Enterprise Resources Planning Henri Besnier Pierre Fisa

Plan de la présentation ERP? Pourquoi un ERP? Intervenants Sélection Implantation Liens intéressants

C’est quoi un ERP ? C’est un logiciel de planification des ressources de l’entreprise. Entreprise Resources Planning en anglais (ERP). C’est un système d’information qui intègre toutes les fonctions d’affaires pour toute l’entreprise. Un ERP implante une base de donnée, une application et une interface unique à la grandeur de l’entreprise.

Intégration de toutes les fonctions Ressources humaines Comptabilité Ventes Production Distribution Chaîne d’approvisionnement

Origine des ERP 1960 – Systèmes basés sur le contrôle des inventaires. 1970 – Système MRP (material requirement planning). Suivi des matières premières requises durant les étapes de la production. 1980 – Extension du MRP aux activités de distribution.

Origine des ERP (suite) Début des années 1990. Logiciel qui intègre pour la première fois une variété de fonctions de l’entreprise. Avant ERP, intégration des différents logiciel est une tâche pénible. Importance d’échanger les informations entre les différents systèmes informatiques. Importance du marché international.

Les raisons pour implanter un ERP Difficultés à contrôler les coûts. Coûts de transports élevés. Erreurs produites dans la facturation. Commandes faites en retard ou à la dernière minutes. Commandes perdues. Trop de stock en inventaire. Meilleur service à la clientèle. Meilleur accès à l’information.

Quel type d’entreprise ? Entreprises multinationales. Information en temps réel pour coordonner et contrôler les ressources. Entreprises ayant subis une fusion ou une acquisition. Ex: Daimler-Chrysler On évité 5-10 ans d’intégration.

Quel type d’entreprise ? (suite) Entreprises avec des cycles de vie de produits court. Permet une réaction rapide face aux pressions de la concurrence et aux opportunités d’affaires offertes par le marché. Entreprises qui ont un système pas adapté à l’an 2000.

Architecture des ERP Architecture client/serveur en temps réel. Les clients accèdent à l’information de loin et les transformations effectuées sont appliquées à toutes les fonctions. Tous les employés ont accès à la même information instantanément avec une seule interface unifiée.

Qui sont les vendeurs ? SAP Oracle Baan Peoplesoft

Sélection d’un ERP Logiciel intégré ou les meilleurs logiciels dans chaque domaines ? Intégration difficile des modules indépendants vs configuration plus complexe et nécessité d’un consensus à travers toute l’entreprise. Attention, logiciel intégré tendent à couvrir beaucoup de fonction mais pas nécessairement profondément.

Sélection d’un ERP Etapes du processus de sélection Mise sur pied de l’équipe de sélection Formation de l’équipe de sélection Analyse des besoins * Choix du ou des outils de sélection * Revue et évaluation des solutions Sélection du ERP

Analyse des besoins Etapes de l’analyse des besoins Faire la liste des besoins conjointement avec les responsables des processus Classement des besoins Sélection des besoins critiques pour un RFI (Request For Information) Sélection des fournisseurs potentiels Présentation sommaire des candidats

Analyse des besoins Etapes de l’analyse des besoins(suite) Revue et validation des besoins Préparation du RFP (Request For Proposal)

Outils de sélection Consultant indépendant Grille d’évaluation(Besoins vs Fonctionnalités) Logiciel de sélection Ex: ChooseSmart Soft Select Bases de données sur fonctionnalités Ex: MFG Compa. Enterprise comparison CD-ROM

Critères de sélection d’un ERP Fonctionnalité : Le système est utile à l’entreprise, répond aux besoins. Architecture : Le système d’information est disponible dans l’environnement qui convient aux utilisateurs. Le coût total : Avoir une idée réaliste des coûts totaux (avantages vs coûts).

Critères de sélection d’un ERP Le service et le support : Les coûts de l’installation et de support sont 7 à 10 fois le coût du logiciel. Situation financière du fournisseur: C’est un partenaire de longue durée. Vision du vendeur : Il faut connaître les modifications qu’il compte faire à ses produits et services au cours des cinq prochaines années.

Enjeux de l’implantation Participation de la haute direction. Changement de processus. Intégration ERP (70% des besoins totaux de l’entreprise). Choix du consultant. Choix du vendeurs. Gestion des employés.

Participation de la haute direction C’est plus une révolution organisationnelle qu’un exercice technologique. Transformer les pratiques d’affaires de la compagnie. Impact important sur l’avantage compétitif (positif ou négatif). La survie de la compagnie peut être affectée. Importance de la planification.

Changements de processus Les ERP sont conçus en fonction des meilleures pratiques d’affaires de l’industrie. Les pratiques doivent être conformes au modèle du ERP. Coûts de changement peuvent être élevés. Conflits après implantation à cause du remplacement de processus.

Intégration des ERP Un ERP ne peut tout faire. Recours à d’autres applications pour les besoins uniques de la compagnie. Intégration de ces applications au ERP. Problèmes lors de mises à jours du ERP ou de l’autre applications. 50% du budget des SI pour l’intégration.

Consultants de ERP Pénurie de consultants compétents. Un consultant doit avoir des connaissances fonctionnelles et techniques ainsi que des habiletés interpersonnelles.

Sélection des employés Les meilleurs employés de l’entreprise. Pas juste les experts dans les processus de l’entreprise mais aussi des employés qui ont des connaissances sur les meilleures pratiques de l’industrie. Il faut être prêt à emprunter les meilleures ressources de chaque département pour réussir l’implantation.

Formation des employés Sans formation solide 30 % à 40 % des utilisateurs ne seront pas capables de faire fonctionner le système. Les systèmes ERP sont complexes et demandent une formation rigoureuse. Le transfert de connaissance est long. Formation sur la technologie ERP et leurs nouvelles responsabilités.

Implantation 4 questions fondamentales Combien ca coûte? Combien ca prend de temps? Comment fait-on? Pourquoi un échec?

Combien ca coûte? 7 éléments qui influencent le coût Coût des licences (Application) Coût de l ’équipement(hardware+Réseau) Coût de la main d ’œuvre Equipe de projet Participants Temporaires Frais de consultation Coût réingénierie des processus Frais de formation Frais généraux

Combien ca coûte? (Suite) 3 balises à retenir Coût des licences vs total Software : Hardware : Consultation 1$ : 1$ : 1$ Optimum 1$ : 1.50$ : 1.50$ Habituel Coût de la réingénierie 5 1 Dépendance envers l ’expertise externe

Combien de temps? 7 éléments qui influencent la durée Qualité des ressources internes Qualité et quantité des consultants Etat de l ’infrastructure informatique Plan de réingénierie et gestion du changement Implication et support de la direction Nombre et type des modules implantés Qualité de la communication Habituellement: 1 1/2 an

Comment fait-on? 8 étapes types d ’une implantation Planification du projet Analyse Mise en place d ’un prototype Déploiement Intégration des modules Tests et parallèles Mise en production Ajustements et amélioration continue

Planification du projet Détermination de l ’étendue du projet « Milestones » préliminaires du projet Plan de projet Plan de communication

Analyse Schématisation et revue des processus actuels Définition des processus futurs (réingénierie) Définition détaillée des « work around » Approbation des usagers Définition détaillée de la structure technique « Milestones » définitifs du projet

Prototype (Proof of concept) Démontrer aux divers intervenants (direction et usagers) que les systèmes supporteront les processus d ’affaires critiques de l ’organisation. Début de la formation des usagers / techniciens

Déploiement Mise en place des divers modules de façon indépendante. Collecte de données Paramétrisation de tous les modules Formation plus poussée avec les nouveaux processus d ’affaires

Intégration des modules Programmation et déploiement des interfaces entre les divers modules Transfert de connaissance aux ressources internes relativement à la maintenance des interfaces

Tests et parallèles Simulation complète de tous les processus d ’affaires de l ’organisation Comparaison des résultats générés par les nouveaux systèmes avec l ’ancienne solution Phase finale de la formation des usagers

Mise en production Abandon de l ’ancien système au profit du nouveau Cette migration peut se faire d ’un seul coup, mais elle est habituellement progressive

Ajustements et amélioration continue Correction et mise au point du nouveau système Suivi de la solution et validation des objectifs visés au début du projet

Pourquoi un échec? 8 causes d ’échec Conflits internes Mauvaise communication Manque d ’implication des joueurs clés Réplication des processus existants Manque d ’appui et de participation de direction Manque de formation Rotation, départ et usure des joueurs clés Manque de tests avant la mise en production

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