Animer une réunion Christian PEYRIC

animer une réunion C Peyric 2 Les acteurs de la réunion le rôle de l’animateur  Atteindre l‘objectif fixé de la réunion  Appliquer les outils appropriés  Obtenir le consensus du groupe  Établir un plan d’action  Faciliter la communication entre les participants  Éviter les conflits « le capitaine donne la cadence » dicton anglais sur l’aviron

animer une réunion C Peyric 3 Les participants Les trois styles  Les badauds  Les spectateurs  Les participants « dites-moi ce que vous, vous en pensez vraiment » J.F Kennedy

animer une réunion C Peyric 4 Le groupe Le groupe a deux fonctions Le groupe a deux fonctions Une production un plan, l’objectif, L’animateur doit diriger la production et peut y participer un plan, l’objectif, L’animateur doit diriger la production et peut y participer Fonction relationnelle Interaction: Entre les individus,l’animateur se doit de faciliter et de réguler les relations Entre les individus,l’animateur se doit de faciliter et de réguler les relations

animer une réunion C Peyric 5 Se préparer c’est se donner les moyens de réussir  Motivation et efficacité  Un thème qui cadre la réunion  Un objectif pour la réunion  Un plan pour la réunion « Si j’ai 6 heures pour abattre un arbre, j’en prends 5 pour aiguiser ma hache » Abraham Lincoln

animer une réunion C Peyric 6 « Une réunion est d’autant plus longue que l’ordre du jour est plus creux » Roger Martin (Patron de droit divin) Préparer son top Fixer le cadre et le thème: de quoi allons-nous parler? Fixer l’objectif: quel but doit atteindre le groupe? Fixer un plan de la réunion (organisation,calendrier minutage, outils utilisés) Préparer sa convocation: Communiquer le top aux participants, avec le lieu et l’heure de la réunion. Demander leurs de préparer cette réunion.

animer une réunion C Peyric 7 « La géographie commande l’histoire » Napoléon 4 types de disposition: Classe d’école:  Sous l’autorité du formateur En rond ou en carré:  Tous égaux, cette disposition facilite l’échange Face à face:  Disposition de négociation En U:  Cette disposition combine, la place prépondérante de l’animateur et des supports visuels avec la possibilité d’échanges des participants.

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9 Structurer le temps de la réunion… « le temps est le bien le plus rare parce que c’est le seul qu’on ne puisse ni produire, ni donner, ni échanger, ni vendre » Jacques Attali

animer une réunion C Peyric 10 Structurer le temps de la réunion Cinq allocations de temps sont contre-productives  Le retrait  Les rituels sociaux  Les procès d’intention  L’intimité  Les passe-temps hors sujets  L’allocation productive est, bien sûr l’activité c’est-à-dire la poursuite de l’objectif du groupe accepté, affiché et partagé.

animer une réunion C Peyric 11 Fixer le cadre Un groupe fonctionne dans un cadre qui lui apporte:  Confort, sécurité et l’optimisation de la contribution de chacun.  Un objectif commun  Une méthode de travail  Un rôle

animer une réunion C Peyric 12 Résoudre un conflit  Une réunion permet l’expression d’opinions différentes.  Le débat repose sur l’existence d’une autre manière d’agir, de faire ou de penser.  La manière la plus efficace de résoudre un conflit consiste à le médiatiser, c’est-à- dire trouver un tiers.

animer une réunion C Peyric 13 « Quand, dans un État,vous ne percevez le bruit d’aucun conflit, vous pouvez être sûr que la liberté n’y est plus » Édouard Herriot Méthode ADRAV Trois phases  1 faire la liste des points d’ accords existants entre les deux parties en conflits. (exemple)  2 faire la liste des points de désaccords (exemple)  3 faire la liste des points qui n’ont rien avoir les deux points précédents…  Mettez noir sur blanc les points de divergence: écrire c’est réaliser!

animer une réunion C Peyric 14 conclure  Une réunion doit se conclure utilement sur:  un qui fait quoi pour quand? « Je ne campe pas sur le passé, j’en tire des conclusions pour le présent… » Éric Fisher

animer une réunion C Peyric 15 Le compte rendu  Deux types de compte-rendu  Le compte-rendu des débats  Le compte-rendu des décisions Rédigez votre ordre du jour sous forme d’un sommaire de décisions ou d’actions à conduire. La réunion conduit simplement à répondre point par point à chaque affirmation…

animer une réunion C Peyric 16 Le double tour, trouver une définition commune  Il oblige chacun à structurer sa pensée  Il implique une écoute réciproque  Chacun prépare par écrit une définition du thème abordé  Chacun s’exprime a tour de rôle et écoute les autres  Puis vient le deuxième tour ou chacun donne un écho à ce qu’il vient d’entendre

animer une réunion C Peyric 17 Chercher ensemble et profiter de la dynamique du groupe Lancer le brainstorming:  Cibler le sujet  Rappeler les règles:  Exprimer toutes les idées, s’inspirer des autres par association d’idées… Respecter tous les participants, travailler dans la bonne humeur  Écrire toutes les idées au tableau  Exploiter les résultats  Reformuler les idées mal comprises  Éliminer les idées hors sujet

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animer une réunion C Peyric 19 Pour chercher les causes premières… C’est un outil de recherche des causes premières dans une situation simple. Il s’agit de poser 5 fois de suite la question « pourquoi »? Et vous trouverez la vraie raison:  d’un problème  d’une situation  d’un conflit

animer une réunion C Peyric 20 Le vote pondéré pour faire des choix acceptés par tous…  Chaque participants dispose d’un capital de 6 points il choisit parmi une liste les 3 éléments pour lui les plus importants.  Il classe ces 3 éléments par ordre d’importance  Il affecte trois points au premier deux points au second un point au troisième il pose trois pastilles de couleur sur le tableau (respectivement rouge, bleu vert)  Les points sont additionnés  Les éléments les plus forts en points sont retenus et choisi en priorité.

animer une réunion C Peyric 21 La matrice de décision C’est un outil utilisé pour sélectionner des éléments parmi une liste, sur la base de critères objectifs. Critères par exemple à utiliser:  Facilité de mise en place  Efficacité de la décision

animer une réunion C Peyric 22 Les six phases de la méthode 1/ Définir les critères de sélection 2/ Affecter à chaque critère un point (en option) 3/ constituer la matrice  en ligne les solutions possibles,  en colonne,placer les critères retenus  Pour chaque solution et chaque critères se demander, par comparaison.

animer une réunion C Peyric 23 « Il faut se décider, agir et se taire. » Benjamin Constant  Si c’est important, moyen, faible, nul (note de 3 à 0)  (commencer par les plus importants et les plus faibles) 5/calculer le produit des points obtenus 6/ les points sont additionnés  Les éléments les plus forts en points sont retenus.