroche 10

GCS e-Santé Picardie © 2012 Objectifs ContexteInformations Fiche pratique N°2 : Informer le patient (1/3) Communiquer les informations clés au patient concernant le DMP  Si le patient désire plus d’informations, je présente le DMP en m’appuyant sur le 12X pages Brochure d’information lorsque le patient est intéressé pour ouvrir son DMP  Qu’est-ce que le DMP ? C’est un « carnet de santé électronique » accessible sur Internet Il contient les informations nécessaires à votre suivi médical : traitements, analyses de laboratoires, antécédents médicaux et chirurgicaux, comptes-rendus Il est gratuit Le DMP simplifie le partage des données de santé à caractère personnel utiles à la coordination de vos soins et la votre prise en charge médicale → Je n’ai plus besoin de rechercher les informations à transmettre à mes médecins → Les médecins traitants qui me suivent et que j’ai autorisés peuvent consulter mon dossier ou ajouter des documents Fiche pratique N°2 : Informer le patient (1/3) 11

GCS e-Santé Picardie © 2012 Informations Fiche pratique N°2 : Informer le patient (2/3)  Comment ça marche ? L’ouverture du DMP ne se fera pas sans votre consentement Vous donnez ensuite les autorisations d’accès aux professionnels et établissements de santé qui vous suivent Vous pouvez demander que certains documents ne soient pas visibles par tous les professionnels de santé que vous avez autorisés → Prendre un exemple Vous pouvez consulter à tout moment l’ensemble des documents qui sont dans votre DMP → Je me connecte à mon DMP par Internet via le site Vous avez accès à l’historique de toutes les actions effectuées au sein de votre DMP : → Je peux savoir qui a accédé, quand et pour quoi faire ? Vous pouvez demander une copie sur support papier ou sur CD-ROM de votre DMP Vous pouvez à tout moment décider de fermer votre DMP Fiche pratique N°2 : Informer le patient (2/3) 12

GCS e-Santé Picardie © 2012 Informations Fiche pratique N°2 : Informer le patient (3/3)  Le DMP et les professionnels de santé L’accès à votre DMP par un professionnel de santé ou l’équipe de soins d’un établissement de santé est soumis à votre autorisation → Prendre un exemple  Le DMP et la confidentialité Un identifiant national de santé (INS) calculé à partir de votre carte garantit que les informations personnelles de santé ajoutées dans votre DMP sont bien les vôtres Vos données sont stockées sur les serveurs informatiques d’un hébergeur agréé par le ministère en charge de la santé Cet hébergeur national assure la transmission et la conservation des données de votre DMP en toute sécurité et confidentialité Bonnes pratiques Se mettre à la place du patient (utilisation du « je ») Utilisation de mots-clés Appui sur des exemples et des expériences vécues Donner une explication claire et succincte en une fois Résultats attendus Le patient est informé Fiche pratique N°2 : Informer le patient (3/3) 13

GCS e-Santé Picardie © 2012 Objectifs ContexteInformations Fiche pratique N°3 : Ecoute active, questionnement, échanges Mettre en œuvre l’écoute active pour répondre aux questions et lever les objections  Je réponds aux interrogations du patient en m’appuyant sur le document FAQ (foire aux questions présentée ci-après)  Cf. Document de FAQ (foire aux questions) Bonnes pratiques  Se taire pour écouter l’autre  Relier ce que dit l’autre à ce qu’on sait déjà  Repérer les éléments nouveaux  Montrer que l’on comprend  Relever les points importants  Questionner, reformuler, relancer  Se donner le temps de réfléchir Résultats attendus Le patient est rassuré Fiche pratique N°3 : Ecoute active, questionnement, échanges 14

GCS e-Santé Picardie © 2012 FAQ sur le DMP (1/4)  1) Qu'est ce que le DMP ?  Le DMP est un dossier médical personnel informatisé. Il est accessible sur internet. La loi du 13 août 2004 a créé le DMP pour favoriser la coordination, la qualité et la continuité des soins, gages d’un meilleur suivi médical. Le DMP contient les informations de santé nécessaires à votre suivi : traitements, analyses de laboratoire, antécédents médicaux et chirurgicaux, comptes-rendus hospitaliers, radiologies… Il comporte un volet spécialement destiné à la prévention.  2) Le DMP est-il gratuit ?  Oui. Le DMP est un service public proposé gratuitement à tous les bénéficiaires de l’assurance maladie.  3) Le DMP est-il obligatoire ?  Non. Le DMP n’est pas obligatoire pour le patient. C’est vous qui décidez si vous souhaitez ou non créer un DMP.  4) Tout le monde peut-il disposer d'un DMP ?  Aux termes de la loi, chaque assuré français doit pouvoir disposer d’un DMP. Sa création repose sur la lecture de la carte Vitale. Aujourd’hui, 52 millions de bénéficiaires de l’assurance maladie, sur un total de 66 millions de français, sont titulaires de cette carte individuelle et peuvent donc prétendre à la création d’un DMP. Cette possibilité sera progressivement ouverte à l’ensemble des assurés. FAQ sur le DMP (1/4) 15

GCS e-Santé Picardie © 2012 FAQ sur le DMP (2/4)  5) Que vais-je trouver dans mon DMP ?  Le DMP contient des informations de santé permettant le suivi de vos soins. Ces informations sont ajoutées par les médecins et les professionnels de santé qui vous soignent et que vous avez autorisés à accéder à votre DMP. Le DMP s’organise en plusieurs espaces : synthèse médicale, traitements et soins, comptes-rendus, imagerie médicale, analyses de laboratoire, prévention, certificats et déclarations. Vous pouvez vous aussi ajouter dans votre DMP toute information que vous jugez nécessaire de porter à la connaissance des professionnels de santé qui vous suivent.  6) Que m’apporte le DMP?  Le DMP est au service de votre santé. Votre DMP permet aux professionnels de santé qui vous soignent, de partager les informations de santé utiles à votre prise en charge médicale. Le DMP améliore votre suivi médical.  Avec le DMP, vous n’avez plus besoin de rechercher les informations à transmettre à vos médecins. Vos données de santé sont disponibles et accessibles partout, à tout moment et en toute sécurité. Cet accès peut être utile notamment en situation d’urgence. FAQ sur le DMP (2/4) 16

GCS e-Santé Picardie © 2012 FAQ sur le DMP (3/4)  7) Ce que n’est pas le DMP ?  Le DMP n’est pas un dossier exhaustif et ne remplace pas le dossier « métier » du professionnel de santé qui vous suit. Le dossier « métier » concerne votre prise en charge spécifique ou spécialisée. Parmi les données médicales contenues dans le dossier métier, certaines sont utiles à la coordination de vos soins et à votre prise en charge par d’autres professionnels de santé : ce sont précisément ces données que le médecin choisira pour alimenter le DMP, avec votre accord.  8) En quoi le DMP aide mon médecin ?  Le DMP lui permet d’accéder simplement et rapidement aux informations médicales qui vous concernent. Il favorise également l’échange et le partage des informations avec ses confrères.  9) Comment créer mon DMP ?  Vous pouvez demander la création de votre DMP à un professionnel de santé ou à l’hôpital. Après avoir été informé sur le DMP et son fonctionnement, vous donnez votre consentement. La création de votre DMP se fait alors immédiatement, à l’aide de votre carte Vitale.  10) Comment savoir que mon DMP a bien été créé ?  Vous donnez votre consentement à la création de votre DMP, après avoir été dûment informé. Une fois votre DMP créé, le professionnel de santé vous remet un document attestant de la création de votre DMP ; vous pouvez obtenir un autocollant à apposer sur votre carte Vitale. FAQ sur le DMP (3/4) 17

GCS e-Santé Picardie © 2012 FAQ sur le DMP (4/4)  11) Puis-je consulter mon DMP ?  Oui. Vous pouvez consulter votre DMP par internet via le site Cet accès est possible depuis le premier trimestre  12) Qui peut accéder à mon DMP ?  Le DMP est accessible à tous les professionnels de santé qui vous prennent en charge, si vous les y avez autorisés : médecins généralistes et spécialistes, radiologues, infirmières mais aussi pharmaciens. Selon leur profession, les professionnels de santé peuvent consulter tout ou partie des documents contenus dans votre DMP : un médecin par exemple a accès à l’ensemble des documents alors qu’un pharmacien n’a pas accès à tous les comptes-rendus de consultation. Si vous le souhaitez, vous pouvez bloquer l’accès de tel ou tel professionnel désigné nominativement.  13) Le médecin du travail peut-il accéder à mon DMP ?  Aux termes de la loi, l’accès au DMP est interdit au médecin du travail. Il est également interdit au médecin des assurances, des mutuelles et aux banques.  14) N'y a-t-il pas un risque que mon DMP soit piraté ?  Le DMP obéit à des règles de sécurité et de confidentialité extrêmement strictes. Les données des DMP sont stockées de manière extrêmement sécurisée chez un hébergeur national agréé par le ministre de la santé. L’hébergement est réalisé sous la responsabilité d’une agence d’Etat : l’agence des systèmes d’information partagés de santé. FAQ sur le DMP (4/4) 18

GCS e-Santé Picardie © 2012 Objectifs ContexteInformations Fiche pratique N°4 : Recueil du consentement Recueillir le consentement du patient quant à l’ouverture de son DMP  Je viens d’informer le patient sur les modalités d’utilisation du DMP et j’ai répondu à toutes ses interrogations. Je cherche une réponse affirmative.  Pour recueillir le consentement, on remet préalablement au patient la brochure d’information qui explique le fonctionnement et les bénéfices du DMP : Etes-vous d’accord pour que nous procédions à l’ouverture de votre DMP ?  On déclare ensuite le recueil du consentement lors de la création du DMP, en cochant la case prévue à cet effet  Le consentement et l’autorisation d’accès au DMP par l’établissement sont dématérialisés (pas de papier à faire signer) et tracés dans le DMP Bonnes pratiques  Questions fermées/Réponses affirmatives claires Résultats attendus Le patient est responsable et maître de son dossier Fiche pratique N°4 : Recueil du consentement 19

GCS e-Santé Picardie © ème partie : « Mise en pratique » 1. Fiche pratique sur la création de DMP – p Cas pratique n°1: hospitalisation programmée – p Fiche pratique sur la consultation d’un DMP par le patient –p Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient – p.33 Sommaire 20

GCS e-Santé Picardie © 2012 Objectifs ContexteProcessus Fiche pratique N°5 : Accompagnement du patient dans la création du DMP Accompagner le patient dans la création de son DMP sur l’outil informatique  Je viens d’obtenir l’accord du patient sur l’ouverture de son DMP  Si le patient donne son accord, le DMP est alors créé en présence du patient, avec sa carte vitale (pré-requis nécessaire à la création du DMP) o Autorisez-vous l’accès de votre dossier aux médecins traitant en cas d’urgence (si vous êtes dans l’incapacité de parler)…? o …au médecin du SAMU ?  Un autocollant provenant de la « brochure d’information patient » peut être collé – éventuellement par le patient lui-même - sur la carte vitale pour indiquer l’existence d’un DMP. Bonnes pratiques  Lors de cette phase de création du DMP, continuer les explications et la délivrance des informations au patient pour conserver le climat de confiance vis-à- vis du DMP Résultats attendus Le patient est acteur de la création de son DMP Fiche pratique N°5 : Accompagnement du patient dans la création du DMP 21

GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée  Chaque patient, lors de la création de son dossier, doit être « sollicité » pour créer son DMP.  La création d’un DMP nécessite de procéder selon cet ordre : o Le dossier doit être créé exclusivement sous LOGHOS o Il sera ensuite complété sous LISABLOC (programmation du bloc, reprise des informations non transférées depuis LOGHOS)  Tout autre ordre est impossible. En outre, il n’est pas possible de créer un DMP sur un dossier préexistant.  ATTENTION : Pour le moment, le DMP ne peut concerner que l’assuré principal de la carte Vitale (pas les mineurs ni les ayants-droits sauf pour les régimes RSI et MSA). La carte vitale est obligatoire au moment de la création. On ne peut créer un DMP si on est amené à créer le dossier d’un patient en son absence. 22

GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 1. Sous LOGHOS, Menu « Séjour » puis « Admission/Pré admission» On profite de la création du dossier pour remettre le premier document « information DMP ». 23

GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 2. Lecture de la carte vitale. Touche « F2 » 24

GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 3. On sélectionne le titulaire principal = Touche Entrée 25

GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 3. Saisie du Mobile ou du Courriel. Si le patient souhaite créer son DMP, il souhaitera peut- être pouvoir accéder à son DMP. Attention, ce n’est pas une obligation. Le patient peut vouloir créer son DMP car c’est son « carnet de santé numérique » sans toutefois vouloir le consulter lui-même sur Internet. Ce sera, par exemple, le cas de personnes âgées ne disposant pas d’un accès Internet. S’il souhaite y accéder, il faut lui demander s’il veut recevoir son code d’accès par SMS, auquel cas renseignez le champ « Mobile » ou par , auquel cas renseignez le champ « Courriel ». 26

GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 5. Création du dossier standard Ensuite, créez votre dossier normalement A la fin de la création, choisir « création DMP » Si le patient a accepté la création de son DMP, bien sur.

GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 7. Finaliser la création L’écran se présente ainsi : 28 Les différentes réponses sont : Le patient donne son consentement pour la création du DMP Si on est arrivé jusqu’ici, c’est qu’on doit répondre « O » à la question Le patient s’oppose à l’accès à son DMP - en mode bris de glace En cas d’urgence, un médecin urgentiste peut-il consulter le dossier ? - aux centres de régulations des urgences En cas d’urgence, le centre de régulation peut-il consulter le dossier ?

GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 29 Le patient souhaite activer son compte d’accès au DMP Si le patient souhaite pouvoir accéder à son DMP (ce n’est pas une obligation, il peut souhaiter le créer pour que son médecin et l’établissement hospitalier y accèdent sans toutefois vouloir le consulter lui-même), alors saisir « O ». Son code d’accès lui sera transmis par Si réponse « O » à la question précédente, il faut préciser « M » pour Téléphone mobile ou « C » pour courriel ( ). Attention, il faut avoir renseigné le téléphone mobile ou l’adresse correspondant au choix du patient sans quoi la création du dossier ne sera pas possible.

GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée 8. Finaliser en Validant par « O » & édition éventuelle 30 Si le patient a souhaité activer son compte d’accès au DMP, une feuille contenant les directives sera automatiquement éditée. Elle est à donner au patient. 9. Transmettre le second document On termine en donnant le second document « DMP » ainsi qu’en collant l’étiquette « DMP » sur la carte vitale du patient.

GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°1 : création de DMP - hospitalisation programmée Déroulement sous LISABLOC On finalise le dossier sous LISABLOC. - On renseignera les champs ne s’étant pas reportés depuis LOGHOS comme le « mode d’entrée », la provenance, etc. - On s’occupera de la partie « Chirurgie » - Sans oublier la partie « Hôtellerie » : CP, TV, TEL. Pour les ambu, on éditera le document associé à l’hôtellerie. 31

GCS e-Santé Picardie © 2012 Objectifs Contexte Processus Fiche pratique N°6 : consultation du DMP par le patient Indiquer la marche à suivre pour la consultation du DMP par le patient à son domicile  Je viens de matérialiser la création du DMP par un clic dans le système peut se matérialiser de 2 façons et par le coup de tampon sur la « brochure d’information patient » (optionnel) Bonnes pratiques  Procéder à un récapitulatif si nécessaire Résultats attendus Le patient est porteur de son DMP Fiche pratique N°6 : Consultation du DMP par le patient 32

GCS e-Santé Picardie © 2012 Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient Cas pratique n°2 : Consultation du DMP par le patient 33

GCS e-Santé Picardie © ère partie : « Relation au Patient » 1. Rôle(s) et responsabilité(s) des acteurs face au DMP - p.4 2. Script d’information sur le DMP Rappel des acquis – p.8-9 Fiche pratique n°1 : Accroche pour sensibiliser le patient au DMP - p.10 Fiche pratique n°2 : Informer le patient sur le DMP – p.11 Fiche pratique n°3 : Ecoute active, questionnement et échanges – p.14 FAQ – p.15 Fiche pratique n°4 : Recueil du consentement p.19 2ème partie : « Mise en pratique » 1. Fiche pratique sur la création de DMP – p Cas pratique n°1: hospitalisation programmée – p Fiche pratique sur la consultation d’un DMP par le patient –p Cas pratique n°2 : consultation du DMP par le patient – p.33 Sommaire 34

GCS e-Santé Picardie © 2012 L E D OSSIER M ÉDICAL P ERSONNEL (DMP) en marche dans la région Picardie